3.1.Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức nhân sự. 3.1.1. Chức năng
- Tham mưu cho ban giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh và sản xuất thuốc – mỹ phẩm của công ty.
- Nghiên cứu thị trường, thực hiện nghiệp vụ bán hàng theo kế hoạch. - Theo dõi việc lưu hành các sản phẩm của công ty trên thị trường.
3.1.2. Nhiệm vụ
- Đào tạo đội ngũ cán bộ kinh doanh
- Giới thiệu, quảng bá sản phẩm của công ty - Đánh giá các sản phẩm để đưa ra thị trường
- Làm báo cáo doanh số, lợi nhuận, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch...
- Kiểm tra hóa đơn nhập, xuất phải chính xác, đầy đủ các tiêu chí ưu tiên trên hóa đơn. - Cung ứng hàng hóa nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác cho các đơn vị.
3.1.3. Tổ chức nhân sự.
Gồm 17 người: 03 DSĐH 04 DSCĐ, 07 DSTH 02 nhân viên giao hàng 01 nhân viên bốc xếp
3.2.Các hoạt động cụ thể trong công tác kinh doanh: 3.2.1.Các mặt hàng kinh doanh
- Thuốc sản xuất từ dược liệu:Haiganin, Tri mẫu, Diệp hạ châu, Ích mẫu,MTD, Bổ phổi... - Thuốc bổ gan: Haiganin, Diệp hạ châu, MTD …
- Vitamin: Vit C ngậm, C- Ddorremon... - Thuốc ho: Bổ phổi, Bổ phổi, bạc hà... - Thuốc nhỏ mũi: Naphazolin, NaCl 0,9% … - Thuốc bổ thần kinh: Hoạt huyết dưỡng não HP.. - Thuốc phụ khoa: Gynax...
- Thuốc dùng ngoài: cồn 70 độ, 90 độ, Oxy già...
3.2.2. Hệ thống phân phối
- Công ty tập trung vào củng cố xây dựng phát triển hệ thống cung ứng thuốc, phân phối trên toàn địa bàn thành phố Hải Phòng. Bao gồm 06 chi nhánh ở Hải Phòng, 01 chi nhánh Hà Nội, 01 trung tâm bán buôn, hơn 200 quầy thuốc bán lẻ trên toàn thành phố.
- Công ty đã và đang xây dựng, hoàn thiện hệ thống phân phối thuốc tốt GDP và hệ thống quầy đạt chuẩn GPP.
3.2.3. Mạng lưới cung ứng
- Công ty có đại lý ở các tỉnh, thành phố ngoài địa bàn Hải Phòng.
- Công ty mở rộng mạng lưới truyền thống trực thuộc công ty bao gồm các hiệu thuốc, quầy thuốc, và địa lý thuốc đóng trên địa bàn thành phố.
3.2.4.Các hoạt động Marketing
- Tạo dựng niềm tin bằng chất lượng
- Các hoạt động Marketing gần đây của công ty:
+ Xây dựng đội ngũ trình dược viên trực tiếp giới thiệu sản phẩm + Tham gia các hoạt động xã hội...
+ Xây dựng các chương trình chất lượng sản phẩm đạt GDP – ISO + Tiếp tục tuyên truyền, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm
+ Các hình thức tuyên truyền:
. Tờ rơi quảng cáo tại các khu vực hiệu thuốc dành cho cán bộ y tế
. Tổ chức hội nghị, hội thảo khách hàng
. Thông tin về mô hình bệnh tật, nhu cầu dùng thuốc từng tháng và khả năng kinh tế của từng địa phương
+ Các phương án tiếp thị:
. Tiếp thị trực tiếp: trình dược viên gặp trực tiếp khách hàng
. Tiếp thị gián tiếp: thông qua điện thoại, email. + Các quy trình tiếp thị:
. Phải có danh mục sản phẩm và quy trình bán hàng
. Phải có các thông tin về sản phẩm
. Gặp khách hàng, chào hỏi và giới thiệu sản phẩm
. Chuẩn bị các mặt hàng tương đồng đối với đối thủ cạnh tranh, phân biệt và chỉ ra sự khác biệt cho xã hội.
. Khách hàng dự trù hàng cho chính mình
. Gửi đơn đặt hàng về bộ phận nghiệp vụ
. Bộ phận nghiệp vụ được chuyển đơn đặt hàng xuống kho
. Bộ phận vận chuyển giao hàng cho khách hàng
4. HIỆU THUỐC/ NHÀ THUỐC CỦA CÔNG TY 4.1.Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức nhân sự
4.1.1.Chức năng
- Cung ứng thuốc và dụng cụ y tế phục vụ công tác phòng và chữa bệnh cho nhân dân TP.Hải Phòng.
- Tham mưu cho công ty xây dựng kế hoạch kinh doanh.
4.1.2. Nhiệm vụ
- Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thuốc trên thị trường và kế hoạch của công ty để xây dựng kế hoạch kinh doanh cho đơn vị
- Tổ chức và phát triển hệ thống mạng lưới bán buôn, bán lẻ thuốc và dụng cụ vật tư y tế trên địa bàn TP.Hải Phòng.
- Bảo đảm dự trữ và cung ứng kịp thời, đủ thuốc có chất lượng, đáp ứng nhu cầu hợp lý về thuốc chữa bệnh phục vụ nhân dân, nhất là thuốc thiết yếu
- Tuyên truyền, giới thiệu và đẩy mạnh bán các mặt hàng thuốc do công ty sản xuất. Tham gia hướng dẫn nhân viên sử dụng thuốc hợp lý – an toàn – hiệu quả.
- Vận động nhân dân tham gia nuôi trồng dược liệu, cây con làm thuốc, phát triển vườn thuốc Nam tại nhà. Thu mua các loại dược liệu có sẵn ở địa phương, sưu tầm các bài thuốc gia truyền có hiệu quả chữa bệnh cao.
- Tham gia đề xuất với chính quyền về quản lý và phát triển công tác dược tại địa phương. Phối hợp với các cơ quan liên ngành trong công tác quản lý thị trường thuốc.
- Chấp hành tốt các quy chế chuyên môn Dược, chế độ quản lý tài chính kế toán, chế độ lao động.
- Tham gia nghiên cứu thị trường, dự báo khả năng tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là thuốc do công ty sản xuất. Đề xuất tham gia nghiên cứu mặt hàng mới, cải tiến thay đổi mẫu mã bao bì đóng gói…Bồi dưỡng và đào tạo cán bộ Dược cho ngành.
- Hoàn thành tốt kế hoạch kinh doanh được giao ( doanh số mua, bán, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao) . Thực hiện chế độ báo cáo của công ty.
- Đảm bảo nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên của Chi nhánh và trả cổ tức cho cổ đông theo quy định của công ty.
4.1.3. Mô hình tổ chức chung cho các chi nhánh hiệu thuốc:
( vẽ hình )
VD: - Chi nhánh HT Hải Phòng ( 17 Lương Khánh Thiện- Ngô Quyền- HP) - TCN DS nguyễn Thị Hường.
- Hệ thống quầy lẻ: toàn bộ khu vự nôi thành thành phố ( Lê Chân, Ngô Quyền, Hồng Bàng ) và khu vực ngoại thành như: Hải An, Dương Kinh, Đồ Sơn, An Dương,Tiên Lãng với gần 200 quầy thuốc...
- Kho chính đặt tại tầng 1: số 17 Lương Khánh Thiện và phòng kế toán đặt tại tầng 2: số 17 Lương khánh Thiện.
4.2.Cơ sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống hồ sơ sổ sách 4.2.1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của 1 quầy:
- Phải có diện tích trên 10m2 , hồ sơ sổ sách, máy tính.
- Các kệ , giá để thuốc, có tủ lạnh để bảo quản các thuốc cần bảo quản nơi nhiệt độ thấp - Có nhiệt độ, nhiệt kế để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm.
- Có khu vực ra lẻ thuốc, thuốc được niêm yết giá
- Có dãy ghế ngồi cho khách hàng đến mua hàng trong thời gian chờ và một số thiết bị khác nhằm đáp ứng quá trình bảo quản thuốc.
4.2.2. Hồ sơ sổ sách
- Có sổ dự trữ thuốc hàng ngày - Có sổ nộp tiền.
- Có sổ mua thuốc, nhập sổ: sổ mua, nhập TGN-THTT. - Có thẻ quầy hàng, báo cáo bán hàng hàng tháng.
4.3. Các hoạt động cơ bản 4.3.1. Hoạt động mua
- Nguồn mua: +Phải là các cơ sở kinh doanh thuốc hợp pháp
+Khi nhập thuốc phải kiểm tra hạn dùng, thông tin thuốc trên nhãn, chất lượng thuốc đối chiếu với hóa đơn.
- Chủng loại thuốc: Thuốc trong danh mục thuốc thiết yếu, thuốc thông thường
- Số lượng thuốc: Phải đủ thuốc trong danh mục thuốc thiết yếu, đáp ứng nhu cầu phòng chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cộng đồng.
4.3.2. Hoạt động bán
* Quy trình bán thuốc theo đơn:
- B1: Chuẩn bị bán hàng
- B2: Tiếp đón và chào hỏi khách hàng
- B3: Nhận đơn, phiếu giới thiệu và kiểm tra đơn
- B4: Tìm hiểu các thông tin về việc sử dụng thuốc của khách hàng - B5: Lấy thuốc
- B6: Hướng dẫn sử dụng
- B7: Giao thuốc cho khách hàng;Thu tiền bán thuốc - B8: Những việc làm sau bán hàng ( ghi chép sổ sách …)
* Quy trình bán thuốc không kê đơn
- B1: Chuẩn bị bán hàng
- B2: Tiếp đón và chào hỏi khách hàng
- B3: Tìm hiểu các thông tin về việc sử dụng thuốc của khách hàng - B4: Tư vấn cho khách hàng
- B5: Lấy thuốc
- B6: Hướng dẫn sử dụng
- B7: Giao thuốc cho khách hàng;Thu tiền bán thuốc
*Quy trình tư vấn điều trị
-Hỏi người mua về bệnh, thuốc mà người mua yêu cầu.
-Cung cấp các thuốc phù hợp, kiểm tra đối chiếu thuốc bán ra với thuốc giao cho khách.
-Tư vấn đúng đắn, đảm bảo hiệu quả điều trị
-Tư vấn để bệnh nhân lựa chọn loại thuốc có giá thành hợp lý.
4.3.3. Bảo quản thuốc
* Sắp xếp, trình bày
- Quầy thuốc đều được trang bị đầy đủ các phương tiện, tủ kín, giá kệ phục vụ cho công tác bán hàng
- Thuốc ở quầy được sắp xếp nagwn nắp, đẹp mắt, thuận tiện dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra. Thuốc phải được phân loại theo đúng tác dụng Dược lý, sắp xếp theo nguyên tắc FIFO, thuốc đông dược, tân dược…..
- Thuốc đóng chai, lọ nặng, dễ vỡ được sắp xếp ở dưới thấp, thuốc hộp, thuốc vỉ nhẹ được xếp lên trên.
- Thuốc thiết yếu để gần, thuốc dự trữ để xa.
- TGN, THTT được sắp xếp và bảo quản ở nơi riêng biệt.
*Bảo quản thuốc: Công ty đã trang bị các thiết bị để đảm bảo các điều kiện bảo quản: Quạt thông gió, hệ thống máy điều hòa không khí, kho thuốc thường xuyên quét dọn vệ sinh.
- Thực hiện 5 chống
- Các giá, kệ cách tường và trần từ 50 – 80cm, cách nền nhà ít nhất 30cm. - Các hàng hóa dễ vỡ được chèn bì để tránh đổ vỡ.
- Các mặt hàng dễ cháy nổ, phải được thực đặt ở kho riêng, tránh xa lửa.
4.3.4. Ghi chép hồ sơ sổ sách
- Các chứng từ sổ sách theo dõi kinh doanh phải đúng quy định, được bảo quản nghiêm ngặt.
- Các loại sổ sách, chứng từ theo dõi kinh doanh: + Sổ nhập hàng ( theo dõi từng lô nhập hàng ) + Sổ xuất hàng ( theo dõi từng lô xuất hàng ) + Thẻ kho ( theo dõi hàng nhập kho và xuất kho ) + Sổ quỹ ( theo dõi thu chi hàng tháng )
+ Hóa đơn mua hàng + Hóa đơn xuất hàng + Phiếu nhập kho
+ Phiếu thu ( theo dõi các khoản thu ) + Phiếu chi ( theo dõi các khoản chi )
4.4. Công tác quản lý trong hiệu thuốc: 4.4.1. Quản lý nghiệp vụ Dược:
- Căn cứ theo dự trù hàng tháng của quầy, lập kế hoahcj dự trù, xuất, nhập hàng hóa. - Viết hóa đơn xuất, nhập hàng.
- Thống kê, báo cáo xuất nhập hàng.
- Thực hiện nghiêm túc các quy chế, chế độ chuyên môn của công ty,của ngành Dược như quy chế quản lý thuốc gây nghiện, hướng tâm thần, quy chế kê đơn, bán thuốc theo đơn.
4.4.2. Quản lý kinh tế:
- Chấp hành đầy đủ các chế độ quản ý kinh tế, chế độ tài chính, chính sách thuê, chế độ quản lý hóa đơn, quản lý tiền hàng, chế độ báo cáo tài chính...
