CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ RPA VÀ PHÂN TÍCH QUAN ĐIỂM
1.4. Ưu điểm và nhược điểm của công nghệ RPA
Khi được triển khai trong thực tiễn, RPA mang lại cho tổ chức, doanh nghiệp nhiều lợi ích. Các công ty đang bắt đầu sử dụng công nghệ này một cách rộng rãi, tiến hành thay thế con người bằng robot để thực hiện công việc lặp đi lặp lại, cho phép người lao động tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Cụ thể, robot có thể làm việc 24/7, thay thế công việc của 1,7 nhân viên (Slaby, 2012), giảm chi phí nhập cảnh xuống 70%
(Anagnoste, 2017), cho phép tiết kiệm chi phí nhân lực (Lacity và Willcocks, 2015; Suri và cộng sự, 2017; Tran và Ho Tran Minh, 2018). So với con người, robot gây ra ít lỗi
hơn và làm việc nhanh hơn với chất lượng cao hơn, do đó làm việc hiệu quả hơn (Alberth và Mattern, 2017) và có lợi nhuận trả về nhanh hơn (Lacity và Willcocks, 2017; Suri và cộng sự, 2017). Từ đó, cải thiện dịch vụ khách hàng, sự hài lòng và giữ chân nhân viên (Slaby, 2012). Điều này cũng có thể tạo ra các công việc mới như quản lý robot, tư vấn và phân tích dữ liệu phức tạp (Asatiani và Penttinen, 2016).
Robot cũng có thể thích ứng với nhu cầu dịch vụ, có khả năng mở rộng, điều chỉnh nhanh chóng mà không cần đầu tư quá nhiều vào phát triển (Tran và Ho Tran Minh, 2018) và cũng có thể sử dụng lại các thành phần để hỗ trợ tự động hóa các nhiệm vụ khác (Slaby, 2012). Một khảo sát thực hiện bởi Deloitte (2019) với sự tham gia của 400 công ty đã chỉ ra rằng, phần lớn doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng RPA và gần một phần tư trong số đó có kế hoạch triển khai giải pháp công nghệ này trong hai năm tới.
Họ cũng báo cáo rằng thời gian hoàn vốn trung bình khoảng một năm và kỳ vọng của họ về việc giảm chi phí đáp ứng hoặc vượt qua các yêu cầu về tính chính xác, kịp thời, linh hoạt và cải thiện việc tuân thủ (Deloiite, 2019). Forrester (2019) ước tính đến năm 2021, sẽ có hơn 4 triệu robot tự động hóa thực hiện các nhiệm vụ lặp lại.
Bên cạnh đó, khi tiếp cận việc đánh giá RPA từ góc độ hướng tới lợi ích, nghiên cứu đề xuất mô hình đánh giá tổng quan phân cụm thuộc tính được phát triển bởi vom Brocke & cộng sự (2009) và Baker (2000) nhằm phân tích và sử dụng các khía cạnh lợi ích khác nhau được xác định của RPA để hình thành chủ đề.
Hình 4: 9 khía cạnh lợi ích của RPA
Nguồn: Anja Meironke & cộng sự, 2022 Theo đó, lợi ích chính của RPA được cho là bao gồm tiềm năng hiệu quả do với khối lượng thông tin khổng lồ nhưng thời gian xử lý ngắn hơn và ít độ trễ hơn (Kroll và cộng sự, 2019). Điều này góp phần cải thiện tính khả dụng, vì các bot RPA hoạt động 24/7 và không dễ bị ảnh hưởng bởi ốm đau, giờ làm việc hay kỳ nghỉ (Syed và cộng sự, 2020)(Kroll và cộng sự, 2016)(Carden và cộng sự, 2019)(Anagnoste và cộng sự, 2017).
