7. Thoát khỏi môi tr−ờng làm việc
2.1 Tạo cấu trúc bảng
2.1.1 Chốn bảng mới
Cỏch 1: Sử dụng mục chọn Insert Table
Để chốn một bảng mới lờn tài liệu, mở mục chọn: Table | Insert | Table… Hộp thoại Insert Table xuất hiện:
Hóy điền thụng tin về cấu trỳc bảng mới lờn hộp thoại này:
- Mục Table size: cho phộp thiết lập số cột (Columns) và số dũng (Rows) cho bảng:
- Gừ số cột của bảng vào mục: Number of columns:
- Gừ số dũng của bảng vào mục Number of rows:
- Mục AutoFit behavior: thiết lập một số cỏc thuộc tớnh tự động căn chỉnh:
- Fixed column with: sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột là: Auto – tự động căn chỉnh chiểu rộng cho cột; hoặc bạn gừ vào độ rộng của mỗi cột vào mục này (tốt nhất chọn Auto, vỡ bạn cú thể căn chỉnh độ rộng của cỏc cột sau này);
- AutoFit contents: tự động điều chỉnh độ rộng cỏc cột khớt với dữ liệu trong cột ấy;
- AutoFit window: tự động điều chỉnh độ rộng cỏc cột trong bảng sao cho bảng cú chiều rộng vừa khớt chiều rộng trang văn bản.
Nờn chọn kiểu Auto của mục Fixed column with:
- Nỳt Auto format cho phộp bạn chọn lựa định dạng của bảng sẽ tạo theo một số mẫu bảng đó cú sẵn như là:
Hóy chọn một kiểu định dạng ở danh sỏch Formats: (nếu bạn cảm thấy ưng ý).
Ngược lại cú thể bấm Cancel để bỏ qua bước này.
- Nếu chọn mục , thỡ thụng tin về cấu trỳc bảng hiện tại sẽ là ngầm định cho cỏc bảng tạo mới sau này.
- Cuối cựng nhấn OK để chốn bảng lờn tài liệu:
Cỏch 2: Sử dụng thanh cụng cụ: Bạn cú thể nhấn nỳt Insert Table trờn thanh cụng cụ Standard để chốn một bảng lờn tài liệu. Bảng chọn sau đõy xuất hiện, cho phộp chọn số dũng và số cột của bảng:
Hỡnh trờn chọn một bảng mới với 3 dũng và 3 cột. Sau khi thực hiện lệnh trờn, sẽ thu được kết quả như sau:
2.1.2 Sửa cấu trỳc bảng
Sau khi đó chốn một bảng lờn tài liệu, bạn vẫn cú thể thay đổi cấu trỳc bẳng bằng cỏch: chốn thờm hoặc xoỏ đi cỏc cột, cỏc dũng của bảng.
Giả sử bạn đó chốn và nhập dữ liệu cho bảng như sau:
STT Họ tờn Ngày sinh
1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983
2 Trần Thị Bỡnh 22/1/1981
Chọn kiểu định dạng ở đõy!
Bõy giờ muốn chốn thờm một cột Giới tớnh vào sau cột Họ tờn. Bạn cú thể làm như
sau:
Bước 1: Đặt điểm trỏ lờn cột Họ tờn;
Bước 2: Mở mục chọn Table | Insert | Columns to the right (tức là chốn thờm một cột vào bờn phải cột đang chọn). Một cột mới được chốn vào bờn phải cột Họ tờn:
STT Họ tờn Ngày sinh
1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983
2 Trần Thị Bỡnh 22/1/1981
Hóy thực hiện nhập dữ liệu cho cột Giới tớnh này:
STT Họ tờn Giới tớnh Ngày sinh 1 Nguyễn Văn Nam Nam 12/3/1983 2 Trần Thị Bỡnh Nữ 22/1/1981
Muốn chốn thờm dũng vào cuối bảng để nhập thờm dữ liệu, làm như sau:
Bước 1: Đặt điểm trỏ vào dũng cuối cựng (Trần Thị Bỡnh);
Bước 2: Mở mục chọn: Table | Insert | Row below (tức là chốn thờm dũng mới vào phớa dười dũng đang chọn). Một dũng mới được chốn vào bảng.
STT Họ tờn Giới tớnh Ngày sinh 1 Nguyễn Văn Nam Nam 12/3/1983 2 Trần Thị Bỡnh Nữ 22/1/1981
Ngoài ra, khi sử dụng cỏc thao tỏc về con trỏ trực tiếp lờn bảng bạn cú thể đơn giản khi thực hiện việc chỉnh sửa cấu trỳc bảng.
Để chốn thờm (cỏc) cột mới vào bảng, bạn làm như sau:
Bước 1: Chọn (bụi đen) toàn bộ cột muốn chốn: giả sử muốn chốn thờm 1 cột vào trước cột Ngày sinh, bạn bụi đen toàn bộ cột Ngày sinh;
Bước 2: Nhấn phải chuột lờn vựng bụi đen của bảng, rồi mở mục chọn . Một cột mới sẽ được chốn vào trước cột Ngày sinh.
