Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, nghĩa là liên tục (“kai”) cải tiến (“zen”). Trong tiếng Trung Quốc, Kaizen được phát âm là Gansai, được hiểu là hành động liên tục cải tiến (“gan”) và là hành động mang lại lợi ích cho xã hội hơn là cho lợi ích cá nhân (“sai”). Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không phân biệt là nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó.
Vậy kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình.
Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mỗi cán bộ công nhân viên. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới, nó nâng cao chất lượng công việc, nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
2.6.2 Đặc điểm
Để áp dụng Kaizen cần phải thực hiện 5S sau, bao gồm :
+ Seiri - Sàng lọc (Sort - tiếng Anh): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết, không có giá trị ra khỏi công việc, nhà xưởng, tổ chức...
+ Seiton - Sắp xếp (Simply - tiếng Anh): Phần loại, hệ thống hoá để bất cứ thứ gì cũng có thể "dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại".
+ Seiso - Sạch sẽ (Shine - tiếng Anh): Thực chất là lau chùi, quét dọn, vệ sinh, kiểm tra xem mọi thứ có được sắp xếp đúng nơi quy định.
+ Seiketsu - Săn sóc (Standardize - tiếng Anh): Nhằm "Tiêu chuẩn hoá",
"quy trình hoá" những gì đã đạt dược với ba nguyên tắc nêu trên đề mọi thành viên của doanh nghiệp tuân theo một cách bài bản, hệ thống.
+ Shitsuke - Sẵn sàng (Sustain - tiếng Anh): Giáo dục, duy trì và cải tiến bốn nguyên tắc nêu trên trong bất kỳ mọi hoàn cảnh nào và trong suất quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Như vậy, nguyên lý của 5S rất đơn giản: loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp gọn gàng, đặt ở vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị được bảo quản, bảo dưỡng sạch sẽ.
Kaizen không phục vụ cho mục đích ngắn hạn
Mục tiêu lớn nhất của Kaizen là tạo ra văn hoá cải tiến liên tục trong doanh nghiệp.
Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí.
Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo.
Đặc biệt nhấn mạnh hoạt động nhóm.
Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu.
2.6.3 Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc
Giống các công cụ quản lý chất lượng ISO, TQM... hoạt động Kaizen cũng dược triển khai trên cơ sở vòng lặp xoáy ốc PDCA (P - Kế hoạch) - D (Thực hiện) - C (Kiểm tra) - A (Hành động, Cải tiến). Tám bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá bao gồm:
Bước 1: Lựa chọn chủ đề (công việc, bộ phận...) (P) Bước 2: Tìm hiểu hiện trạng và xác định mục tiêu (P)
Bước 3: Phân tích dữ kiện thu thập để xác định nguyên nhân (P) Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện trên cơ sở phân tích dữ liệu (P) Bước 5: Thực hiện biện pháp (D)
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện (C)
Bước 7: Xây dựng hoặc sứa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn (A)
Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo (A) Lưu ý rằng Kaizen không phải là một công cụ, không phải là một kỹ thuật mà là triết lý quản lý. Khi zen không đòi hỏi vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu sự cam kết và nỗ lực ở mọi cấp của doanh nghiệp (đặc biệt là cấp lãnh đạo). Các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen và 5S bao gồm: Cam kết của lãnh dạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.
2.6.4 Lợi ích của việc áp dụng Kaizen
- Kaizen góp phần giữ hoạt động của doanh nghiệp đứng vững và từng bước đẩy hoạt động của doanh nghiệp nâng lên từ điểm bứt phá này. Từng bước nhỏ, chậm, chắc và bền bỉ, nhưng Kaizen giúp doanh nghiệp thực hiện những “cú nhảy vọt”, chứ không phải là tình trạng “lên” rồi lại “xuống” của những hành động đổi mới tức thời.
- Tích lỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão).
- Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.
- Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến.
- Tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết.
- Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.
- Xây dựng nền văn hoá công ty.
2.6.5 Sự khác biệt giữa Kaizen và "Đổi mới"
Trong khi phương Tây chú trọng "đổi mới" có tính tức thời, đột phá về công nghệ, kỹ thuật... với kết quả rõ ràng, người Nhật thường quan tâm đến "Cải tiến liên tục", cải tiến hàng ngày với mục tiêu làm thế nào để ngày hôm nay tốt
hơn ngày hôm qua, dù chỉ một chút. Hiệu quả của Kaizen vì thế rất tinh tế, nhỏ bé và không nhận thấy ngay, nhưng về lâu dài Kaizen giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và có sức cạnh tranh cao. Sự khác biệt giữa Kaizen và "Đối mới" là:
9 Tính hiệu quả dài hạn, không gây ấn tượng hàng ngày.
9 Tính ngắn hạn, gây ấn tượng 9 Nhịp độ: các bước nhỏ, bước lớn
9 Khung thời gian: liên tục, tăng dần, cách quãng 9 Mức độ: thay đổi dần dần, đột ngột
9 Cách tiếp cận: nỗ lực tập thể, nỗ lực cá nhân 9 Phạm vi liên quan: mọi người, một vài người 9 Mục đích: duy trì, cải tiến, đột phá, xây dựng 9 Phương pháp: truyền thống , đột phá kỹ thuật 9 Đầu tư: it, dần dần, lớn, tức thời
9 Định hướng: con người, công nghệ, kỹ thuật 9 Đánh giá: quá trình, sự nỗ lực
9 Kết quả: lợi nhuận