- Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:
d. Nguyên vật liệu được cấp
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH HOÀNG ĐÃI
2.1.1. Sơ lươc về công ty.
2.1.1.1 Tên công ty :
Tên tiếng việt : Công ty TNHH SX va KD VLXD HOÀNG ĐÃI Tên viết tắt : HOANGDAI CO.,LTD
Công ty có :
Trụ sở chính : Thôn Thành Bắc - Quảng Thành -TP Thanh Hóa Điện thoại : 0373.567890
Fax : 0373.456321
2.1.1.2 Vốn điều lệ : 2.000.000.000 đồng
2.1.1.3 Người đại diện theo pháp luật của công ty :
Chức danh: Giám đốc
Họ và tên : Hoàng Ngọc Đãi Giới tính : Nam Sinh ngày : 01/01/1963 Dân tộc : kinh Quốc tịch : Việt Nam Chứng minh nhân dân : 167345678
Nơi dăng kí hộ khẩu thương trú : Thôn Thành Bắc-Quảng Thành-Tp.Thanh Hóa
2.1.1.4 Ngành nghề kinh doanh:
Sản xuất, mua bán, vận chuyển vật liệu xây dựng
Buôn bán trang trí nội ngoại thất, cấu kiện bê tông đúc sẵn.
Buôn bán, lắp đặt máy móc thiết bị, phụ tùng vật liệu xây dựng, điện nước, máy móc, cơ kim khí.
Buôn bán,sản xuất, sữa chữa, cho thuê vật tư, thiết bị máy móc ngành xây dựng, công nghiệp nông nghiệp, giao thông vận tải (không bao gồm thuốc bảo vệ
thực vật).
Buôn bán hàng điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, máy tính, linh kiện máy tính.
Môi giới kinh doanh bất động sản.
Buôn bán trang trí nội ngoại thất, vật liệu xây dựng, thiết bị vệ sinh. Buôn bán các loại sơn vôi ve, bột màu.
Sơn trang trí bề mặt công trình. Bửa chữa các công trình xây dựng. Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa.
Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh.
Dịch vụ vận tải hàng hóa và vận chuyển hành khách bằng ô tô.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
2.1.2 1. Chức năng:
- Công ty TNHH Hoàng Đãi là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu riêng được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật.
Tổ chức quy mô sản xuất đạt hiệu quả tốt nâng cao chất lượng sản phẩm Chỉ đạo điều hành sát sao không chỉ điều hành tại chỗ mà còn điều hành nhiều công trình trên khắp cả nước .
Công ty còn có chức năng chế tạo,thiết kế và phân phối các mặt hàng, dụng cụ xử lý môi trường, các loại máy móc thiết bị và các chất chuyên dùng khác..Đặc biệt là phân phối các lò hơi công nghiệp cho các khu công nghiệp trên các tỉnh, thành trên cả nước.
2.1.2.2 Nhiệm vụ:
-Xây dựng và tổ chức các kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty theo pháp luật hiện hành của nhà nước.
- Nghiên cứu khả năng sản xuất và nhu cầu tiêu dùng tổ chức lực lượng hàng hoá đa dạng về cơ cấu mặt hàng phong phú về chủng loại có chất lượng cao phù hợp với người tiêu dùng.
- Khai thác các thế mạnh, tiết kiệm chi phí tối đa chi phí đem lại hiệu quả kinh tế cao.
- Duy trì và phát triển sản xuất ổn định góp phần thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội mà nhà nước đề ra .
- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng chế độ, chính sách hiệu quả cao đảm bảo trang trải về tài chính, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Quản lý, sử dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên theo đúng chính sách chăm lo đời sống vật chất, tinh thần bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hóa chuyên môn cho cán bộ công nhân viên.
- Đảm bảo các hoạt động công ích xã hội góp phần giải quyết việc làm cho người lao động.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh tại Công ty TNHH Hoàng Đãi
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty
2.1.3.1.1 Sơ đồ quy trình sản xuất
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình sản xuất
Chú thích:
Trình tự tiến hành công việc
Đối chiếu so sánh giữa thiết kế và thực tế sản xuất
Tính toán thiết kế sản phẩm Tập hợp NVL,CCDC Năng lực lao động Tiến hành thi công Chế tạo lắp đặt Xuất xưởng
2.1.3.1.2 Giải thích chu trình sản xuất
- Công ty tiến hành sản xuất một sản phẩm theo đơn đặt hàng, dựa vào yêu cầu của khác hàng nhân viên phòn kĩ thuật tiến hành tính toán thiết kế. Sau đó trình bày sản phẩm tiết kế cho khách hàng, khách hàng đồng ý kỹ thuật tiến hành yêu cầu phòng vật tư tập hợp NVL, CCDC, năng lực lao động chuẩn bị sản xuất. Sau đó tiến hành thi công chế tạo lắp đặt tại phân xưởng sản xuất, tiếp theo làm sạch thẩm mỹ sản phẩm đến khi hoàn tất sản phẩm nhân viên phòng kỹ thuật tiến hành kiểm tra đúng với thiết kế, đúng với kỹ thuật hay không, việc kiểm tra đúng với chất lượng yêu cầu thì bộ phận phân xưởng cho tiến hành xuất xưởng sản phẩm.
2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý tại Công ty Hoàng Đãi
2.1.3.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Chú thích:
: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
: Quan hệ tham mưu Giám đốc Phó giám đốc Quản lý kỹ thuật Phó giám đốc Quản lý nhân sự Phòng kỹ Thuật thuật Bộ phận Sản xuất Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh
2.1.4. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
* Giám đốc: Là người đứng đầu, có quyền quản lý cao nhất, có quyền quyết
định chỉ đạo trực tiếp các phương án kinh doanh của công ty, là người đại diện theo pháp luật của Công Ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội đồng quản trị Công ty
điều hành các hoạt động hàng ngày của Công Ty cũng như thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao, có quyền miễn nhiệm, bổ nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty đồng thời giám đốc có trách nhiệm đối với đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty.
* Phó giám đốc nhân sự: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ giám đốc, là người
trực tiếp quản lý nhân sự trong công ty từ phòng kế toán sang phòng kinh doanh có trách nhiệm thay mặt giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm tuyển dụng nhân viên, thay mặt giám đốc điều hành đôn đốc các phòng ban giải quyết công việc hàng ngày khi giám đốc đi vắng.
* Phó giám đốc kỹ thuật: Có trách nhiệm điều hành thiết kế, đọc bản vẽ,
quản lý tình hình thực hiện kế hoạch quản lý chỉ đạo phòng kỹ thuật và bộ phận sản xuất. Thay mặt giám đốc chịu trách nhiệm trước công trình sản xuất của công ty, phó giám đốc là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về tất cả các hoạt động sản xuất, thay mặt giám đốc chỉ đạo công nhân viên làm việc tốt, đúng kỹ thuật.
* Các phòng ban chức năng:
+ Phòng kế toán: Là nơi tổ chức hạch toán quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh, lập báo cáo tài chính, theo dõi sự biến động của tài sản và nguồn vốn.
+ Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm nghiên cứu bản vẽ, tổ chức giám sát
theo đúng kế hoạch đề ra, trực tiếp sản xuất thao tác kỹ thuật theo đúng nguyên lý máy móc thiết bị sử dụng nguyên liệu theo định mức, đề xuất sáng kiến phục vụ sản xuất cho cấp trên.
