CỤC ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI HIỆN ĐANG BẢO QUẢN TẠI LƯU TRỮ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ.
3.1. Nhận xét chung về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ.
Dựa vào tình hình khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư được trình bày rất cụ thể tại chương 2 của Luận văn, chúng tôi rút ra một số những ưu và nhược điểm của công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này như sau:
3.1.1. Những ưu điểm đạt được.
Một là: Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành được một số văn bản có nội dung quy định về công tác khai thác, sử dụng tài liệu, các văn bản này cũng được áp dụng cho khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài. Vì có các quy định chung về khai thác, sử dụng tài liệu nên công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này không gặp nhiều những khó khăn, các cán bộ lưu trữ chỉ việc vận dụng đúng các quy định đó vào các trường hợp cụ thể.
Hai là: Lưu trữ Bộ áp dụng nhiều hình thức khai thác, sử dụng cho khối tài liệu này như tổ chức khai thác tài liệu tại chỗ, cho mượn tài liệu về nhà, cung cấp bản phô tô tài liệu, scan tài liệu hay sao chứng thực hồ sơ, tài liệu nếu độc giả yêu cầu. Mỗi loại hình khai thác, sử dụng tài liệu đó sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng đối với mỗi người như nếu khai thác tài liệu tại chỗ sẽ mất thời gian ngồi đọc tài liệu tại lưu trữ,nếu mượn hồ sơ về nhà nghiên cứu sẽ mất thời
60
gian hẹn trả và đi trả hồ sơ…Với đa rạng các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu như vậy nên độc giả đến khai thác có thể tự chọn cho mình một hình thức khai thác, sử dụng tài liệu thích hợp nhất. Đây cũng chính là một ưu điểm trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu mà Lưu trữ Bộ đã làm được.
Ba là: Đã lập sổ theo dõi khai thác, sử dụng riêng cho khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài, không đăng ký chung cùng các đơn vị khác. Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã lập sổ theo dõi thống kê riêng số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài. Sổ này được gọi là “Sổ theo dõi khai thác hồ sơ, tài liệu Đầu tư nước ngoài”, điều này giúp cho Lưu trữ Bộ có thể quản lý khối tài liệu này một cách tốt nhất, khi đó muốn tìm các số liệu thống kê về khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài là một điều khá đơn giản.
Bốn là: Các cán bộ, chuyên viên lưu trữ làm việc tại Lưu trữ Bộ có thái độ phục vụ tận tình, có ý thức trách nhiệm trong công việc. Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư được bố trí 8 cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ, trong đó có 01 cán bộ được giao nhiệm vụ phụ trách, quản lý khối tài liệu này. Tuy khối tài liệu này chỉ có 01 cán bộ quản lý trực tiếp nhưng khi cán bộ này đi vắng nếu có độc giả muốn khai thác, sử dụng khối tài liệu này thì các cán bộ khác vẫn phục vụ tận tình, chu đáo. Ngoài ra, đối với các độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ Bộ nói chung cũng như các độc giả khai thác, sử dụng khối tài liệu này nói riêng đều nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các cán bộ lưu trữ cơ quan, không có thái độ quan liêu hách dịch đối với độc giả. Các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu luôn được tiến hành một cách nhanh nhất, không làm mất nhiều thời gian chờ đợi của độc giả. Mặt khác, các cán bộ làm công tác lưu trữ tại Lưu trữ Bộ luôn có tinh thần, ý thức trách nhiệm trong công việc, các hồ sơ cấp phép này sau khi được độc giả khai thác xong luôn được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, không xảy ra tình trạng làm hư hỏng hay mất mát tài liệu.
3.1.2. Những điểm còn tồn tại, hạn chế.
61
Bên cạnh những ưu điểm được trình bày ở trên thì công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài còn có một số tồn tại, hạn chế sau:
Một là: Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị được thành lập Phông Lưu trữ riêng mà đơn vị này chưa có khái niệm gì về lưu trữ, tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn phải phụ thuộc hoàn toàn vào Lưu trữ Bộ, hàng năm Cục vẫn làm công văn gửi Lãnh đạo Văn phòng Bộ cho gửi nhờ hồ sơ, tài liệu xuống Lưu trữ Bộ, điều này gây khó khăn không nhỏ đến công tác lưu trữ khối tài liệu của Cục nói chung cũng như công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu nói riêng. Đây là một thực tế yếu kém của Lưu trữ Cục cần phải khắc phục sớm để chấm dứt việc gửi tài liệu của Cục về Lưu trữ Bộ.
Hai là: Cục Đầu tư nước ngoài chưa ban hành được bất kỳ một văn bản nào quy định về công tác lưu trữ của Cục nói chung cũng như công tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng.
