Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán chủ yếu theo hình thức Nhật kí chung. Đây là hình thức phù hợp với đặc điểm và hoạt động kinh doanh của công ty, thuận lợi cho việc ghi chép, theo dõi, kiểm tra đối chiếu trong việc thực hiện công tác kế toán của công ty và sử dụng kĩ thuật vi tính, sử dụng phần mềm kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ nhật ký, mà trọng tâm là Sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức Nhật ký chung bao gồm:
- Sổ Nhật ký chung: bảo quản chứng từ bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo
thời gian, định khoản kế toán làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
- Nhật ký đặc biệt: công ty đã sử dụng nhật ký đặc biệt như: Sổ nhật ký thu chi -
tiền mặt, sổ nhật ký thu chi tiền gửi ngân hàng. Nhật ký đặc biệt có tác dụng định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và định kỳ đặc biệt thì thôi không ghi vào sổ nhật ký chung và ngược lại.
26
- Các sổ hạch toán chi tiết: Để ghi và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế cần theo dõi
một các chi tiết.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức hạch toán theo hình thức Nhật kí chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu
Chứng từ gốc
Nhật kí chung
Sổ cái
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo tài chính
Nhật kí đặc biệt Sổ kế toán chi tiết
27
Hình 2.1: Sổ Nhật ký chung
2.2.5. Tổ chức hệ thông báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính của công ty được trình bày bằng Đồng Việt Nam, được lập theo hướng dẫn của "Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp Việt Nam" ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành.
Bao gồm: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DNN )
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DNN ) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DNN )
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DNN )
Báo cáo quản trị: Các báo cáo bộ phận bao gồm: Báo cáo về chi phí, doanh thu, kết quả thu nhập của các bộ phận kinh doanh.
28
2.3. Đặc điểm kế toán các phần hành chủ yếu tại công ty TNHH Gạch men sứ Thanh Hải Thanh Hải
2.3.1. Kế toán TSCĐ tại công ty
2.3.1.1. Phân loại TSCĐ
Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn (10 triệu trở lên), có thời gian sử dụng dài trên 1 năm, tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và giá trị của tài sản được chuyển dịch vào giá trị của sản phẩm.
Tài sản cố định của công ty bao gồm:
- Nhà cửa và kiến trúc: Nhà làm việc, trụ sở công ty, nhà kho... - Máy móc thiết bị: Máy trộn, máy nhào...
- Phương tiện vận tải: Ô tô, xe tải...
- Thiết bị, dụng cụ quản lý: Máy in, máy vi tính...
Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ (01- TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (02- TSCĐ)
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (03- TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (04- TSCĐ)
- Biên bản kiểm kê TSCĐ (05- TSCĐ)
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (06- TSCĐ)
Tài khoản sử dụng
- TK 211: TSCĐ
- TK 2111: TSCĐ hữu hình - TK 2112: TSCĐ vô hình - TK 2113: TSCĐ thuê tài chính
29
- TK 214: Hao mòn TSCĐ
- TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình - TK 2142: Hao mòn TSCĐ vô hình - TK 2143: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính
2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ và kế toán chi tiết TSCĐ
Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng, giảm tài sản cố định
(1) (2) (3)
Để hạch toán chi tiết TSCĐ, Công ty sử dụng các sổ sau đây:
Thẻ TSCĐ
TSCĐ là những tư liệu sản xuất có giá trị lớn, qua quá trình sử dụng không biến đổi hình thái vật chất và giá trị của nó sẽ dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Vì vậy, Thẻ TSCĐ vừa là một chứng từ vừa là sổ chi tiết để theo dõi từng TSCĐ về nguyên giá, hao mòn, nơi quản lý sử dụng, công suất, diện tích thiết kế...
Chủ sở hữu, Ban giám đốc Nghiệp vụ TSCĐ Quyết định tăng, giảm TSCĐ Hội đồng giao nhận Giao nhận tài sản và lập các biên bản liên quan Kế toán TSCĐ Lập hoặc hủy thẻ TS, lập bảng tính phân bổ KHTSCĐ, ghi sổ kế toán Bảo quản, lưu trữ
30
Thẻ TSCĐ được lập khi bàn giao TSCĐ và căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ để lập. Mỗi một TSCĐ có một thẻ TSCĐ. Thẻ TSCĐ được đánh số liên tục từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
- Phương pháp ghi sổ:
Khi đơn vị có một TSCĐ mới thì, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán chi tiết TSCĐ sẽ lập thẻ TSCĐ (ghi tất cả các thông tin lên Thẻ TSCĐ trừ dòng “ Đình chỉ sử dụng...” và dòng “ Ghi giảm TSCĐ...” để theo dõi tình hình cụ thể của từng TSCĐ . Cuối năm tài chính, kế toán sẽ tổng hợp số khấu hao của từng TSCĐ để ghi lên cột “Giá trị hao mòn” và cộng dồn số khấu hao để theo dõi được giá trị còn lại của từng TSCĐ. Khi ngưng sử dụng TSCĐ, kế toán sẽ ghi vào dòng “Đình chỉ sử dụng...” và khi thanh lý TSCĐ, thì căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán sẽ ghi vào dòng “Ghi giảm TSCĐ...”
Sổ TSCĐ
Đây là sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Sổ này được dùng để theo dõi từng loại TSCĐ cho toàn doanh nghiệp như: Máy móc thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn... Mỗi loại sử dụng một quyển hoặc một số trang sổ tùy thuộc vào loại TSCĐ đó.
- Phương pháp ghi sổ:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ tăng TSCĐ: Biên bản giao nhận, Thẻ TSCĐ, kế toán chi tiết sẽ ghi vào sổ TSCĐ và tính mức khấu hao trung bình hằng năm; căn cứ vào các chứng từ giảm TSCĐ: Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ, Hóa đơn... kế toán chi tiết TSCĐ sẽ ghi vào các cột ghi giảm TSCĐ. Cuối mỗi trang sổ kế toán cộng lũy kế để chuyển sang trang sau.
31
Hình 2.2: Báo cáo chi tiết TSCĐ
Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng
Mỗi phòng, ban (bộ phận) trong Công ty đều sử dụng một số lượng TSCĐ nhất định. Vì vậy, để quản lý và theo dõi tình hình sử dụng những TSCĐ trên, kế toán mở sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng.
Sổ này được mở cho từng đơn vị sử dụng, mỗi đơn vị sử dụng mở một số. Hằng ngày, căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán sẽ ghi vào cột Tăng TSCĐ, căn cứ vào biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ ghi vào cột Giảm TSCĐ theo từng đơn vị sử dụng.
Bảng tổng hợp chi tiết tình hình tăng, giảm TSCĐ
Cuối quý, căn cứ vào sổ TSCĐ, kế toán chi tiết TSCĐ sẽ lập bảng tổng hợp chi tiết tình hình tăng, giảm TSCĐ theo từng loại TSCĐ: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính.
2.3.1.3. Kế toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ
● Kế toán tổng hợp tăng TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình
Trong Công ty có nhiều trường hợp tăng TSCĐ như: xây dựng nhà xưởng, mua sắm máy móc, thiết bị, các đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng TSCĐ, được biếu tặng.. từng trường hợp tăng TSCĐ đều được kế toán phản ánh đầy đủ kịp thời trên cơ sở các
32
chứng từ như hoá đơn mua sắm TSCĐ, các hoá đơn chi tiết về các chi phí lắp đặt chạy thử và các tài liệu khác có liên quan.
● Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình
TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình của Công ty giảm đi do nhiều nguyên nhân khác nhau như: nhượng bán, thanh lý, mất mát, phát hiện thiếu khi kiểm kê, đem góp vốn liên doanh, điều chuyển cho đơn vị khác.... mọi trường hợp giảm đều phải làm đầy đủ tủ tục xác định đúng các khoản thiệt hại, chi phí thu nhập (nếu có) và tuỳ trường hợp cụ thể để kế toán ghi sổ.
2.3.1.4. Kế toán khấu hao TSCĐ
Chi phí khấu hao là một trong những yếu tố cấu thành chi phí vì vậy việc sử dụng phương pháp nào để tính và trích khấu hao có ảnh hưởng trực tiếp đến sựchính xác của việc tính tổng chi phí sản xuất kinh doanh, có nghĩa là ảnh hưởng đến giá thành và giá bán sản phẩm. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành tính và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận. Để đơn giản công ty sử dụng phương pháp khấu hao tuyến tính (hay phương pháp khấu hao đường thẳng).
Theo phương pháp này kế toán sử dụng thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ để trích khấu hao theo công thức:
Chứng từ kế toán
Để hạch toán hao mòn TSCĐ, Công ty sử dụng chứng từ kế toán như: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ...
33
Hình 2.3: Bảng tính khấu hao
Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
2.3.1.5. Kế toán sửa chữa TSCĐ
Trong quá trình sản xuất kinh doanh nhiều tài sản mà chủ yếu là các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải của công ty bị hư hỏng nặng phải tiến hành sửa chữa vàthay thế một số bộ phận.
Sửa chữa TSCĐ gồm:
- Sửa chữa nhỏ: Chi phí sửa chữa không lớn, được hạch toán trực tiếpvào các bộ
phận sử dụng TSCĐ.
- Sửa c h ữa lớ n: Chi phí sửa chữa cao thời gian dài, tăng năng lựccông suất
của TSCĐ.Việc này cũng có thể do công nhân nhà máy sửa chữa, cũng cóthể phải thuê ngoài. Chứng từ để phản ánh công việc sửa chữa lớn hoàn thành là “Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành”. Công ty sử dụng TK2413 để phản ánh các chi phí sửa chữa lớn phát sinh, công ty không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn.
34
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản:
Nợ TK 627: Nếu dùng TSCĐ cho hoạt động sản xuất. Nợ TK 642: Nếu dùng TSCĐ cho hoạt động quản lý.
Có TK 334, 338,152…. – Chi phí sửa chữa.
+ Kế toán tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa TSCĐ: Nợ TK 2413: Chi phí sửa chữa thực tế phát sinh.
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 331: Tổng số tiền phải trả người cung cấp. Có TK 111, 112, 152…. Công ty tự sửa chữa. + Kết chuyển chi phí sửa chữa khi hoàn thành:
Nợ TK 335: Giá thành sửa chữa trong kế hoạch.
Nợ TK 242: Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch (nếu lớn).
Nợ TK 627,642: Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch (nếu nhỏ, chỉ liên quan đến 1 năm tài chính).
Có TK 2413: Giá thành sửa chữa thực tế phát sinh.
2.3.2. Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại công ty
2.3.2.1. Luân chuyển chứng từ và kế toán chi tiết
35
Sơ đồ 2.5: Quy trình thu tiền bán hàng
Với quy mô thuộc loại vừa và nhỏ, các nghiệp vụ về vốn bằng tiền tương đối đơn giản, công ty sử dụng hệ thống luân chuyển chứng từ bằng cả phần mềm lẫn thủ công để hạch toán chi tiết vốn bằng tiền cũng như các khoản thanh toán.
Hệ thống sổ sách thủ công chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt tại quỹ, bao gồm số quỹ tiền mặt, số ghi phiếu chi, phiếu thu, tạm ứng. Hệ thống số sách quản lý bằng phần mềm bao gồm sổ cái các tài khoản 111, 112,131,331, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Bảng kê công nợ phải thu/phải trả, Bảng kê chứng từ.
Sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh về thu và chi tiền diễn ra hàng
36
Hình 2.4: Sổ quỹ tiền mặt
Phiếu thu/phiếu chi: Là chứng từ sử dụng đối với các nghiệp vụ thu/chi tiền tương
ứng, là cơ sở để đối chứng với việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt.
37
Sổ cái các tài khoản 111,112,131,331: Quản lý các nghiệp vụ có liên quan tới tài
khoản tương ứng. Các tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản theo các tiêu chí khác nhau: khách hàng,…
Các chứng từ khác có liên quan: các chứng từ hàng hóa, ngân hàng,…
2.3.2.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ và TGNH
Tiền mặt tại quỹ và TGNH là một trong những tài sản thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào, được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau như thanh toán các khoản nợ, mưa sắm vật tư hay trả lương cho người lao động. Chính vì vậy, việc quản lý và kiểm soát nguồn lực này một cách hợp lý là yêu cầu đặt ra cho bộ phận tài chính kế toán. Các tài khoản sử dụng: TK 111, TK 112
a. Hạch toán tiền mặt tại quỹ
Việc thu, chi tiền tại quỹ của công ty được thực hiện thông qua lệnh thu, lệnh chi, tuy nhiên quá trình này không được chứng từ hóa mà chủ yếu là thỏa thuận bằng miệng. Sau khi được sự đồng ý của giám đốc và kế toán trưởng, kế toán viên tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi này để thực hiện việc xuất quỹ hoặc nhập quỹ. Thủ quỹ có trách nhiệm xác nhận về việc chi tiền hay thu tiền trên phiếu chi, phiếu thu. Căn cứ vào đó, kế toán viên tiến hành ghi sổ để phản ảnh nghiệp vụ.
Khi thu tiền về để nhập quỹ, phiếu thu đã được xác nhận, kế toán ghi: Nợ TK 111
Có TK đối ứng
Khi chi tiền cho các hoạt động cụ thể, phiếu chi đã được xác nhận, kế toán ghi: Nợ TK đối ứng
38
Hình 2.6: Sổ cái TK 111
b. Hạch toán TGNH
Kế toán viên của công ty hạch toán tăng giảm TGNH căn cứ vào các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc.
Khi nhận được “Giấy báo Có”, kế toán ghi: Nợ TK 112
Có TK đối ứng
Khi nhận được “Giấy báo Nợ”, kế toán ghi: Nợ TK đối ứng
39
Tuy nhiên, khi nhận được các chứng từ như trên, kế toán viên phải tiến hành kiểm tra, đối chiều với chứng từ gốc kém theo, so sánh với giá trị ghi trên sổ sách. Khi phát hiện chênh lệch giữa giá trị sổ sách tài khoản 112 và giấy tờ của ngân hàng, kế toán sẽ báo lại với phía ngân hàng, cùng tiến hành rà soát và đưa ra phương án để xử lý chênh lệch.
Với các nghiệp vụ về TGNH, kế toán viên cập nhật và phản ánh vào sổ chi tiết tiền mặt, TGNH.
40
2.3.2.2. Kế toán các khoản thanh toán phải thu, phải trả (với khách hàng và người bán)
Mua hàng, bán hàng là hoạt động cơ bản của doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh. Trong xu thế chung của nền kinh tế và cũng là để tạo ra sự linh hoạt trong quản trị dòng tiền, chính sách mua hàng và bán hàng của công ty TNHH Gạch men sứ Thanh Hải cũng đề cập tới các hình thức mua bán chịu. Trên cơ sở đó, kế toán có nhiệm vụ hạch toán đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản phải thu, phải trả để đảm bảo doanh nghiệp duy trì được một dòng tiền dương và ổn định.
Tài khoản sử dụng: TK 131, TK 331 (chi tiết theo từng khách hàng)
Các nghiệp vụ phát sinh được hạch toán vào sổ cái TK 131, TK 331 và các bảng kê công nợ phải thu, phải trả.