Chơng 3. Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu
3.2. Những giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty
Qua thời gian tìm hiểu thực tế về công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Quang Trung em thấy việc hạch toán vật liệu ở công ty đợc tiến hành theo đúng quy định, chế độ quy định đáp ứng đợc yêu cầu quản lý.
3.2.1- Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Lập sổ danh điểm một cách khoa học hơn để thuận tiện trong việc quản lý NVL, đối chiếu số liệu giữa các sổ sách. Công ty hiện đang lập danh điểm NVL bằng mã tài khoản NVL và chữ cái viết tắt tên NVL, nh vậy có thể thấy ngay là không thể quản lý chi tiết các NVL cùng chung chủng loại. Công ty có thể lập sổ danh điểm theo mẫu
Sổ danh điểm nguyên vật liệu
TT Ký hiệu
Tên vật liệu Đơn vị tÝnh
Đơn giá
hạch toán Ghi chú Nhãm Danh ®iÓm NVL
I Malt 152.1 Malt
1 152.1.01 Malt Đức Kg 13.800
2 152.1.02 Malt Đan mạch Kg 13.500
II Gạo 152.2….. Gạo tẻ
152.2.01 Gạo Hải hậu Kg 17.200
…..
Việc mở sổ danh điểm NVL nên có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán và bộ phận điều hành sản xuất sau đó trình lên ban giám đốc để thống nhất sử dụng quản lý trong toàn Công ty.
Bên cạnh đó, Công ty cần đa ra quy định về việc quản lý, theo dõi quá
trình sử dụng NVL chặt chẽ hơn, nhất là đối với các NVL có đặc thù về tính lý hóa cao. Kế toán có thể lập một sổ chi tiết về các vật liệu đã xuất dùng nh sổ chi tiết theo dõi tài sản cố định. Đây là biện pháp để quản lý tốt hơn tài sản của doanh nghiệp. Công ty có thể quy định đối với phân xởng về việc quản lý vật liệu nh lập phiếu báo hỏng, báo mất và các chứng từ liên quan khác khi h hỏng mất mát vật liệu nhằm gắn chặt trách nhiệm của ngời sử dụng với công ty.
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phơng pháp tính giá, phơng pháp kế toán
Thực tế tại Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đờng mà chỉ sử dụng TK 152- NVL chỉ khi nào có đầy đủ chứng từ hợp lệ nh hoá đơn, phiếu nhập biên bản kiểm nghiệm vật t thì mới ghi vào sổ sách và đợc hạch toán vào TK 152. Trong khi đó nhà cung cấp của Công ty ở khắp mọi miền đất
hoặc hàng đã về Công ty nhng cuối tháng bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra chất lợng NVL cha kiểm nghiệm xong để hoàn tất thủ tục nhập kho. Vì thế những lô hàng này không đợc ghi chép mà chỉ khi có đầy đủ 3 chứng từ trên mới đợc nhập kho, ghi sổ. Nh vậy, thông tin cuối tháng về hàng tồn kho sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận khoản nợ chính mặc dù đã có những lô đã trả
bằng tài sản của mình. Nh vậy mặc dù TK111, TK 112 đã ghi giảm nhng TK 151 thì cha tăng. Nếu nh thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần giá
trị NVL này. Do đó đề nghị Công ty nên mở thêm TK 151 để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh.
* Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL
Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận, đơn vị cùng tham gia song việc quản lý tình hình nhập- xuất- tồn NVL hàng ngày chủ yếu đợc thực hiện ở bộ phận kế toán trên cơ sở về chứng từ kế toán về nhập, xuất NVL. Vật t trong doanh nghiệp đợc hạch toán chi tiết theo tuàng ngời chịu trách nhiệm và theo từng lô, từng loại, từng thứ vật t. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ với hạch toán nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm mục đích đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa kho và kế toán, tránh đợc sự ghi chép trùng lặp không cần thiết giữa các loại hạch toán, tiết kiệm thời gian và lao động, đồng thời tăng cờng công tác kiểm tra, giám sát của kế toán với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản. Hiện nay, các doanh nghiệp thờng hạch toán chi tiết vật t theo một trong ba phơng pháp chủ yếu sau: Phơng pháp mở thẻ song song, phơng pháp số d và phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Để đáp ứng yêu cầu quản lý NVL việc theo dõi NVL phải đợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu và phải đợc tiến hành
đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng sơ sở chứng từ kế toán.
