2.3.2.1. Luân chuyển chứng từ và kế toán chi tiết
35
Sơ đồ 2.5: Quy trình thu tiền bán hàng
Với quy mô thuộc loại vừa và nhỏ, các nghiệp vụ về vốn bằng tiền tương đối đơn giản, công ty sử dụng hệ thống luân chuyển chứng từ bằng cả phần mềm lẫn thủ công để hạch toán chi tiết vốn bằng tiền cũng như các khoản thanh toán.
Hệ thống sổ sách thủ công chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt tại quỹ, bao gồm số quỹ tiền mặt, số ghi phiếu chi, phiếu thu, tạm ứng. Hệ thống số sách quản lý bằng phần mềm bao gồm sổ cái các tài khoản 111, 112,131,331, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Bảng kê công nợ phải thu/phải trả, Bảng kê chứng từ.
Sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh về thu và chi tiền diễn ra hàng
36
Hình 2.4: Sổ quỹ tiền mặt
Phiếu thu/phiếu chi: Là chứng từ sử dụng đối với các nghiệp vụ thu/chi tiền tương
ứng, là cơ sở để đối chứng với việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt.
37
Sổ cái các tài khoản 111,112,131,331: Quản lý các nghiệp vụ có liên quan tới tài
khoản tương ứng. Các tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản theo các tiêu chí khác nhau: khách hàng,…
Các chứng từ khác có liên quan: các chứng từ hàng hóa, ngân hàng,…
2.3.2.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ và TGNH
Tiền mặt tại quỹ và TGNH là một trong những tài sản thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào, được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau như thanh toán các khoản nợ, mưa sắm vật tư hay trả lương cho người lao động. Chính vì vậy, việc quản lý và kiểm soát nguồn lực này một cách hợp lý là yêu cầu đặt ra cho bộ phận tài chính kế toán. Các tài khoản sử dụng: TK 111, TK 112
a. Hạch toán tiền mặt tại quỹ
Việc thu, chi tiền tại quỹ của công ty được thực hiện thông qua lệnh thu, lệnh chi, tuy nhiên quá trình này không được chứng từ hóa mà chủ yếu là thỏa thuận bằng miệng. Sau khi được sự đồng ý của giám đốc và kế toán trưởng, kế toán viên tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi này để thực hiện việc xuất quỹ hoặc nhập quỹ. Thủ quỹ có trách nhiệm xác nhận về việc chi tiền hay thu tiền trên phiếu chi, phiếu thu. Căn cứ vào đó, kế toán viên tiến hành ghi sổ để phản ảnh nghiệp vụ.
Khi thu tiền về để nhập quỹ, phiếu thu đã được xác nhận, kế toán ghi: Nợ TK 111
Có TK đối ứng
Khi chi tiền cho các hoạt động cụ thể, phiếu chi đã được xác nhận, kế toán ghi: Nợ TK đối ứng
38
Hình 2.6: Sổ cái TK 111
b. Hạch toán TGNH
Kế toán viên của công ty hạch toán tăng giảm TGNH căn cứ vào các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc.
Khi nhận được “Giấy báo Có”, kế toán ghi: Nợ TK 112
Có TK đối ứng
Khi nhận được “Giấy báo Nợ”, kế toán ghi: Nợ TK đối ứng
39
Tuy nhiên, khi nhận được các chứng từ như trên, kế toán viên phải tiến hành kiểm tra, đối chiều với chứng từ gốc kém theo, so sánh với giá trị ghi trên sổ sách. Khi phát hiện chênh lệch giữa giá trị sổ sách tài khoản 112 và giấy tờ của ngân hàng, kế toán sẽ báo lại với phía ngân hàng, cùng tiến hành rà soát và đưa ra phương án để xử lý chênh lệch.
Với các nghiệp vụ về TGNH, kế toán viên cập nhật và phản ánh vào sổ chi tiết tiền mặt, TGNH.
40
2.3.2.2. Kế toán các khoản thanh toán phải thu, phải trả (với khách hàng và người bán)
Mua hàng, bán hàng là hoạt động cơ bản của doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh. Trong xu thế chung của nền kinh tế và cũng là để tạo ra sự linh hoạt trong quản trị dòng tiền, chính sách mua hàng và bán hàng của công ty TNHH Gạch men sứ Thanh Hải cũng đề cập tới các hình thức mua bán chịu. Trên cơ sở đó, kế toán có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản phải thu, phải trả để đảm bảo doanh nghiệp duy trì được một dòng tiền dương và ổn định.
Tài khoản sử dụng: TK 131, TK 331 (chi tiết theo từng khách hàng)
Các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán vào sổ cái TK 131, TK 331 và các bảng kê công nợ phải thu, phải trả.
a. Hạch toán các khoản phải thu
Các khoản phải thu bao gồm rất nhiều khoản, tuy nhiên do phạm vi giới hạn nên công trình tiếp cận ở phương diện là các khoản phải thu đối với khách hàng (khách hàng trả chậm) và nhà cung cấp (ứng trước cho người bán).
Khách hàng trả chậm: dựa trên hóa đơn đã được lập khi đã xác định phát sinh doanh thu, kế toán ghi sổ Nợ TK 131 và có các TK đối ứng sau khi đã hạch toán doanh thu.
Ứng trước cho người bán: dựa vào chứng từ được cung cấp từ người bán, kế toán
41
Hình 2.8: Sổ cái TK 131
a. Hạch toán các khoản phải trả
Kế toán các khoản phải trả bao gồm các khoản phải trả người bán (mua chịu) và các khoản mà khách hàng ứng trước.
Khách hàng ứng trước: căn cứ vào đơn đặt hàng, phiếu thu tiền, giấy báo Có của
ngân hàng,…kế toán xác định khoản ứng trước của khách hàng, ghi sổ Nợ TK đối ứng, Có TK 131.
Mua chịu từ nhà cung cấp: dựa vào hóa đơn mà người bán phát hành, phiếu nhập
kho, biên bản giao nhận hoặc có thể là ước tính của kế toán; kế toán xác định khoản phải trả cho nhà cung cấp, ghi sổ Nợ TK đối ứng, Có TK 331.
42
Hình 2.9: Sổ cái TK 131
2.3.2.4. Kế toán các khoản thuế phải nộp Ngân sách Nhà nước
Kế toán các khoản thuế phải nộp là công việc chính trong quá trình lập các tờ khai thuế, báo cáo thuế và đây cũng là một trong những hoạt động trọng yếu của phòng tài chính kế toán. Việc đảm bảo kê khai minh bạch và chính xác các khoản thuế phải nộp là yêu cầu mà công ty đặt ra đối với bộ phận kế toán.
a. Tài khoản sử dụng
43
- TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt - TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
- TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân - TK 3336: Thuế tài nguyên
- TK 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất - TK 3338: Các loại thuế khác
- TK 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác b. Phương pháp hạch toán
Doanh nghiệp thực hiện hạch toán các loại thuế trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 14/9/2006. c. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
Ngoài các chứng từ phổ biến như tờ khai thuế, các chứng từ mua bán hàng hóa, công ty TNHH Thanh Hải cũng sử dụng các hệ thống bảng thuế, báo cáo thuế GTGT,…
44
Hình 2.10: Bảng kê các khoản thuế phải nộp Nhà nƣớc
45
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH GẠCH MEN SỨ THANH HẢI
Nền kinh tế luôn vận động và phát triển không ngừng. Những biến động của nền kinh tế vĩ mô ngày càng ảnh hưởng rõ rệt tới hoạt động kinh doanh của công ty. Do đó, bên cạnh những thuận lợi công ty phải đương đầu không ít khó khăn do những yếu tố khách quan của thị trường và các yếu tố chủ quan khác. Mặc dù vậy, với tiềm năng sẵn có cùng với sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty và sự năng động, sáng tạo, nhiệt tình của công nhân viên, công ty đã đạt được một số thành tựu trong kinh doanh, duy trì được hoạt động sản xuất – kinh doanh trong thời buổi khó khăn và “trầm lắng” của nền kinh tế. Bên cạnh việc tìm ra những phương án sản xuất kinh doanh nhằm thích nghi với những biến động của nền kinh tế, chính sách tinh gọn hóa bộ máy quản lý, trong đó có bộ phận tài chính kế toán cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí không nhỏ.
Trong tình hình đó, bộ phận kế toán của công ty cũng đã thể hiện được trách nhiệm của mình trong quản lý và kiểm soát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoạt động kế toán trong công ty cũng còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục.