Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thời gian ban hành văn bản, nội dung văn bản, chức năng của các văn bản... các tài liệu lưu trữ trong kho luôn được xác định giá trị để loại bỏ những văn bản đã hết hiệu lực và chỉ bảo quản những tài liệu có giá trị để phục vụ cho công tác điều hành và lãnh đạo của cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiên cứu các tài liệu có trong kho. Thường xuyên bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ. Công tác được thực hiện:
3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã được quan tâm tổ chức, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ các lãnh đạo HĐND, UBND, văn phòng và các bộ phận chuyên môn.
Quá trình thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ ở xã được tiến hành như sau: Hằng năm, mỗi bộ phận trong cơ quan phải nộp tài liệu của mình sau khi giải quyết xong công việc trong một năm vào lữu trữ cơ quan. Mặc dù đã lập được hồ sơ công việc phân ra từng năm, từng mặt hoạt động nhưng nhìn chung vẫn còn nhiều hạn chế khi giao nộp hồ sơ do cán bộ trong các bộ phận cuối năm chưa tự mình đem giao nộp tài liệu và chưa lập được danh mục cho công việc. Do đó cán bộ phụ trách lưu trữ tự đi thu tài liệu ở các bộ phận chuyên môn về và lập hồ sơ, ở một só bộ phận thì vẫn chưa thu được.
* Nhận xét: Tài liệu tiếp nhận vào lưu trữ chất lượng tài liệu nộp chưa cao.
3.2. Công tác phân loại xác định giá trị tài liệu
UBND xã Hương Phong là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, quản lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực trong toàn xã. Tài liệu lưu trữ được phân loại theo phương án thời gian - mặt hoạt động..
Tài liệu được chia ra từng mảng hoạt động, trong từng mảng hoạt động đó tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian. Tài liệu nào ban hành sớm sắp lên trên, tài liệu nào ban hành muộn sắp xuống dưới. Nếu ngày tháng trùng nhau thì căn cứ vào số ký hiệu văn bản để tiến hành sắp xếp, văn bản nào có số nhỏ sắp lên trước số lớn xếp sau.
Tại UBND xã chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu mà chỉ có cán bộ văn thư xác định giá trị tài liệu.
Trong quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu khi phân loại hồ sơ, chỉnh lý tài liệu của năm nào kết hợp xã chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu nên các tài liệu hết giá trị, trùng lập chưa thể huỷ mà được sắp xếp vào cặp 3 dây và cất giữ ở nhà kho của cơ quan.
3.3. Công tác chỉnh lý tài liệu
Kết thúc mỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, cá nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương án đã lựa chọn.
Sau khi thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận trong cơ quan đã hoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã lập hồ sơ) hoặc lập mới hồ sơ theo phương án đã chọn.
3.4. Công tác thống kê tài liệu lưu trữ
Tại lưu trữ UBND xã Hương Phong vẫn chưa có các phương tiện thống kê tài liệu lưu trữ. Do đó tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng mục lục hồ sơ. Đối với tài liệu chưa chỉnh lý, chưa lập hồ sơ thì thống kê theo cặp 3 dây.
Tại Văn phòng UBND và UBND xã tất cả các tài do cán bộ phụ trách văn thư - lưu trữ đi thu về nên không có sổ nhập tài liệu, sổ xuất tài liệu và một số dụng cụ thống kê và tra cứu tài liệu khác, đây cũng là mặt hạn chế mà lưu trữ xã chưa thực hiện được.
3.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Mặc dù những năm trở lại đây lãnh đạo cơ quan có quan tâm đến công tác bảo quản nhưng đến nay vẫn chưa thành lập kho lưu trữ mà chỉ mới tận dụng một phòng không sử dụng để làm kho lưu trữ, cơ sở vật chất còn nghèo nàn nên gây ảnh hưởng không nhỏ trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, tài liệu thường bị mối mọt, chuột gậm nhấm.
3.6. Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu
Tài liệu lưu trữ là di sản quý báu của dân tộc, có giá trị rất lớn nhằm phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội nghiên cứu khoa học phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước và các nhu cầu chính đáng của nhân dân. Một trong những nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ là việc đưa tài liệu nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu sử dụng và đây cũng chính là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.
Trong thời gian qua công tác lưu trữ đóng góp một phần quan trọng phục vụ cho việc khai thác tài liệu đối với lãnh đạo xã, các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉ đạo điều hành quản lý Nhà nước trên mọi lĩnh vực. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Hình thức tổ chức khai thác tài liệu của kho lưu trữ xã chủ yếu là cán bộ trong cơ quan khi được sự đồng ý của chủ tịch UBND xã mới được phép mượn tài liệu và có ngày hẹn trả tài liệu lưu trữ.
Do vậy, tài liệu sử dụng chưa xảy ra mất mát, thất lạc đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. Tuy nhiên vẫn chưa bố trí phòng đọc riêng nên còn hạn chế cho các nhân khi nghiên cứu sử dụng tài liệu.