TNHH KIEM TOAN VACO
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục Phải trả
người bán do Công ty TNHH VACO thực hiện
3.2.1. Giai đoạn lập kế hoạch
> Thu thập thông tin về khách hàng
Trong bước tìm hiểu thông tin về khách hàng, để thu được thông tin có tính độc lập cao, KTV cần lưu ý không chỉ giới hạn thu thập thông tin từ khách hàng mà còn mở rộng ra nhiều nguồn khác như internet, các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hinh, phát thanh, thông tin từ KTV tiền nhiệm... để tránh bị động và phụ thuộc vào một nguồn duy nhất trong việc tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Công ty nên có biện pháp kiểm định lại thông tin khách hàng cung cấp liệu có trung thực hay không. Để kiểm chứng các thông tin này, Công ty có thể tham khảo sự giúp đỡ từ các bên thứ ba như bạn hàng và các nhà cung cấp của doanh nghiệp, các cơ quan, các Hiệp hội ngành nghề đang quản lý doanh nghiệp khách hàng... Đối với những khách hàng lớn và quan trọng, để giảm thiểu tối đa rủi ro thông tin sai lệch, Công ty cũng có thể xem xét tới việc sử dụng dịch vụ kiểm chứng thông tin từ những công ty chuyên nghiệp. Những công ty này sẽ liên lạc đến nguồn thông tin và các đối tượng có liên quan để tác nghiệp và thu thập những bằng chứng. tài liệu, từ đó xác nhận về sự đúng đắn và phù hợp của thông tin được cung cấp.
Tuy nhiên, KTV cần cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mà việc sử dụng dịch vụ kiểm chứng thông tin đem lại để xác định được phương án sử dụng hợp lý cũng như tính toán giá phí kiêm toán phù hợp. Thu thập được thông tin chính xác về khách
SV: Tran Thị Hải Vến Lop: KTDNA-K16
hàng sẽ làm tăng hiệu quả của giai đoạn lập kế hoạch. từ đó nâng cao chất lượng của giai đoạn lập kế hoạch cũng như cuộc kiểm toán BCTC.
> __ Xây dựng tiêu thức đánh giá cụ thé với bang câu hỏi
Hiện tại VACO.vẫn đánh giá KSNB của doanh nghiệp dựa trên các câu trả lời
trong bảng hỏi, tuy nhiên chưa có một tiêu thức đánh giá nào được xây dựng đối với
các bảng hỏi nay, dẫn tới KTV đánh giá sự mạnh yếu của KSNB phần lớn dựa vào
xét đoán chủ quan và kinh nghiệm cá nhân. Vì vậy, Công ty nên quy định một bảng
tiêu thức cụ thé dé KTV có cơ sở đánh giá về mức độ hiệu quả của KSNB.
Ví dụ: KTV xây dựng bảng câu hỏi sao cho KSNB là tốt nếu tất cả các câu trả lời là “Có”. KSNB của doanh nghiệp sẽ được đánh giá là tốt, trung bình hoặc kém phụ thuộc vào tỉ lệ câu trả lời “Có” trong bảng câu hỏi. Các tiêu thức dé đánh giá cụ thê như sau:
- Dưới 50%: KSNB được coi là kém hiệu qua, rủi ro kiểm soát cao;
- Trên 85%: KSNB được coi là hoạt động tốt, rủi ro kiểm soát thấp. Với tỉ lệ câu trả lời “Có” nằm trong khoảng từ 50 — 85%, rủi ro kiểm soát của đơn vị được
đánh giá ở mức trung bình.
Ngoài ra Công ty nên thiết kế hệ thống bảng hỏi cho nhiều loại hình khách hàng để đảm bảo áp dụng linh hoạt với các khách hàng trong nhiều lĩnh vực kinh
doanh khác nhau.
> __ Kết hợp sử dụng bảng câu hỏi, bảng tường thuật va lưu đồ
Đối với những khách hàng lớn với chu trình mua hàng — thanh toán phức tạp và liên quan tới nhiều bộ phận khác nhau, việc sử dụng bảng câu hỏi thường không bao quát và không phản ánh được tính hiệu quả của KSNB. Do đó, KTV nên phối hợp sử dụng bảng câu hỏi, bảng tường thuật và lưu đồ cho hợp lý để có được hiểu biết tổng quát nhất về KSNB của khách hàng.
Sự kết hợp giữa ba phương pháp mô tả trên tùy thuộc vào khách hàng mà KTV đang làm việc, ví dụ: đối với những khách hàng nhỏ có KSNB nội bộ đơn giản hoặc khách hàng cũ như Công ty ABC, KTV chỉ cần sử dụng bảng câu hỏi, kết hợp với việc tìm hiểu thêm những chính sách mới, những thay đổi về kiểm soát liên
quan đên khoản mục Phải trả người bán của khách hàng đê tiêt kiệm thời gian và
SV: Tran Thị Hải Yến Lóp: KTDNA-K16
Khóa luận tốt nghiệp Tả Học viện Ngân hàng
chỉ phí kiểm toán. Tuy nhiên với khách hàng lớn, khách hàng mới, KTV cần sử dụng thêm bảng tường thuật và lưu đồ để năm bắt được các quy trình kiểm soát
phức tạp hơn.
