- Chi phí quản lí doanh nghiệp.
e. Lợi nhuận từ hoạt động khác.
3.9.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương.
3.9.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương .
Bộ máy kế toán của Công ty có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán,thống kê trong phạm vi toàn Công ty. Tham mưu cho Giám đốc Công ty về lĩnh vực tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác hạch toán kế toán và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận phòng ban, đơn vị cơ sở trong Công ty thực hiện các chính sách và pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước.
Tại công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương , bộ máy kế toán được tơ chức theo hình thức theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán. Sử dụng hình thức kế toán này góp phần đảm bảo cho kế hoạch kế toán phát huy đày đủ vai trò, chức năng của mình nhằm giúp việc cho nhận thức và phân công lao động, chuyên môn hóa nâng cao trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán, có thể khái quát bộ máy kế toán qua sơ đồ sau:
Mô hình bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương :
- Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc công ty tổ chức, chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công việc kế toán, thống kê thông tin kế hoạch kế toán của công ty, kiểm tra kiểm soát việc lập và thực hiện các kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính điều hành công việc chung trong phòng, hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán của nhân viên, kiểm tra tình hình biến động của vật tư, tài sản, theo dõi các khoản thu nhập và hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước. Đồng thời làm công tác kế toán tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo kế toán. - Kế toán viên số 1: có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán tình hình thanh toán với khách hàng, đồng thời phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại quỹ tiền mặt, quỹ tiền gửi ngân hàng, vốn bằng tiền và các khoản vay nợ. Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến thuế.
- Kế toán viên số 2: theo dõi tình hình tăng giảm về số lượng và chất lượng, tình hình sử dụng, khấu hao tài sản cố định, tình hình sửa chữa tài sản cố định. Theo dõi tình hình thanh toán với người lao động như thanh toán lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội. Bảo quản tiền mặt, thu chi tiền mặt.
3.9.2.1. Các chính sách kế toán chung
- Chế độ kế toán: Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được quy định, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận là vấn đề quan trọng nhằm
Kế toán trưởng ( Bà Bùi Thị Trúc Quỳnh)
xác định chính sách về kế toán trong doanh nghiệp. Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ những quy định chung trên cơ sơ vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình như vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mặt khác nó đề ra những phương hướng cụ thể mà kế toán phải thực hiện một cách nhất quán trong việc cung cấp thông tin.
Để phù hợp với công tác quản trị kinh doanh, Công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương đã thực hiện chế độ kế toán theo quy định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là: Đồng Việt Nam
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12, kỳ kế toán theo quý. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tác ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
3.9.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương đều được lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực, khách quan vào chứng từ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty bao gồm các bước: 1. Lập chứng từ hay tiếp nhận chứng từ bên ngoài
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty đều được lập chứng từ đầy đủ. Chứng từ của phần hành nào do kế toán viên phần hành đó lập. Chứng từ phải được khai đầy đủ các nội dung bắt buộc, ghi rõ ràng, trung thực phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ phải lập đủ số liên theo chế độ
quy định. Tùy loại chứng từ có thể lập thành 2 hoặc 3 liên: liên 1 lưu ở nơi lập, liên 2 giao cho các đối tượng liên quan như người mua, người nhận hoặc nộp tiền ..., liên 3 để lưu hành nội bộ.
2. Kiểm tra chứng từ
Chứng từ được lập đều phải được kiểm tra, soát xét phê duyệt của kế toán và các kế toán viên theo đúng chức năng rồi sau đó sẽ chuyển lên cấp cao hơn là Giám đốc Công ty phê duyêt.
3. Bảo quản lưu trữ và hủy chứng từ
Sau khi hoàn thành công việc cập nhập thông tin vào máy tính kế toán bảo quản chứng từ cho đến khi kết thúc niên độ kế toán và báo cáo tài chính được kiểm toán
Chứng từ kế toán sau đó đi vào giai đoạn lưu trữ. Chứng từ được phân loại sắp xếp thành từng bộ hồ sơ và được lưu trữ tại kho lưu trữ tài liệu của phòng kế toán. Việc theo dõi các chứng từ này được thực hiện thông qua: “Sổ theo dõi tài liệu kế toán lưu trữ” trong sổ theo dõi có đầy đủ các thông tin: loại chứng từ lưu trữ, ngày tháng đưa vào lưu trữ, hiện trạng tài liệu đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ ( tùy từng loại chứng từ mà có thời hạn khác nhau). Hết thời hạn lưu trữ chứng từ đưa ra ngoài để hủy.
Hệ thống chứng từ kế toán trong công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương được tổ chức theo quy định của chế độ kế toán hiện hành gồm 5 chỉ tiêu:
- Chứng từ về tiền lương bao gồm: + Bảng chấm công
+ Bảng thanh toán lương
+ Phiếu xác nhận làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền thưởng + Phiếu nghỉ hưởng BHXH
- Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: + Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho
+ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức
+ Bảng kiểm kê công cụ dụng cụ, vật liệu - Chứng từ về hàng hóa bao gồm:
+ Hóa đơn GTGT + Phiếu kê mua hàng
- Chứng tiền về tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm: + Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Giấy đề nghị tạm ứng + Bảng kê chi tiền
- Chứng từ TSCĐ bao gồm: + Hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Chứng từ kế toán được lập đầy đủ số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Trường hợp viết sai được hủy bỏ không xé rời khỏi cuống.
3.9.2.3. Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương đã sử dụng hệ thống tài khoản dựa trên “ Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp “ theo quy định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Cùng với văn bản bổ sung, sửa đổi. Quy định thống nhất về nội dung, kết cấu và phương pháp ánh, ghi chép trên các tài khoản nhằm đảm bảo việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính được thống nhất, cung cấp thông tin cho mọi đối tượng sử dụng chính xác, đầy đủ và kịp thời.
- Vốn bằng tiền: TK 111, 112
- Tài khoản thanh toán: TK 131, 331, 141, 133, 333, 334, 335, 135, 138,… - Tài khoản hàng tồn kho: TK 153, 156
- Tài khoản doanh thu kết quả: TK 511, 515, 711, 911 - Tài khoản chi phí: TK 635, 642, 632, 811, 821 - Tài khoản nguồn vốn: TK 411, 421
- Và một số tài khoản khác: TK 211, 214.
Là một công ty chưa đi vào hoạt động đầu tư cổ phiếu, trái phiếu nên công ty không sử dụng một số tài khoản sau: TK 228,229, 129, 128,….
Đối với một số tài khoản công ty mở chi tiết theo phương thức sau: - TK 131” Phải thu khách hàng”: chi tiết theo từng khách hàng - TK 153” công cụ dụng cụ”:chi tiết theo yêu cầu quản lí - TK 331: “ Phải trả người bán”: chi tiết theo từng đối tượng. - TK 711: “ Thu nhập khác: chi tiết theo từng đối tượng.
Việc mở tài khoản chi tiết này sẽ giúp công ty theo doi, kiểm tra, đối chiếu được chính xác không bị nhầm lẫn. Dẫn đến cung cấp thông tin về hiệu quả kinh doanh, về tình hình tài chính nói chung cho nhà quản lí được chính xác giúp cho họ có những quyết định đúng đắn khi lựa chọn phương án kinh doanh.
3.9.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Công ty cổ phần dịch vụ Hàng Hải Đại Dương sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Căn cứ trực tiếp ghi sổ kế toán tổng hợp là “ CHứng từ ghi sổ”. CHứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng.
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp được tách rời giữa việc ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ với ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
Tại doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng tin học ứng dụng vào việc hạch toán kế toán, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng phần mềm kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ sau đó ghi sổ cái. CHứng từ gốc liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết, sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi soor được sử dụng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối cùng khóa sổ kế toán căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng nợ chi tiết. TIến hành đối chiếu số liệu đảm bảo logic, đúng đắn, lập báo cáo tài chính.
3.9.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, kết quả của từng loại hoạt động tại một thời điểm nhất định vào trong các biểu bảng quy định.
- Kì lập báo cáo: Các báo cáo kế toán của công ty được lập theo từng quý.
- Nơi gửi báo cáo: Các báo cáo kế toán lập và được gửi lên cấp trên: Sở tài chính Thành phố Hải PHòng, Chi cục thuế Thành phố Hải Phòng, …..chậm nhất 20 ngày kể từ ngày kế toán quý.
- TRách nhiệm lập báo cáo: các báo cáo kế toán được kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của công ty kí và chịu trách nhiệm về nội dung. Khi lập và trình bày báo cáo kê stoans phải đảm bảo nguyên tắc trọng yếu và tập hợp, hoatj động liên tục, nguyên tắc cơ sở dồn tích,….
- Các lạo báo cáo tài chính của công ty: Công ty sử dụng mẫu báo cáo theo đúng quy định tại QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, bao gồm 5 báo cáo bắt buộc:
Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu B02 – DNN
Bảng cân đối kế toán Mẫu B01 – DNN
Bảng lưu chuyển tiền tệ Mẫu B03 – DNN Bảng thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu B09 – DNN
Các lạo báo cáo quản trị chủ yếu: Ngoài các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước, công ty còn sử dụng một số loại báo cáo:
•Báo cáo thu chi tài chính •Báo cáo chi tiết công nợ •Báo cáo tăng giảm nguồn vốn •Báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ •Báo cáo tình hình sử dụng lao động,…