công ty BIC Hà Nội
2.3.1 Công tác khai thác
2.3.1.1 Quy trình khai thác
Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khâu vận chuyên bằng đường biên ở BIC được thực
hiện qua 7 bước:
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Cán bộ khai thác chủ động tìm kiếm khách hàng dựa vào các nguồn:
- BIDV và các ngân hàng thương mại khác - Công ty giao nhận vận tải
- Công ty xuất nhập khẩu
- Mối quan hệ của khách hàng hiện hữu
Bước 2: Thu thập thông tin
Đề đánh giá được rủi ro và đưa ra bản chào phí phù hợp với khách hàng, CBKT của
BIC thường thu thập các thông tin sau:
- Người được bao hiểm: Lĩnh vực kinh doanh, Doanh thu bán hàng nội địa,
Kim ngạch XNK, Thị trường XNK, các thông tin phản ánh quy mô của khách hàng...
- Các thông tin cụ thé về đối tượng bảo hiểm: hàng hóa vận chuyền. giá trị hàng hóa, phương thức đóng gói. tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm khách hàng
mong muốn, lich sử tồn that.
28
- Các thông tin cạnh tranh: trước đó khách hàng tham gia bảo hiểm tại đâu
với điều kiện như thế nào? Lý do khách hàng chuyển nhà bao hiểm...
Bước 3: Trình duyệt phương án bao hiểm
Văn bản áp dụng: Tờ trình online/Tờ trình theo mẫu.
- CBKT cần đọc các hướng dẫn liên quan, tham vấn bộ phận nghiệp vụ cho các dịch
vụ phức tạp, khó (nếu cần) và xây dựng tờ trình.
- Việc trao đổi tại đơn vị nên được tiền hành trực tiếp, qua email, điện thoại để thống
nhất được phương án trình duyệt cuối cùng nhằm trình lên hệ thống.
- Với các khách hàng lớn, dịch vụ khó, thời gian đàm phán sẽ phức tạp với sự tham
gia của nhiều phòng ban liên quan: Phòng nghiệp vụ, Ban nghiệp vụ. Ban tái bảo
hiểm, Ban giám định bồi thường, Ban quản lý rủi ro nên CBKT cần lưu ý điểm này
dé tính toán thời gian trình duyệt, thời gian đàm phán.
- Tờ trình được duyệt cần được lưu hồ sơ khai thác theo quy định hiện hành.
Bước 4: Chào phí bảo hiểm
Sau khi nắm bắt thông tin, CBKT có trách nhiệm tư van cho khách hàng điều kiện, điều khoản phù hợp.Khách hàng tham gia bảo hiểm hàng hóa XNK vận chuyền bằng đường biển ở BIC Hà Nội thường là các doanh nghiệp XNK chuyên về nông sản, thức ăn gia súc,gia cầm, gia vị, các linh kiện thiết bị điện tử và đồ gỗ... Các mặt hàng này căn cứ vào đặc tinh thì các CBKT có thé dự đoán được tổn that dé áp dụng
được điều khoản phù hợp cũng như tính khấu trừ hợp lí.
Bước 5: Thương thảo và kí kết hợp đồng bảo hiểm
Dựa trên kết quả đàm phán ở khâu chào phí, CBKT tiến hành thương thảo và soạn Hợp đồng bảo hiểm phù hợp với đối tượng khách hàng.
- Các nội dung ngoài phân cấp thẩm quyền, hoặc áp dụng biểu mẫu không đúng với quy định sẽ phải được trình duyệt bổ sung trước khi ký kết với khách hàng.
- Với dịch vụ nhỏ lẻ, ít phát sinh CBKT cấp đơn theo chuyến riêng lẻ. Với những dịch vụ thường xuyên phát sinh đơn bảo hiểm, CBKT nên cung cấp dịch vụ theo hợp đồng thay cho cấp theo chuyến riêng lẻ, bởi Hợp đồng có các ưu điểm so với
cấp đơn chuyến, cụ thể như sau:
+ Phí bảo hiểm tốt hơn;
+ Thời gian đóng phí dài hơn;
+ Thời hạn chấp nhận bảo hiểm sớm hơn: hiệu lực bảo hiểm tính từ thời điểm
BIC nhận được yêu cầu bảo hiểm;
+ Hạn chế tranh chấp do các điều kiện điều khoản rõ ràng và đầy đủ;
+ Tiết kiệm thời gian, công sức xử lý dịch vụ: thu phí theo tháng thay cho theo
chuyến, cách thức gửi yêu cầu bảo hiểm đơn giản hơn.
