2.1.1. Lịch sử hình thành:
CÔNG TY CỞ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI là một trong những Công ty hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực hàng hải, giao nhận XNK và phân phối hàng tiêu dùng tại Việt Nam. Với tiền thân là XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI trực thuộc Công ty TRAXIMEXCO – Bộ Giao Thông Vận Tải, CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI được biết đến như một đối tác quan trọng về giao nhận hàng hóa XNK, dịch vụ kho bãi và vận tải nội địa với hầu hết các khu công nghiệp, khu chế xuất tại Việt Nam.
Bên cạnh những hệ thống dịch vụ, Công ty còn chú trọng đến phát triển hệ thống hàng tiêu dùng.Hiện tại Công ty đang là đối tác hàng tiêu dùng cho các thương hiệu nổi tiếng, cung cấp cho hệ thống siêu thị và hệ thống bán lẻ tại thị trường Việt Nam.
2.1.2. Thời gian thành lập.
Ngày 26/01/1996, XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI được thành lập trên cơ sở tách nguyên trạng từ Xí nghiệp vận tải VIETRANSCIMEX thuộc Tổng công ty VIETRANSCIMEX – Bộ GTVT.
Ngày 15/01/2006, chuyển đổi từ XÍ NGHIỆP VẬN TẢI BIỂN VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI sang CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ HÀNG HẢI. Đây là cột mốc quan trọng đánh dấu bước ngoặc mới trong phương hướng phát triển của công ty.
2.1.2.1. Lĩnh vực hoạt động của công ty.
Các hoạt động chính của Công ty là:
- Công ty Kimber-Clark VN: cung cấp toàn bộ dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK & đối tác phân phối sản phẩm từ 1999-nay. Sản lượng: Trên 4000 tấn/năm.
- Công ty TNHH URC VN: đảm nhận toàn bộ các dịch vụ giao nhận trong &
quốc tế từ 2005-nay. Sản lượng: trên 300 tấn/năm.
- Dịch vụ hậu cần & kho bãi.
- Môi giới hải quan & giao nhận vận tải.
- Đại lý hàng hải.
- Phân phối hàng tiêu dùng.
SVTH: Nguyễn Thanh Thùy Dương 30 Lớp: 10DKNH02 – Niên khóa: 2010-2014 - Đại lý phân phối xe tải nhẹ Hiệu JAC.
2.1.2.2. Mục tiêu - sứ mệnh hướng tới
Mục tiêu: Với mục tiêu trở thành những công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực dịch vụ cung ứng giao nhận hàng hóa quốc tế và phân phối hàng tiêu dùng, công ty luôn ý thức và không ngừng khao khát tìm ra những giải pháp tối ưu nhằm thảo mãn mục tiêu: tính tiện lợi, chi phí hợp lý, giá trị dịch vụ cao.
Sứ mệnh:
- “Nối liền khoảng cách, rút ngắn thời gian”- Công ty đem đến cho khách hàng một dịch vụ đảm bảo sự nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm, giải pháp toàn diện trong lĩnh vực dịch vụ cung ứng và giao nhận hàng hóa quốc tế.
- Là đối tác xứng tầm tin cậy trong lĩnh vực phân phối hàng tiêu dùng.
2.1.3. Bộ máy tổ chức của công ty.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý tại công ty.
Nguồn: trasac.com.vn_Sơ đồ tổ chức Bộ máy Công ty bao gồm Ban giám đốc và 9 phòng ban chức năng:
Phòng dịch vụ khách hàng.
Phòng quản lý hoạt động chung.
P. DV Khách
hàng
P. hoạt độngch ung
TT.
Phân phối
P. Môi giới
hải quan
P. BV SK &
môitrư ờng
Đội vận tải đường
bộ
ĐL.
Tàu biển
P.
Kinh doanh
P. Tài chính
& Kế toán
Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Giám đốc điều hành
Giám đốc hoạt động Giám đốc tài chính
SVTH: Nguyễn Thanh Thùy Dương 31 Lớp: 10DKNH02 – Niên khóa: 2010-2014
Trung tâm phân phối.
Phòng môi giới hải quan.
Đội vận tải đường bộ.
Đại lý tàu biển.
Phòng kinh doanh.
Phòng kế toán.
2.1.3.2. Nhiệm vụ - chức năng từng bộ phận.
Tổng giám đốc:
Tổng giám đốc đảm nhận vai trò điều hành, quản lý chung trong công ty và là người ra quyết định kinh doanh đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất toàn bộ hoạt động của công ty trước hội đồng quản trị.
Tổng giám đốc làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với các Trưởng phòng sau đó đưa ra quyết định sau cùng.
Phòng Dịch vụ khách hàng:
Chủ động thường xuyên tiếp xúc với đối tác khách hàng để nắm bắt kịp thời các thông tin về tình hình công nợ, nhu cầu sử dụng dịch vụ báo cáo của Giám đốc để có kế hoạch tiếp xúc, hợp tác với khách hàng.
Chuẩn bị các số liệu, dữ liệu cần thiết của Công ty để giới thiệu với khách hàng.
