2.2.1. Hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty.
Cụng ty TNHH XNK và Đầu tư Phương Thủy tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn tập trung. Mọi cụng việc đều được thực hiện tại phũng kế toỏn bao gồm từ thu thập số liệu đến ghi sổ kế toỏn, lập bỏo cỏo tài chớnh hàng quý, hàng năm.
SƠ ĐỒ 10: BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CễNG TYTNHH XNK và Đầu tư Phương Thủy TNHH XNK và Đầu tư Phương Thủy
Chức năng nhiệm vụ của phũng kế toỏn :
-Kế toỏn trưởng (kiờm kế toỏn tổng hợp): Cú nhiệm vụ tổ chức cụng tỏc kế toỏn tài chớnh và bộ mỏy kế toỏn phự hợp với loại hỡnh kinh doanh của Cụng ty; Hướng dẫn chỉ đạo đụn đốc kiểm tra cụng việc của nhõn viờn kế toỏn; Chịu trỏch nhiệm trước Cụng ty, cỏc cơ quan cấp trờn và phỏp luật về cụng việc thuộc trỏch nhiệm và quyền hạn của mỡnh.
Kế toỏn trưởng Thủ Thủ quỹ Kế toỏn kho Kế toỏn bỏn hàng Kế toỏn cụng nợ
Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ lập kế hoạch tài chớnh với Nhà nước. Là người trực tiếp bỏo cỏo cỏc thụng tin kinh tế tài chớnh với Giỏm đốc và cỏc cơ quan cú thẩm quyền khi họ yờu cầu.
Cuối thỏng, Kế toỏn trưởng cú nhiờm vụ tổng hợp cỏc phần hành kế toỏn để làm bỏo cỏo thuế.
-Kế toỏn cụng nợ : Tại Cụng ty, kế toỏn cụng nợ thanh toỏn tiền nợ cho cỏc nhà cung cấp theo hợp đồng kinh tế và được kế toỏn thanh toỏn lập cỏc bỏo cỏo cụng nợ phải trả; Làm cỏc thủ tục thanh toỏn cho nhà cung cấp như viết giấy đề nghị thanh toỏn; Ủy nhiệm chi cựng với sổ cụng nợ để trỡnh ký và sau đú chuyển cho kế toỏn ngõn hàng để chuyển chứng từ thanh toỏn đi ngõn hàng. Những thanh toỏn cụng nợ bằng tiền mặt thỡ cũng từ chứng từ được phờ duyệt kế toỏn thanh toỏn lập phiếu chi và chuyển cho kế toỏn ngõn hàng chi tiền.
- Kế toỏn bỏn hàng: Cú nhiệm vụ theo dừi kiểm tra cỏc nghiệp vụ bỏn hàng, lập bộ chứng từ gồm Phiếu xuất kho, húa đơn GTGT, phiếu thu, kết hợp với kế toỏn kho và kế toỏn thanh toỏn để theo dừi doanh thu trong kỳ.
-Kế toỏn kho: Hệ thống toỏn kho được thực hiện bởi một kế toỏn nhập xuất và tập hợp chứng từ vào phần mềm kế toỏn. Hệ thống kế toỏn kho được phối hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh để cung cấp thụng tin kịp thời cho cụng tỏc mua hàng dự trữ cũng như bỏn hàng cho Cụng ty. Hệ thống kho cũng phối hợp chặt chẽ với kế toỏn cụng nợ trong việc kiểm tra cụng nợ với nhà cung cấp.
Kế toỏn kho cũng cú nhiệm vụ làm bỏo cỏo nhập - xuất - tồn kho cho Ban Giỏm đốc.
Tuy cú sự phõn chia giữa cỏc phần hành kế toỏn, mỗi nhõn viờn trong bộ phận kế toỏn đảm nhận một cụng việc nhưng giữa cỏc bộ phận đều cú sự kết hợp hài hũa, hỗ trợ giỳp đỡ nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ chung. Việc hạch toỏn chớnh xỏc, trung thực cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tạo điều kiện cho kế toỏn tổng hợp xỏc định đỳng kết quả kinh doanh.
2.2.2. Hỡnh thức tổ chức kế toỏn ỏp dụng tại cụng tyCỏc chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty: Cỏc chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty:
- Cụng ty ỏp dụng chế độ kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC.
- Niờn độ kế toỏn: Cụng ty ỏp dụng niờn độ kế toỏn từ 1/1 đến 31/12 hàng năm ( năm dương lịch)
- Đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toỏn: Việt Nam Đồng (VNĐ)
- Phương phỏp tớnh giỏ vật liệu xuất kho: Theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền.
- Hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn - Cụng ty kờ khai thuế GTGT: theo phương phỏp khấu trừ
- Phương phỏp khấu hao TSCĐ đang ỏp dụng: Theo phương phỏp đường thẳng
2.2.3. Tổ chức vận dụng Hệ thống chứng từ kế toỏn
Để đảm bảo cụng tỏc kế toỏn được tiến hành một cỏch thường xuyờn và liờn tục nờn cụng ty đó đăng ký sử dụng cỏc chứng từ kế toỏn trong hệ thống chứng từ kế toỏn do Bộ Tài Chớnh ban hành. Đú là:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT) - Bảng kờ mua hàng (mẫu 06 - VT)
- Bảng phõn bổ nguyờn liệu, vật liệu, cụng cụ, dụng cụ (mẫu 07- VT) - Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ (06-TSCĐ)
- Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản trớch theo lương (mẫu 10 – LĐTL) - Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội (mẫu số 11- LĐTL) - Húa đơn GTGT (01-GTGT)
- Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT) - Phiếu thu (01-TT)
- Phiếu chi (02-TT)
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn
Cụng ty sử dụng hầu hết cỏc tài khoản thuộc hệ thống tài khoản kế toỏn mới nhất do Bộ Tài Chớnh ban hành.
Việc tổ chức hệ thống tài khoản và nội dung ghi chộp cỏc tỡa khoản tại cụng ty phự hợp và tuõn thủ đỳng theo cỏc quy định của nhà nước và tỡnh hỡnh thực tế của cụng ty. Hệ thống tài khoản của cụng ty tương đối đầy dủ và cụ thể.
2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sỏch kế toỏn
Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức ghi sổ là nhật ký chung ,bao gồm:
- Sổ cỏi: Là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để tập hợp cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh theo tài khoản tổng hợp.
- Sổ nhật ký chung: dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian,quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với sổ cỏi.
- Cỏc sổ kế toỏn chi tiết như: nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ, thành phẩm, TSCĐ…