Lợi ích chi phí thường được quy cho Lợi tức đầu tư (ROI) cao hơn và thời gian hoàn vốn ngắn hơn cũng như góp phần làm các chi phí liên quan đến FTE như giảm số lượng nhân viên hoặc thanh toán tiền làm thêm giờ (Lacity và cộng sự, 2015)(Taulli, 2019)
(Slaby, 2012)(Wright và cộng sự, 2017. Các lỗi và sai lệch quy tắc/quy trình được cho là được giảm thiểu dẫn đến độ chính xác cao hơn và giảm gian lận trong quá trình thực hiện quy trình (Syed và cộng sự, 2020). RPA cũng cải thiện khả năng mở rộng và tính linh hoạt (Geyer-Klingeberg và cộng sự, 2018)(Syed và cộng sự, 2020)(Willcocks và cộng sự, 2017)(Santos và cộng sự, 2020)(Hofmann và cộng sự, 2020), dễ dàng cấu hình và khả năng sử dụng lại của các thành phần RPA cho phép điều chỉnh dễ dàng các softbots, cho phép phản ứng nhanh với những thay đổi điều kiện. Do đó, các bot RPA có thể được sửa đổi dễ dàng, nhanh chóng và có thể mở rộng theo khối lượng quy trình, không giống như việc điều chỉnh phần mềm truyền thống thường yêu cầu kỹ năng lập trình nâng cao với những thay đổi lớn (Kroll và cộng sự, 2016)(Penttinen và cộng sự, 2018)(Willcocks và cộng sự, 2015)(Slaby, 2012). Cuối cùng, RPA hứa hẹn về sự hài lòng của nhân viên, khách hàng và chất lượng dịch vụ cao hơn, vì nhân viên dần dần thoát khỏi những công việc nhàm chán và có thể chuyển sang làm những việc sáng tạo hơn và có giá trị gia tăng hơn (Kroll và cộng sự, 2016)(Willcocks và cộng sự, 2015)(William và cộng sự, 2019)(Anagnoste, 2017)(Slaby và cộng sự, 2012)(Copper và cộng sự, 2019).
1.4.2. Nhược điểm
Mặc dù RPA được coi là một phương tiện mạnh mẽ để tối ưu hóa các quy trình trong doanh nghiệp, việc triển khai giải pháp công nghệ này cần được các tổ chức xem xét kỹ càng hơn. Ghifari Munawar (2021) đã chỉ ra, một số khó khăn nổi bật bao gồm đầu tư ban đầu về công nghệ và đào tạo, sự phản đối từ phía nhân viên quen thuộc với các quy trình truyền thống và khó khăn trong việc tích hợp RPA với hệ thống hiện tại.
Việc xác định các quy trình kinh doanh phù hợp để tự động hoá cũng là một thách thức lớn và cần có nỗ lực để kiểm tra xem liệu quy trình kinh doanh có nhiệm vụ nào có thể hoàn thành mà không cần sự can thiệp của con người hay không (Leopold và cộng sự, 2018). Việc thực hiện RPA đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và không phải lúc nào cũng đạt được mục tiêu mong muốn (Marek và cộng sự, 2019). Cụ thể, RPA chỉ phù hợp với các quy trình dựa trên quy tắc, vì nó được thực thi bởi robot thiếu kỹ năng nhận thức, cần các quy tắc để thực hiện thành công nhiệm vụ của mình (Alberth và Mattern, 2017)(Asatiani và Penttinen, 2016). Nếu quá trình có nhiều ngoại lệ, nó phải được
chuyển giao cho với người lao động xử lý, làm tăng độ phức tạp của quy trình vì robot và con người phải được đồng bộ hóa để thực hiện các nhiệm vụ một cách tuần tự mà không có bất kỳ sai sót nào.
Áp dụng RPA đòi hỏi một số kiến thức về lập trình và quản lý hệ thống, vì vậy các tổ chức đang thiếu nhân sự có chuyên môn kỹ thuật và nguồn lực để thực hiện và bảo trì RPA, cần phải được đào tạo để sử dụng công nghệ này hiệu quả (Ghifari Munawar, 2021), (Yan Zhao1, Qijun Yao, 2022). Thêm vào đó, các tổ chức, doanh nghiệp cần có phương án bảo trì robot, vì giao diện người dùng thay đổi thường xuyên hơn cấu trúc dữ liệu đằng sau nó (Kasslin, 2017)(Stople et al., 2017). Khi hệ thống thay đổi, đôi khi robot phải được cấu hình lại, gây tốn kém và mất thời gian. Ngoài ra, robot có thể có quyền truy cập rộng rãi để tương tác với các hệ thống khác, có thể gây ra các vấn đề bảo mật.
Trong lĩnh vực giáo dục nói riêng, mặc dù các chuyên gia trong ngành đã nhận thấy những ưu điểm của RPA như cải thiện hiệu suất, năng suất và độ chính xác, tuy nhiên, nguồn tài liệu và nghiên cứu về công nghệ này vẫn còn hạn chế. Hiện tại, thông tin lý thuyết về khả năng ứng dụng, hạn chế và biện pháp giảm thiểu rủi ro khi triển khai RPA trong các cơ sở giáo dục còn ít và thiếu thốn. Bên cạnh đó, việc áp dụng RPA ở quy mô lớn cho các trường đại học và cao đẳng vẫn chưa phổ biến và thường chỉ được thử nghiệm ở quy mô nhỏ.