Thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và dựa vào tình hình thực tế tại địa phương, trong những năm qua hoạt động chứng thực tại UBND xã Đồng Môn ngày càng được củng cố, kiện toàn, đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dân, nhất là việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản.
Hoạt động chứng thực thời gian qua đã được quan tâm đúng mức, cơ sở vật chất được đầu tư nhiều hơn mặc dù tới thời điểm hiện tại vẫn còn nhiều khó khăn. UBND xã Đồng Môn đã đầu tư xây dựng phòng chờ tiếp dân, phòng chờ trả kết quả cho người dân cũng như các cơ quan tổ chức đến liên hệ công tác.
Điều này đã giảm tải được áp lực tinh thần cho cán bộ tư pháp để tập trung vào công việc nhiều hơn.
Đồng thời, việc thực hiện cải cách hành chính đã được UBND xã thực hiện sớm và đem lại kết quả nhất định. Thực hiện chế độ một cửa đã không làm cho người dân gặp khó khăn, lúng túng khi tới liên hệ công tác.
Mặt khác, cùng với sự phát triển của xã hội và nhu cầu công việc ngày càng cao, UNBD đã thực hiện đầu tư về “Con người” để nâng cao chất lượng công việc thực hiện mục tiêu đó, UBND xã đã tạo điều kiện cho cán bộ tư pháp và cán bộ chuyên trách đi nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu của công việc hiện tại. Hơn nữa, trong những lúc cao điểm của công việc như vào dịp tuyển sinh UBND đã phân công thêm người giúp đỡ cho bộ phận thực hiện công tác chứng thực.
Với nhu cầu chứng thực nhiều như vậy, UBND xã Đồng Môn đã phân chia thời gian chứng thực như sau: Thời gian nhận chứng thực của các nhân dân là vào sáng thứ 2, thứ 4 và thứ 6 trong tuần. Riêng đối với các doanh nghiệp, tổ
chức sẽ ngoài thời gian quy định như trên, UBND còn tiến hành thực hiện chứng thực vào chiều thứ 5 hàng tuần.
Như đã nêu ở trên, công tác chứng thực tại UBND xã chủ yếu là cấp bản sao từ sổ gốc, chứng nhận bản sao từ bản chính, chứng nhận hợp đồng giao dịch và chứng thực chữ ký. Thực hiện với một khối lượng lớn công việc như vậy nhưng các cán bộ chuyên trách vẫn hoàn thành tốt công việc được giao và các nhiệm vụ kiêm nhiệm khác. Được sự đánh giá cao và hài lòng của khách khi đến giao dịch công việc. Trung bình một ngày UBND xã tiếp nhận khoảng 20 cá nhân, tổ chức tới xin chứng thực.
Để phục vụ tốt cho công tác này, UBND xã đã niêm yết công khai trình tự, thủ tục, hồ sơ đến chứng thực và các công tác khác.
Thực hiện công tác chứng thực, UBND xã đã căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề này như:
- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực (Đã hết hiệu lực)
- Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Đã hết hiệu lực)
- Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 25/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Đã hết hiệu lực)
- Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực (Đã hết hiệu lực)
- Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/08/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Đã hết hiệu lực)
- Thông tư số 19/TT-BTP ngày 31/10/2011 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP ngày 23/92008, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 và Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09/02/ 2010 của Bộ Tư pháp;
- Thông tư liên tịch số 62/2013/TTLT-BTC-BTP ngày 13/5/2013 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch;
- Thông tư liên tịch số: 92/2008/TTLT-BTC-BTP ngày 17/10/2008 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.
Và gần đây nhất là Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Ngoài ra, UBND còn dựa các bộ luật có liên quan tới các vấn đề cần chứng thực như Bộ Luật dân sự, luật hôn nhân gia đình, luật đất đai…..
2.2 Những hạn chế tồn tại trong hoạt động chứng thực
Tuy đã đạt được những kết quả đáng khích lệ như trên, nhưng trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND xã Đồng Môn vẫn còn có những tồn tại, hạn chế cần được khắc phục.
Thứ nhất, mặc dù đã được đầu tư cơ sở vật chất những vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc. Đôi khi vì vấn đề này đã làm gián đoạn công việc.
Chẳng hạn như vào tháng 4/2015 vì bị trục trặc hệ thống máy tính do đã quá lỗi thời nên đã không nhận được văn bản của UBND huyện Lạc Thủy gửi yêu thực hiện công tác chứng thực theo văn bản mới. như vậy, vì yếu tố cơ sở vật chất đã làm gián đoạn công việc cũng như chất lượng công việc.
Hay như trường hợp trường xuyên xảy ra đó là người dân đến xin chứng thực nhưng UBND xã chưa có máy photo nên họ phải đi rất xa mới photo được,
có những khi quay lại thì đã hết giờ làm việc khiến cho họ mất nhiều thời gian và gây bức xúc cho người dân.
Thứ hai, trình độ năng lực của cán bộ thực hiện công tác chứng thực hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu công việc. Cán bộ tư pháp hiện nay mới có bằng trung cấp trước đây là bằng sơ cấp. Vì trình độ chuyên môn thấp nên cán bộ tư pháp đôi khi còn lúng túng trong một số trường hợp chưa biết giải quyết công việc thế nào. Cũng vì lý do này nên việc nghiên cứu, tìm hiểu và áp dụng các quy định của pháp luật trong quá trình thực hiện chứng thực chưa được đầy đủ. Nhiều khi chính cán bộ tư pháp này không hiểu luật nên không thể hướng dẫn được cho người dân hoặc hướng dẫn chưa đúng với các quy định của pháp luật.
Nhu cầu về công tác chứng thực ngày càng cao nhưng cán bộ tư pháp vừa phải thực hiện chuyên môn của mình, thực hiện công tác chứng thực và nhiều công việc kiêm nhiệm khác nên chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Thứ ba, việc xin chứng thực ngày càng có xu hướng gia tăng nên việc phân bố thời gian chứng thực không hợp lý khiến người dân không thuận lợi được trong công việc. có những người dân có nhu cầu chứng thực gấp nhưng lại không đúng thời gian nên phải sang xã bên cạnh hoặc đi xa.
Thứ tư, đây là một vấn đề rất tế nhị đó là việc một số cán bộ, công chức của UBND xã lợi dụng hoạt động chứng thực để gây phiền hà nhũng nhiễu cho người dân làm cho người dân mất lòng tin và ảnh hưởng tới chất lượng công việc hiện tại.
Thêm vào đó, một số người dân không am hiểu pháp luật khi đến cơ quan nhà nước giao dịch mặc dù được hướng dẫn những vẫn còn lúng túng nên hiệu quả công việc chưa được cao.