TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN
4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và đặc điểm các hình thức kế toán
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.
Đơn vị phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng tại đơn vị.
Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo tính khoa học, phù hợp với năng lực, trình độ quản lý, kế toán đồng thời phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất của đơn vị.
Để đảm bảo vai trò quan trọng nêu trên, chế độ sổ kế toán có những quy định mang tính bắt buộc về nội dung, biểu mẫu và phương pháp ghi chép trên sổ kế toán, phương pháp sửa chữa sai sót, cách thức quản lý và sử dụng sổ.
4.2.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống sổ kế toán
Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:
- Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, tính chất hoạt động kinh tế, quy mô của doanh nghiệp.
- Nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định trong từng hình thức tổ chức sổ kế toán.
- Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh từng tài khoản vào từng loại sổ sách kế toán.
- Trong hình thức tổ chức sổ kế toán đã xác định cần nắm được nội dung công việc ghi chép phản ánh hàng ngày, định kỳ công việc phải làm vào cuối tháng,
cuối quý, năm sao cho việc ghi chép tổng hợp cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác và tiết kiệm.
4.2.1.3. Căn cứ tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Căn cứ quy mô, đặc thù, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh.
- Căn cứ trình độ, khả năng của đội ngũ nhân viên.
- Căn cứ vào yêu cầu thông tin cho quản lý.
- Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán mà đơn vị đang sử dụng, số lượng sổ cái phụ thuộc vào số lượng tài khoản tổng hợp đang dùng.
4.2.2. Nội dung của tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các nội dung chủ yếu như sau:
- Lựa chọn hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị - Xây dựng danh mục sổ kế toán
- Lựa chọn và thiết kế mẫu sổ kế toán
- Xác định số lượng sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.
- Xác định mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
- Xác định các quy tắc về sổ kế toán 4.2.2.1. Lựa chọn hình thức kế toán áp dụng
Hình thức kế toán là tập hợp các sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ có tính thống nhất được dùng để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định phục vụ cho việc lập các Báo cáo tài chính.
a. Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
a1) Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
- Là hình thức kế toán thường được sử dụng tại các đơn vị có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán.
- Kết hợp trình tự ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế - tài chính ở đơn vị vào một sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký - Sổ Cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán ở Tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp (Nhật ký - Sổ cái) và sổ kế toán chi tiết.
a2) Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán Nhật ký - Sổ cái Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán Nhật ký - Sổ cái được thể hiện trên sơ đồ 4.1:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Sổ quỹ
Chứng từ kế toán
NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 4.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái - Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuât, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ một đến ba ngày.
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột nợ, cột có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng nay. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái.
- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột "Phát sinh" ở
phần Nhật ký
=
Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các Tài khoản
=
Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư có các tài
khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ cái và trên "Bảng tổng hợp chi tiết" sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
a3) Các loại sổ kế toán và kết cấu mẫu sổ của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái - Sổ kế toán tổng hợp trong hình thức kế toán này chỉ có một sổ duy nhất là Nhật ký - Sổ Cái. Kết cấu mẫu sổ như sau:
- Sổ kế toán chi tiết được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để cụ thể hoá số liệu kế toán đã ghi ở các tài khoản cấp 1. Số lượng sổ kế toán chi tiết rất nhiều tuỳ thuộc vào những yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị. Kết cẫu mẫu sổ kế toán chi tiết đa dạng, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý đối với từng đối tượng cần ghi chép chi tiết.
b) Tổ chức hình thức kế toán Nhật ký chung
b1) Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
- Là hình thức kế toán được sử dụng rộng rãi ở các đơn vị có quy mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán.
- Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tê, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Cuối tháng phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp.
b2) Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ 4.2:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 4.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký
đặc biệt
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3 ,5, 10…ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
b3) Các loại sổ kế toán và nội dung, kết cấu mẫu sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung
- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung (Nhật ký đặc biệt nếu có) và Sổ Cái
Đối với các đơn vị lớn có nhiều nghiệp vụ cùng loại phát sinh, người ta có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt (Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng…). Thực chất các Nhật ký đặc biệt là các Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để tập hợp số liệu và định kỳ cộng lại lấy số liệu tổng hợp để ghi vào Sổ Cái không cần qua Nhật ký chung. Như vậy các Nhật ký đặc biệt được coi như những bộ phận cấu thành của Nhật ký chung.
- Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở tổ chức (Danh mục sổ kế toán chi tiết tham khảo phụ lục số 4, mẫu sổ tương tự như hình thức Nhật ký Sổ Cái).
c) Tổ chức hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
c1) Đặc điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Là hình thức kế toán thường được sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán.
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
- Căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại lập Chứng từ ghi sổ để làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp, còn việc ghi sổ kế toán chi tiết được căn cứ vào các chứng từ kế toán, như vậy việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau.
- Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ Cái.
c2) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ 4.3:
Chứng từ kế toán Sổ quỹ
CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết Sổ Cái
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 4.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ để lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng
số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
c) Các loại sổ và kết cấu mẫu sổ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái
+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được để làm thủ tục ghi sổ kế toán. Mỗi chứng từ ghi sổ chỉ được ghi một định khoản kế toán. Khi lập chứng từ ghi sổ phải ghi số thứ tự chứng từ ghi sổ đã lập để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số thứ tự chứng từ ghi sổ có thể đánh số theo kỳ kế toán (từng quý) hoặc theo niên độ kế toán.
+ Sổ Cái:
- Sổ kế toán chi tiết: cũng được mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết như các hình thức kế toán trên.
d) Tổ chức hình thức kế toán Nhật ký -Chứng từ d1) Đặc điểm của hình thức Nhật ký - Chứng từ
- Là hình thức kế toán được sử dụng trong các đơn vị có quy mô lớn chưa sử dụng máy vi tính vào công việc kế toán.
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế - tài chính cùng loại phát sinh vào một loại sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - Chứng từ. Người ta lấy bên Có của tài khoản kế toán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, tức là các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Có của một tài khoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký -