CHƯƠNG 2- THỰC TRẠNG PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ ĐỒNG XUÂN TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP
2. Thực trạng phương pháp kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ Phần Dịch
2.2.1. Tình hình thực hiện nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp
* Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Kế toán đã sử dụng thống nhất một đơn vị giá là ”đồng Việt Nam (VNĐ)” để tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ kế toán đã quy đổi ra ”đồng Việt Nam” và ghi sổ kế toán.
Đồng thời theo dõi nguyên tệ các loại tiền đó.
* Nguyên tắc cập nhật: Kế toán đã phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng, bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất, kích thước,...
* Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Để ghi sổ kế toán, kế toán đã theo dõi các nghiệ vụ phát sinh bằng ngoại tệ và quy đổi ra ”đồng Việt Nam”. Đồng thời kế toán theo dõi nguyên tệ của các loại tiền đó. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố chính thức tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi thông qua đồng đô la Mỹ (USD).
2.1. Phân loại tiền mặt tại công ty
- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
2.3. Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8.
Đây là phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ phù hợp với Doanh nghiệp. Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. SAS INNOVA 6.8 được phát triển trên nền tảng công nghệ mới nhất tích hợphàng loạt những tính năng ưu việt, tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế toán,dữ liệu tài chính được cập nhật từng giây, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong công tác hạch toán kế toán. SAS INNOVA 6.8 sử dụng bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lưu trữ và trao đổi dữ liệu.Là sản phẩm của Doanh nghiệp SIS, được thiết kế theo hướng kế toán quản trị, phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ lấy kế toán làm trung tâm và quản lý các hoạt động kho, hàng hóa, mua, bán hàng hóa, quản lý tài sản và tính giá thành sản xuất.
Là sản phẩm của Doanh nghiệp Cổ phần truyền thông SIS, được thiết kế theo hướng kế toán quản trị, phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ lấy kế toán làm trung tâm và quản lý các hoạt động kho, hàng hóa, mua, bán hàng hóa, quản lý tài sản và tính giá thành sản xuất.
Ngoài hệ thống báo biểu, sổ sách, báo cáo thuế, tài chính theo qui định của Bộ Tài Chính, SAS INNOVA 6.8 còn cho phép quản trị đến từng hoạt động trong doanh nghiệp. Giúp Ban Giám đốc nắm được tình hình hoạt động hàng ngày và hỗ trợ ra quyết định tức thời. Đặc biệt SAS INNOVA 6.8 tích hợp với thiết bị mã vạch 2 chiều của Cơ quan thuế, có khả năng in ra báo cáo thuế tương thích ngay mà không cần điều chỉnh lại theo một phần mềm thứ.
Các phân hệ chính của SAS INNOVA 6.8:
* Vốn bằng tiền:
Quản lý, lưu trữ chứng từ tiền mặt, ngân hàng.
Truy xuất ngân quỹ tiền mặt, ngân hàng tức thời, Quản lý phát sinh ngoại tệ, tỷ giá ngoại tệ từng ngày.
Cho phép theo dõi thanh toán tiền theo từng hoá đơn.
* Kế toán mua hàng:
Theo dõi tình hình mua hàng: số lượng, giá trị hàng hoá nhập, tồn kho.
Theo dõi thanh toán, công nợ với nhà cung cấp. Theo dõi hàng nhập khẩu, chi phí mua hàng.
Theo dõi công nợ phải trả đến từng khách hàng, nhà cung cấp, từng lần phát sinh giao dịch, hạn thanh toán. Theo dõi thanh toán bù trừ công nợ cho khách hàng, nhà cung cấp. Theo dõi chi tiết tạm ứng..
* Kế toán bán hàng:
Theo dõi tình hình bán hàng: số lượng, giá trị hàng hoá tồn kho và bán hàng. Đánh giá lãi/lỗ theo sản phẩm, hàng hoá, vật tư. Theo dõi thanh toán công nợ của từng khách hàng.
Theo dõi công nợ phải thu chi tiết từng khách hàng, theo từng lần phát sinh giao dịch, theo dõi hạn thanh toán, bù trừ công nợ…
* Kế toán vật tư hàng hóa:
Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn hàng hoá, vật tư thành phẩm. Có nhiều phương pháp tính giá vốn hàng hàng tồn kho như: NTXT, TB Tháng, TB di động, Giá đích danh. Có thể áp dụng phương pháp tính giá vốn đến từng hàng hoá, vật tư.
* Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ:
Quản lý chi tiết từng tài sản, công cụ theo bộ phận sử dụng, theo nguồn hình thành tài sản, theo mục đích sử dụng, đặc biệt tự động tính khấu hao và định khoản chi phí khấu hao tài sản cố định.
Quản lý công cụ dụng cụ được khai báo trích phân bổ vào chi phí cho các kỳ.
* Kế toán chi phí, tính giá thành sản phẩm:
Theo dõi chi phí, tập hợp chi phí đến từng sản phẩm, phân tích chi phí theo khoản mục, yếu tố,... tự động phân bổ, kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm. Khả năng tính giá thành cho từng công đoạn cũng như sản phẩm cuối cùng. Phương pháp áp dụng: hệ số, định mức, số phát sinh và giá thành phân bước.
* Kế toán thuế:
Tờ khai thuế GTGT, bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, các khoản thuế phải nộp Nhà nước được cập nhật theo mẫu biểu mới nhất. Báo cáo thuế tích hợp mã vạch hai chiều theo quy định Tổng Cục thuế.
* Báo cáo, kế toán tài chính tổng hợp:
Tự động kết sinh các báo cáo, sổ kế toán theo qui định mới nhất của Bộ Tài Chính (khoảng 500 báo cáo các loại đã được thiết kế sẵn và dễ dàng sửa đổi). Tạo báo cáo động, truy vấn báo cáo động theo các tiêu chí quản lý. Cho phép tổng hợp số liệu kế toán ở mức từng công ty, từng mảng hoạt động. Cho phép tổng hợp từ các công ty thành viên, từ các chi nhánh, các mảng hoạt động.
2.5. Thực trạng phương pháp kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Đồng Xuân trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán.
2.5.1. Hạch toán ban đầu.
2.5.1.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
* Chứng từ sử dụng:
Các chứng từ để sử dụng hạch toán tiền mặt tại quỹ bao gồm:
- Phiếu thu: Dùng để xác định số thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản tiền nhập quỹ phải có phiếu thu.
- Phiếu chi: Dùng để xác định số tiền thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ ghi vào sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản tiền xuất quỹ đều phải có phiếu chi.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạn ứng.
- Giấy thanh toán tạm ứng: Là bảng liệt kê các khoản tiền đẫ nhận tạm ứng và các khoản tiền đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán.
- Biên lai thu tiền
- Biên kiểm kê quỹ tiền mặt
- Các chứng từ gốc có liên quan: hoá đơn ...
* Sổ kế toán gồm có:
Để hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ, kế toán của XN sử dụng các sổ sách sau:
- Bảng kê chi tiền: Là sổ tập hợp tất cả các phiếu chi tiền mặt và các chứng từ gốc liên quan. Từ các phiếu chi đó, kế toán tổng hợp lại thành “ bảng kê chi tiết ghi Có tài khoản 111”, trang này xếp ở vị trí đầu tiên của sổ để việc tìm kiếm phiếu chi được dễ dàng .
- Bảng kê thu tiền: Là sổ tập hợp các phiếu thu và các chứng từ gốc liên quan. Từ các phiếu thu đó, kế toán tập hợp thành “bảng kê chi tiết ghi Nợ tài
khoản 111”, trang này ở vị trí đầu tiên của sổ để việc tìm kiếm phiếu thu được dễ dàng.
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt: Sổ này dùng cho kế tón quỹ tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Căn cứ ghi sổ này là các phiếu thu, phiếu chi. Tương ứng với sổ này của kế toán tiền mặt là sổ quỹ của Thủ quỹ cũng ghi song song. Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa 2 sổ này với nhau, nếu có sai sót thì kịp thời xử lý.
- Bảng kê số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh Nợ của TK 111 đối ứng với các TK liên quan. Cơ sở để ghi bảng kê số 1 là các phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc liên quan. Số dư cuối ngày được tính bằng số dư cuối ngày hôm trước cộng (+) số phát sinh Nợ trong ngày trên bảng kê số 1 trừ (-) số phát sinh Có trong ngày. Số dư này phải khớp với số dư trên sổ chi tiết quỹ tiền mặt.
- Sổ cái TK 111: Là sổ tổng hợp dùng cho cả năm, dùng để phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số dư của từng tháng và cả năm của tiền mặt. số liệu trên sổ cái làm căn cứ báo cáo tài chính.
2.5.1.2. Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của công ty bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý…. Kế toán sử dụng tài khoản 111 “tiền mặt”
Tài khoản này có 3 tiểu khoản cấp 2:
- Tài khoản 111: Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112: Ngoại tệ
- Tài khoản 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
Danh sách tài khoản trong phần mềm 2.5.2. Hạch toán chi tiết.
Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra và định khoản để ghi vào Nhật ký chung theo trình tự hàng ngày. Hàng ngày lấy số liệu từ Nhật ký chung chuyển sang sổ Cái TK 111. Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ kế toán chi tiết. Cuối kỳ, lập bảng tổng hợp chi tiết cho TK 111. Cuối kỳ, khóa sổ TK 111 trên sổ Cái, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết nếu có chênh lệch tìm nguyên nhân điều chỉnh. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ Cái để lập bảng cân đối số phát sinh (bảng cân đối tài khoản). Cuối kỳ, căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh, sổ Cái, bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo kế toán.
Trong phạm vi cho phép, em xin được phản ánh công tác kế toán đối với một số nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại Công ty trong tháng 12/2014 cùng với những chứng từ, sổ kế toán mà em đã thu hoạch được trong quá trình thực tế
tại công ty.
Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt phát sinh trong tháng 12/2014 tại công ty như sau :
- Số dư đầu kì: 2.500.000 đ
- Phiếu thu số 02, ngày 5/12 lý do thu: Thu tiền Công ty bán máy Phần mềm công nghệ cao trị giá 11.550.000 bao gồm cả thuế GTGT 10% cho Trung tâm công nghệ Đăng Khoa theo giá thanh toán của HĐGTGT số 000124. Khách hàng đã thanh toán bằng tiên mặt.
Từ phần mềm kế toán:
Vào phân hệ bán hàng kích đúp chuột vào hóa đơn bán hàng, nhập các thông tin đầy đủ chính xác về khách hàng số lượng số lượng hàng hóa bán ra, giá bán ... sau khi hoàn thành kích đúp vào tạo phiếu thu ở góc dưới bên trái hóa đơn. Máy sẽ tự động nhảy phiếu thu ở phân hệ vốn bằng tiền.
Hóa đơn bán hàng:
Phiếu thu
- Phiếu chi số 01, ngày 9/12, lý do chi: Chi tiền tạm ứng cho anh Nguyễn Văn Duy phòng Kinh doanh đi công tác, thời hạn thanh toán là 30 ngày kể từ ngày nhận tiền - Số tiền : 6.000.000 (VNĐ)
Từ phần mềm kế toán:
Xuất phiếu chi số
- Phiếu thu số 06 ngày 11/12, lý do thu: Thu tiền mặt xuất bán bình nóng lạnh cho công ty Minh Hải trị giá 88.000.000 bao gồm cả thuế GTGT 10%.
Từ phần mềm kế toán:
Vào phân hệ bán hàng kích đúp chuột vào hóa đơn bán hàng, nhập các thông tin đầy đủ chính xác về khách hàng số lượng số lượng hàng hóa bán ra, giá bán ... sau khi hoàn thành kích đúp vào tạo phiếu thu ở góc dưới bên trái hóa đơn. Máy sẽ tự động nhảy phiếu thu ở phân hệ vốn bằng tiền.
Hóa đơn bán hàng:
Phiếu thu
- Phiếu thu số 22 ngày 21/12, lý do thu: Thu tiền Công ty TNHH Hồng Vân thanh toán số nợ kỳ trước bằng tiền mặt 45.000.000đ
- Phiếu chi số 24, ngày 28/12, lý do chi: Chi tiền mua máy tính của Công ty TNHH Thành Đạt, số tiền 150.000.000 đ.
* Khai báo hóa đơn mua hàng:
- Bảng kê phiếu nhập:
Từ các chứng từ kế toán cuối tháng kế toán tiến hành xuất:
- Sổ chi tiết quỹ tiền mặt:
.
Hoàn thành xong việc vào sổ chi tiết quỹ tiền mặt, cuối tháng kế toán tiến hành lập nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền và sổ cái của tháng 12 trên cơ sở các phiếu thu và phiếu chi trong tháng.
- Sổ nhật ký chi tiền:
- Sổ nhật ký thu tiền:
- Sổ cái tài khoản 111:
2.6 Đánh giá thực trạng phương pháp kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Đồng Xuân trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán.
2.4.1. Ưu điểm.
- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Bộ máy kế toán được thiết kế nhằm thực hiện chức năng kiểm tra giám sát đầy đủ và chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có sự phân công phân nhiệm chức năng giữa các phần hành kế toán khác nhau.
- Công ty đã đào tạo được đội ngò nhân viên bán hàng thành thạo, phẩm chất tốt, nhiệt tình, luôn làm hài lòng khách hàng.
- Bộ máy kế toán đã thể hiện rõ vai trò quan trọng của mình trong việc tham mưu cho các nhà quản lý trong việc ra các quyết định kinh tế. Với mô hình tổ chức này, năng lực của kế toán viên được khai thác một cách hiệu quả đồng thời hạn chế việc tiêu hao công sức. Công ty đã vận dụng kịp thời hệ thống tài khoản trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 26/03/2006 của Bộ tài chính tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc hạch toán kế toán và kiểm tra, kiểm soát.
- Công ty đã có uy tín trên thị trường, được khách hàng tín nhiệm, sản phẩm có sức cạnh tranh cao.
- Phòng Kế Toán được áp dụng máy móc thiết bị hiện đại nên hiệu quả làm việc cao, nhanh chóng.
- Hình thức sổ sách kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung nên đã tận dụng được ưu điểm của hình thức này là mẫu sổ đơn giản, dễ thiết kế, dễ ghi chép, dễ hiểu, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát. Sổ sách kế toán được tập hợp và và hạch toán rõ ràng cho từng loại sản phẩm, từng kì kế toán tạo điều kiện cho việc theo dõi và quản lý.
2.4.2. Hạn chế.
- Trình độ của các nhân viên trong từng phần hành kế toán chưa được đồng đều.
- Việc luân chuyển chứng từ còn chậm và không được coi trọng ảnh hưởng đến tốc độ của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp.
- Các nghiệp vụ phát sinh diễn ra hàng ngày mà đối tượng kế toán là tiền mặt nên các nhân viên kế toán cần có thao tác nhanh hơn,tích cực trong công việc.
- Các trang thiết bị phục vụ cho công tác hạch toán kế toán còn cũ và thô sơ
- Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp mới được thành lập. Họ đã nắm bắt được tinh hoa của thời đại, hòa nhập với cái mới chính vì thế bộ máy hoạt động của công ty vẫn còn nhiều hạn chế khi hòa nhập
- Các nhân viên trong bộ máy kế toán chưa được phân công từng nhiệm vụ cụ thể nên họ chưa chuyên tâm, cố gắng hết mình và sáng tạo trong công việc.
- Đội ngũ nhân viên tuy lâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhưng còn chưa linh hoạt, nhạy bén khi tiếp thu, cập nhật những cái mới như một số phần mềm trong công tác kế toán và quản lý hồ sơ.