b. Di chuyển khối văn bản
6.2 Bảo vệ tài liệu
Việc bảo vệ dữ liệu trên Word đ−ợc phân thành các mức độ. Mức độ cao nhất là bảo vệ khi mở tệp tài liệu, và mức độ thứ hai là bảo vệ sự thay đổi dữ liệu trên tệp tài liệụ Sử dụng mức độ nào là do bạn quyết định, tuỳ thuộc vào mục đích của bạn.
Nguyên tắc bảo vệ cho mỗi mức là: bạn gán một mật khẩu (Password). Khi đó, chỉ khi nào ng−ời dùng nhập đúng mật khẩu đã gán mới có thể làm đ−ợc việc mà bạn đã bảo vệ.
6.2.1 Bảo vệ khi mở tệp tài liệu
B−ớc 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word;
Trên thẻ Save, bạn hãy gõ vào mật khẩu bảo vệ tệp khi mở ở mục Password to
Open:, gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Confirm Password xuất hiện, yêu cầu bạn
nhập lại mật khẩu vừa gõ:
Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ tr−ớc đó vào mục Reenter password to open: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất.
Nếu bạn gõ đúng, hộp thoại sẽ đóng lại, việc thiết lập mật khẩu khi mở văn bản đã thành công. Nếu bạn gõ sai, thông báo sau đây xuất hiện:
Tiếp theo bạn phải nhập lại mật khẩu đã gõ tr−ớc đó.
Sau khi đã thiết lập mật khẩu bảo vệ tài liệu khi mở tệp này thành công, nếu ng−ời dùng mở tệp tài liệu này ra để làm việc, hộp thoại sau đây xuất hiện yêu cầu nhập vào mật khẩu bảo vệ:
thể mở đ−ợc tệp tài liệụ
6.2.2 Bảo vệ khi sửa nội dung tài liệu
B−ớc 1: Mở tài liệu cần bảo về trên word; B−ớc 2: Mở hộp thoại Options;
Trên thẻ Save, bạn hãy gõ vào mật khẩu bảo vệ khi sửa đổi nội dung văn bản ở mục
Password to modify:, gõ xong nhấn OK. Hộp thoại Confirm Password xuất hiện,
yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa gõ:
Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ tr−ớc đó vào mục Reenter password to modify: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất.
Nếu bạn gõ đúng, hộp thoại sẽ đóng lại, việc thiết lập mật khẩu thành công. Nếu bạn gõ sai, thông báo sau đây xuất hiện:
Sau khi đã thiết lập đ−ợc mật khẩu, nếu ng−ời dùng mở tệp này ra để sử dụng, một hộp thoại yêu cầu họ nhập mật khẩu để có thể sửa đ−ợc nội dung tài liệu:
- Nếu nhập mật khẩu đúng, ng−ời dùng đó sẽ có quyền sửa nội dung tài liệu;
- Nếu không có mật khẩu, họ cũng có thể nhấn nút Read Only để mở tệp tài liệu này d−ới dạng chỉ đọc- Read Only (dạng này thì không sửa và cất đ−ợc nội dung văn bản). Khi đó, thanh tiêu đề word xuất hiện dòng chữ:
Cách bảo vệ này không đ−ợc hiệu quả lắm khi mà các kỹ năng xử lý dữ liệu trên tài liệu hiện nay là rất đơn giản. Bạn nên dùng cách bảo vệ mức khi mở tệp dữ liệu thì hiệu quả sẽ cao hơn.