3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán.
3.1.1.Ưu điểm.
Cùng với sự phát triển của đất nước trong nền kinh tế thị trường, hơn 50 năm trưởng thành và phát triển, công ty xăng dầu khu vực III đã trở thành một doanh nghiệp lớn trong ngành xăng dầu Việt Nam với trang thiêt bị hiện đại, đội ngũ quản lý giỏi, công nhân lành nghề. Hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đã không ngừng tìm tòi, hoàn thiện và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ và trình độ quản lý để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày một đa dạng của công ty. Qua quá trình thực tập và đánh giá, em thấy rằng bộ máy kế toán của công ty có những ưu điểm sau:
- Với mạng lưới kinh doanh rộng (gồm 30 cửa hàng ), công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán là rất hợ lý, đảm bảo theo dõi chặt chẽ công tác kế toán, nhanh chóng phản anh thông tin kế toán ch nhà quản lý ra quyết định.
- Công ty có đội ngũ kế toán viên trẻ, được đào tạo chuyên môn cao. Mỗi nhân viên được bố trí công việc phù hợp với năng lực của từng người.
- Bộ phận kế toán chịu sự giám sát trực tiếp của ban giám đốc, do vậy sẽ đảm bảo sự độc lập của bộ phận kế toán với các bộ phận khác.
- Đảm bảo các nguyên tắc về bất kiêm nhiêm, uỷ quyền và phê chuẩn, phân công phân nhiêm trong tổ chức bộ máy kế toán.
3.1.2.Nhược điểm
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, bộ máy kê toán của công ty vẫn còn một số hạn chế nhất định như sau:
- Quy mô của công ty rất rộng, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, khối lượng nghiệp vụ diễn ra thường xuyên và rất lớn. Trong khi đó, số lượng kế toán viên còn ít so với quy mô chung. Điều này khiến cho phòng kế toán phải
- Vấn đề kiểm soát đối với chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ kế toán tại các cửa hàng trực thuộc công ty còn chưa cao.
3.1.3.Kiến nghị.
Công ty xăng dầu khu vực III là một công ty lớn, do vậy bộ máy kế toán đã được xây dựng khá hoàn chỉnh. Song công ty nên chú ý thêm đối với những vấn đề sau:
- Tuyển thêm nhân sự về kế toán nhằm giảm bớt áp lực công việc cho kế toán viên, nhất là khi kết thúc niên độ kế toán, công việc của kế toán viên rất nhiều.
- Tăng cường giám sát khâu tuyển dụng đội ngũ kế toán của các cửa hàng trực thuộc, kiểm tra thường xuyên công tác kế toán tại cửa hàng .
3.2. Đánh giá tổ chức công tác kế toán.
3.2.1.Ưu điểm.
Qua thực tế cho thấy, công tác kế toán đã đảm bảo đúng yêu cầu thống nhất chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phạn khác có liên quan, đồng thời đảm bảo tính trung thực, hợp lí và kịp thời của thông tin kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý của ban giám đốc công ty. Ngoài ra, thông tin mà bộ phận kế toán công ty mang lại đã giúp cho các cơ quan quản lý cũng như Tổng công ty nắm bắt được tình hình hoạt động chung của công ty xăng dầu khu vực III.
Ngoài ra, công ty đã thực hiện đúng chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành: tổ chức mở sổ kế toán hợp lý, phản ánh nghiệp vụ chính xác và đầy đủ. Đặc biệt kế toán tại công ty đã được trang bị hệ thông mấy vi tính hiện đại để thực hiện công tác kế toán máy, giúp cho vệc cập nhật sổ sách kế toán được đơn giản, gọn nhẹ, khi cần vẫn có thể in ra để sử dụng. Nhờ đó mà số liệu được đảm bảo an toàn, kế toán viên cũng giảm bớt công việc.
Công ty chọn hình thức sổ kế toán là nhật kí chung, rất phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn và sử dụng hệ thống kế toán máy.Bên cạnh đó, các nghiệp vụ đặc thù cũng được quy định cụ thể giúp cho việc vận dụng của kế toán viên được nhanh hơn. Công ty cũng có sổ kế toán riêng cho việc theo dõi các khoản mục có gốc ngoại tệ xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty là
thường xuyên diễn ra các nghiệp vụ tam nhập tái xuất hoặc bán cho tàu biển nước ngoài.
Ngoài ra, hệ thống báo cáo của công ty rất đầy đủ và rõ ràng, có tính khoa học. Các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị được lập đinh kì giúp cho công tác quản lý được tốt hơn.
3.2.2.Nhược điểm
Do đặc thù của ngành xăng dầu tất phức tạp nên gây khó khăn cho việc theo dõi, nên công tác kế toán của công ty vẫn còn một só thiếu sót như sau:
- Do công ty là một đơn vị thương mại với nhiều cửa hàng phụ thuộc nên khâu luân chuyển chứng từ còn chậm chạp, gây khó khăn cho phòng kế toán trong việc câp nhật, không đảm bảo tính kịp thời của thông tin.
- Công ty chưa có hệ thống sổ nhật kí đặc biệt theo dõi mua hàng và bán hàng trong khi số lượng nghiệp vụ này là rất lớn.
- Chi phí vận chuyển, mua hàng phải trả người bán công ty cho vào TK 156 cùng với giá mua. TK 1562 không phản ánh chi phí mua hàng mà phản ánh chênh lệch giữa giá gốc và giá hạch toán. Điều này là theo quy định của Tổng công ty, song lại mâu thuẫn với chế độ kế toán .
3.2.3.Kiến nghị.
Để khắc phục những hạn chế ở trên công ty nên chú trọng đến một số biện pháp sau:
- Hoàn thiện các chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ tạo điều kiện theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất trong ngày cũng như nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác, tạo điều kiện tốt cho công tác kiểm tra, đối chiếu, thống kê
- Hoàn thiện việc sử dụng hệ thống tài khoản của công ty: Tách riêng chi phí quản lý, chi phí thu mua ra khỏi chi phí bán hàng.
Công ty nên sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp như chế độ quy định vì bản chất của hai khoản mục chi phí này là khác nhau. Việc tách ra này sẽ giúp kế toán chi phí xác định được chính xác kết quả, kiểm soát và hạn chế những khoản chi không đúng mục đích và không hợp lý.
Với chi phí thu mua hàng hóa, công ty nên sử dụng TK 1562 - Chi phí mua hàng để hạch toán riêng các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa,…
- Ngoài kiểm tra định kỳ, cần tiến hành kiểm tra đột xuất các cửa hàng, đại lý về việc chấp hành các quy định của công ty về quản lý tài chính, kế toán, thống kê, tình hình công nợ và thu nộp tiền hàng, kiểm tra lượng hàng tồn kho thực tế và tồn kho trên sổ sách.
- Hiện nay công ty chưa có báo cáo công nợ theo tuổi nợ do đó đã gây hạn chế trong việc quản lý, theo dõi, đôn đốc thu hồi nợ. Vì vậy, công ty cần sớm xây dựng chính sách chung về hạn mức tín dụng (gồm cả thời gian và giá trị) theo khả năng thực tế của từng khách hàng, theo đó việc bán hàng và kiểm soát công nợ của khách hàng phải tuân thủ theo hạn mức tín dụng trên.
- Đối với các cửa hàng, đại lý trực thuộc công ty, công ty nên xây dựng định mức tồn quỹ vừa đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh cho các cửa hàng đồng thời vừa đảm bảo an toàn về tài chính cho công ty.