+ Phòng sản xuất: Đề ra các biện pháp, kế hoạch sản xuất hợp lý, chịu trực
tiếp về qui cách, mẫu mã và chất lượng sản phẩm.
cho từng loại sản phẩm, qui đổi, tính toán và xây dựng định mức tiền lương theo giai đoạn công nghệ, tính toán tiền lương sản phẩm và thời gian cho toàn bộ cán bộ công nhân viên có đầy đủ kinh nghiệm trong công việc và không thể tách rời với phòng kế toán
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty
2.1.5.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Chú thích:
: Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến
2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế toán
* Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung của phòng kế toán, chịu trách
nhiệm với lãnh đạo của Công Ty, và là người tổ chức hình thức kế toán. Kế toán có trách nhiệm đôn đốc, giám sát, việc điều hành chế độ chính sách về quản lý tài chính và chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh.Tổ chức thực hiện lập và nộp báo cáo thống kê kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh tình hình huy động vốn kinh doanh cho lãnh đạo Công Ty.
* Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm theo dõi số liệu kế toán tổng hợp của
toàn công ty và đánh giá giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán. Kế toán trưởng Kế toán Tổng hợp Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán vật tư Hàng hóa Thủ quỹ
* Kế toán vật tư hàng hoá: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất,
tồn vật tư hàng hoá. Mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kỳ, lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá và thường xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót.
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trước giám đốc và kế toán trưởng về tiền mặt, tồn quỹ hàng ngày, có trách nhiệm thu chi, bảo quản tiền mặt và lập báo cáo quỹ mỗi tháng.
* Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, toàn bộ chứng từ trước khi thanh toán, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, cập nhật vào sổ sách hàng ngày, theo dõi tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ, theo dõi các khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn với các ngân hàng, cuối tháng lên bảng kê ghi có các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ..Theo dõi các khoản thu chi, mở sổchi tiết quỹ, ngân hàng, cập nhật số liệu và rút số dư hàng ngày trên sổ theo dõi các tài khoản 111, 112, đồng thời phụ trách việc tính lương.
2.1.5.3 Hình thức kế toán áp dụng tại Công Ty
Công Ty áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn phòng kế toán) Ghi chú: Quy trình ghi sổ: Ghi trong ngày
Ghi cuối kỳ
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Chứng từ - ghi sổ Sổ quỹ
Ghi đối chiếu
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh để kiểm tra tính hợp lệ, định khoản chính xác kế toán thành lập các tờ kê chi tiết tài khoản ( các tờ kê này được mở hàng tháng ). Đối với các tài khoản cần theo dõi chi tiết như tiền mặt, nguyên vật liệu, công nợ …thì kế toán cần căn cứ vào chứng từ để kiểm tra và ghi vào thẻ kế toán.
- Định kỳ, cuối tháng kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được kế toán ghi vào sổ cái, tính ra tổng số phát sinh trong kỳ và số dư từng tài khoản cuối kỳ. Kiểm tra đối chiếu chính xác sau đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính theo qui định của Nhà nước.
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NLVL-CCDC TẠI CÔNGTY TNHH HOÀNG ĐÃI. TY TNHH HOÀNG ĐÃI.
Công ty TNHH Hoàng Đãi là một công ty chuyên chế tạo lắp đặt những sản phẩm do công ty làm ra do chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy mà NLVL dùng cho quá trình sản xuất tương đối đa dạng, do yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng nên các loại NLVL lại được phân ra nhiều chủng loại khác nhau khiến cho NLVL của công ty tương đối đa dạng và phức tạp hơn, Công ty thường sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc dự trữ NVL chỉ vừa đủ để duy trì hoạt động sản xuất đối với đơn đặt hàng đã nhận. Do đặc điểm của NLVL như trên nên công tác kế toán tại công ty phải thực hiện tốt, công tác quản lý và bảo quản, sử dụng phải thực hiện một cách chặt chẽ và chuđáo.Phải kiểm ra thường xuyên để tránh khỏi lẫn lộn giữa các loại NLVL đối với mỗi đơn đặt hàng khác nhau. Từ đó có thể tiết kiệm tránh lãng phí thất thoát NLVL nhằm đạt hiệu quả trong việc sản xuất.
2.2.1.1. Các loại nguyên liệu vật liệu của Công ty
Với khối lượng và chủng loại NLVL tương đối đa dạng và phức tạp - Nguyên vật liệu của Công Ty có rất nhiều loại, đơn vị tính, nhiều công dụng khác nhau. Nhưng hiện tại NLVL của Công Ty được phân chia theo từng nhóm, từng loại, từng nội dung kinh tế, chức năng khác nhau và được dùng chủ yếu cho sản xuất.
- Các loại NLVL chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ NLVL chính: Thép tấm, Ống thép, Inox, Xi măng, bê tông chiệu nhiệt, cát thạch anh, đá rửa, thiết bị điện( cáp điện, dây điện...), Bông thuỷ tinh, Bơm, môtơ, Thanh ghi lò, cáp hàn, Van, Hoá chất, Vật liệu lọc, than hoạt tính, Bóng đèn UV, Amiăng, Băng tải.... Nguyên liệu vật liệkhác
+ NLVL phụ: Sơn, que hàn, sứ, ghíp đồng... + Nhiên liệu: Xăng, dầu, điện năng...
- Các loại công cụ dụng cụ chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ Dụng cụ thi công : Kìm, búa, mỏ lết, cà lê, kéo, Máy hàn, máy cắt, máy mài...
+ Các vật dụng bảo hộ cho công nhân trong quá trình làm việc như bao tay, khẩu trang, mủ...
+ Công cụ dụng cụ dùng trong chế tạo: Máy biến áp, máy hàn, máy đo... + Các công cụ dụng cụ khác dùng trong văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocoppy (8 triệu đồng)
2.2.1.2. Nguồn cung cấp NVL-CCDC của Công Ty
- Nguồn cung cấp NLVL của Công Ty nhập kho chủ yếu do mua ngoài từ các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài, có uy tín với Công Ty ở trong nước và nhập khẩu.Còn một số phụ tùng thay thế thì Công Ty cử cán bộ vật tư đi mua ngoài thị trường.Các loại vật tư sau khi đã kiểm nhận, Công Ty thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc nợ lại.
2.2.2. Phương pháp tính giá NLVL, CCDC tại Công ty TNHH Hoàng Đãi.
Do văn phòng Công Ty áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá trị nhập kho được tính theo công thức:
Giá vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn
+ Chi phí mua (kể cả hao hụt trong đinh mức) +
Thuế nhập khẩu (nếu có)
Công Ty sử dụng phương pháp tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền:
* Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Tổng giá trị NVL, CCDC nhập kho trong kỳ Số lượng NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Tổng số lượng CCDC, NVL nhập kho trong kỳ
Trị giá NLVL,CCDC xuất kho trong kỳ =Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ *số lượng xuất kho
Ví dụ 1: Ngày 12/06/2008 Công ty TNHH Trường Quang II mua một số NLVL và
CCDC của công ty TNHH Thương mại Tiến Phát ( 52/03 Đống Đa Hà Nội) về nhập kho đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt 67.683.165 đồng, (chưa có thuế VAT) chi phí vận chuyển trả bằng tiền mặt 1.000.000 đồng.
Giá gốc của NLVL nhập kho:
67.683.165 +1.000.000 = 68.683.165 đồng
Ví dụ 2: Ngày 05/07/2008 Có lệnh xuất kho của thủ trưởng, xuất 4000kg thép40
Trong đó: 1/6 Tồn kho 2.000kg đơn giá 6.500đ/kg 15/06 Nhập kho 7.000kg đơn giá 7.429đ/kg Đầu tiên, tính đơn giá bình quân:
ĐGBQ= (2.000 *6.500) + (7.000 *7.429)(2.000 + 7.000) = 7.223đ/kg
2.2.2.2. Kế toán NVL-CCDC tại Công Ty.
- Nhập kho:
Khi nhận được đơn đặt hàng phòng kỹ thuật tính toán số lượng chuyển phòng kế toán duyệt số lượng NLVL, CCDC cần thiết cho sản phẩm sau đó phòng kỹ