4.5. Danh mục thuốc tại hiệu thuốc và danh mục hàng công ty sản xuất ( tham khảo nhật ký thực tập )
5. TỔNG KẾT TẠI CÔNG TY DƯỢC:
Qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hải Phòng từ ngày 24/03/2014 đến ngày 30/03/2014 dưới sự hướng dẫn, giới thiệu từ lãnh đạo của các phòng ban, chi nhánh, xí nghiệp sản xuất. Với sự nỗ lực cố gắng của bản thân và toàn thể các cô chú, anh chị em đồng nghiệp trong công ty Dược, chúng em đã có điều kiện nắm bắt được công việc thực tế, mô hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của công ty đồng thời tìm hiểu và làm quen với từng bộ phận sản xuất kinh doanh, quản lý nghiệp vụ Dược, hệ thống phân phối, công tác marketing, công tác đảm bảo chất lượng thuốc, thông qua các phòng ban: Đảm bảo chất lượng thuốc, Phòng kinh doanh-marketing, chi nhánh hiệu thuốc quận, huyện... từ đó hiểu được vị trí chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, nhân sự của từng phòng ban chức năng. Các hoạt động trong công tác kinh doanh sản xuất thuốc, các cơ sở vật chất, thiết bị máy móc, và hệ thống mạng lưới phân phối, cung ứng, bán buôn,
bán lẻ. Các hoạt động cơ bản của hiệu thuốc, nhà thuốc của công ty cổ phần Dược phẩm Hải Phòng.
Ban lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên luôn tâm huyết gắn bó, đoàn kết, vượt qua mọi khó khăn đưa công ty ngày càng phát triển. Với điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc tương đối đầy đủ, đáp ứng được các yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật sản xuất và bảo quản thuốc. Xây dựng thành công dây chuyền sản xuất đạt GMP-WHO, hệ thống kho đạt GSP, Phòng kiểm nghiệm đạt GLP, mạng lưới hệ thống phân phối rộng khắp, hệ thống kinh doanh phong phú, đa dạng. Tuy nhiên còn nhiều hạn chế do thiếu nguồn nhân lực chất lượng cao, chuyên gia tư vấn, việc hợp lý hóa sản xuất chưa đạt, chưa có định hướng dài hạn cho các sản phẩm mới, chưa phát triển mạnh các sản phẩm đã và đang sản xuất...
Xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, các anh chị tại các phòng ban đã tạo điều kiện và nhiệt tình hướng dẫn cho đợt thực tập của chúng em thành công tốt đẹp.
Em xin chân thành cảm ơn!
CHƯƠNG IV: THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM KIỂM NGHIỆM THUỐC – MỸ PHẨM HẢI PHÒNG
Địa chỉ:383 Lán Bè - Lê Chân - TP Hải Phòng. Thời gian: Từ 31/03/2014 đến 06/04/2014.
1/ MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ: 1.1 Mô hình tổ chức:
1.1.1.Sơ đồ: (Vẽ hình)
1.1.2. Nhân sự:
- Giám đốc: DSCKII Đỗ Thị Thu Huyền. - Phó giám đốc: DSĐH Phạm Mạnh Đoát.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
1.2.1. Chức năng:
Chức năng của Trung tâm: Tham gia giúp giám đốc Sở Y Tế trong việc kiểm tra, giám sát và quản lý chất lượng các loại thuốc, mỹ phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe con người được sản xuất và lưu hành tại địa phương.
1.2.2. Nhiệm vụ:
- Kiểm nghiệm và nghiên cứu kiểm nghiệm các loại thuốc, mỹ phẩm kể cả nguyên liệu phụ kiện làm thuốc, mỹ phẩm qua các khâu thu mua, sản xuất, pha chế, bảo quản, lưu thông, sử dụng do các cơ sở sản xuất, kinh doanh dược phẩm, mỹ phẩm gửi tới hoặc lấy mẫu trên địa bàn tỉnh để kiểm tra và giám sát chất lượng.
- Xây dựng phương pháp kiểm nghiệm, chỉ đạo và hướng dẫn về mặt kỹ thuật, chuyên môn, nghiệp vụ kiểm nghiệm thuốc, mỹ phẩm của các đơn vị hành nghề dược, mỹ phẩm trên địa bàn tỉnh.
- Tổ chức nghiên cứu, thẩm định các tiêu chuẩn kỹ thuật cơ sở đối với thuốc và mỹ phẩm, tham gia xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cấp Nhà nước về thuốc, mỹ phẩm theo sự phân công của Bộ Y Tế. Hướng dẫn việc áp dụng những tiêu chuẩn kỹ thuật cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh dược phẩm, mỹ phẩm ở địa phương, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật đó.
- Báo cáo định kỳ về tình hình chất lượng thuốc, mỹ phẩm trên địa bàn tỉnh với giám đốc Sở Y Tế, tham mưu cho giám đốc Sở Y Tế trong việc giải quyết những tranh chấp về chất lượng thuốc, mỹ phẩm tại địa phương.
- Nghiên cứu khoa học nhằm thúc đẩy các mặt hoạt động của công tác kiểm nghiệm, kiểm soát ở địa phương và phục vụ cho nhu cầu nâng cao chất lượng thuốc, mỹ phẩm
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên khoa kiểm nghiệm và tham gia đào tạo cán bộ dược tại địa phương.
- Quản lý tổ chức cán bộ chuyên khoa kiểm nghiệm và trham gia đào tạo cán bộ theo đúng quy định của Nhà nước .