29
- Nội dung quy tắc/điều khoản bảo hiểm chính và các sửa đổi bồ sung sẽ là bộ phận đính kèm của hợp déng/don bảo hiểm.
Bước 6: Cấp đơn bảo hiểm
-CAp đơn cho chuyền riêng lẻ: CBKT cấp đơn theo bản chào hoặc thỏa thuận
đã thống nhất. Giấy yêu cầu bảo hiểm có ký tên đóng dấu đầy đủ phải được thu thập
đầy đủ để lưu hồ sơ khai thác.
- Cấp đơn theo hợp đồng. CBKT tiến hành cấp đơn theo thỏa thuận trong hợp
đồng.
- Căn cứ vào từng loại đơn bảo hiểm, CBKT tư vấn cho khách hàng năm rõ cách thức phối hợp trong quá trình sử dụng dịch vụ. bao gồm các nội dung sau:
+ Cách gửi yêu cầu bảo hiểm và đầu mối liên hệ:
+ Gửi L/C cho BIC trước khi cấp đơn hàng xuất;
+ Thu thập.gửi thông tin tàu: tên tau, số IMO, giấy chứng nhận P&I dé BIC hỗ
trợ kiểm tra xác nhận tuôi tau, P&I trước khi xếp hàng lên tau;
+ Gửi thông tin còn thiếu cho BIC sớm nhất sau khi hàng xếp lên phương tiện
vận chuyềnvà/hoặc gửi chứng từ hàng hóa.
+ Gửi thông báo tàu đến cho BIC để BIC giám sát hàng hóa
+ Thông báo ngay cho BIC khi có van dé như: hàng hóa xảy ra sự có, tàu bị thay đổi tuyến hành trình, hợp đồng vận chuyền bị chấm dứt giữa đường, các sai sót do lỗi cấp don, chuyến hàng bị hủy, chuyền tải hàng từ tàu lớn sang sa lan...
+ Đóng phí đúng hạn và đầy đủ;
+ Kiểm tra kỹ đơn bảo hiểm và đọc Những điều cần lưu ý in trên đơn.
Hồ sơ về bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khâu vận chuyền bằng đường biển bao gồm:
e Bản chào phi (nếu có)
* Hợp đồng bảo hiểm (nếu có)
* Giấy yêu cầu bảo hiểm (phải có đối với đơn cấp theo chuyến)
* Đơn bảo hiểm (bản chính hoặc copy)
* Sửa đổi bổ sung (nếu có)
s Thông báo thu phí
e Các văn bản khác có liên quan như: hoá đơn thu phi, thông tin bổ sung do
khách hàng cung cấp, thông tin tra cứu tàu chuyên chở, chứng từ hang hoá....
Tat cả sẽ được làm thành 3 bộ. một bộ gửi khách hàng, hai bộ sẽ lưu nội bộ
công ty.
Bước 7: Theo dõi và chăm sóc dich vu
- Theo dõi diễn biến của từng chuyên hàng, CBKT theo dõi và cung cấp dịch
vu tương ứng:
30
+ Xác nhận bảo hiểm khi nhận được yêu cầu bảo hiểm
+ Kiểm tra và xác nhận tuồi tau, P&I của tàu
+ Thu thập chứng từ hàng hóa cap đơn sửa đổi bỗ sung
+ Chuyên hồ sơ khai thác sang bộ phận giám định bồi thường để tiến hành
giám sát. Thông báo hàng về cho bộ phận giám định bồi thường
+ Hỗ trợ xử lý khiếu nại khi có phát sinh + Thực hiện công tác hủy đơn (nếu có)
+ Lập bảng kê tong hợp các chuyền hàng trong tháng đề thu phí bảo hiểm
+ Gửi văn bản đôn đốc thu phí
+ Các công tác nội bộ như chuyền đóng cơ cấu tái, hạch toán, lưu hồ sơ
khai thác....
- Song song với quá trình cung cấp dịch vụ là quá trình chăm sóc, duy trì và
phát triển quan hệ với khách hang, dé có thể cung cấp thêm các sản phẩm bảo hiểm khác. Các dấu hiệu cạnh tranh, giảm doanh thu. phản hồi không tốt từ khác hàng... cần
được làm rõ, xử lý kịp thời để duy trì được dịch vụ.
Các bước khá cụ thé rõ rang, đây là quy trình khai thác chung của BIC nói
chung và BIC Hà Nội nói riêng.
2.3.1.2 Qua trình thực hiện
Nghiệp vụ BHHH ở BIC được triển khai khá sớm nên lượng khách hàng hiện
tại tham gia BHHH xuất nhập khâu vận chuyên bằng đường biển ở BIC khá ồn định
và phần lớn thường là khách hàng cũ lâu năm. Với mỗi khách hàng sẽ có sự kí kết về hợp đồng nguyên tắc bảo hiểm hàng hóa vận chuyên riêng, bản hợp đồng này là sự thỏa thuận về mức tỷ lệ, cách tính phí, số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm và điều kiện phương tiện vận chuyền giữa công ty bảo hiểm và công ty xuất nhập khẩu. Khi một đơn bảo hiểm được cấp CBKT của BIC Hà Nội ngoài tuân thủ đúng quy trình khai thác còn phải nắm rõ về hướng dẫn nghiệp vụ các nội dung của bảo hiểm hàng hóa như đối tượng bảo hiểm, phí bảo hiểm, hợp đồng bảo hiểm cũng như các hồ sơ giấy tờ khác có liên quan. Việc này giúp cho BIC tránh khỏi nhưng sơ suất trong quá
trình hoạt động.
a. Đối tượng được bao hiểm
Đối với các loại hàng hóa tham gia bảo hiểm tại BIC Hà Nội thì khả năng xảy ra tôn thất đối với các loại hàng hóa đó là:
- Hàng nông sản (bột my, gạo, hoa qua, cà phê, dừa, đậu tương, lạc, hạt tiêu,
thuốc lá...) dé bi mối mot, đồ mồ hôi, thối, âm mốc, giảm trọng lượng...
3l
- Máy moc, thiết bi điện tử. hàng điện tử dễ bị xô lệch về cơ và điện trong
quá trình vận chuyền.
- _ Các sản phẩm kim loại. thiết bị lắp ráp dé bị ôxi hóa, rỉ sét. mắt mầu.
- Đồ gốm. sứ dé bị rạn nứt. sứt mẻ, xước...
- Hàng hóa chất dé bị rò ri, giảm trọng lượng, ô nhiễm.
- Hàng sắt, thép (phôi thép. thép tam. thép lá...) dé bị mat trộm/cắp. không
giao hang: ôxi hóa. ri sét...
- Hang quặng khoáng san dạng mịn chở rời trong ham tàu (quặng niken.
quặng sắt..) dễ hoá lỏng.
Một số lưu ý liên quan đến từng mặt hàng xuất nhập khẩu phô biến ở BIC Hà
Nội:
+ Hàng sắt thép (không gồm thép phế): Nhập khâu chủ yếu từ Trung quốc.
Nhật Ban, Hàn quốc. Dai Loan. Dé quản lý rủi ro cong vênh liên quan đến chất lượng hàng hoặc dé giảm phí bảo hiểm, điều khoản sau có thê được áp dung: Don bảo hiểm này loại trừ ton thất và/hoặc thiệt hai do rỉ sét. 6 xi hóa, mat mau, cong vênh, can mop trừ khi gây ra bởi rủi ro được bảo hiểm theo Điều khoản bảo hiểm hang hóa (B) CL253 01.01.1982 trong quá trình vận chuyền.
+ Hàng nguyên liệu thức ăn gia súc: hàng hóa có xuất từ Argentina, Mỹ.Brazin.Ucraine có tỷ lệ thiếu hụt thấp hơn so với hàng có nguồn góc Đông Nam A, An Độ. Hàng về cảng Cái Lan, cụm cảng Ba ria Vũng tàu có tỷ lệ tôn that tốt hơn với cụm cảng Hải Phòng. HCM. Do đó, việc định phí và MKT còn phụ thuộc vào yeu
tố xuất xứ và cảng nhập.
+ Lúa mỳ: là mặt hàng Việt Nam không sản xuất được nhưng dùng nhiều trong chế biến thực phẩm phục vụ đời sống như bánh kẹo, mỳ ăn liền, bánh mỳ cũng như là nguyên liệu chế biến thức ăn súc. Lúa mỳ được nhập khẩu chủ yếu từ Australia.
Brazil. Hoa Kỳ. Canada. Tỷ lệ thiếu hụt của hàng lúa mỳ tốt hơn so với các nguyên liệu thức ăn gia súc khác nên tỷ lệ phí và Mức khấu trừ có thê bóc tách riêng.
+ Hàng phân bón: thường được nhập khẩu từ Trung quốc, Nga. Indonesia.
Hàng phân bón thường được vận chuyền băng tàu Việt Nam. tỷ lệ tồn thất lớn và khó thu đòi tàu. Hang đóng bao mức khấu trừ áp dụng rất thấp trong khi đó việc xếp dỡ hang bao rất dé phát sinh ton that rách vỡ. Ching loại hàng nhập vẻ chính gồm: Phân
ure, phân NPK, phân SA. phân DAP, phân kali
+ Hàng máy móc thiết bị: Hàng này được nhập chủ yếu từ Trung quốc. Hàn
quốc, Nhật Ban, thị trường EU. CBKT cần làm rõ hàng cũ hay moi,hang gửi đi sửa
chữa hay hàng thông thường, hàng dự án hay hàng thương mại... và lưu ý cách thức
đóng gói hàng bao gồm đóng container mở nóc, container flat rack, hàng chở rời dé áp
32
dụng điều kiện phù hợp. Với các trường hợp mở rộng bảo hiểm rơi vỡ, cần thu thập thông tin hàng sẽ được xếp đỡ như thế nào, đặc biệt với hàng dự án đề có thông tin
đánh giá rủi ro.
Hàng hóa ở đây thường được đóng theo hai phương thức đó là đóng container
và không đóng container.
- Đóng container : Hàng đóng container có độ an toàn cao hơn rất nhiều so với hàng hoá được xếp trong hầm hàng hay chở rời trên boong tàu. Hàng được xếp vào container có thể được đóng gói dưới dang bao, kiện, thùng...hoặc thậm chí dé rời.
Container có nhiều loại khác nhau bao gồm dạng kín và dạng hở. Container kín
thường được dùng để đóng hang bách hod, hàng lỏng, hàng đông lạnh. Một số
container dang hở được dùng dé chở hàng hoá máy móc thiết bị hoặc hàng siêu trường
siêu trọng như container mở nóc, container mặt bằng. Container hở sẽ khiến hàng hoá
dé bị mat cắp. dé chịu ảnh hưởng bởi thời tiết.
- Không đóng container: hàng được chở trong ham tàu hoặc trên boong tàu do
tập quán chuyên chở hàng hoá quy định khác. Hàng hoá không đóng trong container
bao gồm: hàng chở rời. hàng đóng bao, hàng đóng bó. hàng đóng gói loại khác....Xếp hang theo cách thức này tiềm an rất nhiều nguy cơ như rủi ro mat cap, mat trộm, va đập với hang hoá khác, rơi vỡ va đập trong quá trình bốc xếp, nhiễm ban, nhiễm mùi, các rủi ro ướt... Mức độ rủi ro của các hàng hóa này sẽ tăng khi cho phép chuyền tải.
Các loại hàng hóa mà BIC không nhận bảo hiểm, chi tiết các mặt hàng bao
gồm:
- Gia súc, gia cầm sống, cá sống
- Hàng hóa trong quá trình vận chuyền từ kho chứa tới dây chuyền sản xuất
- Hàng hóa trên tàu lai kéo
- Séc, bảo lãnh ngân hàng, tiền giây, thẻ tín dụng, thẻ thanh toán
- Cổ phiếu, trái phiếu, thẻ trả trước, coupons và các chứng từ có giá khác - Vàng, bac, bach kim, đồ trang sức....
- Đỗ cổ, tranh quí, tác phẩm điêu khắc
- Hàng hóa mang phóng xa hạt nhân
- Pháo, thuốc nổ, ngòi nổ, vũ khí - Chất amiăng
- Các hàng hóa không được phép lưu hành và nhập khẩu vào Việt Nam.
- Hàng quặng niken, quặng sắt mịn chở rời trong ham tàu - Hàng phế liệu (loại trừ thép phế liệu)
- Hàng vận chuyền theo phương thức xà lan — tàu kéo - Hang hóa chuyên phát nhanh
33
Ngay tư việc phân tích, lựa chọn kĩ mặt hàng nào nên nhận bảo hiểm mặt hàng
nào không đã giúp một phần nào đó cho BIC tránh khỏi những rủi ro sau này.
b. Số tiền bảo hiểm và phí bảo hiểm
Đối với nghiệp vụ BHHH vận chuyền, BIC không nhận bảo hiểm dưới 100%
giá trị hóa đơn của hàng hóa.
Số tiền bảo hiểm cụ thể cho từng chuyền hàng được xác định theo khai báo của
người tham gia bảo hiểm với BIC tại thời điểm yêu cầu cấp Don bảo hiém. Nó được tính trên cơ sở 100% giá CFR hoặc theo giá trị khác tùy theo yêu cầu của người tham
gia bảo hiểm cho mỗi chuyến hàng nhưng giá trị tối đa không vượt quá 110% CIF.
Trường hợp những lô hàng có giá trị từ 10.000.000.000 đồng trở lên, người được bảo hiểm phải cung cấp tên tàu dự kiến dùng dé chở hàng trước khi hàng được
xếp lên tàu dé BIC kiểm tra tàu.
Về tỷ lệ phí bảo hiểm ở BIC áp dụng đối với hàng container thì mức khẩu trừ không áp dung, tỷ lệ phí là 0.025% . Hang chở rời là 0.3% và có khấu trừ % STBH
theo từng cảng cụ thé. Tỷ lệ phí bảo hiểm được chỉ tiết như sau:
Loại hàng Ty lệ phí (chưa VAT ) Mức khấu trừ
Hàng container
Điều kiện C 0.025% Không áp dụng Điều kiện B 0.04% Không áp dụng
Điều kiện A | 0.1% Không áp dụng
Hàng chở rời
Điều kiện C 0.04% Không áp dụng
Diều kiện B 0.08% | Không áp dụng
Điều kiện A
Cảng Phú Mỹ/ Cái 0.30% 0.3% STBH/ Vụ tốn thất
Mép
Cảng Cái Lân ; ; 0.33% 0.35% STBH/ Vu ton that
Cảng Hồ Chí Minh 0.40% 0.4% STBH/ Vụ tổn thất
34
0.40% STBH/ Vụ ton thất
0.40%
Cảng Hải Phòng
Lõng hàng Tăng thêm 0.1% số tiền bảo hiểm của hàng thực lõng
( Nguon: Hướng dân nghiệp vụ cua BIC Hà Nội)
Đối với hàng nhập khẩu thì khi hàng về phải lưu ý và kiểm tra kĩ xem hàng về
cảng nào vì mỗi cảng áp dụng một tỉ lệ khác nhau, đối với những cảng không có trong
bảng tỷ lệ được quy định sẵn thì CBKT phải tra xem cảng đó gần cảng nào nhất và ap
dụng theo bảng tỷ lệ trên.
Ngoài ra, đối với những hàng hóa khó bảo quản, dễ hư hỏng thì tỷ lệ phí sẽ
càng cao, thường thì hàng nông sản có phí cao hơn so với các loại hàng lâm thổ sản, đồ thủ công. mỹ nghệ, hải sản khô. hàng tạp phẩm, máy móc thiết bị và vật liệu sản
xuất.
Về phụ phí thường áp dụng cho các rủi ro mở rộng , áp dụng vận chuyền sang các nước lân cận, vận chuyên tuyến miền núi, rơi vỡ... và tỷ lệ này dao động ở mức
0,01- 0,03%/rui ro.
Ngoài ra, phụ phí sẽ được áp dụng với những con tau già. Tất cả các tàu chở nguyên chuyến trên 30 tuổi phải xin ý kiến của Tổng Công ty trước khi nhận bảo hiểm
hàng hóa. Và cụ thể phụ phí tàu già ở BIC như sau:
- Từ 16-20 tuổi: 0.185% ( chưa VAT) - Từ 21-25 tuổi: 0.250% ( chưa VAT) - Từ 26-30 tuổi: 0.375% ( chưa VAT)
Với những con tàu trên 15 tuôi sẽ phải tính thêm phụ phí với các tỉ lệ như trên.
Thu phí bảo hiểm: Thông báo thu phí luôn được gửi đến khách hàng gan thời
hạn thanh toán và CBKT có trách nhiệm xác nhận khách hàng đã nhận được Thông
báo thu phí. Thời hạn thanh toán phí bảo hiểm theo quy tắc hiện hành của công ty.
Thời gian chuyên chở dự kiến của lô hàng là cơ sở quan trọng dé tính toán thời hạn thanh toán phí bảo hiểm. Thông tin này có thể xem trong Điều khoản giao hàng của hợp đồng mua bán, của L/C hoặc do khách hàng cung cấp. Thường với hàng hóa xuất
nhập khẩu thời gian để tàu cập cảng là 3 tháng . Không chậm hơn ngày mùng 5 hàng
tháng, CBKT sẽ tổng hợp phí bảo hiểm đối với tat cả các đơn bảo hiểm hoặc giấy sửa đổi bổ sung được cấp trong tháng trước và gửi cho người mua bảo hiểm để cùng đối
chiếu. Bên mua có trách nhiệm kiểm tra và phản hồi trước ngày mùng 10 và có tránh
nhiệm thanh toán chi phí một cách đầy đủ vào ngày 25 của tháng đối chiếu. Trường