2.1 Giới thiệu tong quát về phòng Hỗ Trợ Dia Phương
2.1.1 Lịch sử hình thành
Phòng HTĐP được thành lập vào tháng 10/2016 Văn Phòng được thành lập đề hỗ trợ các Công ty thành viên về việc đề xuất làm văn phòng khu vực.
Phòng HTĐP là nơi tiếp nhận các Công văn đề nghị từ các Công ty thành viên về
việc mở thêm VPKV, thuê mới VPKV, tái tục thuê Văn phòng, gia hạn thuê Van
phòng và cung cấp trong thiết bị cho VPKV.
Phòng HTĐP đã sáng lập ra công văn 911: VPKV là nơi đại diện cho BVNT đến giao dịch trao đổi với khách hàng, dé tổ chức các hoạt động cho các Trưởng ban, Trưởng nhóm, Tư vấn viên. VPKV là nơi nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, thương
hiệu của doanh nghiệp BVNT.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vu
Phòng HTĐP tiếp nhận công văn đề nghị của các văn phòng khu vực về các vấn đề như: Thuê mới VPKV, gia hạn hợp đồng thuê VPKV, tái tục hợp đồng thuê VPKV và cung cấp trang thiết bị công cụ dụng cụ...Phòng HTĐP giám sát các VPKV về các van đề liên quan.
Sau khi Phòng HTĐP tiếp nhận công van đề nghị của các Công ty thành viên thì:
Phòng HTĐP đánh giá các chỉ tiêu, đề nghị của VPKV có phù hợp với công văn 911 không? (Dia điểm thuê, quy mô ngôi nhà, thời gian thuê, giá thuê, mức độ độc lập với chủ nhà, vị trí đặt biển hiệu...)
Phòng HTĐP gửi Email tới các phòng XDCB, phòng TC và phòng Maketting để lay ý kiến cùng phối hợp, bàn luận về van đề đề nghị của VPKV có phù hợp không?
Sau đó phòng HTĐP tổng hợp ý kiến của các phòng XDCB, phòng TC, phòng
25
Maketting rồi trình lên lãnh đạo Tổng Công ty về vấn đề Công ty thành viên đề
nghị.
2.2 Thực trạng hoạt động của phòng Hỗ Trợ Địa Phương
2.2.1 kết quả đạt được
Bảo Việt Nhân thọ có hệ thống mạng lưới 75 Công ty thành viên, hơn 300 điểm phục vụ khách hàng trên toàn quốc với đội ngũ hơn 2.000 cán bộ chuyên môn cao và hơn 100.000 tư vấn viên chuyên nghiệp. Phòng HTĐP hiện nay có 5 nhân viên
chính thức:
(1) Trưởng Phòng: Trịnh Việt tiến
(2) Phó Phòng: Đỗ Văn Sơn
(3) Phan Thị Thu Hằng
(4) Phạm Thị Thanh Hoa
(5) Nguyễn Thu Hà
Phòng HTĐP từ khi được thành lập đã tạo được nhiều thuận lợi trong quá trình mở VPKV cho các Công ty thành viên trên toàn quốc như:
(1) Văn phòng khu vực Thanh Hà của BVNT Hải Dương kính gửi Tổng Công ty BVNT (Công văn số 15/BVNTHD-HCOT, ngày 10/01/2018). Về việc đề xuất thuê mới VPKV cụ thể như sau;
Ý kiến của Phòng HTDP
Địa chỉ: Đường 25 tháng 05, phố mới, Khu I, Thị Trấn Thanh Hà, Huyện Thanh
Hà, Tỉnh Hải Dương.
Công ty thuê toàn bộ ngội nhà mới xây dựng năm 2018, 4 tầng, diện tích sàn 400m? thời gian thuê 5 năm (kết thúc thuê có thể gia hạn theo yêu cầu). Dự kiến
thuê từ 01/04/2018.