Đánh giá, phân tích hồ sơ vụ việc, soạn thảo và đàm phán các hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
Tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị và ban giám đốc để triển khai, chỉ đạo thực hiện việc chăm sóc khách hàng.
Phân tích đánh giá hồ sơ, các hợp đồng kinh tế trong Công ty.
Đại lý Tàu biển:
Tiến hành các hoạt động cần thiết để chăm sóc và bảo vệ chu đáo quyền và lợi ích hợp pháp của người ủy thác.
Nhanh chóng thông báo cho người ủy thác các sự kiện liên quan đến công việc được ủy thác.
Tính toán các chi phí có liên quan đến công việc được ủy thác.
Phòng Kinh doanh:
Đây là phòng giữ vai trò trọng tâm của hoạt động kinh doanh của công ty và chịu sự trách nhiệm chỉ đạo trực chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Phòng gồm có 2 bộ phận:
Bộ phận chứng từ.
Bộ phận giao nhận.
Chức năng của phòng là:
Ký kết hợp đồng.
Tổ chức hợp đồng.
Phụ trách các thủ tục xuất nhập khẩu và giao nhận hàng hóa tại các cảng.
Quản lý hoạt động về các chứng từ xuất khẩu hàng hóa.
SVTH: Nguyễn Thanh Thùy Dương 32 Lớp: 10DKNH02 – Niên khóa: 2010-2014
Tham mưu cho Tổng Giám đốc trong các dự án kinh doanh gồm: Giám đốc Điều hành, Giám đốc Nghiệp vụ, Giám đốc Tài chính.
Phòng Tài chính & Kế toán:
Giám đốc Tài chính kiêm Kế toán trưởng.
Quản lý và thực hiện các nguồn tài chính của công ty như: làm Kế toán Kiểm toán các nguồn vốn, các tài khoản, các nguồn tài chính.
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng và Giám đốc trực tiếp lãnh đạo. Các nhân viên còn lại đảm trách nhiệm từng công việc và tài vụ như:
Kế toán tổng hợp, tiền lương, quản lý ngân quỹ, theo dõi công nợ… Các cán bộ của phòng Tài Chính Kế Toán còn có vai trò tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch, phương án đầu tư…
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay được thực hiện theo hình thức tập trung.
Tất cả công việc liên quan đến kế toán đều tập trung tại phòng kế toán Công ty.
2.1.4.1. Tổ chức và hệ thống công tác kế toán tại công ty.
Tổ chức:
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán tại công ty
Nguồn: Phòng Tài chính & Kế toán
Nhiệm vụ - chức năng từng bộ phận.
- Kế toán trưởng:
Chịu trách nhiệm về trách nhiệm về hoạt động kế toán tài chính của công ty, theo dõi đôn đốc nhân viên thực hiện các quy định về hạch toán, báo cáo kế toán.
Sắp xếp nhân viên phù hợp với công việc để đạt năng suất và có hiệu quả cao.
Báo cáo tình hình tài chính từng tháng cho Giám đốc.
Kế toán trưởng Kế toán quản trị
Kế toán phải thu
Kế toán phải trả
Kế toán
thu ngânn
Kế toán
tiền mặt
Kế toán các chi
nhánh và trung tâm trực thuộc
Kế toán TSCĐ
Thủ quỹ
SVTH: Nguyễn Thanh Thùy Dương 33 Lớp: 10DKNH02 – Niên khóa: 2010-2014
Liên hệ thỏa thuận với phòng Kinh doanh để tính toán thực hiện các thương vụ kinh doanh.
- Kế toán tổng hợp:
Phó phòng kế toán thực hiện kế toán tổng hợp.
Kiểm tra, tổng hợp để lên Báo cáo cho toàn bộ công ty.
- Kế toán thanh toán:
Theo dõi tình hình thu, chi vào toàn bộ quỹ của các loại tiền có tại quỹ của Công ty.
- Kế toán công nợ:
Gồm kế toán phải thu và kế toán phải trả. Theo dõi tình hình nợ và thanh toán nợ của Công ty cho khách hàng và theo dõi các khoản phải thu và thanh toán của khách hàng.
- Bộ phận thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm về việc thu chi tiền mặt trên cơ sở phiếu thu, chi hợp lý.
Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số tồn quỹ với tài khoản tiền mặt.
- Kế toán kho:
Theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho, chịu trách nhiệm về các chứng từ nhập, xuất kho.
- Kế toán quản trị:
Lập các báo cáo quản trị và dự báo cho công ty.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản công ty đang áp dụng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 là chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong nước.
- Kỳ kế toán năm:Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Khấu hao đường thẳng.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Ghi nhận vào chi phí tài chính.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: doanh thu bán hàng theo chuẩn mực kế toán số 14.
- Mô tả - cách thức thực hiện phần mềm hệ thống
SVTH: Nguyễn Thanh Thùy Dương 34 Lớp: 10DKNH02 – Niên khóa: 2010-2014 Hiện nay Công ty thực hiện hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc được thực hiện theo chương trình phần mềm kế toán STEPS được viết riêng cho công ty.
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, ghi có để đăng nhập vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán STEPS. Các thông tin tự động nhập vào sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính.