Xét về nguyên nhân khách quan thì khó khăn thứ nhất là về cơ sở vật chất:
Hiện nay UBND xã chưa được trang bị máy Phô tô copy vì thế người dân có
nhuu cầu chứng thực phải đi phô tô copy giấy tờ, văn bản ở ngoài, thậm chí phải đi rất xa.
Mặt khác công tác chứng thực ở xã 03 văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh, đó là: Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực di chúc, văn bản từ chối di chúc và các việc khác theo quy định của pháp luật;
Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 của Liên bộ Bộ Tư pháp và Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định UBND xã, phường, thị trấn có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản mà bên có bất động sản là hộ gia đình, cá nhân; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt. Như vậy, sẽ phải căn cứ vào 03 văn bản trên để niêm yết công khai thẩm quyền, thủ tục, thời gian thực hiện chứng thực.
3.2 Nguyên nhân chủ quan
Xét về nguyên nhân chủ quan thì một số vướng mắc gây khó khăn cho người dân khi đi chứng thực thuộc về lãnh đạo UBND các xã, phường, thị trấn và cán bộ làm công tác tư pháp hộ tịch. Theo quy định tại Khoản 2 - Điều 14 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực. Tuy nhiên, UBND xã Đồng Môn chưa niêm yết công khải lệ phí chứng thực.
Khó khăn thứ hai là về con người (đội ngũ cán bộ), thì UBND xã Đồng Môn mới chỉ có 01 cán bộ tư pháp hộ tịch. Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch thì cán bộ làm công tác này cũng đã rất vất vả vì lượng việc về công tác hộ tịch không nhiều nhưng địa bàn của một xã để nắm bắt kịp thời và quán xuyến hết công việc đòi hỏi người cán bộ tư pháp phải có tŕnh độ, năng lực và tận tâm với công việc thì mới hoàn thành tốt được nhiệm vụ. Vậy mà, đến nay theo quy định tại Nghị định số
79/2007/NĐ-CP thì cán bộ Tư pháp - hộ tịch của xã phải đảm đương thêm nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm định các yêu cầu chứng thực hàng ngày. Với nhiệm vụ này đòi hỏi cán bộ Tư pháp - hộ tịch phải thường trực tại Văn phòng hàng ngày để tiếp nhận hồ sơ, như vậy là rất khó khăn để hoàn thành tốt được mọi nhiệm vụ.
Do đó để đảm bảo thực hiện được tất cả các nhiệm vụ nên xã đã đặt lịch và nhận hồ sơ thực hiện chứng thực vào sáng thứ 2, 4, 6 trong tuần. Việc đặt lịch này chỉ là giải pháp trước mắt vì sẽ rất “buồn” cho người dân nếu đi chứng thực không phải ngày làm việc theo lịch của UBND xã đành phải quay về hoặc lại tiếp tục đến các xã khác.
Thứ ba, cơ quan cấp bản chính các loại giấy tờ tài liệu nhất là các giấy tờ về hộ tịch, hộ khẩu c ̣n nhiều sai xót, trái thẩm quyền vượt thẩm quyền trái pháp luật gây khó khăn cho hoạt động chứng thực. trong khi đó sự phối hợp giữa các cơ quan hữu quan chưa đồng bộ chưa tốt, cơ chế vận hành và nhiều mối quan hệ còn bất hợp lý.
Mặt khác việc xem xét tuyển dụng lao động của nhiều cơ quan, tổ chức vẫn bắt buộc bản sao phải có công chứng không chấp nhận bản sao không có công chứng dẫn đến ùn tắc ở các phòng công chứng
Ngoài những khó khăn, vướng mắc ở trên thì còn một khó khăn vướng mắc mà gây rất nhiều bức xúc trong nhân dân đó là trình độ của cán bộ Tư pháp - hộ tịch cấp xã còn rất nhiều hạn chế, chưa nắm vững các quy định của pháp luật hay nói cách khác là “chưa thuộc việc” dẫn đến tình trạng chỉ một yêu cầu thôi nhưng hướng dẫn cho người dân thì thiếu trước hụt sau, do vậy mà người dân phải đi lại rất nhiều lần gây mất thời gian, tốn kém tiền của, công sức của người dân.
Hiện nay cán bộ tư pháp hộ tịch xã Đồng Môn mới có bằng trung cấp Luật và đang học liên thông lên đại học Luật. Với trình độ và mức độ công việc của hiện tại thì cán bộ này còn nhiều khó khăn, đôi khi phải cần sự trợ giúp của cán bộ, công chức khác trong UBND để hoàn thành nhiệm vụ và sắp xếp thời gian để nâng cao trình độ chuyên môn.
Cũng vì lý do trên, trong quá trình tiếp nhận, thẩm định, trình ký chứng thực hợp đồng, giao dịch do cán bộ địa chính hoặc cán bộ không chuyên trách thực hiện dẫn đến nhiều hợp đồng chứng thực nhưng không được đăng ký vào sổ, không lưu giữ hồ sơ chứng thực theo quy định, hoặc đôi khi vì quan hệ cá nhân còn cả nể nên dễ dàng bỏ qua những thủ tục quy định của pháp luật dẫn đến sai sót. Một số trường hợp mặc dù có hiểu biết pháp luật nhưng do chủ quan hoặc do sức ép của người có thẩm quyền. Những sai sót đó đã gây ra một số hậu quả đang tiếc như các tranh chấp hợp đồng nhưng không có cơ sở hoặc khó giải quyết, một số trường hợp xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp khiếu kiện gây mất ổn định tại địa phương.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ĐỊA PHƯƠNG