1.5.1. Thu mua nguyên vật liệu
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng, do vậy tùy yêu cầu của từng đơn hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành thu mua nguyên vật liệu phù hợp phục vụ cho sản xuất. Ngoài một số đơn hàng có yêu cầu đặc biệt phải nhập vật liệu từ nƣớc ngoài phục vụ cho sản xuất, còn lại hầu hết các vật liệu của công ty đều đƣợc mua ngoài từ các nhà cung cấp trong nƣớc. Còn đối với các hợp đồng mà công ty nhận may gia công cho các doanh nghiệp
khác thì nguyên vật liệu sẽ do bên thuê máy gia công cung cấp.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguồn nhập nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất sản phẩm, hàng hóa của mình là rất quan trọng, vì thế Công ty TNHH Duy Tân luôn tìm kiếm các nhà cung cấp sao cho mua đƣợc vật liệu với giá thành phải chăng mà vẫn đảm bảo đƣợc chất lƣợng và nguồn cung kịp thời cho sản xuất. Bên cạnh đó, công ty cũng cố gắng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp thông qua việc tạo dựng lòng tin đối với các đối tác trong kinh doanh.
Các phƣơng thức thu mua nguyên vật liệu hiện nay của công ty bao gồm: + Nhập khẩu vật liệu từ nƣớc ngoài: Đối với các đơn hàng có những yêu cầu đặc biệt về nguyên liệu hay nguyên liệu cần sản xuất sản phẩm của đơn hàng trên thị trƣờng trong nƣớc không cung cấp, hoặc chất lƣợng không đảm bảo thì đòi hỏi doanh nghiệp phải nhập vật liệu từ nƣớc ngoài. Phƣơng thức thu mua này thƣờng tốn nhiều thời gian trong quá trình thu mua do thời gian vận chuyển kéo dài. Một số nhà cung cấp nƣớc ngoài của công ty: Công ty Wadoo- Đài Loan, công ty Fabric- Mỹ,…
+ Nhập vật liệu từ các nhà cung cấp trong nƣớc: Chủ yếu các loại vật liệu của công ty đều đƣợc mua vào từ các nhà cung cấp trong nƣớc. Với phƣơng thức thu mua này có nhiều thuận lợi hơn so với nhập khẩu giá thành thƣờng thấp hơn, việc vận chuyển vật liệu cũng dễ dàng hơn và không phải thông qua các thủ tục hải quan. Việc này giúp công ty rút ngắn thời gian trong khâu thu mua. Một số nhà cung cấp chính trong nƣớc của công ty là: công ty dệt Nam Định, công ty Việt Tiến, Công ty TNHH dệt may Tấn Thành, Công ty cổ phần Phong Phú,…
Nhìn chung, công tác thu mua nguyên vật liệu của công ty khá thuận lợi do việc sản xuất theo đơn đặt hàng và hệ thống định mức xây dựng hợp lý. Mặt khác, các loại nguyên vật liệu công ty cần mua đều có sẵn trên thị trƣờng không trong tình trạng khan hiếm hay giá cả không ổn định.
1.5.2. Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu
Để nguyên vật liệu đảm bảo chất lƣợng cho quá trình sản xuất không những cần thu mua các nguyên liệu đảm bảo chất lƣợng mà còn cần có sự bảo quản hợp
lý tránh hƣ hỏng, mất mát trong quá trình sử dụng tại công ty.
Hiện nay, hệ thống kho của Công ty TNHH Duy Tân bao gồm hai kho chính trong đó có một kho dùng để bảo quản nguyên vật liệu còn kho còn lại dùng để chứa thành phẩm đã sản xuất đƣợc. Bên cạnh hai kho chính đó tại mỗi phân xƣởng đều có kho riêng lấy vật liệu từ kho chính sau đó đem về và để phân bổ dần cho các tổ sản xuất.
Nguyên vật liệu khi mua về đƣợc ban kiểm nghiệm kiểm tra chất lƣợng sau đó đƣợc đƣa vào nhập kho để quản lý. Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng trong quá trình sản xuất, do đó việc bảo quản nguyên vật liệu của công ty đƣợc tuân theo quy định trong quy chế quản lý kho chung. Với diện tích kho nguyên vật liệu tại công ty là 500m2 đƣợc trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đảm bảo độ thông thoáng. Nguyên vật liệu đƣợc sắp xếp khoa học theo ngăn, theo thứ tự đảm bảo cách nền và tƣờng tƣơng ứng là 25- 30cm để chống ẩm thấp đảm bảo độ thông thoáng tránh tình trạng ẩm gây nên mốc và gỉ sét lẫn không bị ố vải.
Trong quy trình luân chuyển vật liệu tại công ty, hầu hết các vật liệu đều đƣợc lƣu chuyển qua kho sau đó mới tới các phân xƣởng sản xuất, chỉ có một phần ít trong số đó là đƣợc đƣa thẳng vào sử dụng, sản xuất mà không qua kho. Chính vì vậy công quản lý, bảo quản vật liệu tại kho là rất quan trọng. Các cán bộ, nhân viên trong công ty đảm nhận trách nhiệm này luôn luôn cần chú ý theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lƣợng trên thực tế. Đảm bảo phát hiện kịp thời và giảm thiểu tình trạng hƣ hỏng, mất mát nguyên vật liệu trong công ty.
