Cũng giống như hạch toỏn chi phớ bỏn hàng khi nhận được chứng từ, kế toỏn kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp lý của chứng từ, nếu đỳng thỡ lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Phiếu chi tiền mặt là chứng từ dựng để xỏc định cỏc khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và sổ kế toỏn.Đõy là chứng từ mang tớnh chất bắt buộc ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp. Phiếu chi phải lập thành quyển và ghi số phiếu của từng Phiếu chi, số phiếu chi đỏnh liờn tục trong một kỳ kế toỏn. Từng Phiếu chi phải ghi rừ ngày thỏng năm lập Phiếu chi, ngày thỏng năm chi tiền, ghi rừ tờn, địa chỉ của người nhận phiếu. Phiếu chi được lập thành 2 liờn, liờn thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu, liờn thứ 2 dựng để ghi sổ quỹ. Sau đú chuyển cho kế toỏn thanh toỏn kốm theo chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toỏn.
Vớ dụ: Ngày 30 thỏng 02 năm 2001 phũng kế toỏn cụng ty nhận được giấy xin thanh toỏn tiền như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐỘC LẬP- TỰ DO- HẠNH PHÚC ĐỘC LẬP- TỰ DO- HẠNH PHÚC
---
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kớnh gửi: - Ban giỏm đốc cụng ty VIRASIMEX. - Phũng kế toỏn cụng ty
Tờn tụi là: Trần Thị Thạch- Nhõn viờn phũng xuất- nhập khẩu Cụng ty viết giấy xin thanh toỏn tiền với nội dung sau: Do sử dụng lõu ngày, hộp mực trong mỏy in của phũng XNK đó hết mực. Phũng đó cho lấy hộp mực với giỏ 1.542.000 đồng (Một triệu năm trăm bốn mươi hai nghỡn đồng).
Kớnh đề nghị ban lónh đạo duyệt chi số tiền trờn.
Hà Nội ngày 30/02/2001. Lónh đạo duyệt Phũng xuất nhập khẩu Người viết giấy
(ký,họ tờn) (ký, họ tờn)
Khi nhận được giấy trờn, kế toỏn kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp lý và lập phiếu chi. Đơn vị: Cụng ty xuất- nhập khẩu cung ứng
thiết bị vật tư Đường sắt VIRASIMEX
Mẫu số 02- TT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 17 thỏng 02 năm 2001 của Bộ tài chớnh
PHIẾU CHI
Ngày 30 thỏng 02 năm 2001. Quyển số:2
Họ tờn người nhận tiền: Trần Thị Thạch Số : 50
Địa chỉ: Phũng xuất- nhập khẩu Nợ : 6422
Lý do: Chi mua vật liệu quản lý Cú : 111
Số tiền: 1.542.000 (Bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mươi hai nghỡn đồng) Kốm theo 1 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Kế toỏn trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tờn, đúng dấu) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Đó nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: Một triệu năm trăm bốn mươi hai nghỡn đồng) Ngày 17 thỏng 02 năm 2001
Thủ quỹ Người nhận tiền
(ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
3-Trỡnh tự kế toỏn chi phớ quản lý doanh nghiệp tại cụng ty:
- Khi tớnh lương, phụ cấp lương và cỏc khoản thanh toỏn khỏc với nhõn viờn quản lý của cụng ty, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6421) Cú TK 334
Vớ dụ: Chứng từ số BK 04 ngày 31/02/2001 phõn bổ lương vào giỏ thành với số tiền 242.985.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6421) 242.985.000
Cú TK 334 242.985.000
- Khi trớch cỏc khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toỏn ghi: Nợ TK 642 (6421)
Cú TK 338
- Khi xuất CCDC ra dựng ở bộ phận quản lý: Nợ TK 642 (6423)
Cú TK 111, 112 (xuất dựng trực tiếp khụng qua kho). Đối với CCDC cú giỏ trị lớn, thời gian sử dụng lõu dài, kế toỏn tiến hành phõn bổ giống như chi phớ bỏn hàng.
Vớ dụ: Chứng từ số 94 ngày 10/02 Đỗ Xuõn Thuỷ mua kớnh cản quang với số tiền 964.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6423) 964.000
Cú TK 111: 964.000
- Khi mua nguyờn vật liệu xuất dựng trực tiếp cho hoạt động quản lý tại văn phũng cụng ty, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6422)
Cú TK 111, 112, 331
Vớ dụ: Chứng từ số 90 ngày 24/02 Lờ Văn An mua giấy photocopy với số tiền 495.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6422) 495.000
Cú TK 111 495.000
- Hàng thỏng, kế toỏn bộ phận tài sản cố định căn cứ vào chứng từ liờn quan để xỏc định phõn loại tài sản cố định, theo cỏc phương phỏp tớnh khấu hao tớnh ra chi phớ khấu hao tài sản cố định dựng cho bộ phận quản lý trong thỏng, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6424)
Cú TK 214
Vớ dụ: Chứng từ số BK03 ngày 31/02 phõn bổ chi phớ khấu hao tài sản cố định vào chi phớ quản lý doanh nghiệp là 42.548.000đ
Nợ TK 642 (6424) 42.548.000
Cú TK 214 42.548.000
- Khi tớnh ra cỏc khoản thuế, phớ, lệ phớ phải nộp, kế toỏn ghi: Nợ TK 642 (6425)
Cú TK 333
Vớ dụ: Chứng từ số 101 ngày 15/02 Lờ Văn An chi phớ vộ cầu với số tiền 72.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6425) 72.000
Cú TK 111 72.000
- Cỏc khoản chi phớ về dịch vụ mua ngoài, kế toỏn ghi:
Vớ dụ 1: chứng từ số 90 ngày 24/02 Lờ Văn An mua giấy photocopy với số tiền 495.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6427) 495.000
Cú TK 111, 112, 331 495.000
Vớ dụ 2: Chứng từ số 96 ngày 20/02 Nguyễn Bảo Đồng chi phớ trả tiền bỏo văn phũng 2 với số tiền 4.027.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6427) 4.027.000
Cú TK 111 4.027.000
Vớ dụ 3: Chứng từ số 84 ngày 08/02 Phạm Đức Quang cụng tỏc phớ đi Thỏi Bỡnh với số tiền 291.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6427) 291.000
Cú TK 111 291.000
- Cỏc khoản chi phớ khỏc bằng tiền ngoài cỏc chi phớ kể trờn khi phỏt sinh: Nợ TK 642 (6428)
Cú TK 111, 112,…
Vớ dụ1: Chứng từ số 90 ngày 08/02 Trịnh Thị Làn đi xe thỏng với số tiền 150.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6428) 150.000
Cú TK 111 150.000
Vớ dụ2: Chứng từ số 127 ngày 23/02/2001 phớ giỏm định van phõn phối số tiền 400.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6428) 400.000
Cú TK 111 400.000
Vớ dụ 3: Chứng từ số 85 ngày 09/02 Trần Thị Thạch chi phớ hội nghị sơ kết cụng ty với số tiền là 4.007.000đ, kế toỏn ghi:
Nợ TK 642 (6428) 4.007.000
Cú TK 111 4.007.000
- Trường hợp chi phớ mua ngoài sửa chữa tài sản cố định quỏ lớn thỡ kế toỏn cụng ty sử dụng phương phỏp tớnh trước chi phớ
+ Khi trớch trước chi phớ sửa chữa tài sản cố định vào chi phớ quản lý ghi: Nợ TK 642 (6427)
Cú TK 335 (3351)-trớch khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ. + Khi chi phớ sửa chữa lớn thực tế phỏt sinh, kế toỏn ghi:
Nợ TK 214 (2143) Cú TK 331 + Khi cụng việc hoàn thành, kế toỏn ghi:
Nợ TK 335 (3351)
Cú TK 241 (2413)
- Với cỏc khoản ghi giảm CPQL, khi phỏt sinh kế toỏn ghi: Nợ TK liờn quan 111, 112, 138
Cú TK 642
- Cuối thỏng, cuối quý kế toỏn tiến hành bỳt toỏn kết chuyển chi phớ quản lý doanh nghiệp sang TK 991 - Xỏc định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911: 898.233.720 Cú TK 6421: 382.423.000 Cú TK 6422: 18.419.000 Cú TK 6423: 29.753.402 Cú TK 6424: 42.548.000 Cú TK 6425: 79.480.023 Cú TK 6427: 189.760.000 Cú TK 6428: 155.850.29
CHƯƠNG III