3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội
3.2.3. Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nguyên tắc kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
a) Doanh nghiệp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập khi có những bằng chứng tin cậy về sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất, kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho và nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá.
b) Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm lập Báo cáo tài chính. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện theo đúng các quy định của Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho” và quy định của chế độ tài chính hiện hành.
c) Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính theo từng loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
d) Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc bán chúng.
đ) Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại vật tư, hàng hoá, từng loại dịch vụ cung cấp dở dang, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập:
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế
toán thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
a) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632
Có TK 2294
b) Khi lập Báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 2294 Có TK 632
c) Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 2294 Nợ TK 632
Có các TK 152, 153, 155, 156.
3.2.4. Về Sổ kế toán tổng hợp
Công ty đã lựa chọn phương pháp ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
Đây là hình thức ghi sổ tương đối đơn giản và càng phát huy tác dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán máy, tuy nhiên Công ty vẫn chưa sử dụng
phần mềm kế toán vào hạch toán. Do đó, Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán vào hạch toán cho nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc cho nhân viên phòng kế toán.
Hiện tại Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Hà Nội mua NVL chưa thanh toán cho người bán thường chiếm tỉ lệ lớn và nghiệp vụ chi tiền cũng diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên Công ty lại chưa sử dụng sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký chi tiền) trong việc hạch toán. Điều này làm khó khăn cho việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị Công ty và kế toán bị hạn chế trong việc theo dõi mua hàng và chi tiền trả tiền cho nhà cung cấp làm giảm hiệu quả kế toán tổng hợp tại Công ty.
Mục đích của nhật ký mua hàng là theo dõi các khoản thu mua nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ dựa vào các hóa đơn mua hàng được chuyển về phòng kế toán. Đây cũng là căn cứ để đối chiếu, theo dõi lượng hàng nhập mua trong kỳ, đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản nhằm đảm bảo các chứng từ, hóa đơn cập nhật vào máy có đầy đủ, chính xác. Nhờ đó giúp kế toán dễ dàng theo dõi, lưu trữ hóa đơn, chứng từ.
Mục đích của “Nhật ký chi tiền” để theo dõi việc đã thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, giúp cho nhà quản trị quản lý tốt hơn việc chi tiền.
Dưới đây là mẫu Nhật ký mua hàng, Nhật ký chi tiền
Biểu 3.1: Nhật ký mua hàng
NHẬT KÝ MUA HÀNG Tháng ... năm 20…
Ngày, tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán
(ghi có) Số
hiệu
Ngày
tháng 152 153
TK khác Số hiệu Số tiền Số trang trước
chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ...
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
Biểu 3.2: Nhật ký chi tiền
NHẬT KÝ CHI TIỀN Tháng ... năm 20…
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản ghi nợ
Ghi có TK
….
Số hiệu
Ngày
tháng 152 153 331 …
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ...
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
Qua thực tế thực tập ở công ty em thấy trong công tác tổ chức kế toán tổng hợp thì công ty chưa sử dụng đến bảng phân bổ nguyên vật liệu để theo dõi giá trị của NVL xuất dùng cho từng công trình, từ đó hình thành nên chi phí NVL cho từng công trình. Đây là chứng từ cần thiết khi tiến hành tính giá thành của công trình. Khi tiến hành theo dõi NVL thì kế toán đã mở sổ theo dõi chi tiết cho từng công trình nhưng lại không tiến hành lập bảng phân bổ NVL. Bảng phân bổ sẽ giúp cho kế toán theo dõi và tiến hành điều chỉnh hợp lí giá trị NVL xuất dùng trong kì, qua đó phân bổ NVL một cách hợp lý, điều chỉnh hợp lý các lượng NVL xuất trong các quá trình sản xuất, cân đối giữa số lượng xuất trong thực tế với số lượng NVL được lập dự toán. Dựa vào bảng phân bổ NVL thì có thể lên kế hoạch sản xuất trong thời hạn tới, so sánh giá trị NVL xuất dùng giữa các công trình tương tự để có thể lên kế hoạch tiết kiệm chi phí NVL.
Dưới đây là mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu
Biểu 3.3: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu
BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng…năm 20… ăm 20…n m 20…năm 20…
TK Có Ghi nợ TK
Số tiền
TK 621 “Chi tiết CT”
TK 621 “Chi tiết CT”
TK 621 “Chi tiết CT”
TK 152 – VLC …….. …….. …….. ……..
TK 152 – VLP …….. …….. …….. ……..
Cộng …….. …….. …….. ……..
Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ...
Người ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên)
3.2.5. Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu tại Công ty
Công ty thường tổ chức báo cáo kế toán vào cuối năm kế toán, vì thế báo cáo tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu cũng diễn ra vào thời gian đó. Ngoài ra, Công ty còn có những báo cáo hàng tuần hàng tháng hoặc hàng quý tùy thuộc tình hình sản xuất, gia công của công ty.
Đối với những báo cáo hàng tuần, hàng tháng công ty chỉ sử dụng những báo cáo ngắn, có trường hợp chỉ là báo cáo bằng miệng.
Đối với bộ phận kế toán, hàng tuần kế toán vật tư phải báo cáo tình hình phát sinh cho kế toán tổng hợp để đưa số liệu báo cáo cho kế toán trưởng và các phó giám đốc. Cuối mỗi tháng, kế toán vật tư tổng hợp Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu đưa ra trước cuộc họp hàng tháng của Bộ phận tài chính. Sau đó nộp báo cáo của cuộc họp lại cho giám đốc và các phó giám đốc. Cuối quý, kế toán phải báo cáo về tình hình quản lý và sử dụng hàng tồn kho của công ty trước Ban giám đốc.
Đối với bộ phận kho, thủ kho theo dõi và quản lý nguyên vật liệu trong kho, thủ kho tiến hành ghi chép tình hình biến động của vật tư thông qua thẻ kho, sổ kho về mặt số lượng.
Hàng tháng thủ kho và kế toán vật tư đối chiếu số liệu liên quan đến hàng tồn kho tổng hợp tình hình quản lý, sử dụng NVL báo cáo cho cấp trên.
Kế toán và thủ kho thường xuyên theo dõi biến động của vật tư trong kho, nếu thấy xuất hiện hiện tượng thiếu hụt, thay đổi phẩm chất biến dạng của NVL thì phải có trách nhiệm báo lại cho cấp trên tiến hành xử lý.
Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán kho và thủ kho phải tổng hợp số liệu về tình hình nguyên vật liệu, kết chuyển tính số dư cuối kỳ của nguyên vật liệu và báo cáo cho cấp trên. Trước khi kết thúc niên độ kế toán, công ty phải tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, đối chiếu giữa số liệu
trên sổ kế toán và số thực tế. Nếu xảy ra chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và hướng giải quyết.
Báo cáo cuối năm của công ty bắt buộc phải là những báo cáo trên giấy. Số liệu về tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu được thể hiện trên sổ chi tiết, sổ cái từng loại nguyên vật liệu. Ngoài ra số tồn kho nguyên vật liệu còn được thể hiện trên Bảng cân đối kế toán cuối năm của công ty.