CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG CÀ PHÊ CỦA VIỆT NAM TỚI THỊ TRƯỜNG EU
CHƯƠNG 3: TÍNH KHẢ THI CỦA HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU MẶT HÀNG CÀ PHÊ ĐẾN THỊ TRƯỜNG EU
3.3. Những công việc cần làm khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Hình 3.3: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: Sau khi nhận được sự đồng ý của khách hàng EU về hợp đồng mua bán. Công ty ra kế hoạch sản xuất hàng hóa đảm bảo số lượng và chất lượng đã được quy định như trong hợp đồng.
Sau khi hợp đồng đã hoàn tất thủ tục, bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá và lên kế hoạch sản xuất. Căn cứ theo tốc độ dây chuyền sản xuất và thời hạn giao hàng, nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ lập bảng báo cáo đánh giá xem cần bao nhiêu dây chuyền sản xuất cho một lô hàng đã kí hợp đồng. Sau đó, nhân viên kế hoạch sẽ gửi bảng kế hoạch cho trưởng phòng kinh doanh và ban giám đốc để tham vấn ý kiến, từ đó điều chỉnh ở những điểm không phù hợp. Khi triển khai lệnh sản xuất cần đặc biệt lưu ý những điểm như: Số lượng sản xuất, ngày hoàn thành các công đoạn, các loại sợi. Từ đó, sẽ gửi bảng kế hoạch triển khai lệnh sản xuất xuống xưởng, lãnh đạo phân xưởng tự sắp xếp phân công sản xuất.
Đối với các khách hàng thị trường EU thì sản phẩm cần phải sắp xếp theo đúng quy cách mẫu mã, loại hàng sau đó ghi tên sản phẩm, nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản sản phẩm, mã số, mã vạch, sử dụng. Công ty phải tuân thủ rất chặt chẽ những quy định về kiểm tra từng công đoạn đầu đến khi ra thành
phẩm, phòng kỹ thuật và bộ phận sản xuất trực tiếp theo dõi tiến độ sản xuất sản phẩm và chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất và xem xét coi có đạt hiệu quả chưa.
Lập bộ chứng từ thanh toán: (diễn giải quy trình thanh toán TT)
Đối với các khách hàng EU, hiện nay Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán bằng TT là chủ yếu.
Trường hợp thanh toán bằng phương thức chuyển tiền T/T (Telegraphic Transfer), công ty nhắc khách hàng chuyển tiền đủ và đúng hạn, chờ ngân hàng báo có rồi mới giao hàng. Đây là phương thức trong đó nhà nhập khẩu yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho nhà xuất khẩu tại một địa điểm nhất định. Để hoàn thành việc thanh toán, công ty sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ hàng hóa cho khách hàng để tiến hành đòi tiền. Người nhập khẩu sau khi kiểm tra hàng hoá, nếu thấy phù hợp yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng sẽ lập thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Công Thương Việt Nam cho công ty 100% tiền giá trị lô hàng bằng USD hoặc VND.
Phương thức thanh toán này có nghiệp vụ tương đối đơn giản, thời gian thanh toán nhanh và ít tốn chi phí cho cả hai bên. Tuy nhiên, phương thức thanh toán này chỉ nên áp dụng với khách hàng quen thuộc đã có quan hệ mua bán thường xuyên. Áp dụng phương pháp thanh toán này khách hàng có thể trả tiền trước và đây là điều kiện thuận lợi cho công ty có vốn để thu mua nguyên liệu, đầu tư nâng cao công nghệ chế biến và giải quyết vấn đề trong sản xuất, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Xử lý các vấn đề phát sinh sau khi giao hàng:
Đây là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Sau khi đã thực hiện xong hợp đồng, nếu không có vướng mắc hay khiếu nại gì thì hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và việc thực hiện hợp đồng
xuất khẩu coi như đã hoàn thành.
Nếu khách hàng khiếu nại với công ty về các vấn đề như: hàng lẫn tạp chất, chất lượng hàng không đúng yêu cầu… thì phòng kinh doanh tiếp nhận ý kiến phản hồi của khách hàng và kiểm tra tính xác thực của thông tin đó. Trưởng phòng kinh doanh gửi cho Ban giám đốc để có hướng giải quyết. Nếu khách hàng khiếu nại đúng là do lỗi của công ty thì công ty sẽ trình bày với khách hàng về những nguyên nhân dẫn đến sai sót và cam kết sẽ không để trường hợp đó lặp lại, cũng như tùy theo mức độ sai sót mà tiến hành bồi thường cho khách hàng. Nếu khiếu nại của khách hàng không phải do lỗi của công ty thì công ty yêu cầu khách hàng kiểm tra lại, đồng thời công ty sẽ cố gắng giúp khách hàng tìm ra nguyên nhân cũng như khắc phục sự cố. Nếu cả hai bên không thống nhất được ý kiến để giải quyết vấn đề hoặc xuất hiện các tranh chấp phát sinh thì những tranh chấp này sẽ được giải quyết tại Trung Tâm Trọng Tài Quốc Tế Việt Nam bên cạnh Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam theo Quy tắc Tố tụng trọng tài của Trung tâm này.
Tuy nhiên, đối với hợp đồng mua bán này, sản phẩm nhân hạt điều sơ chế của công ty hoàn toàn đáp ứng được những nhu cầu của khách hàng cho nên không có bất kỳ khiếu nại hay tranh chấp nào.
Nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu của Công ty sẽ lập bộ chứng từ thanh toán đồng bộ và hoàn hảo. Bộ chứng từ này phải chính xác về nội dung của từng loại chứng từ. Một bộ chứng từ thường bao gồm:
+ Hóa đơn thương mại (do Công ty cấp cho khách hàng EU): thường thì invoice (hóa đơn) được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày trên vận đơn – Bill of Lading tức ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển) để cho phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu. Sau khi làm hàng xong, đóng hàng xong nhân viên nghiệp vụ Công ty sẽ lập hóa đơn thương mại.
+ Vận đơn đường biển (do người vận chuyển lập, ký và cấp cho Công ty):
được cấp sau khi hàng hóa của Công ty đã được xếp lên tàu.
+ Phiếu đóng gói (do Công ty lập ra): Lúc làm hàng xong, đóng hàng xong thì nhân viên nghiệp vụ của Công ty sẽ phải lập Packing List.
Thuê phương tiện vận chuyển đường biển: Hàng hóa được giao đa phần theo điều kiện EXW thì khách hàng EU sẽ có nghĩa vụ thuê tàu, đặt booking cho hàng hóa của mình, Công ty không có nghĩa vụ này.
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu: Khâu tiếp theo là Công ty phải có trách nhiệm đóng gói bao bì hàng hóa cũng như nhãn hiệu sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng EU đưa ra. Vì vậy đòi hỏi Công ty phải kiểm tra công đoạn này một cách kỹ lưỡng phù hợp với tính cách hàng hóa, điều kiện vận chuyển, phù hợp quy định của bên khách hàng. Khi sản phẩm đã hoàn toàn đóng thùng, nhà máy thông báo cho khách hàng, đại diện của khách hàng sẽ đến nhà máy để kiểm tra chất lượng.
Quy chuẩn hàng hóa xuất đi các nước EU là: Lỗi sản phẩm ít nghiêm trọng, không có nhiều lỗi mọt trên sản phẩm, sản phẩm không bị gãy, bề mặt sản phẩm phải láng mượt. Nếu hàng đạt chất lượng và thông số kỹ thuật thì xuất hàng.
Ngược lại, nếu chưa thì khách hàng yêu cầu Công ty chỉnh sửa lại cho phù hợp.
Khi chỉnh sửa xong báo lại cho khách hàng đến kiểm tra và cuối cùng nhập kho chờ xuất.
Làm thủ tục hải quan: Sau khi hàng xuất khẩu đã được chuẩn bị xong, và được tiến hành kiểm tra chất lượng tại Công ty thì nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử và kê khai đầy đủ các thông tin về tên hàng, loại hàng, khối lượng, giá trị hàng, tên phương tiện vận tải vào tờ khai hải quan. Nhân viênxuất nhập khẩu sẽ lập hóa đơn và phiếu đóng gói để cung cấp cho hải quan. Ngoài ra Xí nghiệp còn phải chuẩn bị một số giấy tờ bao gồm: Hợp đồng xuất khẩu, bảng kê khai chi tiết, hóa đơn, giấy phép kinh doanh, các giấy tờ liên quan đến lô hàng…
Gửi bộ chứng từ theo yêu cầu của khách hàng: Công ty sẽ scan bộ chứng từ và gửi cho khách hàng qua email để kiểm tra. Sau khi khách hàng xác nhận và tiến hành thanh toán cho Công ty. Công ty sẽ gửi bộ chứng từ gốc cho khách
hàng thông qua đơn vị chuyển phát nhanh DHL, và chưa bao giờ có trường hợp bị thất lạc chứng từ. Chi phí vận chuyển chứng từ cho khách hàng hằng năm sẽ do Công ty chịu.
Giải quyết khiếu nại: Các lỗi khiếu nại chủ yếu từ khách hàng thị trường EU là:
+ Vi phạm về số lượng: Là những vi phạm do những sai sót trong trường hợp giao thiếu hoặc mất hàng hóa. Đối với lỗi giao thiếu hàng hóa, Công ty sẽ đàm phán với khách hàng và giao phần còn thiếu cho đợt xuất hàng tiếp theo.
Hoặc là khách hàng sẽ khấu trừ số tiền hàng tương đương với số tiền hàng bị thiếu.
+ Vi phạm về thời gian giao hàng: Khách hàng có thể gia hạn thời hạn nhất định cho Công ty. Nhưng vì một số nguyên nhân như là Công ty chậm trễ trong tiến độ sản xuất, chất lượng hàng hóa không đủ điều kiện để xuất hàng, khách hàng không thể lấy được booking để xuất hàng đúng thời hạn... Nếu quá thời gian giao hạn mà Công ty không thể giao hàng thì nhân viên kinh doanh của Công ty sẽ làm việc lại với khách hàng. Và nếu như lỗi chủ quan thuộc về Công ty thì khách hàng có thể phạt tiền hoặc hủy hợp đồng.
+ Vi phạm về chất lượng sản phẩm: Khi có khiếu nại, trước hết Công ty phải yêu cầu khách hàng cung cấp thông báo chi tiết về lô hàng khiếu nại như:
tên sản phẩm, tỷ lệ sai phạm... Các lỗi này sẽ nhanh chóng được Công ty tìm ra là do nhầm lẫn, do sản xuất, hay do quá trình vận chuyển. Công việc này sẽ giao cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để có kế hoạch giải quyết trong từng trường hợp cụ thể. Nếu Công ty vi phạm về chất lượng sản phẩm thì Công ty sẽ phải bồi thường thiệt hại cho bên mua. Mức bồi thường sẽ do hai bên căn cứ vào mức thiệt hại của hàng hóa.