BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ
2.1. Tổ chức khoa học tài liệu và tổ chức bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu.
2.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài:
2.1.1.1. Phân loại tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài
Phân loại tài liệu là một nghiệp vụ đặc biệt quan trọng của công tác lưu trữ, để có thể tổ chức khoa học tài liệu thì phân loại tài liệu đóng vai trò quyết định.
Qua quá trình khảo sát, làm việc và tiếp cận thực tế đối với khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Bộ, chúng tôi thấy khối tài liệu này được phân loại như sau:
Bước 1: Toàn bộ khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài được chia thành 3 nhóm lớn theo đặc trưng nội dung của tài liệu như sau:
Nhóm lớn 1: Hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam.
Nhóm lớn 2: Hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài.
Nhóm lớn 3: Khối hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư cho các công ty đóng trụ sở tại các địa phương do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quản lý.
Bước 2: Trong mỗi nhóm lớn này, tài liệu lại được chia ra thành các nhóm nhỏ hơn theo các đặc trưng phân loại khác nhau:
Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 1: Hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam được chia thành 3 nhóm nhỏ hơn theo đặc trưng tính chất của dự án, đó là:
- Hồ sơ, dự án được cấp phép có số giấy phép.
30
- Hồ sơ trả lời chủ trương không có số giấy phép.
- Hồ sơ dự án xin cấp phép nhưng không được cấp phép nên không có số giấy phép.
Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 2: Hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài.
Khối tài liệu này được chia thành 2 nhóm nhỏ hơn theo đặc trưng tính chất của dự án, đó là:
- Hồ sơ dự án đầu tư ra nước ngoài
- Trả lời các hồ sơ dự án đầu tư ra nước ngoài không được cấp phép.
Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm lớn 3: Khối hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư cho các công ty đóng trụ sở tại các địa phương do Bộ Kế hoạch và Đầu tư quản lý. Khối tài liệu này được chia thành các nhóm nhỏ hơn theo đặc trưng phân loại là tên các tỉnh, thành phố.
- Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Bình Dương - Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Hải Dương - Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Lào Cai - Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Đồng Nai ...
Bước 3: Trong mỗi nhóm nhỏ hơn này, tài liệu lại tiếp tục được phân chia ra thành các đơn vị nhỏ nhất là hồ sơ theo các đặc trưng phân loại khác nhau:
Đặc biệt trong nhóm tài liệu thứ nhất thuộc nhóm lớn 1 là nhóm nhỏ hơn Hồ sơ, dự án được cấp phép có số giấy phép, tài liệu tiếp tục được phân chia thành 3 nhóm nhỏ hơn nữa như sau, sau đó mới được phân chia thành hồ sơ:
- Hồ sơ cấp phép cho các công ty đã giải thể.
- Hồ sơ cấp phép cho các công ty đang hoạt động.
- Hồ sơ cấp phép cho các công ty đã được phân cấp về địa phương.
Một là: Đối với khối tài liệu, hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài. Khối tài liệu này sau khi được chia thành các nhóm nhỏ hơn, trong từng nhóm nhỏ hơn này tài
31
liệu lại tiếp tục được chia thành các nhóm nhỏ nhất là hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, các hồ sơ được đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần, mỗi một giấy phép cấp phép thành lập một công ty là một hồ sơ.
Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước ngoài đã giải thể.
- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh khách sạn Indochine Đà Nẵng, Giấy phép số 1301/GP ngày 4 tháng 7 năm 1995.
…
Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước ngoài đã phân cấp cho địa phương.
- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty quốc tế sản xuất hợp chất cao cấp Hà Nội (HIPC), giấy phép số 2009/GP ngày 8 tháng 12 năm 1997
…
Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư nước ngoài đang hoạt động.
- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty cổ phần hữu hạn VEDAN Việt Nam, Giấy phép số 171/GP ngày 4 tháng 6 năm 1991.
- Hồ sơ cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh phát triển địa ốc Sài Gòn, Giấy phép số 3472/BKH-GCNĐT ngày 16 tháng 9 năm 2005.
…
Hai là: Đối với khối tài liệu, hồ sơ dự án đầu tư ra nước ngoài. Khối tài liệu này sau khi được chia thành 2 nhóm nhỏ hơn, tài liệu lại tiếp tục được chi thành các nhóm nhỏ nhất là hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, các hồ sơ được đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần, mỗi một giấy phép cấp phép thành lập một công ty là một hồ sơ.
Hồ sơ cấp giấy phép dự án đầu tư ra nước ngoài
- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty SCAVI DENESAVAN tại Cộng hòa Dân chủ nhân dân Lào, Giấy phép số 101/BKH-ĐTRNN ngày 11 tháng 4 năm 2008
…
32
Trả lời các hồ sơ dự án đầu tư ra nước ngoài không được cấp phép. Các hồ sơ không được cấp phép này được chia theo đặc trưng vấn đề, trả lời mỗi công ty là một vấn đề, một hồ sơ.
