Vì chứng tử kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm can cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự ( bắt đi từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính), đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi c3 có cơ sở đối chiếu, kiểm tra.
H Chứng từ vềti `
[1 Chứng từ liên quan đến tỉ mặt:
o_ Phiếu thu/chi sẽ được đóng thành quyển theo từng tháng và theo thứ tự số phiếu thu/chi phát sinh trong tháng, ở ngoài bìa sẽ được ghi :
PHIẾU THU/ PHIẾU CHI, quyển số .../2021. Trong đó, phiếu chỉ sẽ
đi kèm với giấy đềnghi thanh toán, hóa đơn gốc hoặc hóa đơn điện tử;
bảng thanh toán tin lương; hợp đồng mua bán hàng hóa, báo giá, thanh lý hợp đ ông và các phụ lục đính kèm riêng:...
o_ Đối với các nghiệp vụ chỉ tin tạm ứng, thanh toán lương, thưởng cho nhân viên của công ty phải có Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Bảng thanh toán tỉ` lương, thưởng ..được Giám đốc phờ duyệt và cú đ% đủ chữ kớ của Kế toỏn trưởng, người nhận tỉ `ẹn o_ Đối với các nghiệp vụ thanh toán tin mua nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ, tài sản cố định, hàng hóa, dịch vụ thanh toán trực tiếp bằng tin hoặc chỉ trả ngươi bán phải có Giấy đ'ênghị thanh toán có đ% đủ chữ ký của người có thẩm quy ` phê duyệt ( đối với nhập kho CCDC, TSCĐ..phải kèm theo Phiếu nhập kho, Phiếu giao hàng)
o_ Các nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu phải có chứng từ giây đề nghị thanh toán, bản sao h`ôsơ xuất nhập khẩu ( hợp đ ng, hóa đơn, tờ khai hải quan, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho... ).
[1 Chứng từ ngân hàng
vay.
Bộ chứng từ ngân hàng thông thưởng bao g`ữn: Hsơ tin gửi và h`ồsơ tiên
a. Đối với h`ồsơ tỉ Ân gửi:
57
o_ Do Phòng khám Đa khoa Bình Dân Dương Kinh chủ yếu thu/ chỉ bằng ti mặt nên số lượng chứng từ trên ngân hàng không nhi ân, do đó, h ô sơ chứng tử sẽ được đóng thành từng quyển theo quý
o_ Thứ tự đóng quyển như sau: Tở sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tở sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, ủy nhiệm chi theo thứ tự của tở sao kê.
o_ Đối với các nghiệp vụ nộp tin vào tài khoản ngân hàng thì phải có Giấy nộp tị ân kèm theo.
b, Đối với h ồsơ tỉ ân vay:
o_ Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các h`ôsơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay, xác nhận trả nợ gốc và lãi của Ngân hàng nếu là các khoản vay
H Phiếu chi, Ủy nhiệm chi
o_ Lưu cùng Giấy đênghị tạm ứng, Giấy đềnghị thanh toán có chữ kí của Giám đốc
o_ Nếu doanh nghiệp có nhỉ 'â lần chỉ tỉ cho một kế hoạch tổng thể đã được phê duyệt thì cần kèm theo bản photo của kế hoạch đó ở mỗi lần chỉ và có bản ký xác nhận từng khoản mục
o_ Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo;
o_ Đối với từng phiếu báo Nợ và ủy nhiệm chi phải được kẹp cùng với: Giấy đềênghị thanh toán ( đã có đ3% đủ chữ kỹ của Giám đốc, kế toán trưởng, giao dịch viên )
o_ Đối với các nghiệp vụ rút gửi ngân hàng nhập quỹ phải photo tờ Séc lĩnh ti mặt, bảng kê rút t¡ ân...
H Các phiếu thu, giấy báo Có
Lưu cùng Hợp đ ông bán hàng , Hóa đơn ŒGTGT và các chứng từ liên quan
— Chứng từ v`ềlao động, ti lương (bảng chấm công, bảng thanh toán tin lương, a)
Chứng từ về lương được đóng quyển theo từng tháng bao g ân: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương có ký duyệt; lệnh chỉ lương và ủy nhiệm chỉ photo ( nếu
58
thanh toán qua ngân hang); Bang ký nhận lương bằng ti mặt của nhân viên; Danh sách thưởng vào các ngày Lễ , ngày Tết cho nhân viên, Các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của người lao động.
— Chứng từ kế toán liên quan đến mua bán hàng hóa, vật tư
+ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho: Phiếu nhập kho lưu cùng đề nghị mua hàng, hóa đơn giao hàng,hóa đơn GTGT, hợp đ ông mua, biên bản giao hàng + Phiếu xuất kho giữ với đềênghị xuất kho, hóa đơn bán hàng hoặc biên bản
giao hàng.
+ Chứng tử công nợ: Kế toán lưu trữ h`ôsơ công nợ vào một bì đựng tài liệu riêng, bên trong có
o_ Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm o_ Giấy xác nhận công nợ
o_ Các quyết định xử lý công nợ
o_ Các công văn đòi nợ từng l3n của các món nợ
+ Tơ khai thuế GTGT : Kế toán lưu trữ bộ h sơ khai thuế GTGŒT bao g ầm:
o_ Tơ khai thuế GTGT kèm bảng kê;
o_ Hóa đơn đầi vào, liên 3 hóa đơn đầi ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo thứ tự trên bảng kê mua vào, bán ra.
— Hợp đông
+ Những hợp đồng gốc có dấu đỏ phải được tập hợp và lưu trữ tất cả tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Nếu có 2 bản gốc trở lên thì phòng Kế toán lưu một bản, các bộ phận còn lại có liên quan lưu một bản theo yêu c`i.
+ Hợp đồng phải được phân loại và lưu trữ theo từng công ty, có đánh dấu tên rõ ràng ở gáy h`ồsơ và tạo thư mục riêng trên máy tính.
+ Tuyệt đối không để bộ h`ôsơ gốc được mang ra ngoài nếu không có sự đồng ý của người có thẩm quy ân để tránh hỏng h Ôsơ.
O Quy dinh v việc ký chứng từ kế toán của công ty:
- _ Đâi tiên, chứng tử kế toán phải có đ3 đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
- Thứ hai, chữ ký trên chứng từ phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực.
Không được ký bằng mực đỏ, bút có mực bay màu, bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn.
59
Thứ ba, chữ ký trên chứng từ của một người phải giống nhau. Ví du nhv chữ ký của người đứng đi công ty ( Tổng giám đốc ) phải theo đúng như đã đăng ký trên giấy đăng ký chữ ký; chữ ký kế toán trưởng phải giống với lúc đăng ký với Công ty, còn chữ ký của kế toán viên phải giống lúc đăng ký với kế toán trưởng.