III. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY.
3.3.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
3.3.1.Hạch toán ban đầu:
Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh được tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập – xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Thực tế tại công ty, chứng từ kế toán được sử dụng bao gồm: -Phiếu nhập kho
-Phiếu xuất kho -Bảng dự trũ vật tư -Giấy đề nghị tạm ứng.
Nhân viên cung ứng nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua vật tư, khi vật liệu về đến kho thì nhân viên cung ứng mang hóa đơn GTGT của bên bán vật
chiếu các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật liệu, số lượng, khối lượng phẩm chất ghi trên hóa đơn thực tế. Sau khi kiểm tra, nếu đồng ý thì cho nhập vật liệu đó, khi nhập thủ kho phải xem xét số vật liệu nhập đó có đúng chủng loại, số lượng ghi trên hóa đơn, cho tiến hành nhập kho và ghi nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được nhập thành ba liên, đư cho người giao hàng cùng ký
-Một liên giao cho thủ kho gửi để ghi vào thẻ kho.
-Một liên kẹp cùng hóa đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán. -Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu.
-Ví dụ:Trong tháng 03/2010 Công ty đã mua dầu mazut của công ty TNHH Hoàn
Bảng 2-4 :Hóa đơn chứng từ
HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 2 tháng 03 năm 2010
Mẫu số : 01 GTKT - 3LL
DL/99-B N: 022474 Đơn vị bán hàng :Công ty TNHH Hoàn Hảo
Địa chỉ : Hà Nội số tài khoản: ... Số điện thoại:...mã số: ... Họ và tên người mua hàng :Anh Quân
Đơn vị :Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và trng trí nội thất phú thịnh Đỉa chỉ: Số 142, Thạch Cầu – P.Long Biên – Q.Long Biên – TP.Hà Nội.
Số TK: 73010061G . Số điện thoại: 04.3710.0659 Hình thức thanh toán:CK... MS: .0800064718... STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Dầu mazut Lít 5000 7900 39.500.000
Cộng tiền hàng: 39.500.000
Thuế suất GTGT 10% tiền thuế GTGT 3.950.000
Tổng tiền thanh toán: 43.450.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi ba triệu bốn trăm năm mươi ngàn đồng.\
Khi nhận vật liệu về đến kho, căn cứ vào hóa đơn, nếu phù hợp, hợp lệ, cho nhập kho và tiến hành phiếu nhập kho số hàng thực nhập:
Đơn vị: Địa chỉ: ... PHIẾU NHẬP KHO Ngày 0 2/03/2010 Số:... Nợ:152 ... Có: 331... Họ tên người giao hang:...Anh Bình..
Theo hợp đồng số: ...
Ngày 01/03/2010 của công ty CP xây dựng và trang trí nội thất phú thịnh. Nhập tại kho: Chị Bình
TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật
MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
CT TN
Dầu ma zut Lít 5000 7900 39.500.000
Cộng: 39.500.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ngày ... tháng .... năm 2010
Như vậy tháng 03 công ty đã mua Xăng của công ty TNHH long hầu có hóa
đơn và phiếu nhập kho như trên HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 2(Giao cho khách hàng)
Ngày 15 tháng 03... năm 2010
Mẫu số: 01QTKT- 3LL
DL/99-b N: 034523 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Long Hầu
Địa chỉ: ... Số tài khoản: ... Điện thoại: ... Mã số: ...… Họ tên người mua hàng :Anh Quân
Đơn vị: Công Ty CP đầu tư xây dựng và trang trí nội thất phú thịnh Địa chỉ: Số 142, Thạch Cầu – P.Long Biên – Q.Long Biên – TP.Hà Nội.
Số TK: ...
Hình thức thanh toán: ... MS: ...…
TT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Dầu M14 Lít 6500 25 000 162.500.000
Cộng tiền hàng: 162.500.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 16.250.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 178.750.000
Viết bằng chữ:Một trăm bảy tám triệu bảy trăm ăm mươi nghìn đồng chẵn./
Bảng 2-5:Bảng phiếu nhập kho Đơn vị: Địa chỉ: ... PHIẾU NHẬP KHO ngày 15 /03/2010 Số: Nợ: ... Có: ... Họ và tên người giao hàng:..Anh Hùng ...
Theo hợp đồng số: ...…của công ty Cổ phần Phú thịnh Nhập tại kho: Công ty cổ phần Phú Thịnh TT Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất vật
MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
CT TN
Dầu M14 Lít 6500 6500 25000 162.500.000
Cộng: 162.500.000
Ngày ... tháng ... năm 2010
PHỤ TRÁCH CUNG TIÊU NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO
*Thủ tục xuất kho.
Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu hao vật liệu cho từng công việc, các phân xưởng viết giấy xin tạm ứng vật tư. Nhân viên kinh tế tiến hành lập phiếu xuất kho làm 3 liên, sau đó khi người phụ trách ký vào, giao cho người lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho ghi sổ thực xuất, sau khi kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, số thực nhận, người nhận và thủ kho ký vào 3 liên đó.
- Một liên chuyển về phòng kế toán - Một liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư - Một liên thủ kho dữ để ghi vào thẻ kho.
Ví dụ : Ngày 14 tháng 03 năm 2010 phân xưởng khai thác 1 có nhu cầu xuất kho vật liệu phục vụ khai thác, nhân viên kinh tế viết phiếu xuất kho: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 2-6:Phiếu xuất kho
Địa chỉ: ... Ngày 14/03/2010 Nợ: ... Có: ... Họ tên người giao hàng:Anh Khỏe
Lý do xuất kho : khai thác Xuất tại kho : Chị Bình TT Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chât vật
MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
CT TX Dầu M14 Dầu mazut Lít Lít 1000 1500 25000 7883 25.000.000 11.824.500 36.824.500 ngày... tháng... năm 2010
PHỤ TRÁCH CUNG TIÊU NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO
3.3.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Kế toán chi tiết nguyên vât liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác đầy đủ sự biến động của vật liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán.
Ở công ty hiện đang vận dụng phương pháp ghi thẻ song song công tác kê toán chi tiết vật liệu.
Phương pháp này được tiến hành sau:
- Ở kho:
Thủ kho sử dụng để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu được ghi trên thẻ kho, sau đó thủ kho sắp xếp thẻ kho theo loại nhóm thứ vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép kiểm tra đối chiếu và quản lý.
Cách ghi thẻ kho như sau:Hàng ngày ghi nhận được các chứng từ kế toán nhập xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của
vào cột nhập, ghi số lượng xuất vào cột xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho của từng thứ loại vật liệu và ghi vào cột tồn của thẻ kho. Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu.
Ví dụ : Trong tháng 03 thủ kho của công ty đã lập thẻ kho loại vật tư dầu mazut cho phân xưởng khai thác 1 như sau:
Bảng 2-7:Thẻ kho
Đơn vị:
Phân xưởng số 1
THẺ KHO Mẫu số 06 – VT
Ngày lập thẻ: ...01/3/2010...
Loại vật tư: Dầu mazut Đơn vị tính : Lít
TT Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Xác
nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu: 2500 1 2/3 Nhập NL của CT TNHH Hoàn Hảo 2/3 5000 7500 2 4/3 Nhập NL của CT TNH Thắng Lợi 4/3 7000 14500
4 5/3 Xuất NL cho sản xuất–
PX1 5/3 2000 12500
16 14/3 Xuất NL cho sản xuất-
PX1 14/3 1500 11000
64 28/3 Xuất NL cho sản xuất –
PX2 28/3 8.000 3000 Cộng: 12000 11500 3000 Đơn vị: Phân xưởng số 1 THẺ KHO Ngày lập thẻ: ... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Loại vật tư: Dầu M14 Đơn vị tính :Lít T
T
Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Xác
nhận
SH NT Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu : 2.000
3 5/3 Nhập NL CT TNHH Long
10 14/3 Nhập NL CT TNHH Long
Hầu 14/3 5.000 10.000
16 14/3 Xuất NL cho sản xuất- PX1 14/3 1.000 9.000 18 15/3 Nhập NL CT TNHH Long
hầu 15/3 6.500 15.500
20 25/3 Xuất NL cho sản xuất-PX2 25/3 10.000 5.500
Cộng: 14.500 11.000 5.500