- Hồ sơ về việc trả lời công ty trách nhiệm hữu hạn Sao Ánh Dương về đầu tư ra ngước ngoài năm 2008
…
Ba là: Đối với khối tài liệu, hồ sơ dự án cấp phép cho địa phương. Khối tài liệu này sau khi được chia thành các nhóm nhỏ hơn theo các tỉnh, thành phố, trong các nhóm nhỏ hơn này tài liệu lại được phân chia thành các nhóm nhỏ nhất là hồ sơ theo đặc trưng số giấy phép, các hồ sơ được đánh số từ hồ sơ số 01 đến hết theo số giấy phép tăng dần.
Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Bình Dương
- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đại Long, Giấy phép số 89/GP-BD ngày 5 tháng 6 năm 1998.
…
Hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tỉnh Hải Dương
- Hồ sơ cấp giấy phép thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất gỗ ép La Thị, Giấy phép số 102/GP-HD ngày 14 tháng 2 năm 2000
…
Trên đây chúng tôi đã trình bày phương án phân loại chi tiết cho khối tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư mà hiện tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đang sử dụng. Do các đặc điểm riêng biệt của tài liệu là các hồ sơ giấy phép cấp phép đầu tư thành lập, cấp phép hoạt động cho các công ty nên phương án phân loại cho khối tài liệu cũng mang tính đặc thù, khác biệt so với các loại tài liệu khác. Đặc trưng phân loại chính, quan trọng nhất mà chúng tôi sử dụng để phân loại cho khối tài liệu này là đặc trưng số giấy phép, dựa vào đặc trưng này mới có thể phân loại tài liệu thành đơn vị nhỏ nhất là hồ sơ để đưa vào bảo quản và tra tìm phục vụ
33
cho khai thác sử dụng. Phương án phân loại này sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư một cách chặt chẽ và khoa học nhất, tài liệu sau khi được phân chia theo phương án phân loại này sẽ được quản lý tốt mang lại hiệu quả khai thác, sử dụng cao.
Khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài - Bộ Kế hoạch và Đầu tư có đặc thù riêng, bao gồm các loại hồ sơ giấy phép được sếp theo thứ tự số giấy phép tăng dần từ 01 đến hết, chính do đặc điểm này nên đối với khối tài liệu này chúng ta phải xây dựng một phương án phân loại phù hợp nhất để có thể quản lý tốt và tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất. Sau khi nghiên cứu kỹ thực tế tài liệu chúng tôi đã xây dựng một phương án phân loại riêng cho khối tài liệu, theo tôi đây là phương án phân loại hợp lý nhất có thể áp dụng đối với khối tài liệu sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục Đầu tư nước ngoài - đơn vị sản sinh ra khối tài liệu đặc thù riêng, có ý nghĩa, giá trị lớn thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ của Cục Đầu tư nước ngoài nói riêng và của Bộ Kế hoạch và Đầu tư nói chung.
2.1.1.2. Xác định giá trị tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài
Theo Khoản 14 Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong đó có một mục quy định thời hạn bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài mới được xây dựng năm 2012 nhưng việc xác định giá trị tài liệu đối với khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài đã được thực hiện từ lâu, không phụ thuộc vào thời hạn bảo quản của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trên. Thực tế cho thấy tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang
34
bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ yếu là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty, doanh nghiệp mà không có đa dạng các loại hồ sơ khác được liệt kê trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
Thực tế công tác xác định giá trị hồ sơ, tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư được thực hiện như sau:
Một là các hồ sơ liên quan đến việc cấp phép đầu tư thành lập các công ty có vốn đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam. Các hồ sơ, tài liệu dự án thuộc nhóm này sau khi được chuyển vào nộp lưu tại Lưu trữ Bộ và căn cứ trên đặc điểm hoạt động được chia làm 3 dạng: một là các hồ sơ, dự án được cấp phép có số giấy phép; hai là các hồ sơ trả lời chủ trương không có số giấy phép; ba là các hồ sơ dự án xin cấp phép nhưng không được cấp phép nên không có số giấy phép.
Trong ba loại hình hồ sơ này thì loại hồ sơ dự án được cấp phép có số giấy phép được xác định có thời hạn bảo quản vĩnh viễn còn các hồ sơ trả lời chủ trương và các hồ sơ dự án xin cấp phép nhưng không được cấp phép chưa được xác định thời hạn bảo quản cụ thể. Đối với loại hình hồ sơ dự án được cấp phép có số giấy phép lại được chia làm 3 loại là hồ sơ doanh nghiệp đã phân cấp, hồ sơ doanh nghiệp đã giải thể và hồ sơ doanh nghiệp đang hoạt động. Đối với loại hồ sơ doanh nghiệp đã phân cấp, hồ sơ doanh nghiệp đã giải thể được Lưu trữ Bộ xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn và được nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Còn đối với hồ sơ doanh nghiệp đang hoạt động được bảo quản tại Lưu trữ Bộ để tiến hành công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
Hai là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty có vốn đầu tư từ Việt Nam ra nước ngoài hay còn gọi là đầu tư ra nước ngoài, do đặc điểm là trước kia lấy số giấy phép liên tiếp với loại hình đầu tư nước ngoài nên các hồ sơ cũ được xác định giá trị tài liệu theo khối tài liệu được nhắc đến ở phần 1, còn những số giấy phép đã lấy số riêng được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
35
Thứ ba là hồ sơ cấp phép đầu tư cho các công ty đóng trụ sở tại các địa phương do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp phép và quản lý. Hệ thống số giấy phép đầu tư cấp phép cho các địa phương này hiện tại vẫn chưa thực hiện được nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản, khối tài liệu này vẫn được bảo quản tại Lưu trữ Bộ.
