Do yêu cầu quản lý của công ty và để phụ vụ công tác kiểm tra, đánh giá tình hình kế hoạch giá thành, công ty đẫ tập hợp chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh theo yếu tố chi phí và được chia ra năm loại:
- Yếu tố chi phí nguyên vật liệu - Yếu tố chi phí nhân công
- Yếu tố chi phí khấu hao tài sản cố định - Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài - Yếu tố chi phí bằng tiền khác.
Để đánh giá khái quát về thực trạng quản lý chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty ta đi phân tích đánh giá công tác quản lý chi phí hoạt động kinh doanh của công ty như sau:
o Chi phí nguyên liệu, vật liệu: Chi phí nguyên liệu vật liệu (bao gồm giấy,
mực in, văn phòng phẩm…) là khoản chi phí cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trên góc độ là một nhà quản lý chi phí, thì chi phí nguyên liệu vật liệu là trọng tâm trong công tác quản lý chi phí của công ty. Việc tiết kiệm khoản chi phí này là nhân tố quyết định việc phấn đấu hạ giá thành của sản phẩm.
o Chi phí nhân công: chi phí nhân công bao gồm toàn bộ tiền lương và các
khoản phụ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên quản lý. Tiền lương thực tế phải trả cho nhân viên quản lý được căn cứ vào hệ số lương cơ bản của từng cán bộ công nhân viên. Các khoản trích theo lương bao gồm : bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh theo đúng chế độ quy định hiện hành của nhà nước.
o Chi phí khấu hao: Chi phí khấu hao chiếm một tỷ trọng rất tương đối trong
tổng chi phí, đây cũng là đặc điểm cơ bản của loại hình doanh nghiệp thương mại - dịch vụ. TSCĐ là những tư liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và có đặc điểm tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh.
o Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí dịch vụ mua ngoài là khoản chi phí hết
sức cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của Trung tâm bao gồm (điện, điện thoại và các dịch vụ khác....).
o Chi phí bằng tiền khác: Chi phí bằng tiền không phải là khoản chi phí trực
tiếp tạo ra sản phẩm hàng hoá như: chi phí tiếp khách, quảng cáo, các loại thuế, công tác phí, văn phòng phí... Tuy nhiên nó cũng là một trong những
25
khoản chi phí tương đối lớn mà doanh nghiệp phải chi ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình
2.4.2 Hệ thống sổ kế toán của công ty
o Theo dõi chi tiết hàng mua hàng, hàng giảm giá, hàng đang đi đường. Quản lý tốt công nợ hàng mua, vào sổ sách cập nhật từng ngày, báo cáo theo qui định.
o Theo dõi chi tiết, lũy kế và quản lý các kho vật liệu, hợp đồng bán hàng các loại, theo dõi đơn vị có chi tiết và có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho. Hàng ngày cập nhật chứng từ quỹ, vào sổ quỹ, đối chiếu với thủ quỹ và lập bảng kê theo quy định.
o Tổng hợp, ngân hàng, tiền lương, BHXH, thuế: Lập tờ khai thuế gửi Cục thống kê các tỉnh, lập hồ sơ hoàn thuế và thủ tục hoàn thuế theo quy định quản lý séc, sổ ngân hàng, chứng từ và đối chiếu với ngân hàng theo tháng – quí – năm. Quản lý số lương của Công ty, theo dõi trích – nộp – quyết toán BHXH.
o Thống kê chi tiết mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị, có nhiệm vụ quản lý tiền mặt và thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt. Kiểm kê và báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày.
Hình 2.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ - ghi sổ
Chứng từ gốc
Nhật ký chứng từ
Sổ quỹ Tờ kê chi tiết
Bảng phân bổ
Bảng kê Sổ cái Tổng hợp các
sổ chi tiết
26 Trong đó: : Ghi hàng tháng. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu, kiểm tra.
Báo cáo tài chính hàng năm chỉ được công nhận sau khi cơ quan tài chính và ngành thuế kiểm tra và được thông báo bằng văn bản cơ quan tài chính.
2.4.3 Công tác xây dựng giá thành kế hoạch của công ty
Giá thành sản phẩm là biểu hiện bằng tiền toàn bộ chi phí vật chất và hao phí sức lao động của doanh nghiệp để hoàn thành việc sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm nhất định.
Để giúp cho việc nghiên cứu và quản lý tốt giá thành sản phẩm cũng như xây dựng giá cả hàng hoá cần phải phân biệt các loại giá thành khác nhau. Có hai cách phân loại chủ yếu là :
o Phân loại giá thành theo cơ sở số liệu và thời điểm tính giá thành:
- Giá thành kế hoạch: Giá thành kế hoạch là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở chi phí sản xuất kế hoạch và sản lượng kế hoạch.
- Giá thành định mức: Giá thành định mức là giá thành được tính trên cơ sở định mức chi phí sản xuất và sản lượng sản phẩm hàng năm.
- Giá thành thực tế: Là giá thành sản phẩm được tính trên cơ sở số liệu chi phí sản xuất thực tế đã phát sinh và tập hợp được trong kỳ cũng như sản lượng đã sản xuất thực tế trong kỳ.
o Phân loại giá thành theo phạm vi các chi phí cấu thành:
- Giá thành sản xuất: Giá thành sản xuất là biểu hiện bằng tiền các hao phí vật chất và hao phí lao động sống mà doanh nghiệp chi ra để hoàn thành việc sản xuất sản phẩm nhất định.
- Giá thành sản xuất sản phẩm bao gồm: các chi phí sản xuất, chế tạo sản phẩm (chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) tính cho sản phẩm, công việc hay lao vụ đã hoàn thành. - Giá thành tiêu thụ của sản phẩm tiêu thụ: Là biểu hiện bằng tiền các hao phí
vật chất và hao phí lao động sống mà doanh nghiệp chi ra để hoàn thành việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, lao vụ nhất định.
- Giá thành sản phẩm tiêu thụ bao gồm: Bao gồm giá thành sản xuất và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho sản phẩm tiêu thụ. Giá thành toàn bộ dùng để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
27
2.4.4 Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế
o Giá thành sản xuất của sản phẩm và dịch vụ của công ty gồm:
- Chi phí vật tư trực tiếp: Bao gồm chi phí nguyên liệu, nhiên liệu sử dụng trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm chi phí lương, tiền công, các khoản trích nộp của công nhân trực tiếp tạo ra sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định như bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của công nhân sản xuất.
- Chi phí sản xuất chung: Là các chi phí sử dụng cho hoạt động sản xuất, chế biến của phân xưởng trực tiếp tạo ra sản phẩm hàng hoá, dịch vụ. Bao gồm: Chi phí vật liệu, công cụ lao động nhỏ, khấu hao tài sản cố định phân xưởng, tiền lương các khoản trích nộp theo quy định của nhân viên phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền phát sinh ở phạm vi phân xưởng.
Giá thành sản xuất sản phẩm = Chi phí vật tư trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung.
o Giá thành tiêu thụ của sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ của công ty bao gồm:
- Giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ
- Chi phí bán hàng: Là toàn bộ các chi phí liên quan tới việc tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, bao gồm các chi phí bảo hành sản phẩm.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp : Bao gồm các chi phí cho bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp, các chi phí có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như : Chi phí công cụ lao động nhỏ, khấu hao tài sản cố định phục vụ cho bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp, tiền lương và các khoản trích nộp theo quy định của bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp, chi phí mua ngoài, chi phí khác bằng tiền phát sinh ở doanh nghiệp như chi phí về tiếp khách, giao dịch, chi các khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động.
Giá thành tiêu thụ = giá thành sản xuất + chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp.
28
Bảng 2.6 Giá thành của một số công trình năm 2008-2009
Đơn vị: đồng
Tên sản phẩm,
công trình Chi phí vật liệu nhân công Chi phí Chi phí chung Giá thành sản xuất
Lắp đặt gian hàng cho siêu thị điện
máy TOPCARE 250.000.000 11.650.000 1.200.000 36.850.000 Lắp đặt gian hàng
cho siêu thị điện
máy FIVIMAX 206.259.903 8.112.279 2.500.000 216.872.182 Cung cấp trang thiết bị nội thất cho Tập đoàn điện lực Việt Nam (EVN) 96.132.130 5.632.028 1.525.996 103.290.154 Thiết kế trang phục và trang thiết bị nội thất cho Nhà hát chèo Quảng Ninh 280.762.075 8.576.894 3.038.768 292.377.737 (Nguồn: Phòng kế toán)
2.4.5 Phân tích sự biến động của giá thành thực tế
Trong năm 2009 giá thành sản phẩm có nhiều biến động do các yếu tố sau: - Tình hình giá cả xăng dầu biến động
- Giá nguyên vật liệu (giấy, mực in…) biến động liên tục
- Kinh tế suy giảm, kinh doanh bất động sản và nhà ở giảm, các công trình giảm đi rõ rệt, các doanh nghiệp hạn chế đầu tư. Tuy nhiên trong hoàn cảnh đó công ty chỉ tập trung vào sản xuất và gia công các sản phẩm trang trí nội thất, quảng cáo, in ấn do vậy doanh thu công ty bị giảm.
2.4.6 Nhận xét về công tác quản lý chi phí và giá thành của công ty
Công ty tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành theo từng tháng là phù hợp với đặc điểm của công ty là có quy trình sản xuất đơn giản, thời gian sản xuất sản phẩm ngắn.
Trong công tác quản lý chi phí, cùng với việc tập hợp chi phí theo yếu tố đúng theo quy định chế độ của nhà nước ban hành, công ty luôn luôn tập trung nghiên cứu, tìm tòi để đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm giảm thiểu tối đa chi phí trong hoạt
29
động kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm. Qua đó giá bán sản phẩm của từng mặt hàng đã hạ mặc dù một số chi phí trong từng mặt hàng vẫn có xu thế tăng lên.
Bên cạnh những ưu điểm mà công ty đã đạt được trong công tác quản lý chi phí, công ty vẫn còn những nhược điểm cần được khắc phục.
Công tác lập kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh còn sơ sài chưa được coi trọng trong công tác quản lý chi phí, chưa được vận dụng tốt trong công tác quản lý chi phí hoạt động kinh doanh và hạ giá bán sản phẩm.
Đối với việc sử dụng các yếu tố của quá trình hoạt động kinh doanh thì việc áp dụng các hình thức thưởng phạt chưa được tốt nên chưa taọ được sự thi đua cạnh tranh nhau trong công ty.