Gia thuê 3 năm đầu chưa thuế 12 triệu/tháng, năm thứ 4, thứ 5 chưa thuế là 13,2 triệu đồng/tháng. Thanh toán 1 lần/năm (bên thuê chịu thuế)
Khoảng cách tới Công ty và VPKV lân cận là 25km.
Quy mô Văn phòng; Kết qua 12 tháng vừa qua 148 TVV, tuyển dụng 193 TVV, 02 Trưởng ban, 08 Trưởng nhóm, AFYP đạt 10 tỷ đồng. Kết quả 12 tháng tiếp theo
26
có 332 TVV, tuyến dụng 220 TVV, 02 Trưởng nhóm mới, AFYP đạt 13,4 tỷ đồng.
Quy mô nhà 4 tang: Tang 1 có 2 phòng lớn và 1 phòng vệ sinh, diện tích phòng 1 là 40,5m2, diện tích phòng 2 là 26m2. Tang 2, tang 3 có 2 phòng và 1 nhà vệ sinh, diện tích phòng 1 là 30,6m2, diện tích phòng 2 là 26m?. Tang 4 có 1 phòng 30,6? và
sân phơi.
Độc lập hoàn toàn với chủ nhà
Họp định kỳ 4 lần/tháng, tổ chức đào tạo 2 lớp/tháng, tổ chức hội nghị 4 lần/tháng, hội nghị BOSS 1 lần/tháng.
Phòng HTĐP cũng đã hướng dẫn Công ty trao đôi, đàm phán giảm giá thuê nhà và lắp đặt vách thạch cao ngăn khu vực cầu thang nhưng chủ nhà không đồng ý. Ngôi nhà đang trong giai đoạn hoàn thiện phần xây dựng, chủ nhà cam kết sẽ lắp đặt kính cường lực ra vào nhà và sơn tường sáng màu, như vậy nếu BVNT thuê chỉ cần lắp đặt thêm vách thạch cao dé che khu vực cầu thang và lắp Logo => Từ các yếu tố nêu trên P.HTĐP đồng ý với đề xuất thuê mới của Công ty.
Ý kiến của Phòng.XDCB
Sau khi có ý kiến từ Phòng HTĐP, Phòng XDCB xem xét và thống nhất với đề xuất gia hạn của Công ty. Tiếp theo Công ty có đề nghị thuê mới Văn phòng Thanh Hà tại địa điểm mới, Phòng XDCB đã xem xét và có ý kiến như sau:
Về vị trí: Ngôi nhà nằm ở vị trí trung tâm của Thị trấn, nằm trên mặt đường TL390, bề rộng đường 40m (tinh cả via hè) và có lưu lượng giao thông đông đúc
nên thuận lợi cho việc quảng bá hình ảnh của BVNT.
Về quy mô: Ngôi nhà đang xây 4 tang, dự kiến hoàn thành tháng 4/2018. Mặt tiền 5m, sau 17,6m. Diện tích xây dựng 8§m?. Tổng diện tích sàn là 352m? => Đáp ứng vượt tiêu chuẩn so với quy mô văn phòng cấp 2 (diện tích sử dung 100m2).
Về mức độ độc lập: Văn phòng có không gian làm việc độc lập Về vị trí đặt biển hiệu: Có vị trí đặt biển hiệu thuận lợi, không bị che khuất Các nội dung khác: Chủ nhà sẽ lắp đặt cửa kính cường lực cho văn phòng và hoàn
27
thiện đảm bảo hệ thống điện nước. Văn phòng có chỗ dé xe cho TVV, khách hàng đến giao dịch.
=> Với các lý do trên, Phòng XDCB thấy rang đề xuất thuê mới là tương đối phù hợp tuy nhiên diện tích ngôi nhà hiện nay đáng lớn hơn sơ với nhu cầu thực tế sử
dụng của văn phòng.
Ý kiến của phòng Tài chính
Sau khi xem xét thuyết minh bổ sung của quý phòng, Phòng Tài Chính đánh giá dưới góc độ tài chính đối với đề xuất của công ty về việc Thuê mới VPKV Thanh Hà - BVNT Hải Dương là phù hợp cụ thể như sau:
Về giá thuê: 12 triệu/tháng (giá thuê chưa bao gồm thuế), tuy cao hơn mặt băng giá thuê VPKV cấp 1 đã được phê duyệt, nhưng công ty có thé tô chức HNKH 2
lần/tháng mà không cần thuê địa điểm khác, đảm bảo được tính hiệu quả trong hoạt
động của Văn Phòng.
Về thời hạn thuê: 3 năm phù hợp với tiêu chuân VPKV
Về ngân sách thực hiện: Ngân sách từ nguồn ngân sách của Tổng Công ty Hồ sơ và thủ tục thanh toán: Công ty thực hiện ký hợp đồng, quản lý và thanh toán theo đúng quy định tại công văn số 1777/BVNT-TCKT ngày 04/10/2011 của Tổng Công ty.
Đề xuất khác: Kính đề nghị Qúy phòng phối hợp với Công ty và Phòng XDCB lên phương án cải tạo, trang bị nội thất phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng của
văn phòng.
Tổng hợp và đề xuất của Phòng HTĐP
Phòng HTĐP đã tổng hợp ý kiến từ các phòng XDCB và Phòng TC thấy rằng đề xuất thuê mới VPKV huyện Thanh Hà của BVNT Hải Dương là cần thiết và phù hợp, Phòng HTĐP kính trình lãnh đạo Tổng Công ty phê duyệt chủ trương đồng ý thuê mới theo đề nghị của Tổng Công ty.
28
Phòng HTĐP tiếp tục phối hợp Công ty và các Phòng chức năng Tổng Công ty để lên phương án cải tạo, trang bị nội thất và biển hiệu cho VP thuê mới.
Từ những nội dung nêu trên, Phòng HTDP đã dự thao công văn tra lời Công ty với các nội dung đính kèm.
Kính trình lãnh đạo Tổng Công ty xem xét, phê duyệt./..
(2) Tái tục Hợp đồng thuê Văn Phòng giao dịch Huyện Nghỉ Xuân và Huyện Hương Sơn của Công ty BVNT Hà Tĩnh (Công văn số 58/BVNT-HT ngày
26/02/2018):
Nội dung đề xuất: Công ty BVNT Hà Tinh dé xuất tái tục hợp đồng thuê nha làm VPKV Huyện Hương Son và Huyện Nghi sơn cụ thé như sau:
tích thuê sử dụng
hợp BNBV thuê sử dụng chung
phòng 24m? va 01 phong hội trường 32m? (Phong Hội trường
sử dụng chung với BHBV và
Liên đoàn LD, 02 Hợp dong thuê
nhà tách biệt giữa BHBV và BVNT với chu nhà).
Thông tin VPKV Nghị Son VPKV Hương Sơn
Địa chỉ Xóm 8, Xã Xuân Thành, Huyện | Khôi 3, Thi Tran Phố Châu,
Nghi Xuân, Tỉnh Hà Tĩnh. Huyện Hương Sơn, Tỉnh Hà Tĩnh.
Quy mô Nhà xây 2 tầng, là tòa nhà làm | Nhà xây 2 tầng, là tòa nhà làm
ngôi nhà việc của Liên Doan Lao động | việc của Liên đoàn Lao động
phần diện Huyện Nghi Xuân, Công ty phối | Huyện Hương Sơn, Công ty phối hợp BHBV thuê sử dụng
chung một phòng 39? và 0I phòng hội trương 40m? (Phòng
hội trường sử dụng chung với BHBV và Liên đoàn LD, 02
Hợp đồng thue nhà tách biệt
giữa BHBV và BVNT với chủ nhà).
Thời thuê
gian 01 năm, từ 01/01/2018 01 năm, từ 01/01/2018
29
Gia thuê 500.000 đồng/tháng (gid thué | 1.500.000/tháng (giá chưa thuế chưa thuế và cố định trong 1 | và cố định trong I năm)
năm)
Tổng diện 56m? 79m?
tich
Thanh toán 01 lần/6 tháng vào đầu kỳ 01 lần/6 tháng vào đầu kỳ
Ý kiến của Phòng HTDP
Thông tin VPKV Nghi Xuân VPKV Hương Sơn Khoảng cách tới 60 km 60 km
Trụ sở chính
CTTV
Khoảng cách tới 30km 35 km
VPKV gần nhất
Quy mô VP Năm 2017: 91 TVV (tri PA), 03|Năm 2017: 164 TVV,
nhóm, AFYP đạt 5,2 tỷ. Kế hoạch năm 2018 tuyển dụng 92 TVV, có 120 TVV, AFYP đạt 6,3 tỷ đồng, phát triển them 3 nhóm mới
(rừ PA), 01 TB và 05 TN, AFYP ddatj3,5 ty.
Kế hoạch năm 2018 tuyển dụng 130 TVV, tổng số
có 200 TVV, AFYP đạt
5,8 ty, phát triển thêm 6
nhóm mới.
Cả 2 VP đều đạt quy mô cấp 1, cùng phối hợp BHBV thuê chung văn phòng dé sử dụng va đã hết hạn hợp đồng thuê nha từ 31/12/2017. Ca 2 VP đều cũ và có diện tích sử dụng riêng (Phòng thuê chung với BHBV) không đạt yêu cầu, đối với phòng Hội trường do sử dụng của cả 3 bên, nếu sử dụng thì phải có kế hoạch thông báo
trước nên cũng có rat nhiêu bat cập, vì vậy Công ty đã triên khai tìm dia điêm mới
từ 2 năm nay nhưng chưa có địa điểm phù hợp do địa bàn khan hiếm. Dé dam bảo
30
ồn định sinh hoạt cho TVV cũng như triển khai kế hoạch kinh doanh 2018, Công ty đề xuất tái tục thuê thêm 1 năm.
Gia thuê trong thời gian tái tục vẫn giữ nguyên sơ với giá thuê cũ là phù hợp.
Biển hiệu VP và số thiết bị nội thất sử dụng tại 2 văn phòng đều đã cũ, không đồng bộ theo tiêu chuẩn, Phòng HTĐP đã trao đổi và Công ty thông nhất chưa đề xuất trang bị nội thất, biển hiệu hay cải tạo sửa chữa, trường hợp thuê được địa điểm mới sẽ đề xuất cải tạo, trang bị cho phù hợp với văn phòng mới.
Phòng HTĐP đã hướng dẫn Công ty điều chỉnh thời gian thanh toán xuống 01
lần/6 tháng để có thé chủ động dừng hợp đồng khi tìm được địa điểm mới và bé sung điều khoản vào hợp đồng thuê nhà nội dung về việc được dừng thuê trước thời hạn khi thông báo trước 01 tháng mà không phải chịu bat cứ khoản phạt nào.
=> Từ những thông tin nêu trên, xét thay đề xuất tái tục thue VPKV Nghi Xuân và Hương Sơn là cần thiết và hợp lý, Phòng HTĐP đồng ý với đề xuất của Công ty.
Ý kiến của Phòng XDCB
Cả 2 VPKV Nghi Xuân và Hương Sơn đều có điểm chung về các tiêu chí sau:
Về vị trí: Thuận lợi cho việc giao dịch, có thể sử dụng làm nơi sinh hoạt tạm trước khi tìm được địa điểm mới cho TVV và các ban, nhóm.
Về quy mô: Đối với VPKV Nghi Xuân thì diện tích thuê 56m? phòng thuê dụng
chung với BHBV diện tích 24m”, phòng Hội trường còn lại diện tích 32m” sử dụng
chung với BHBV có thé sử dụng dé sinh hoạt tạm trước khi tìm được văn phòng
thuê mới.
Về thời gian thuê: 1 năm, có thể dừng hợp đồng trước thời hạn và không mắt phí
thông báo trước | tháng với chủ nha.