1.5.3. Sử dụng nguyên vật liệu
Trong quá trình hoạt động các phòng ban, phân xƣởng sản xuất phát sinh các nhu cầu về nguyên vật liệu. Các cá nhân có trách nhiệm tại mỗi bộ phận dựa trên tình hình thực tế tại bộ phận mình xác định nguyên vật liệu cần dùng về chủng loại, số lƣợng…Từ đó lập giấy đề nghị xuất vật tƣ gửi lên phòng kế toán. Sau khi đƣợc duyệt các bộ phận sẽ tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật liệu của công ty
đến mục tiêu tiết kiệm, hiệu quả. Quá trình sử dụng nguyên vật liệu cũng đƣợc ghi chép đầy đủ tránh mất mát khi sử dụng. Trong các phân xƣởng sản xuất việc sử dụng nguyên vật liệu dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu mà phòng kỹ thuật đề ra. Mỗi cá nhân, thành viên trong công ty khi sử dụng nguyên vật liệu đều phải dùng đúng mục đích sao cho tiết kiệm và đạt hiệu quả trên sự giám sát của quản lý từng bộ phận.
1.6. KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU 1.6.1. Chứng từ sử dụng 1.6.1. Chứng từ sử dụng
Để đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải đƣợc thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm vật liệu và đƣợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định vận hành theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng 1 năm 1995 của Bộ trởng Bộ tài chính và QĐ 885 ngày 16 tháng 7 năm 1998 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu Công ty sử dụng bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 – VT) - Phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức (mẫu số 04 – VT)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 – VT)
- Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tƣ (mẫu số 08 – VT)
- Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 – GTGT – 3LL)
Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải đƣợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phƣơng pháp lập và phải đƣợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trƣởng quy định, phục vụ cho
việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan. Đồng thời ngƣời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.6.2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phƣơng pháp kế toán áp dụng trong Doanh nghiệp mà sử dụng các sổ thẻ chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho (theo mẫu số 06 – VT).
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số dƣ.
Sổ (thẻ) kho đƣợc sử dụng để theo dõi số lƣợng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu đó là: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp nào.
Ở phòng kế toán tuỳ theo từng phƣơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dƣ để hạch toán nhập xuất tồn kho về mặt số lƣợng và giá trị.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên các doanh nghiệp còn có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tƣ phục vụ cho hạch toán của đơn vị mình.
1.6.3. Các phƣơng pháp kế toán chi tiết vật liệu.
Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng nhƣ kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán đƣợc tiến hành theo một trong các phƣơng pháp sau:
- Phƣơng pháp ghi thẻ song song.
- Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phƣơng pháp sổ số dƣ
hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
1.6.3.1. Phương pháp thẻ song song
* Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lƣợng.
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tƣ để ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lƣợng và giá trị. Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật t có kết cấu giống nhƣ thẻ kho nhƣng có thêm cột giá trị.
* Trình tự ghi chép:
- Ở kho: khi nhận đƣợc các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tƣ đã đƣợc phân loại).
Thủ kho phải thƣờng xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thƣờng xuyên đối chiếu số dƣ vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu đƣợc biết để có quyết định xử lý.
- Ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống nhƣ thẻ kho nhƣng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Khi nhận đƣợc chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan.
Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tƣ.
Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ số (thẻ) song song
* Ƣu nhƣợc điểm và phạm vi áp dụng:
- Ƣu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Nhƣợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lƣợng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
- Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tƣ, khối lƣợng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thƣờng xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế .
1.6.3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
* Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng đƣợc thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lƣợng.
- Ở phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số l- ƣợng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng.
* Trình tự ghi chép:
Thẻ kho
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết
Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho
- Ở kho: theo phƣơng pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng đƣợc tiến hành trên thẻ kho nh phƣơng pháp thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tƣ ở từng kho. Sổ đƣợc mở cho cả năm nhƣng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đƣợc theo dõi cả về chỉ tiêu khối lƣợng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với số liệu của sổ kế toán tổng hợp.
Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đƣợc khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối ngày. Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ sổ đối chiếu luân chuyển
* Ƣu nhƣợc điểm và phạm vi áp dụng:
- Ƣu điểm: khối lƣợng phạm vi ghi chép của kế toán đƣợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhƣợc điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có không nhiều Thẻ kho
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển
Chứng từ xuất
nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày.
1.6.3.3. Phương pháp sổ số dư.
* Nguyên tắc hạch toán:
- Ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật.
- Ở phòng kế toán: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
* Trình tự ghi chép:
- Ở kho: thủ kho cũng ghi thẻ kho giống nhƣ các trƣờng hợp trên. Nhƣng cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lƣợng của sổ số dƣ.
- Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dƣ theo từng kho. Sổ dùng cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tƣ theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng, khi nhận sổ số dƣ do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dƣ.
Việc kiểm tra đối chiếu đƣợc căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dƣ và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp.