Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Thực Hằng
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Qua sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Thực Hằng ta thấy bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:
Bộ máy quản lý cấp cao của Công ty bao gồm HĐQT,một giám đốc, hai phó giám đốc và các phòng ban trực thuộc. Như vậy, người quản lý cao nhất là HĐQT. Giám đốc là người sử dụng tất cả các phương pháp kinh tế, hành chính, tổ chức... để điều khiển quản lý Công ty và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt hoạt động của Công ty trước HĐQT. Theo mô hình trên ta thấy:
+ Giám đốc Công ty: Là người điều hành quản lý chung, giữ vị trí quan trọng nhất và chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động, quản lý của Công ty trước pháp luật và HĐQT.
- Phòng kế toán sắp xếp từ 6 đến 7 người, có chức năng thực hiện, giám sát bằng tiền thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư cơ sở vật chất, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng Công ty. Giúp việc cho kế toán trưởng là có một phó phòng kế toán, các kế toán viên có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao, đồng thời phối hợp với các nhân viên kế toán dưới các trạm và các đơn vị kinh doanh.
Phòng kế toán ngoài chuyên môn nghiệp vụ được ban giám đốc giao cụ thể còn Ban Giám Đốc
Các Trạm TM Các Cửa Hàng Kế Toán
kiêm luôn các vấn đề về quản lý nhân sự, tổ chức lao động, thi hành các quyết định của HĐQT và ban giám đốc đề ra.
- Phòng kế hoạch sắp xếp từ 1 đến 2 người. có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc tổng hợp kế hoạch toàn diện của Công ty như : Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, thống kê tổng hợp số liệu thực hiện so với kế hoạch đề, giúp Giám đốc điều hành kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo.
Thực hiện hợp đồng trực tiếp mua bán với khách hàng, bán buôn trực tiếp, tìm hiểu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá cho Công ty. Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trước ban Giám đốc.
- Mỗi trạm sắp xếp từ 3 đến 4 người; trong đó có 1 trạm trưởng và 1 kế toán.
- Mỗi cửa hàng sắp xếp từ 4 đến 5 người; trong đó có 1 cửa hàng trưởng và 1 kế toán.
- Đơn vị tổ chức nhân sự kinh doanh theo vô( 1 năm có 3 vô : vụ Xuân, vụ Mùa, vụ Đông ). Căn cứ vào tình hình kinh doanh ban Giám đốc bố trí lại nhân sự sau khi kết thúc một vụ, tổng kết đánh giá kết quả sản xuất –kinh doanh của từng đơn vị để bố trí cho phù hợp vá đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh cho vụ tới.
Các đơn vị trực thuộc
Công ty TNHH VT&TM Thực Hằng bao gồm :04 phòng ban, 07 trạm cửa hàng, 01 cửa hàng Honda uỷ nhiệm và 03 cửa hàng Điện máy _Điện lạnh.
- Phòng ban giám đốc. - Phòng kế toán trưởng.
Ngoài chuyên môn nghiệp vụ được ban giám đốc giao cụ thể thì phòng còn có nhiệm vô :
Tuyển dụng nhân sự cho công ty.
Quản lý hồ sơ của các nhõn viên trong công ty. Quản lý khen thưởng, kỷ luật.
- Phòng tài chính kế toán
Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Nhà nước.
Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương.
Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định.
Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định. Thực hiện nghiệp vụ thanh toán.
Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và kiểm tra chuyên đề. - Phòng kế hoạch –kinh doanh
Tiếp nhận các đơn đặt hàng và giải quyết các đơn đặt hàng. Vạch ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh.
2.1.11. Cơ cấu phòng Kế toán
Sơ đồ tổ chức bô máy kế toán
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Thực Hằng
Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trưởng : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức
điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trưởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán XDCB sản xuất kinh doanh Kế toán ngân hàng kho bạc và nguồn vốn Kế toán thanh toán vốn bằng tiền Kế toán tổng hợp Thủ kho thủ quỹ Kế toán vật tư, nguyên vật liệu Kế toán lương BHXH , phí vệ sinh
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị trực thuộc kho bạc và nguồn vốn
chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp đối chiếu các số liệu từ kế toán chi tiết
tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và công ty…
- Kế toán vật tư, nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư,
sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào cuối tháng.
- Kế toán lương, BHXH, phí vệ sinh : Kiểm tra các thủ tục chứng từ thành toán
lương, nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành của các phòng ban, đơn vị, bộ phận. Quản lý theo dõi việc tạm ứng và thanh toán lương theo từng đối tượng. Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương và các khoản theo lương.
- Kế toán thanh toán vốn bằng tiên:
Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ.
Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau.
Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng. Theo dõi vay và thanh toán tiền vay theo từng khế ước vay. Theo dõi vay ngân hàng và tiền vay của các cá nhân, các đơn vị.
Theo dõi số dư tức thời của từng khế ước vay, từng đối tượng cho vay.
Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí.
Theo dõi khế ước ngân hàng (bảng kê khế ước vay, bảng tính lãi vay)
- Kế toán ngân hàng, kho bạc và nguồn vốn:
Ghi chép kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ tài chính phát sinh của đơn vị mình
Giám sát chặt chẽ các khoản tài chính thu chi , quá trình sử dụng tài sản của nh và của xã hội thông qua các khâu kiểm soát của kế toán
Cung cấp thông tin cho nhtw và các cơ quan quản lý nhà nước khác -tổ chức tốt công việc giao dịch với khách hàng
xây dựng cơ bản đồng thời tham mưu cho kế toán trưởng, giám đốc công ty về công tác kinh doanh ngoài dich vụ.
Kế toán thủ kho, thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ
tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
Căn cứ vào biên bản giao nhận vật tư phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiểm tra ký nhận vật tư, vào sổ kho, thẻ kho cập nhật số liệu rút số tồn kho vào cuối ngày, đối chiếu số liệu với kế toán vật tư.
Lập các báo cáo theo yêu cầu quản trị của đơn vị
2.1.12. CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TYHình thức kế toán áp dụng tại Công ty Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chứng từ ghi sổ
2.1.12.1. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Quy trình ghi chép sổ kế toán được tóm tắt như sau:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Thực Hằng
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Đối chiếu
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.1.12.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số liệu trên sổ cái được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính.
2.1.12.3. Các chính sách khác
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/12/xxxx đến 31/12/xxxx
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán đồng Việt Nam (Thực tế số dư quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH Ngoại Thương TP.HCM)
Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản Hạch toán theo giá mua. Phương pháp khấu hao áp dụng Phương pháp đường thẳng.
Tỷ lê tính khấu hao: Áp dụng theo QĐ 206/2013 /QT-BTC ngày 12/12/2013 . Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Tính theo giá thành sản xuất
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Theo giá mua Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng. Mẫu số áp dụng ban hành: theo quyết định 48/2006/ QĐ - BTC
Phương pháp tính giá thành: Phương pháp trực tiếp (giản đơn).
2.2: THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢNTRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THỰC HẰNG
2.2.1: Kế toán tiên lương trong các doanh nghiệp
2.2.1.1: Lao động và phân loại lao động :
Hiện nay công ty có 825 lao động, trong đó có 570 lao động trực tiếp và 255 lao động gián tiếp. Tỷ lệ lao động nam khá lớn chiếm tới 80%, nữ 20 %.
Trình độ đại học 98 người, trình độ cao đẳng 75 người, các trình độ khác 652 người. Phần lớn lao động của Công ty đều là những người chuyên tâm với công việc, ham học hỏi. Họ là những người có năng lực, nhạy bén trong công việc và không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghề nghịêp.
Phân loại lao động trong Công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Thực Hằng: Cách phân loại lao động trong Công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Thực Hằng là phân loại lao động theo quan hệ với quá trình kinh doanh, với cách phân loại này thì có 2 nhóm lao động gián tiếp và lao động trực tiếp.
+ Lao động trực tiếp là những người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình kinh doanh trong Công ty như bộ phận lái xe.
+ Lao động gián tiếp là bộ phận tham gia một cách gián tiếp vào quá trình hoạt động kinh doanh tại Công ty ví dụ: nhân viên kế toán, nhân viên nhân sự…
2.2.1.2: Các hình thức trả lương và chế độ tiền lương :
Do lao động có nhiều loại khác nhau và có tính chất công việc khác nhau, do đó tiền lương cũng có nhiều loại với tính chất khác nhau, vì việc tính lương và chi trả lương cho các đội ngũ cũng khác nhau. Bởi vậy cần phân loại và tính lương theo tiêu thức phù hợp.
Tại Công ty TNHH Vận Tải và Thương Mại Thực Hằng áp dụng hình thức trả lương theo doanh thu và theo thời gian. Hình thức trả lương theo doanh thu là hình thức tính lương theo tổng doanh thu của toàn công ty
Lương theo doanh thu = 22% trên tổng doanh thu
việc của công nhân viên. Có nghĩa là căn cứ vào số lượng làm việc, ngày công, giờ công và tiêu chuẩn thang lương theo cấp bậc của nhà nước quy định hoặc công ty quy định để thanh toán lương trả lương theo thời gian làm việc trong tháng bảng chấm công do cán bộ phụ trách hoặc do các trưởng phòng ghi theo quyết định về chấm công cuối tháng căn cứ vào thời gian làm việc thực tế quy ra công và những ngày nghỉ được hưỏng theo chế độ để tính lương phải trả.
Phản ánh lao động tiền lương là bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc trong tháng. Mục đích để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc nghỉ BHXH, để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Bảng chấm công này do đội phòng ban ghi hàng ngày việc ghi chép bảng chấm công do cán bộ phụ trách hoặc do các trưởng các văn phòng có trách nhiệm chấm công cho từng người làm việc của mình cuối tháng sẽ chuyển về văn phòng công ty cùng tất cả những đơn chứng khác cuối tháng căn cứ vào thời gian làm việc thực tế quy ra công và những ngày nghỉ được hưởng theo chế độ để tính lương phải trả.
2.2.1.3: Kế toán chi tiết tiền lương :
*Chứng từ sử dụng để theo dõi lao động :
Chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động và là cơ sở để thực hiện kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương, tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động vận dụng ở doanh nghiệp. Do đó doanh nghiệp vận dụng và lập các chứng từ ban đầu về lao động phải phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động.
- Để quản lý lao động về mặt số lượng, Phòng Nhân sự quản lý lao động theo bảng sau:
Đơn vị Họ và tên Ngày sinh Quê quán Trình độ
Kế toán Trần Kim Thu 24/4/1970 Hà Nội Thạc sỹ TCHC Trần Thị Chiều 13/2/1958 Hà Nội Đại học Phòng KD Nguyễn Văn An 17/6/1978 Hoà Bình Cao đẳng ... ... ... ...
riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của