Về mức độ độc lập: Một phần diện tích thuê sử dụng chung với BHBV. Do chỉ thuê làm điểm sinh hoạt tạm nên có thé chấp nhận được.
Về vị trí đặt biển hiệu: Công trình có vị trí dé đặt biển hiệu không bị che khuất.
Về phương án cải tạo: Sắp xếp bàn ghế làm việc phù hợp với nhu cầu sử dụng của
VPKV.
31
=> Xét diện tích thuê chỉ dé sử dụng tạm trong thời gian khoảng 1 năm va có thé dừng hợp đồng thuê trước thời han, Phòng XDCB thấy rang đề xuất tái tục thuê văn phòng của cả 2 văn phòng có thé chấp nhận được.
Tổng hợp ý kiến của Phòng HTDP
Phòng HTĐP đã tổng hợp ý kiến từ các phòng XDCB và Phòng TC thấy rằng đề xuất tái tục thuê VPKV huyện Nghi Xuân và huyện Hương Sơn của BVNT Hà Tĩnh là cần thiết và phù hợp, Phòng HTĐP kính trình lãnh đạo Tổng Công ty phê duyệt
chủ trương đồng ý thuê mới theo đề nghị của Tổng Công ty.
Từ những nội dung nêu trên, Phòng HTĐP đã dự thảo công văn trả loi Công ty với các nội dung đính kèm.
Kính trình lãnh đạo Tổng Công ty xem xét, phê duyệt./..
(3) Đề xuất thuê mới VPKV Đầm Hà của BVNT Móng Cái ( căn cứ công văn số
05/BVNTMC-2018 ngày 05/01/2018)
Nội dung đề xuất: Công ty đề xuất địa điểm thuê mới VPKV Đầm Hà, thông tin cụ thể như sau:
Dia chỉ: 152 Hoàng Văn Thụ, thị trần Đầm Hà, huyện Đầm Hà, tỉnh Quang Ninh.
Quy mô ngôi nha: Nhà xây 2 tang kiên cố, diện tích khoảng 160m2, Công ty toàn bộ căn nhà, sử dụng độc lập, mặt tiền 4,5m (tỉnh phủ bì), chiều dai 18m.
Thời hạn thuê: 5 năm, kề từ 01/03/2018.
Gia thuê: 4.500.000 đồng/tháng (giá chưa bao gom thuế và cố định trong 5 năm) Thanh toán 1 lần/năm. (chỉ tiết theo công văn và email đính kèm).
Ý kiến của Phòng HTĐP
Văn phòng cách trụ sở chính khỏng 50km phù hợp tiêu chí, văn phòng này trước
đây Công ty dừng hợp đồng thuê từ 01/11/2014 đến 31/10/2017. Do VP sử dụng chung với chủ nhà nên Công ty dừng hợp đồng và tìm thuê địa điểm mới nhưng
32
chưa tìm được. Vừa qua, chủ nhà đã chuyên qua chỗ ở mới và sửa sang lại ngôi nhà
và cho thuê toàn bộ.
VPKV đã mở duoc 3 năm, nhưng trong 2 năm dau hoạt động không hiệu quả. Tuy
nhiên, từ khi Công ty BVNT Móng Cái thành lập (07/2017) thì Công ty đã có chủ
trương tập trung phát triển mạnh tại địa bàn này. Như vậy, Đầm Hà cần sớm có VP dé TVV 6n định sinh hoạt và thu hút thêm TVV đến hoạt động, quảng bá hình ảnh nhằm khai thác phát triển thi trường.
VP hiện tại có 2 nhóm, 27 TVV (tri PA), kết quả trong 6 tháng vừa qua AFYP
đạt 0,6 tỷ đồng. Kế hoạch 2018 có 50 TVV, AFYP dự kiến đạt 2 tỷ đồng, phát triển thêm 2 Trưởng nhóm và | Trưởng ban. Như vậy, VP nằm trong phạm vi quy mô cấp 1.
