Hiện nay chế độ kế toán DN quy định hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ bao gồm việc phản ánh các chi phí sửa chữa nâng cấp phát sinh và ghi tăng nguyên giá TSCĐ phần tổng chi phí sửa chữa nâng cấp thực tế khi công việc nâng cấp. Tuy nhiên giá trị phải khấu hao của TSCĐ sau nâng cấp được xác định trên cơ sở GTCL của TSCĐ được nâng cấp và tổng chi phí nâng cấp thực tế. Đối với sửa chữa nâng cấp hiện đại hóa tinh năng, tác dụng của TSCĐ thì việc không ghi giảm TSCĐ mang đi nâng cấp tạo ra sự đơn giản cho kế toán nhưng việc xác định giá trị phải khấu hao của TSCĐ sau nâng cấp trở nên khó khăn hơn. Do đó, khi mang TSCĐ đi nâng cấp hoặc khi đưa TSCĐ nâng cấp hoàn thành vào sử dụng kế toán thực hiện ghi giảm TSCĐ được nâng cấp trên thẻ TSCĐ. Khi đưa TSCĐ nâng cấp vào sử dụng, kế toán tiến hành
lập thẻ TSCĐ. Theo phương án này, phương pháp hạch toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ được thực hiện như sau:
- Bút toán 1: Ghi giảm TSCĐ được nâng cấp (Có thể khi mang TSCĐ đi nâng cấp hoặc khi nâng cấp hoàn thành, đưa TSCĐ vào sử dụng).
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn lũy kế) Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ (GTCL của TSCĐ)
Có TK 211, 213: TSCĐHH, TSCĐVH (Nguyên giá TSCĐ) - Bút toán 2: phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình nâng cấp. Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ (Chi phí nâng cấp phát sinh) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 111, 112, 141, 152….các tài khoản thanh toán liên quan.
- Bút toán 3: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ theo tổng chi phí sửa chữa nâng cấp thực tế hoàn thành.
Nợ TK 211, 213: TSCĐHH, TSCĐVH (GTCL của TSCĐ nâng cấp + Chi phí nâng cấp thực tế)
Có TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ.
- Bút toán 4: Căn cứ vào các nguồn vốn dùng để đầu tư nâng cấp TSCĐ, kế toán kết chuyển nguồn vốn
Nợ TK 414, 431, 331: Ghi giảm các nguồn vốn dùng để nâng cấp Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh
Trường hợp sửa chữa nâng cấp kéo dài thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ so với thời gian sử dụng theo tiêu chuẩn ban đầu kế toán không ghi giảm TSCĐ, tổng chi phí sửa chữa nâng cấp thực tế được ghi giảm giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐ khi hoàn thánh công việc nâng cấp. Trên Thẻ TSCĐ, khi nâng cấp hoàn thành, phần “Giá trị hao mòn TSCĐ” tren Thẻ sẽ được ghi bằng số âm, kết quả làm tăng GTCL của TSCĐ sau nâng cấp. Trong trường hợp này, hạch toán kế toán được thực hiện như sau:
- Bút toán 1: Phản ánh các chi phí phát sinh trong úa trình nâng cấp Nợ TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ (Chi phí nâng cấp phát sinh) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)
Có TK 111, 112, 141, 152, 253, 214, 331….Các tài khoản thanh toán liên quan
- Bút toán 2: Ghi giảm giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ theo tổng chi phí sửa chữa nâng cấp thực tế khi công việc nâng cấp hoàn thành.
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ
Có TK 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ
3.2.4. Hoàn thiện đánh số hiệu TSCĐ
Đánh số hiệu TSCĐ đặc biệt là TSCĐHH nhằm tạo ra sự thống nhất
thuận lợi trong việc theo dõi, quản lý và sử dụng TSCĐ trong DN. Tuy nhiên tren thục tế DN không thực hiện đánh số hiệu TSCĐ đã gây khó khăn nhất định đến công tác theo dõi quản lý TSCĐ. Có thể đánh số hiệu TSCĐ theo hướng sau:
Dùng chữ cái để thể hiện nhóm TSCĐ phù hợp với quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03, 04), Chế độ kế toán DN và Chế độ tài chính.
+ A2111: Nhà cửa, vật kiến trúc + B2112: Máy móc, thiết bị
+ C2113: Phương tiện vận tải, truyền dẫn + D2114: Thiết bị, dụng cụ quản lý
+ E2115: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm + F2118: TSCĐHH khác
+ G212: TSCĐ thuê tài chính + H213: TSCĐVH
Dùng 2 chữ cái để thể hiện các loại TSCĐ khác nhau trong nhóm đã phân loại và ký hiệu như trên. Ví dụ đối với nhóm TSCD A2111- Nhà cửa vật kiến trúc có thể được mã hiệu như sau:
+ NK: Nhà kho, văn phòng công ty + LV: Nhà làm việc
+ NO:Nhà ở
+ NS: Hệ thống nước sạch văn phòng công ty + TĐ: Trạm điện văn phòng công ty
+ VS: Nhà vệ sinh công ty ………..
Dùng 2 chữ số để mã hiệu các bộ phận, đơn vị sử dụng, quản lý TSCĐ. Việc mã hiệu các Bộ phận sử dụng TSCĐ có tác dụng quan trọng trong việc xác định trách nhiệm vật chất đối với việc quản lý cũng là căn cứ cho việc theo dõi và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ. Các bộ phận sử dụng TSCĐ có thể bao gồm: Văn phòng, xí nghiệp, phân xưởng, tổ đội…Cụ thể mã hiệu các bộ phận sử dụng TSCĐ như sau:
+ 01: TSCĐ dùng ở bộ phận văn phòng + 02: TSCĐ dùng ở xí nghiệp
+ 03: TSCĐ dùng ở phân xưởng + 04: TSCĐ dùng ở tổ, đội
Vì DN có nhiều phân xưởng sản xuất nên tiếp tục mã hiệu đén từng phân xưởng để quản lý được TSCĐ theo từng bộ phận sử dụng cụ thể. Chẳng hạn phân xưởng sản xuất số 1 được ký hiệu là 01, phân xưởng sản xuất số 2 được ký hiệu là 02…
Sử dụng chữ số để ký hiệu cho từng TSCĐ cụ thể gắn với bộ phận sử dụng, loại và nhóm TSCĐ.
Ví dụ: Số hiệu của một TSCĐ trong DN là B2112.XG.03.08. Số hiệu này có ý nghĩa như sau:
B: TSCĐHH nhóm máy móc thiết bị
2112: Mã hiệu tài khoản chi tiết phản ánh TSCĐ XG: Loại TSCĐ là máy xén gỗ
08: Mã số của máy xén gỗ trong công ty
Quy định về cách đánh số hiệu TSCĐ phải được thông báo tới các bộ phận, cá nhân liên quan trong việc theo dõi, quản lý và sử dụng TSCĐ. Đồng thời Công ty phải tổ chức gắn số hiệu đã quy định cho từng TSCĐ. Số hiệu của từng TSCĐ được sử dụng trong suốt quá trình tồn tại của nó trong công ty, được ghi chép trên chứng từ kế toán, thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ.