2.2.2.1. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản phải trích theo lương
a. Chứng từ sử dụng tại Công ty TNHH Công Nghệ Thương Mại Sông Mã
+ Bảng chấm công
+ Phiếu chi và các chứng từ có liên quan + Phiếu nghỉ hưởng BHXH
+ Bảng thanh toán tiền lương
+ Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương
• Bảng chấm công
Phòng kế toán sẽ theo dõi lao động và thời gian lao động theo “Bảng chấm công” theo từng phòng ban, bộ phận có sự rà soát và xác nhận của các trưởng phòng ban, bộ phận đó.
Hàng ngày căn cứ vào số người lao động thực tế tại các phòng ban theo dõi chấm công cho từng cán bộ công nhân viên. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công để làm cơ sở chấm công cho từng người.
- Nguyên tắc của bảng chấm công:
+ Mỗi ngày đi làm bình thường ghi một dòng + Học, họp một ngày do công ty chỉ định + Một ngày nghỉ phép tính một công
Cơ sở lập bảng chấm công: Căn cứ vào giấy nghỉ ốm, phép và số ngày đi làm của cán bộ công nhân viên.
• Bảng thanh toán tiền lương
Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lương dựa vào những ký hiệu chấm công trong bảng của từng người để tính ra số lượng của từng loại tương ứng. Kế toán tiền lương dựa vào số ngày công quy ra của từng người để đưa vào bảng thanh toán lương. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động, tính lương cho từng bộ phận khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian, hưởng lương theo sản phẩm.
Bộ phận kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán lương cho từng phòng ban trong Công ty, sau đó lập bảng tổng hợp tiền lương cho toàn Công ty.
• Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH dùng để phân bổ tiền lương, công thực tế phải trả ( gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, học, họp, phép), BHXH, BHYT, BHTN phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương của các bộ phận, phòng ban và của toàn công ty.Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN kế toán sẽ lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
b. Tài khoản sử dụng
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán giữa công ty và người lao động về các khoản tiền lương, tiền phụ cấp, tiền thưởng và các khoản thuộc về thu nhập của người lao động.
Kết cấu
Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Bên Có:- Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Số dư bên Nợ (cá biệt): Số tiền đã trả quá số phải trả cho người lao động. TK 334 có 2 TK cấp 2:
+ TK 3341: Phải trả công nhân viên + TK 3348: Phải trả người lao động khác
TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tại công ty.
Kết cấu
Bên Nợ: - Các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ phải nộp Các khoản trợ cấp BHXH trả cho công nhân viên
Bên Có: - Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định Nhận kinh phí về thanh toán trợ cấp BHXH cho người lao động
Số dư bên Có: Số còn phải nộp về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đến cuối kỳ Số dư bên Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chia chưa được thanh toán Các TK cấp 2 của TK 338 mà công ty sử dụng:
+ TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế
+ TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
các khoản phải trích theo lương tại Công ty TNHH Công Nghệ Thương Mại Sông Mã
Công ty TNHH Công Nghệ Thương Mại Sông Mã không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất
+ Hàng tháng tính tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải trả cho công nhân viên: Nợ TK 622: Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất
Nợ TK 627: Phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 642: Phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Phải trả cho công nhân xây dựng cơ bản Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả
+ Tính tiền thưởng phải trả cho nhân viên từ quỹ khen thưởng ( thưởng thi đua, thưởng cuối năm):
Nợ TK 353
Có TK 334
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên tính vào chi phí sản xuất:
Nợ TK 622, 627, 642 Có TK 338
+ Trích BHXH phải trả cho công nhân viên nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động:
Nợ TK 338
Có TK 334(8)
+ Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân viên: Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ
Có TK 141: Số tạm ứng chi không hết trừ vào lương Có TK 138(8): Các khoản bồi thường vật chất
Có TK 338: Trừ vào lương BHXH, BHYT, BHTN (theo tỷ lệ quy định 9,5%)
+ Xuất quỹ trả lương (hoặc tạm ứng lương kỳ I) và các khoản khác cho công nhân viên:
Có TK 111, 112: Số tiền thanh toán thực tế
+ Nộp quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ hoặc chi tiền quỹ BHXH, KPCĐ tại công ty:
Nợ TK 338
Có TK 111, 112
+ BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp bù:
Nợ TK 111, 112: Số tiền được cấp bù đã nhận Có TK 338 (3382, 3383): Số được cấp bù
+ Cuối kỳ kết chuyển số tiền lương công nhân viên đi vắng chưa lĩnh: Nợ TK 334: Ghi giảm số phải trả cho người lao động
Có TK 338 (3388): Ghi tăng số phải trả khác
d. Sổ sách kế toán sử dụng
+ Sổ chi tiết tài khoản 334, 338 + Sổ cái tài khoản 334, 338 + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Quy trình sổ sách kế toán tiền lương
Hình thức sổ kế toán công ty sử dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Vì vậy công ty tuân thủ trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán exel nên việc sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ thuận tiện và phù hợp. Việc hạch toán tiền lương trong công ty rất thanh lọc, gọn nhẹ và đơn giản do quy mô và tính chất của công ty.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Giấy nghỉ ốm, học, họp, phép Bảng chấm công Bảng thanh toán lương bộ phận Bảng phân bổ TL và BHXH Bảng thanh toán lương toàn công ty Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty TNHH CN&TM Sông Mã
Bảng Chấm Công Mẫu số 01a – LĐTL
Tháng 12 năm 2013 (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC Phòng xây dựng cơ bản ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng- BTC)
T
T Họ Tên Ngày Trong Tháng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 81 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
1 Nguyễn Văn Hoàng X x x C x x x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
2 Nguyễn Quang Chiến X x x C x x x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x P x x x 26
3 Nguyễn Ngọc Loan X x x C x x x x x X C x X x X x x C x x kl kl x x C x x x x x x 24
4 Nguyễn Quốc Hưng X x x C x x x x x kl C kl X x X x x C x x x x x x C x x kl kl x x 22
5 Trần Quốc Anh X x x C P x x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
6 Nguyễn Khắc Long X x x C x x x x K
l C x X x X x x C x x kl x x x C x x x x x x 24
7 Bùi Sỹ Phương X x x C x x x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
8 Nguyễn Đăng Hiển X x x C X X x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
9 Lê Xuân Cường X x x C X x x x P X C x X x X x x C x x x x x P C x x x x x x 26
Tổng 226
Chú thích: Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Chấm công : x Nghỉ phép : P Nghỉ không lương : KL
Chủ nhật : C ốm đau : Ô Tai Nạn : T
Làm 1/2 ngày : 1/2 Thai Sản : TS Họp : H Con ốm : CÔ Ngừng việc : N Nghỉ lễ : L
Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
Đơn vị : Công ty TNHH CN&TM Sông Mã
BẢNG CHẤM CÔNG Đơn vị: Phòng tài chính- kế toán Tháng 12 năm 2013
TT
HỌ VÀ TÊN
Bậc
lương Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 3 4 5 …. 2 9 30 31 Số công hưởng lương SP Số công hưởng lương TG Số công nghỉ việc hưởng 100% lương Sốcông nghỉ hưởng BHXH …… A B C D 1 2 3 4 5 …. 29 30 31 32 33 34 35 36 1 Phạm Thị Tuyết TP 4,98 x X X C x …. x x x 26
2 Ngô Thanh Thủy PP 4,4 x X X C x …. x x x 24
3 Dương Thanh Hằng NV 3,82 x X Cô C x …. x x Cô 24 02
4 Phạm Thị Lan NV 3,82 x X X C x …. x x x 24 5 Vũ Thị Bích Hồng NV 3,76 x Ô Ô C x …. x x x 24 02 6 Phạm Đức Tiến NV 3,55 x X X C x …. x x x 26 7 Hòang Thị Thu NV 3,55 x X X C x …. x x x 26 8 NguyễnQuốc Trung NV 3,55 x X X C x …. x x x 26 Cộng …. 200 02 02
Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chú thích: Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Chấm công : x Nghỉ phép : P Nghỉ không lương : KL
Chủ nhật : C ốm đau: Ô Tai Nạn : T
Làm 1/2 ngày : 1/2 Thai Sản :TS Họp : H
Đơn vị: Công ty TNHH CN&TM Sông Mã
Bảng Chấm Công Mẫu số 01a – LĐTL
Tháng 12 năm 2013 (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC Bộ phận văn phòng ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng- BTC)
T
T Họ Tên Ngày Trong Tháng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 81 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 Nguyễn Gia Đạt x x x C x x x x x x C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26 2 Nguyễn Văn Bình x x x C x x x x x x C x X x x x x C x x x x x x C x x x x x x 26 3 Nguyễn Khắc Hoan x x x C x x x x x x C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26 4 Đỗ Duy Quyên x x x C x x p x x kl C kl X x x p x C x x x x x x C x x x x x x 24 5 Nguyễn Khắc Dũng x x x C x x x x x x C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
6 Ngô Văn Lương x x x C x x x x x x C x x P P x x C x x x x x x C x x x x x x 24
7 Phạm Đức Duy x x x C x x x x X x C x x x x x x C x x x x x x C x x x x x x 26
8 Trần Quang Thắng x x x C x x x x X x C x x x x x x C x x x x x x C x x x x x x 26
9 Nguyễn Đức Ngọc x x x C x x x x X x C x x x x x x C x x x x x x C x x x x x x 26
Tổng 230
Chú thích: Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Chấm công : x Nghỉ phép : P Nghỉ không lương : KL
Chủ nhật : C ốm đau: : Ô Tai Nạn : T
Làm 1/2 ngày : 1/2 Thai Sản :TS Họp : H
Con ốm :Cô Ngừng việc : N Nghỉ lễ :L
Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt
* Nội dung:
Phản ánh số ngày công làm việc thực tế, số ngày nghỉ chế độ của từng công nhân viên.
+ Phương pháp ghi:
- Cột A: Ghi số thứ tự từng người - Cột B: Ghi họ tên từng người
- Cột C: Ghi bậc lương của từng công nhân viên - Từ cột 1 đến cột 31 ghi số ngày trong tháng - Cột 32: Ghi tổng số công hưởng lương sản phẩm - Cột 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian
- Cột 34: Ghi tổng số ngày nghỉ việc được hưởng 100% lương - Cột 35: Ghi tổng số công hưởng BHXH
- Cột 36: Ghi số ngày nghỉ hưởng lương cơ bản hoặc số ngày nghỉ không lương Công ty theo dõi và ghi chép thời gian lao động của từng cán bộ
Công nhân viên ở từng đơn vị phòng ban của công ty thông qua bảng chấm công và bảng tổng hợp thời gian lao động của công nhân viên.
Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lương dựa vào những ký hiệu chấm công trong bảng của từng người để tính ra số lượng của từng loại tương ứng. Kế toán tiền lương dựa vào số ngày công quy ra của từng người để đưa vào bảng thanh toán lương. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động, tính lương cho từng bộ phận khi các bộ phận đó hưởng lương theo thời gian, hưởng lương theo sản phẩm.
Hàng tháng trưởng phòng viết 1 giấy đề nghị tạm ứng lương kỳ I cho nhân viên kèm theo danh sách nhân viên. Sau khi được giám đốc duyệt chuyển sang phòng kế toán, kế toán sẽ tạm ứng lương cho Trưởng phòng, trưởng phòng có nhiệm vụ phát cho nhân viên.
Đơn vị: Công ty TNHH CN&TM Sông Mã Mẫu số :03 –TT Bộ phận: Phòng kế toán (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BCT)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi : Giám đốc Công ty TNHH Công Nghệ Thương Mại Sông Mã
Tên tôi là: Phạm Thị Tuyết . Chức vụ: Trưởng phòng Địa chỉ: Phòng kế toán
Đề nghị tạm ứng số tiền: 9.000.000 (đồng) Viết bằng chữ: Chín triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Tạm ứng lương kỳ I
Đơn vị: Công ty TNHH CN&TM Sông Mã Bộ phận: Phòng kế toán BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG ĐVT : (đồng) STT Họ và tên Chức vụ Tạm ứng Ký nhận Ghi chú 1 Phạm Thị Tuyết TP 1.500.000
2 Ngô Thanh Thủy PP 1.500.000
3 Dương Thanh Hằng NV 1.000.000
4 Phạm Thị Lan NV 1.000.000
5 Vũ Thị Bích Hồng NV 1.000.000
6 Phạm Đức Tiến NV 1.000.000
7 Hoàng Thị thu NV 1.000.000
8 Nguyễn Quốc Trung NV 1.000.000
Cộng 9.000.000
Ngày 15 tháng 12 năm 2013 Phòng TCHC Phòng TCKT Giám Đốc (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Đơn vị: Công ty TNHH CN&TM Sông Mã
Bộ phận: Phòng kế toán
Mẫu số:01 – TT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 15 tháng 12 năm 2013
Nợ : TK334 Có : TK111
Họ và tên người nhận tiền: Phạm Thị Tuyết
Bộ phận: Phòng kế toán
Lý do chi: Tạm ứng lương kỳ I
Số tiền: 9.000.000 (đồng)
Viết bằng chữ: Chín triệu đồng chẵn Kèm theo 01 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập Người nhận tiền
(Ký, họ tên (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên )
Để xác định số ngày ốm đau thai sản, tai nạn lao động…của người lao động. Công ty sử dụng phiếu hưỏng BHXH, đây là căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lương theo chế độ quy định. Cuối tháng phiếu này kèm với bảng chấm công chuyển về phòng kế toán, phiếu này đính kèm với “Bảng thanh toán BHXH”
Đơn vị :Công ty TNHH Công Nghệ Thương Mại Sông Mã
Bộ phận :Phòng kế toán
PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH
Họ tên : Vũ Thị Bích Hồng Tuổi :28
Tên cơ
quan y tế tháng Ngày Lý do Số ngày cho nghỉ Tổng số ngàyTừ Đến hết ngày A 1 B 2 3 4 C 5 D Bệnh viện Bạch Mai 02 /10 Viêm dạ dày 03 02 /12 /1204 02 Phần thanh toán Số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình
quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH
1 2 3 4 02 140.165,68 75% 210.248 Cộng 210.248 Ngày 12 tháng 12 năm 2013 Trưởng ban BHXH (Ký, họ tên) Kế toán BHXH (Ký, họ tên) Trong đó:
Lương bình quân ngày = Tiền Lương Tháng/26 = (1.050.000*3,76*24/26)/26 = 140.165,68 đ
Số tiền hưởng BHXH = 140.165,68 * 75% * 2 = 210.248 đ
Sau khi tập hợp tất cả các phiếu nghỉ hưởng BHXH như trên, kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho toàn công ty theo mẫu sau:
Đơn vị: Công ty TNHH CN&TM Sông Mã Mẫu số:04 – LĐTL BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng 12 năm 2013 Nợ TK 338 Có TK 111
TT Họ và Tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm Nghỉ đẻ Nghỉ tai nạn
SN ST SN ST SN ST SN ST
1 Vũ Thị Bích Hồng 02 1210.248
2 DươngThanh Hằng 02 213.603
Cộng: 423.851
(Tổng số tiền viết bằng chữ:bốn trăm hai mươi ba nghìn tám trăm năm mươi mốt đồng )
Kế toán BHXH
(Ký, Họ tên)
Nhân viên theo dõi
(Ký, Họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, Họ tên)
* Từ bảng thanh toán BHXH tháng 12/2013, kế toán Công ty lập phiếu chi tiền BHXH trả thay lương cho toàn Công ty.
Kế toán Công ty viết phiếu chi tiền mặt chi lương BHXH trả thay lương tháng 12/2013 .
Đơn vị : Công ty TNHH CN&TM Sông Mã Mẫu số: 02-TT Địa chỉ:Phòng Kế toán ( Ban chấp hành theo QĐ số 12006/ QĐ-BTC ngày 20/3/2006 bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Quyển số:07 Nợ TK: 338 Có TK: 111 Họ và tên người nhận tiền: Vũ Thị Bích Hồng
Địa chỉ: phòng kế toán
Lý do chi: Chi BHXH tháng 12 cho CNV