Căn nhà có tổng diện tích khoảng 160m2, trong đó diện tích dùng làm VP khoảng 80m2. Mặt bằng có nhiều phòng nhỏ nên cũng khó bố trí phòng đào tạo kết hợp kết hợp hội nghị khi quy mô VP phát triển trong tương lai. Phòng HTĐP đã hướng dan Công ty tìm địa điểm khác phù hợp hơn ( điện tích tổng thể nhỏ hơn nhưng can có các phòng rộng hơn). Công ty đã tìm từ tháng 10/2017, nhưng do địa bàn rất khan hiểm nên chưa tìm được điểm đáp ứng tốt yêu cầu. Đây là căn nhà hợp lý nhất hiện nay và TVV cững đã quen với địa điểm này,. Mặt bằng có thé bé trí như sau; Phòng ngoài tầng 1: Giao dịch + Sinh hoạt đại lý, phòng trong bó trí khu vực trưởng ban, tang 2 phòng ngoài bố trí đào tạo + Sinh hoạt đại lý, phòng trong bố trí họp 1:1
Gia thuê tăng gấp 2,2 lần giá thuê cũ trên diện tích tăng 6,6 lần ( Trước đây Công ty thuê O1 phòng 32m? ở tang 1 với giá 2 triệu đông).
=> Từ thông tin trên, Phòng HTĐP đông ý về chủ trương đề xuất của Công ty.
Ý kiến của Phòng XDCB
Ngôi nhà nằm trên mặt đường chính dẫn vào trung tâm thi tran, có lưu lương giao
thông lớn, thuận lợi cho việc giao dịch cũng như quảng bá hình ảnh thương hiệu của
BVNT.
33
Tổng diện tích sàn khoảng 160m2, diện tích đáp ứng được nhu cau sử dụng hiện tại và phát triển kinh doanh của văn phòng trong tương lai gan.
Thời gian thuê: 05 năm, đạt yêu cầu.
BVNT thuê toàn bộ ngôi nhà dé sử dụng và công trình có vị tri đặt biển hiệu
Về quy mô cải tạo theo tiêu chuẩn VPKV: Tổng chỉ phí cải tạo dự kiến khoảng 12.955.000 đồng (bao gồm các hạng mục, vách thạch cao cà cửa nhôm kính).
Các nội dung khác: Ngôi nhà có nguồn điện nước riêng, có khu vệ sinh riêng, có chỗ dé xe cho TVV, khách hàng đến giao dịch.
=> Căn cứ các nội dung nêu trên, Phòng HTĐP đồng ý với các tiêu chí về vị trí,
quy mô ngôi nhà, thời hạn thuê.
Tổng hợp và đề xuất của Phòng HTĐP
Phòng HTĐP tổng hợp ý kiến từ các Phòng XDCB và Tài Chính thấy rang dé xuất thuê địa điểm mới tại huyện Đầm Hà là cần thiết. Địa điểm ma Công ty đề xuất
thuê cũng cơ bản dap ứng các tiêu chí VPKV, Phong HTĐP kính báo cáo Lãnh đạo
Tổng Công ty phê duyệt chủ trương đồng ý thuê
Các phòng sẽ tiếp tục phối hợp dé triển khai việc cải tạo, trang bị nội thất và biển
hiệu cho VP mới.
Từ những nội dung nêu trên, Phòng HTĐP đã dự thảo công văn trả lời Công ty với nội dung đính kèm.
(4) Thuê thêm và cải tạo, trang bị nội thất VPKV Đan Phượng của BVNT Sơn Tây (Căn cứ công văn số 32/BVNTSTA-HTKD ngày 26/01/2018).
Nội dung đề xuất: Căn cứ nhu cầu và kế hoạch khinh doanh năm 2018 và đảm bảo cơ sở vật chất làm việc cho TVV và sử dụng hiệu quả Văn phòng, Công ty có
những đề xuất với thông tin cụ thé sau:
Địa chỉ: Thi tran Phùng, huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội.
34