Cục Đầu tư nước ngoài là đơn vị hành chính, giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước, có tư cách pháp nhân để lập phông lưu trữ riêng nên việc ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ cũng như công tác khai thác, sử dụng tài liệu là vấn đề thiết thực. Thực tế cho thấy, Cục Đầu tư nước ngoài chưa ban hành được văn bản nào quy định về công tác lưu trữ nói chung cũng như công tác khai thác, sử dụng nói riêng.
Khối tài liệu được đề cập đến trong luận văn hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ nên việc khai thác, sử dụng khối tài liệu phải phụ thuộc vào các quy định về khai thác, chứng thực hồ sơ tài liệu của Lưu trữ Bộ. Tuy vậy, nếu Cục Đầu tư nước ngoài mà có ban hành được văn bản quy định về công tác này thì việc khai thác, sử dụng khối tài liệu cũng sẽ được áp dụng theo đúng các quy định đó tại lưu trữ, như vậy thì hành lang pháp lý về khai thác, sử dụng khối tài liệu sẽ càng chặt chẽ hơn.
Ba là: Thủ tục khai thác, sử dụng khối hồ sơ tài liệu này còn chưa được thống nhất. Thật vậy, Lưu trữ Bộ thực hiện việc tổ chức khai thác, sử dụng tài
62
liệu theo Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 của Chánh Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư về việc ban hành hệ thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000, việc tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài cũng không nằm ngoài phạm vi đó. Ví dụ như theo tiêu chuẩn này, độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu hay chứng thực tài liệu sẽ khai vào “Giấy đề nghị khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ” và “Giấy đề nghị sao chứng thực hồ sơ, tài liệu” đã được mẫu hóa tại Lưu trữ Bộ. Thực tế cho thấy có nhiều trường hợp độc giả đến khai thác tài liệu hay chứng thực tài liệu tự làm công văn hay mẫu giấy cho riêng mình mà vẫn được Lãnh đạo Phòng Lưu trữ chấp thuận, điều này làm cho thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu sẽ không thống nhất.
Bốn là: Số lượt độc giả đến khai thác hồ sơ tài liệu và số lượng hồ sơ tài liệu được mang ra khai thác của khối tài liệu còn ít. So với tình hình chung về khai thác, sử dụng tài liệu thì đây là một khối tài liệu có số lượng người khai thác chủ yếu và chiếm một phần lớn trong tổng số lượt người khai thác tại Lưu trữ Bộ. Nhưng so sánh giữa số lượt người khai thác và số hồ sơ, tài liệu được mang ra phục vụ khai thác với tổng số hồ sơ giấy phép được bảo quản trong kho thì đây là một con số quá nhỏ. Điều này cũng là một thực tế yếu kém trong công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này. Thực tế cho thấy thì đây là khối tài liệu rất có tiềm năng khai thác tại lưu trữ cơ quan nếu các cán bộ lưu trữ cơ quan biết cách tổ chức phục vụ khai thác tốt.
Năm là: Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu còn sơ sài, lạc hậu. Công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục nói riêng hay công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ Bộ nói chung là việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan Bộ, đó chính là việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho hoạt động giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan. Muốn công tác này được thực hiện tốt thì điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho khai thác, sử dụng tài liệu đóng một vai trò quan trọng. Tại Lưu trữ
63
Bộ thì điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn yếu, Lưu trữ Bộ chưa tổ chức được phòng đọc tài liệu đúng nghĩa mà bố trí độc giả đọc tài liệu ở một phòng nhỏ chuyên dùng để họp và tiếp khách, điều này gây nhiều khó khăn cho độc giả khai thác tài liệu tại chỗ. Ngoài ra, Lưu trữ Bộ chưa trang bị được các loại máy chụp tài liệu như máy photocopy, máy fax, máy scan tài liệu, mỗi lần cần dùng đến thì các cán bộ lưu trữ phải tới Phòng Hành chính của Văn phòng để mượn, điều này gây ra sự chậm chễ trong phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ Bộ.
Sáu là: Nhận thức của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ còn kém. Bên cạnh những cán bộ, chuyên viên có ý thức thì còn một số các cán bộ, chuyên viên của đơn vị Cục nói riêng cũng như của cơ quan nói chung còn chưa đánh giá đúng giá trị của tài liệu lưu trữ, của công tác lưu trữ. Thực tế công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này cho thấy có nhiều cán bộ, chuyên viên còn chưa ý thức được hết giá trị, vai trò và ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ, chỉ khi nào cần dùng đến tài liệu, cần tìm tài liệu mới thấy được công tác lưu trữ cơ quan cần thiết như thế nào. Thật vậy, nhiều chuyên viên đến Lưu trữ Bộ khai thác khối tài liệu theo hình thức mượn hồ sơ về nhà, không mang trả hồ sơ khi đến ngày hẹn trả cho dù chuyên viên đó đã xử lý xong công việc cần dùng đến hồ sơ đó. Ngoài ra còn có nhiều trường hợp mượn hồ sơ về làm mất mát, hư hỏng hay rách nát hồ sơ mặc dù khi mượn hồ sơ cán bộ lưu trữ cơ quan đã dặn rất cụ thể là phải giữ gìn nguyên vẹn hồ sơ, tài liệu.
3.1.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế.
Công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài còn tồn tại nhiều hạn chế và yếu kém như vậy là do các nguyên nhân sau:
Trước hết là Lưu trữ Bộ chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của Lãnh đạo Bộ cũng như Lãnh đạo Văn phòng Bộ hay nói cách khác là Lãnh đạo còn chưa quan tâm và hiểu hết tầm quan trọng của công tác lưu trữ, của tài liệu lưu trữ cơ quan nên việc đầu tư về nhân lực cũng như vật lực cho công tác này còn
64
nhiều hạn chế. Nhân lực làm công tác này còn mỏng, không có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phương tiện trang thiết bị, phòng kho phục vụ cho công tác lưu trữ cũng như công tác khai thác, sử dụng tài liệu còn thiếu. Ví dụ như Lãnh đạo chưa cho bố trí phòng đọc tài liệu, phòng kho bảo quản hẹp, không đạt chuẩn, giá tài liệu còn phải kê cả hành lang lối đi dẫn đến lấy tài liệu ra phục vụ khai thác chậm…Vì vậy công tác lưu trữ nói chung cũng như công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này còn nhiều hạn chế, yếu kém.
Sau đó là đơn vị Cục Đầu tư nước ngoài chưa ban hành được bất kỳ một văn bản nào quy định về công tác lưu trữ.
Thật vậy, tuy khối tài liệu này hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ Bộ nên việc khai thác, sử dụng khối tài liệu sẽ theo các quy định chung của Bộ nhưng nếu Cục Đầu tư nước ngoài mà chú ý ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ thì hành lang pháp lý về khai thác, sử dụng khối tài liệu này sẽ chặt chẽ hơn. Mặt khác, cũng chính vì chưa có văn bản nào được ban hành về công tác lưu trữ nên việc lập hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu…được các cán bộ, chuyên viên thực hiện không nghiêm túc cũng ảnh hưởng gián tiếp không nhỏ tới công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này.
Tiếp theo là cơ sở vật chất phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu còn thiếu, sơ sài và lạc hậu.
Để thực hiện tốt một công việc, ngoài con người thì cần phải có cơ sở vật chất và các trang thiết bị, máy móc khoa học. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm phòng đọc tài liệu, máy tính phục vụ độc giả tự tra cứu tài liệu, cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ tài liệu, các loại máy phục vụ sao chụp tài liệu như máy photocoppy, máy fax, máy scan...Hiện tại, Lưu trữ Bộ vẫn chưa trang bị cho mình được những phương tiện trên, điều này làm ảnh hưởng rõ rệt tới công tác khai thác, sử dụng tài liệu chung cũng như việc khai thác, sử dụng khối tài liệu này tại Lưu trữ Bộ.
65
Cuối cùng là nhận thức của các cán bộ, chuyên viên của đơn vị Cục cũng như cán bộ, chuyên viên trong toàn cơ quan về công tác khai thác, sử dụng tài liệu còn hạn chế.
Điều này được thể hiện trong thực tế công tác khai thác, sử dụng tài liệu đã được trình bày ở trên. Bên cạnh những cán bộ, chuyên viên có nhận thức đúng về vai trò, tầm quan trọng của công tác này thì còn nhiều cán bộ, chuyên viên vẫn có cái nhìn chưa đúng, có thái độ không coi trọng công tác này, họ nghĩ công tác này có hay không có ở cơ quan cũng không ảnh hưởng đến các hoạt động hàng ngày của cơ quan. Nhiều cán bộ trong cơ quan không nộp tài liệu về lưu trữ mặc dù hồ sơ công việc được giao đã kết thúc nhiều năm, điều này làm cho hồ sơ nộp về lưu trữ thiếu nhiều, nếu có ai muốn khai thác cũng không có. Nhận thức của con người đóng vai trò đặc biệt quan trọng đến hiệu quả hoạt động của công tác này, nếu muốn công tác này được thực hiện tốt thì việc nâng cao nhận thức của các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan là một việc làm tất yếu.
Trên đây chúng tôi đã đưa ra một số những ưu điểm đạt được, những hạn chế còn tồn tại của công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu cũng như phân tích nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế đó. Từ đó có cái nhìn khách quan và đúng đắn để có thể đưa ra những giải pháp tốt nhất nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng khối tài liệu này và đây cũng chính là để giải quyết mục tiêu nghiên cứu của Luận văn.
3.2. Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ.
3.2.1. Về phía cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ.
Một là: Lãnh đạo cơ quan Bộ cũng như Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần quan tâm, đầu tư hơn nữa tới công tác khai thác, sử dụng khối tài liệu này.