Tương tự, để chốn thờm (cỏc) dũng mới vào bảng, bạn làm như sau:
Bước 1: Chọn (bụi đen) toàn bộ dũng muốn chốn: giả sử muốn chốn thờm 2 dũng lờn đầu bảng, bạn bụi đen toàn bộ 2 dũng cú STT là 1 và 2;
Bước 2: Nhấn phải chuột lờn vựng bụi đen của bảng, rồi mở mục chọn . Hai dũng mới sẽ được chốn lờn trước hai dũng cũ.
Để xoỏ (cỏc) cột ra khỏi bảng, làm như sau:
Bước 1: Chọn (bụi đen) toàn bộ cỏc cột muốn xoỏ;
Bước 2: Nhấn phải chuột lờn vựng bụi đen của bảng, rồi mở mục chọn . Cỏc cột được chọn sẽ bị xoỏ ra khỏi bảng.
Để xoỏ (cỏc) dũng ra khỏi bảng, làm như sau:
Bước 1: Chọn (bụi đen) toàn bộ cỏc dũng muốn xoỏ;
Bước 2: Nhấn phải chuột lờn vựng bụi đen của bảng, rồi mở mục chọn . Toàn bộ cỏc dũng đó chọn sẽ được xoỏ ra khỏi bảng.
2.1.3 Trộn ụ
Trộn ụ là thao tỏc trộn nhiều ụ kề nhau trờn một bảng lại thành một ụ. Xột vớ dụ sau:
Học kỳ 1 Học kỳ 2 Cỏc ụ đó được trộn
STT Họ tờn
HL HK HL HK
1 Nguyền Văn Nam Tốt Tốt Khỏ Khỏ
2 Trần Thanh Bỡnh Tốt Tốt Khỏ Tốt
Cỏch làm:
Đầu tiờn bạn tạo bảng như sau:
STT Họ tờn Học kỳ 1
Học kỳ 2
HL HK HL HK
1 Nguyền Văn Nam Tốt Tốt Khỏ Khỏ
2 Trần Thanh Bỡnh Tốt Tốt Khỏ Tốt
Sau đú lần lượt trộn cỏc ụ. vớ dụ, để trộn ụ Họ và tờn:
Bước 1: Bụi đen 2 ụ cần trộn của ụ Họ tờn;
Bước 2: Mở mục chọn Table | Merge Cell. Khi đú 2 ụ đó chọn sẽ được trộn thành một ụ.
Tương tự, bạn hóy lần lượt trộn cỏc ụ cũn lại.
2.1.4 Vẽ bảng
Trong trường hợp muốn vẽ thờm cỏc đường cho bảng, bạn cú thể sử dụng chức năng này.
Hóy mở thanh cụng cụ Tables and Borders, nhấn nỳt Draw Table . Con chuột
lỳc này chuyển sang hỡnh chiếc bỳt vẽ và bạn cú thể dựng nú để kẻ thờm cỏc đường kẻ cho bảng.
2.2 Định dạng bảng biểu
2.2.1 Định dạng dữ liệu trong ụ
Việc định dạng phụng chữ, màu chữ trờn bảng biểu thực hiện theo như phần định dạng chữ đó trỡnh bày ở (mục 1.2).
Định dạng lề
Bước 1: Chọn (bụi đen) cỏc ụ cần định dạng;
Bước 2: Nhỏy phải chuột lờn vựng bụi đen, mở mục chọn rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng:
Định dạng hướng văn bản
Bạn cú thể định dạng hướng văn bản trong ụ (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang). Để định dạng hướng, bạn làm như sau:
Bước 1: Chọn ụ cần định dạng hướng;
Bước 2: Nhỏy phải chuột lờn vựng đó chọn, mở mục chọn , hộp thoại Text Direction xuất hiện:
Hóy dựng chuột nhấn vào hướng muốn thiết lập ở mục Orientation.
Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất.
2.2.2 Tụ nền, kẻ viền
Để tụ màu nền hay kẻ viền cho một vựng của bảng, cỏch làm như sau:
Bước 1: Chọn cỏc ụ (bụi đen) cần tụ nền hay đặt viền;
Bước 2: Nhấn phải chuột lờn vựng đó chọn, mở mục chọn .
Hộp thoại Border and Shading xuất hiện:
Thẻ Border cho phộp thiết lập cỏc định dạng về đường kẻ của vựng lựa chọn:
- Mục Style: chọn kiểu đường định thiết lập;
- Mục Color: chọn màu cho đường thẳng;
- Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đường;
- Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập. Ngoài ra bạn cú thể chọn phạm vi cỏc đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview;
- Mục Apply to: để chọn phạm vi cỏc ụ thiết lập cho phự hợp: Table – sẽ thiết lập
định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell- chỉ thiết lập cho cỏc ụ đó chọn;
- Nhấn Ok để kết thỳc cụng việc.
Thẻ Shading cho phộp thiết lập cỏc định dạng về tụ nền bảng:
- Mục Fill: chọn chọn màu cần tụ. Đó cú sẵn một hộp với rất nhiều màu. Bạn cú thể nhấn nỳt More Colors.. để tự chọn cho mỡnh những màu khỏc:
- Mục Apply to: để chọn phạm vi cỏc ụ cấn tụ mầu nền: Table – tụ toàn bộ bảng;
Cell- chỉ tụ cho cỏc ụ đó chọn;
- Nhấn Ok để kết thỳc cụng việc.