Chứng từ được sử dụng để có thể sử dụng lại làm căn cứ đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán và để phục vụ cho các mục đích kiểm tra sau này, là căn cứ pháp lý để ghi sổ và là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Sau khi kết thúc mỗi kỳ hạch toán, chứng tử được chuyển sang lưu trữ. Hết thời hạn lưu trữ mới được đem hủy chứng từ.
H Theo đit 40 Luật Kế toán số 03/2003QHI1 về việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đ% đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
Thứ hai, chứng tử kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.
Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể tử ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
L Chứng từ kế toỏn phải lưu trữ tối thiểu 5 năm, ứ ụn :
Các chứng từ dùng cho quản lý, đi`âi hành thưởng xuyên của doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, như:
Phiếu thu, phiếu chị, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của Phòng Kế toán.
Các chứng tử khác dùng cho quản lý, đi `âi hành và chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
H Chứng từ kế toỏn phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, ứ ụn :
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chỉ tiết, các sổ kế toán chỉ tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính năm của đơn vị kế toán, biên bản tiêu huỷ
60
tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.
- _ Các chứng từ kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.
- _ Các chứng tử kế toán v`quá trình đầi tư, bao g Gm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán v'ề Báo cáo quyết toán vốn đầi tư dự án hoàn thành.
- Các chứng tử kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản đơn vị kế toán.
H Chứng từ kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn:
O Chứng từ được lưu trữ vĩnh viễn là các Các chứng từ có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng v`ê kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trưởng hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
O Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi Các chứng từ bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
- _ Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quy & moi có quy Ân tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trưởng hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quy ân phải sao chụp chứng tử bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng tử sao chụp; đ Ông thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
- _ Thứ sáu, cơ quan có thẩm quy niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng tửng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
H Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán c3 lưu ý:
- _ Một là, tất cả các doanh nghiệp đ`ầi phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bất buộc.
6]
- _ Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như ti ân.
- _ Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính uỷ quy ân in và phát hành. Don vị được uỷ quy ôn in và phát hành chứng từ kế toán bất buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định v`ê quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
- _ Bốn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng tử quy định tại Đi ôi 17 Luật Kế toán.
H Lưu ý v nơi lưu giữ tài liệu kế toán:
Căn cứ Đi'âi 40 của Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
- Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu tại kho lưu trữ của đơn vị đó.
Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí g3 địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đ% đủ thiết bị bảo quản và đi `âi kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- _ Trưởng hợp đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đông lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- _ Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập được lưu trữ tại đơn vị mới thành lập.
Truong hop tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia được cho các đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quy ân quyết định chia, tách.
62