Khi vật liệu, công cụ dụng cụ về đến chân công trình thống kê đội xuất trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu trước khi nhập kho thông qua Ban kiểm nghiệm (bao gồm người phụ trách cung tiêu, kỹ thuật viên, người giao hàng). Sau khi tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu dựa vào các chứng từ gốc Ban kiểm nghiệm sẽ lập Biên
bản kiểm nghiệm vật tư dưới sự chứng kiến của nhân viên thống kê và thủ kho.
Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Là một văn bản dùng để phản ánh số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu nhập kho là thừa hay thiếu, chất lượng nguyên vật liệu là tốt hay xấu sau đó lấy biên bản làm căn cứ nhập kho
Căn cứ vào kết quả Biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập Phiếu nhập kho.
Cụ thể đối với nguyên vật liệu: Khi mua hàng, đơn vị được bên bán hàng giao hàng cùng hóa đơn GTGT.
Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT số 0005869
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 (Liên 2: Giao khách hàng) Ký hiệu: TN/16P Ngày 04 tháng 11 năm 2016 Số: 0005869 Đơn vị bán hàng: Công ty thép Thái Nguyên
Địa chỉ: Chi nhánh Cầu Giấy – Hà nội Số tài khoản:
Điện thoại: 043 8588553 MST: 0100106200-1 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng
Đơn vị mua hàng: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội
Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 119/63 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội Số tài khoản: 45010004488866 tại ngân hàng BIDV MST: 0101483434 Hình thức thanh toán: CK
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép 10 Kg 5.000 15.900 79.500.000
2 Thép 12 Kg 6.500 15.930 103.545.000
3 Thép 16 Kg 5.500 15.600 85.800.000
4 Thép 18 Kg 4.300 15.630 67.209.000
Cộng tiền hàng 336.054.000 Thuế suất 10% Tiền thuế 33.605.400 Tổng tiền thanh toán 369.659.400 Người mua hàng Người bán hàng Số tiền bằng chữ: Ba trăm sáu mươi chín triệu sáu trăm năm mươi chín nghìn bốn trăm đồng chẵn./.
Khi hàng về tới kho, căn cứ vào hóa đơn số 5869 ngày 4 tháng 11 năm 2016 của công ty Thép Thái Nguyên, ban kiểm nghiệm tiến hành lập biên bản kiểm tra
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư số 011
Đơn vị: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội Mẫu số: 03-VT
Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 119/63 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Số: 011/BBKN
Ngày 04 tháng 11 năm 2016
Căn cứ Hóa đơn GTGT Số 5869 ngày 04 tháng 11 năm 2016 của Công ty thép Thái Nguyên. Ban kiểm nghiệm gồm
- Ông: Hoàng Đức Tài Trưởng ban.
- Ông: Lê Minh Nhàn Ủy viên.
- Bà : Nguyễn Thị Hạnh Ủy viên - Ông Vi Xuân Bằng Thủ kho
ã ki m nghi m các lo i:
Đã kiểm nghiệm các loại: ểm nghiệm các loại: ệm các loại: ại:
TT Tên, quy cách ĐVT Số lượng theo HĐ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi Đạt Không đạt chú
1 Thép 10 Kg 5.000 5.000 0
2 Thép 12 Kg 6.500 6.500 0
3 Thép 16 Kg 5.500 5.500 0
4 Thép 18 Kg 4.300 4.300 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu chất lượng.
Trưởng ban KN Phân xưởng VT- NL Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn 5869 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 04/11/2016 – Số PN69. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho
Biểu 2.3: Phiếu nhập kho số 69 Đơn vị: Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội
Địa chỉ: Số 9 – Ngõ 119/63 – đường Giáp Bát – Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Mẫu số:01 – VT
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 04 tháng 11 năm 2016 Số: PN69
Nợ: TK152 Có: TK331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Quốc Văn
Theo số: HĐ5869 của Công ty thép Thái Nguyên, Biên bản kiểm nghiệm số 011/BBKN ngày 04/11/2016
Nhập tại kho: Vật liệu. Đã kiểm nghiệm các loại:ội XD 2i XD 2
TT
Tên, quy cách vật liệu, hàng
hóa
Mã số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
1 Thép 10 1410 Kg 5.000 5.000 15.900 79.500.000
2 Thép 12 1411 Kg 6.500 6.500 15.930 103.545.000
3 Thép 16 1420 Kg 5.500 5.500 15.600 85.800.000
4 Thép 18 1421 Kg 4.300 4.300 15.630 67.209.000
5 Cộng 336.054.000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ ): Ba trăm ba mươi sáu triệu không trăm năm mươi tư nghìn đồng chẵn./.
Phụ trách (Ký, họ tên)
Người giao hàng (Ký, họ tên)
Thủ kho (Ký, họ tên)