Theo chế độ chứng từ kế toán dựa vào quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính các chứng từ kế toán về NVL bao gồm:
- PhiÕu nhËp kho- MÉu 01-VT - PhiÕu xuÊt kho- MÉu 02- VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá- Mẫu 03-VT - Phiếu báovật t còn lại cuối kỳ- Mẫu 04- VT
- Biên bản kiểm kê vật t, công cụ, sản phẩm, hàng hoá- Mẫu 05-VT
- Bảng kê mua hàng- Mẫu 06-VT
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ- Mẫu 07-VT Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: Luân chuyển chứng từ
Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng §èi chiÕu kiÓm tra
Kế toán chi tiết ở công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chơng trình quản lý vật t trên máy tính. Nội dung tiến hành hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành nh sau:
- Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối l- ợng mỗi thứ vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu.
- Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách,
đơn vị tính, mã số vật t… sau đó cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận
đợc các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng Thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập
Chứng từ Sổ(thẻ) kế toán chi
Chứng từ
từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký nhận và thẻ kho. Mỗi thẻ kho đợc mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lợng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho.
3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết
Công ty nên lập sổ kế toán cho từng thứ, từng loại vật liệu cụ thể và nên gộp hai loại sổ nhập sổ xuất thành một. Có nh vậy thì việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn có thể rõ ràng, thuận tiện và nhanh chóng hơn.
3.2.5- Về việc lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t
Công ty nên lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vào cuối mỗi tháng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu với các sổ chi tiết nhập kho, xuất kho và các sổ sách liên quan.
Mẫu bảng nhập xuất tồn kho vật t lập tơng tự nh bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật t cuối quý.
3.3.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến NVL
“ Báo cáo kế toán” dùng để thực hiện các năng in sổ chi tiết, sổ tổng hợp, in báo cáo tài chính, in bảng cân đối tài khoản, in các báo cáo khác nh:
- Liệt kê chi tiết phát sinh từng tiểu khoản - In sổ nhật ký chung
- In sổ cái tài khoản
- In báo cáo kết quả kinh doanh
Công ty cần có quy định chặt chẽ đối với bộ phận kế toán. Hàng tháng phải in các báo cáo để đối chiếu số liệu tránh các sai sót, nhầm lẫn, nâng cao hiệu quả quản lý sử dụng NVL cũng nh việc sử dụng đồng vốn trong sản xuất kinh doanh. Không nên tồn tại tâm lý ỉ lại vào máy tính cũng nh phần mềm kế toán máy.
Trong suốt quá trình từ khi thành lập công ty cổ phần Quang Trung luôn có hớng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt nhất là từ khi có cơ chế thị trờng. Công ty cổ phần Quang Trung có những bớc tiến rõ rệt về nhiều mặt:
- Sản xuất kinh doanh có hiệu quả
- Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá
- Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nớc
- Không ngừng tăng cờng đầu t vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và
tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn - Hoàn chỉnh từng bớc việc tổ chức sắp xếp lực lợng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu quả theo từng giai đoạn
- Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình
độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại.
KÕt luËn
Vai trò quan trọng và thiết yếu của NVL đối với quá trình sản xuất và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất là không thể phủ nhận. Với mục đích nâng cao chất lợng và hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí tăng lợi nhuận, doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh bằng cách rút ngắn thời gian quay vòng vốn lu động. Với vai trò của NVL một trong những biện pháp quan trọng là phải quản lý, sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL. Thực hiện tốt công tác này là cơ sở vững chắc để doanh nghiệp tồn tại, lớn mạnh và đạt đợc mục tiêu lợi nhuận trong thị trờng cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Là công cụ quản lý đắc hiệu của doanh ghiệp, việc hoàn thiện, nâng cao chất lợng tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng là điều kiện mang tính quyết định với doanh nghiệp để đạt mục tiêu hiệu quả, chất l- ợng trong sản xuất kinh doanh.
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần Quang Trung, đợc sự giúp
đỡ nhiệt tình của Giám đốc, các cán bộ phòng kế toán cùng cán bộ công nhân viên trong công ty và sự chỉ bảo hớng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Thanh Diệp em đã hoàn thiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty cổ phần Quang Trung.
Trong thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác kế toán NVL tại đây về cơ bản đã đáp ứng đợc yêu cầu quản lý kinh tế nói chung và hạch toán kế toán nói riêng. Tuy nhiên qua nghiên cứu, em nhận thấy có một số vấn đề cần bổ sung thêm. Với nhận thức chủ quan của mình, em xin tham gia một vài ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL tại công ty.
Vì thời gian thực tập có hạn, với những kinh nghiệm còn hạn chế nên chuyên
đề không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và cán bộ kế toán công ty để bản chuyên đề của em đợc hoàn thiện hơn và thực có ý nghĩa trên cả lĩnh vực lý luận và thực tiễn.
Em xin chân thành cảm ơn!