Từ thực tế công tác xác định giá trị tài liệu chúng ta có thể thấy được những ưu điểm cũng như những tồn tại, hạn chế trong công tác này. Ưu điểm thể hiện ở chỗ Lưu trữ Bộ đã từng bước thực hiện xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu và đã thực hiện việc giao nộp các hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Nhược điểm thể hiện ở chỗ là công tác này còn thực hiện xác định thời hạn bảo quản tài liệu một cách chung chung, chưa cụ thể, khối tài liệu cấp phép cho địa phương vẫn chưa được thực hiện nghiệp vụ này. Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị được thành lập Phông Lưu trữ riêng nên Cục cần quan tâm xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho riêng mình. Nếu Cục thực hiện được sẽ giúp cho Lưu trữ Bộ có căn cứ khoa học, chính xác để định thời hạn bảo quản cho dạng hồ sơ cấp phép này.
2.1.1.3. Xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài.
Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu là phương tiện dùng để tra tìm hồ sơ, tài liệu trong các kho lưu trữ. Đây là loại công cụ tìm kiếm thông tin quan trọng, giúp cho các cán bộ lưu trữ tra tìm được hồ sơ một cách nhanh chóng và dễ dàng, vì thế việc xây dựng các loại công cụ tra cứu tài liệu là đặc biệt quan trọng và cần thiết. Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu trong các kho lưu trữ có nhiều loại như mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu, cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ tài liệu…Hiện tại, mục lục hồ sơ là công cụ tra cứu tài liệu được sử dụng phổ biến và nhiều nhất trong các kho lưu trữ.
Qua khảo sát thực tế về nghiệp vụ xây dựng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài cho thấy Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã và đang
36
sử dụng một loại công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu duy nhất là mục lục hồ sơ. Hiện tại, Phòng Lưu trữ đang quản lý mục lục hồ sơ tài liệu của các dự án cấp phép hoạt động cho các doanh nghiệp đang hoạt động. Do đặc thù riêng biệt của khối tài liệu này nên mục lục hồ sơ để tra cứu hiện tại như sau:
Số Giấy phép
Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng
BĐ và KT Số tờ Ghi chú 01 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư
hợp tác kinh doanh trục vớt tàu đắm (Thụy Điển)
144
5 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh Gemasa Corporation
71
13 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh thống nhất Hotel Metropole
435
13 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh thống nhất Hotel Metropole
415
13 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty liên doanh thống nhất Hotel Metropole
435
16 Hồ sơ về việc cấp giấy phép đầu tư thành lập công ty ô tô Isuzu Việt Nam
74
37
Từ thực tế mục lục hồ sơ như trên chúng ta có thể thấy đây là mục lục hồ sơ chưa được hoàn thiện, các hồ sơ được bảo quản trong kho chưa được đánh số hộp và số hồ sơ, chưa thống kê được ngày bắt đầu và kết thúc của hồ sơ. Tại sao khi mục lục hồ sơ còn ở trong tình trạng này mà công tác tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài lại vẫn được thực hiện? Theo trình bày ở trên cho thấy, nguyên tắc phân loại cũng như bảo quản tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài tại Lưu trữ Bộ là dựa vào đặc trưng số giấy phép, vì thế khối tài liệu này được sắp xếp theo số giấy phép tăng dần trong các kho. Mặt khác khi khai thác, sử dụng thì độc giả yêu cầu khai thác theo số giấy phép nên cán bộ lưu trữ chỉ việc vào kho tìm tài liệu theo số giấy phép được ghi trên nhãn hộp mà không cần căn cứ vào mục lục hồ sơ. Điều này giải thích cho việc tại sao đối với khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư lại chưa được hoàn thiện mục lục hồ sơ mà vẫn tổ chức được công tác khai thác, sử dụng tài liệu. Nhưng do công cụ tra cứu tài liệu chưa được hoàn thiện nên vấn đề tra tìm, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu còn nhiều điểm bất cập, dẫn đến hiệu quả của công tác này chưa cao.
Ngoài ra, Phòng Lưu trữ còn đang quản lý mục lục hồ sơ tài liệu của các dự án cấp phép hoạt động cho các doanh nghiệp đã phân cấp và các dự án cấp phép hoạt động cho các doanh nghiệp đã giải thể. Khối tài liệu này hiện đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, mục lục hồ sơ này dùng để phục vụ cho cán bộ công chức, độc giả ngoài cơ quan đến tra tìm, khai thác trước hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Mục lục hồ sơ cụ thể như sau:
Một là Mục lục hồ sơ tài liệu của các dự án cấp phép hoạt động cho các doanh nghiệp đã giải thể:
Hộp số
Hồ sơ
số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng
BĐ và KT Số tờ Ghi chú