Thông tin đƣợc tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau vào trong một khung phù hợp và nhất quán. Với đặc trƣng này, ngƣời sử dụng có thể thu thập và xử lý thông tin từ nhiều nguồn, hoặc có thể sử dụng các ứng dụng để khai thác kho thông tin chung. Các nguồn thông tin đƣợc tích hợp vào trong Portal có thể là: thƣ điện tử, tin tức, tài liệu, báo cáo... Tính năng này làm nâng cao hiệu quả làm việc của ngƣời sử dụng.
3.1.2.2. Chức năng tìm kiếm
Đây là một trong những chức năng cơ bản cần phải có trong Portal. Việc tìm kiếm đƣợc thực hiện đối với tất cả các loại tài liệu đƣợc quản lý trong Portal. Ngƣời sử dụng mô tả thông tin mình cần tìm kiếm dƣới dạng các từ khóa hoặc tiêu chí tìm kiếm. Máy tìm kiếm sẽ thực hiện tìm và trả kết quả cho ngƣời dùng. Hiệu quả của máy tìm kiếm đƣợc đánh giá thông qua hai tiêu chí: độ chính xác và tính đúng đắn. Độ chính xác là phần trăm của các tài liệu tìm thấy trên tổng số tài liệu sẵn có. Tính đúng đắn là phần trăm của các tài liệu phù hợp ới nội dung tìm kiếm trên tổng số tài liệu trả về. Thời gian tìm kiếm cũng ảnh hƣởng đến việc tìm kiếm. Thời gian tìm kiếm phụ thuộc vào phạm vị tìm kiếm và độ phức tạp của thuật toán tìm kiếm.
3.1.2.3. Các ứng dụng trực tuyến
Các ứng dụng trực tuyến là những chức năng cụ thể trong một Portal. Tùy theo mục đích và ý nghĩa của Portal mà có thể lựa chọn và xây dựng các ứng dụng trực tuyến phù hợp.
Một số loại ứng dụng trực tuyến điển hình trong Portal: - Thƣ điện tử
- Lịch làm việc cá nhân - Hộp thoại trực tuyến
- Một số ứng dụng trực tuyến khác
3.1.2.4. Tùy biến cá nhân
Đây là đặc trƣng quan trọng của Portal. Nó giúp ngƣời dùng có thể tùy biến giao diện cá nhân của mình theo đúng sở thích.
Trên cơ sở các thông tin của từng ngƣời dùng, nhà cung cấp có thể tạo ra các dịch vụ mang tính chất hƣớng cá nhân nhiều hơn, phù hợp với yêu cầu và sở thích của từng ngƣời dùng riêng biệt.
3.1.2.5. Mô hình bảo mật thống nhất
Trong Portal, mỗi ngƣời dùng có một tài khoản riêng. Tài khoản này đƣợc thiết lập dựa trên khái niệm quyền. Mỗi tài khoản sẽ đƣợc gán cho một số quyền nào đó để truy cập hệ thống. Mô hình bảo mật này không phải là mô hình đăng nhập một lần mà chỉ là mô hình xác thực quyền.
3.2. Phân biệt Portal và website truyền thống
3.2.1. Website truyền thống
Website truyền thống có một số đặc trƣng:
- Ngƣời dùng thƣờng phải duyệt qua rất nhiều các website khác nhau, phải xử lý một khối lƣợng khổng lồ các thông tin để tìm ra thông tin mà mình cần.
- Ngƣời dùng phải chấp nhận thực tế là các thông tin thƣờng đứng độc lập trên các website khác nhau, không thể phân loại đƣợc một cách mềm dẻo linh động, dẫn đến rất khó chia sẻ thông tin cho nhau.
- Việc quản lý, bảo trì và phát triển các website thƣờng gặp nhiều khó khăn do sự tăng trƣởng đến chóng mặt của thông tin trên website.
- Khả năng tích hợp các thông tin, dịch vụ từ nhiều nơi vào một website là rất khó khăn, thậm chí không thể làm đƣợc về mặt nguyên tắc công nghệ.
- Không tạo đƣợc quan hệ, ngƣời dùng không gắn bó với chủ nhân của website (một trong những nguyên nhân là do không có tính cá nhân hóa).
- Thích hợp cho phổ biến thông tin hơn là cung cấp môi trƣờng cộng tác cho ngƣời dùng.
- Quy mô dịch vụ nhỏ, không bảo toàn đầu tƣ. Khi yêu cầu về thay đổi nội dung thông tin thƣờng phải xây dựng lại website mới. Không có khả năng cung cấp một nền tảng để từ đó có thể luôn luôn phát triển và mở rộng.
3.2.2. Portal
Portal ra đời đã khắc phục những vấn đề mà website truyền thống gặp phải:
- Đối với ngƣời dùng vẫn chỉ là sử dụng trang web thông qua trình duyệt nhƣng đằng sau nó là sự thay đổi về thuật ngữ và quan niệm mới về triết lý “phục vụ” thay cho cách hiểu “tuyên truyền” thông qua website nhƣ trƣớc đây.
- Là điểm quy tụ hầu hết các thông tin và dịch vụ cho ngƣời sử dụng cần, là điểm đích đến thực sự. Thông tin và dịch vụ đƣợc phân loại nhắm thuận tiện cho tìm kiếm và hạn chế vùi lấp các thông tin.
- Bảo toàn đầu tƣ lâu dài
- Môi trƣờng chủ động dùng cho việc tích hợp ứng dụng.
- Cung cấp môi trƣờng cộng tác thông qua việc quản lý và khai thác thống nhất toàn diện các dịch vụ cơ bản. Các dịch vụ này là một phần của kho tài nguyên dịch vụ trên Portal để ngƣời dùng lựa chọn. Việc quản lý ngƣời dùng đƣợc thực hiện một lần và thống nhất trên tất cả các ứng dụng dịch vụ của Portal.
3.3. Phân loại Portal (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3.1. Phân loại dựa trên cấu trúc nội dung thông tin
3.3.1.1. Vertical Portal (Portal theo chiều đứng)
Vertical Portal là một website mà cung cấp thông tin liên quan đến một lĩnh vực riêng biệt.
Các Vertical Portal có thể đƣợc xem nhƣ cộng đồng các doanh nghiệp, có thể lôi cuốn cả những ngƣời kinh doanh nhỏ lẻ tại nhà bằng việc cung cấp các ý tƣởng và những thông tin về sản phẩm liên quan đến việc thiết lập và bảo trì sản phẩm tại nhà.
Đối với các cơ quan thì Vertical Portal hƣớng đến việc cung cấp thông tin và dịch vụ theo các chuyên ngành riêng mà tại đó ngƣời dân có thể tìm hiểu, tham gia các giao dịch hành chính, đóng góp các ý kiến và kiểm soát công việc của mình.
3.3.1.2. Horizontal Portal (Portal theo chiều ngang)
Portal theo chiều ngang cung cấp các thông tin và dịch vụ đa dạng, rộng khắp, kết nối nhiều nguồn tài nguyên khác nhau, ví dụ nhƣ các Portal của một địa phƣơng cung cấp thông tin và dịch vụ trên địa bàn nhƣ tin tức, thông tin giới thiệu, thông tin hƣớng dẫn...
Portal loại này cũng có thể là các MegaPortal nhằm vào các đối tƣợng ngƣời dùng khác nhau trên Internet, có khả năng đáp ứng nhiều dịch vụ thông thƣờng, tạo khả năng tích hợp các Portal theo chiều đứng.
3.3.2. Phân loại dựa trên mục đích cung cấp thông tin
3.3.2.1. Portal công cộng
Portal công cộng nói chung nhắm đến toàn bộ ngƣời dùng có khả năng sử dụng Internet. Đặc trƣng cơ bản của các Portal này là cung cấp mọi dịch vụ thông thƣờng mà ngƣời dùng Internet có nhu cầu nhƣ thƣ điện tử, chat, lịch cá nhân...
Portal công nghiệp là cổng thông tin tập trung vào một lƣợng ngƣời dùng có quan tâm đặc biệt đến một lĩnh vực nhất định nào đó nhƣ hàng tiêu dùng, máy tính, bảo hiểm... Đặc trƣng của Portal này là cung cấp các thông tin và dịch vụ cụ thể theo các yêu cầu của một ngành hoặc một lĩnh vực nào đó.
3.3.2.2. Portal doanh nghiệp
Portal doanh nghiệp (Enterprise Intranet Porral – EIP) là các Portal đƣợc thiết kế dành cho các doanh nghiệp mong muốn xây dựng đƣợc mối quan hệ chặt chẽ với cả nhân viên, khách hàng, đối tác của doanh nghiệp. Quan hệ không chỉ gói gọn trong quan hệ hai chiều giữa hai bên mà còn bao gồm cả tiến trình xử lý và các hoạt động quản lý của doanh nghiệp. EIP cũng hợp nhất các quá trình, các tiến trình công việc, sự cộng tác, quản lý nội dung, sƣu tập và lƣu trữ dữ liệu, các ứng dụng của công ty và các giải pháp doanh nghiệp thông minh. EIP cho phép nhân viên có thể truy cập vào nhiều Portal khác nhau. Sự kết hợp giữa các Portal độc lập hoặc nhóm thành một giải pháp Portal cố kết đƣợc gọi là Federated Portal. EIP cũng cho phép truy cập đến các nội dung đƣợc cung cấp từ bên ngoài bởi những ngƣời không phải là nhân viên của công ty.
3.3.2.3. Portal thương mại
Portal thƣơng mại mở rộng quan hệ của doanh nghiệp tới khách hàng cũng nhƣ các đối tác và nhà cung cấp. Cổng thƣơng mại điện tử thiết lập các chợ ảo cung cấp các dịch vụ thƣơng mại liên quan đến cộng đồng ngƣời mua, ngƣời bán và cả ngƣời tạo thị trƣờng trên mạng. Nó cho phép liên kết trực tuyến ngƣời mua với ngƣời bán bằng việc cung cấp các tin kinh doanh.
3.3.2.4. Portal cá nhân
Portal cá nhân là một xu hƣớng mới ở Việt Nam và trên thế giới.
- Portal di động: các Portal này phục vụ việc truy cập web thông qua các thiết bị điện thoại di động, PDA không dây, máy nhắn tin... Loại Portal này
đang ngày càng trở nên phổ biến và rất quan trọng cho khách hàng cũng nhƣ nhân viên để có thể lấy đƣợc các thông tin về dịch vụ, sản phẩm, giá cả.
- Portal truy cập thông qua các thiết bị nhƣ TV, thiết bị gắn trên xe hơi...
3.4. Tình hình ứng dụng Portal của các Cơ quan ở Việt Nam
3.4.1. Về đánh giá mức độ cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Website/Portal: trên Website/Portal:
Việc cung cấp thông tin lên Website/Portal, công tác kiểm tra đánh giá đƣợc thực hiện trên Website/Portal chính thức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. Đối với dịch vụ công trực tuyến, công tác kiểm tra đƣợc thực hiện đối với tất cả các dịch vụ đƣợc cung cấp trên Website/Portal chính thức của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và Website/Portal của các cơ quan thuộc, trực thuộc (tổng cục, cục, sở, ban ngành, quận, huyện). Công tác kiểm tra, đánh giá Website/Portal thực tế đƣợc thực hiện đồng bộ trong khoảng thời gian từ tháng 01 đến tháng 02 năm 2012. Công tác khảo sát, đánh giá việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Website/Portal của cơ quan nhà nƣớc năm 2011 tiếp tục tập trung theo hƣớng lấy ngƣời dân làm trung tâm: đề cao tính thuận tiện, dễ tìm, dễ sử dụng và thuận lợi cho tất cả mọi ngƣời sử dụng. Bên cạnh đó năm 2011, công tác đánh giá Website/Portal có mở rộng kiểm tra đánh giá đối với việc đảm bảo an toàn thông tin đối với hệ thống và đối với thông tin cá nhân của ngƣời dân và doanh nghiệp khi tham gia dịch vụ công trực tuyến và công tác tổ chức quản trị Website/Portal.
Mức độ cung cấp thông tin đƣợc kiểm tra, đánh giá trên Website/Portal của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng. Tiêu chí đánh giá về cung cấp thông tin đƣợc xác định theo các quy định của Luật Công nghệ thông tin, Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của
Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nƣớc và bổ sung một số tiêu chí đánh giá về việc đảm bảo an toàn thông tin cá nhân và tính thuận tiện cho ngƣời sử dụng khi khai thác và trao đổi thông tin với các cơ quan nhà nƣớc. Mức độ cung cấp thông tin và tổ chức quản lý Website/Portal đƣợc đánh giá theo 15 tiêu chí chính là: (1) Thông tin giới thiệu của cơ quan và của từng đơn vị trực thuộc; (2) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành và văn bản quản lý hành chính có liên quan; (3) Đăng tải Công báo điện tử bao gồm những thông tin: số công báo, ngày ban hành, danh mục văn bản đăng trong công báo và trích yếu nội dung đối với mỗi văn bản; (4) Thông tin về thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến; (5) Thông tin tuyên truyền, phổ biến, hƣớng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách, chiến lƣợc, quy hoạch chuyên ngành; (6) Thông tin về dự án, hạng mục đầu tƣ, đấu thầu, mua sắm công; (7) Thông tin về chƣơng trình nghiên cứu, đề tài khoa học; (8) Mục lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân; (9) Thông tin quản lý, chỉ đạo, điều hành; (10) Thông tin thống kê chuyên ngành; (11) Thông tin tiếng nƣớc ngoài (tiếng Anh hoặc tiếng khác); (12) Chức năng hỗ trợ khai thác thông tin; (13) Cập nhật đầy đủ và kịp thời thông tin; (14) Đảm bảo an toàn thông tin và (15) Công tác tổ chức quản trị trang thông tin điện tử.
Dịch vụ công trực tuyến đƣợc kiểm tra, đánh giá trên Website/Portal của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc, Website/Portal của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và các cơ quan chuyên môn trực thuộc, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Việc đánh giá về cung cấp dịch vụ công trực tuyến chú trọng tới tính thuận tiện và hiệu quả xử lý.
Bên cạnh 2 nội dung chính, mức độ truy cập Website/Portal cũng đƣợc đánh giá dựa trên số truy cập trên toàn thế giới do Alexa cung cấp.
3.4.2. Về đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin:
Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin đƣợc đánh giá xếp hạng trên cơ sở khai báo của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và đối chiếu với số liệu Cục Ứng dụng công nghệ thông tin theo dõi qua báo cáo của các đơn vị gửi Bộ Thông tin và Truyền thông trong năm 2011. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mức độ ứng dụng CNTT của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng năm 2011 đƣợc đánh giá theo 4 nhóm tiêu chí là:
Hạ tầng kỹ thuật CNTT, Triển khai ứng dụng CNTT, Xây dựng cơ chế chính sách và quy định cho ứng dụng CNTT và nhân lực cho ứng dụng CNTT. Trong đó, Triển khai ứng dụng CNTT đƣợc đánh giá theo 2 nhóm thành phần là Triển khai ứng dụng nội bộ và Triển khai ứng dụng CNTT phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp (cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên Website/Portal của cơ quan nhà nƣớc).
Các tiêu chí đánh giá mức độ triển khai ứng dụng CNTT bám sát theo các quy định của Nhà nƣớc tại các văn bản quy phạm pháp luật về ứng dụng CNTT (Luật Công nghệ thông tin, Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007, Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011,...) và những định hƣớng, mục tiêu của các kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2008-2010 và giai đoạn 2011-2015 (các Quyết định số: 43/2008/QĐ-TTg ngày 24/3/2008, 48/2009/QĐ-TTg ngày 31/3/2009, 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010).
Báo cáo đánh giá Trang/Cổng thông tin điện tử và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng năm 2011 là thông cáo chính thức của Bộ Thông tin và Truyền thông. Báo cáo đồng thời đƣợc gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng để phục vụ công tác chỉ đạo điều hành về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ
quan nhà nƣớc và phát triển Chính phủ điện tử, góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính của Nhà nƣớc.
3.4.3. Kết luận
Về cung cấp thông tin: Website/Portal của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng đã ngày càng cung cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin chủ yếu theo quy định để phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp. Mặc dù vậy do trong năm 2011, nhiều quy định mới đối với Website/Portal của cơ quan nhà nƣớc đƣợc ban hành, do đó tỉ lệ Website/Portal đạt mức tốt có giảm so với năm 2010.
Về cung cấp dịch vụ công trực tuyến: So với năm 2010, các cơ quan nhà nƣớc tiếp tục duy trì và xây dựng thêm nhiều dịch vụ công trực tuyến ở mức độ 3 và mức độ 4. Tuy nhiên số lƣợng ngƣời dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến của các cơ quan nhà nƣớc còn chƣa cao.
3.5. Xây dựng thử nghiệm cổng thông tin điện tử trƣờng Cao đẳng nghề số 3 nghề số 3
3.5.1. Các chức năng của hệ thống
3.5.1.1. Cá nhân hóa và tùy biến
Thiết lập các thông tin khác nhau cho các đối tƣợng khác nhau theo các