Những dữ liệu được truyền tải dưới dạng văn bản mô tả và sơ đồ sẽ đem đến
cái nhìn trực quan, cụ thé và chi tiết về sự kiểm soát từ lúc khoản phải trả người bán
được phat sinh cho tới lúc được ghi nhận. KTV năm bắt được những điểm mạnh, điểm yếu về quy trình kiểm soát sẽ có hướng kiểm toán phù hợp dé tìm ra sai phạm và điều chỉnh nếu cần thiết, từ đó đưa ra những kiến nghị trong thư quản lý giúp khách hàng hoàn thiện KSNB, nâng cao công tác kế toán tài chính tại đơn vị.
Dưới đây là ví dụ về lưu đồ chu trình mua hàng — thanh toán:
Bảng 3.1. Các ký hiệu thường sử dụng trong lưu đồ
Bộ phận bên trong
Hô sơ lưu trữ
Chứng từ tài liệu
Thông tin đâu vào hoặc đâu ra
Hoạt động xử lý
Đường dân của các nghiệp vụ
Bộ phận bên ngoài
Điêm nôi giữa hai phân của lưu đô
sU[IdLK
SV: Tran Thị Hải Yén Lép: KTDNA-K16
Bảng 3.2. Lưu đồ chu trình mua hàng - thanh toán
Bộ phận mua hàng Bộ phận nhận hang Kế toán phải trả Kho hàng
BP cung ứng
Y/c mua hàng đã
duyệt
SV: Tran Thị Hải Yén
Lập BC nhận hang
Y/c mua DDH hang
s
Ghi nhận
Hàn tên:
vào so sách kể toán
Lớp: KTDNA-K16
Khóa luận tốt nghiệp 75 Học viện Ngân hàng
> _ Phân bo mức trọng yếu cho từng khoản mục
Việc phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục là cần thiết, giúp cho KTV lựa chon các nghiệp vụ dé kiểm tra, đồng thời cũng là cơ sở dé KTV so sánh với sai lệch phát hiện được trong quá trình kiểm toán. Khi xác định mức trọng yếu phân bổ
cho từng khoản mục, KTV có thé sử dụng 2 phương pháp như sau:
e Phan bồ mức trọng yếu cho từng khoản mục theo quy mô giá trị:
Phương pháp này được thực hiện qua các bước như sau:
1. Xác định các khoản mục không phân bổ mức trọng yếu hay phân bé rất thấp dựa trên kinh nghiệm và xét đoán nghề nghiệp.
Ví dụ: đối với khoản mục Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng. doanh nghiệp thường xuyên có sự kiểm kê, đối chiếu xác nhận với ngân hàng, khả năng xảy ra sai sót là thấp. từ đó KTV phân bổ mức trọng yếu thấp đối với khoản mục này. Đối với khoản mục Vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp không có sự thay đổi, KTV không phân bổ mức trọng yếu cho khoản mục này.
2. Phân bổ mức trọng yếu cho các khoản mục theo quy mô giá trị.
Mức trọng yếu thực hiện MP được KTV sử dụng để phân bố cho các khoản mục, chỉ tiêu trên BCTC. Mức trọng yếu cho từng khoản mục được phân bố tạm
thời theo công thức sau:
Mức trọng yêu phân bô = MP còn lại * Giá trị của khoản mục (1) Tông giá trị của các khoản mục còn lại cho khoản mục (1)
Trong đó:
MP còn lại = MP — MP đã phân bé ở bước trên
Tổng giá trị các khoản mục còn lại = Tổng giá trị các khoản mục trên BCTC — Giá trị các khoản mục đã phân bồ ở trên.
3. Phân bổ chính thức mức trọng yếu cho từng khoản mục.
Sau khi đã tính toán được mức trọng yếu tạm thời, KTV tiếp tục điều chỉnh con số này để đưa ra mức trọng yếu hợp lý cho từng khoản mục, chỉ tiêu trên BCTC. Sự điều chỉnh của KTV duoc thực hiện dựa trên cơ sở dưới đây:
SV: Tran Thị Hải Vến Lóp: KTDNA-K16
- Dựa vào mức độ rủi ro tiềm tàng va rủi ro kiểm soát mà KTV đã đánh giá SƠ bộ đối với khoản mục: nếu rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát là cao, KTV có thể điều chỉnh mức sai sót có thể bỏ qua xuống thấp hơn và ngược lại;
- Dựa vào số lượng bút toán điều chỉnh của khoản mục này trong kì kiểm toán
liền kề: nếu kinh nghiệm của KTV cho thấy răng khoản mục này ở các doanh
nghiệp khác cùng ngành hoặc ở doanh nghiệp hiện tại trong ki kiểm toán trước ít xảy ra sai sót, KTV có thể phân bổ mức sai sót có thé bỏ qua lớn hơn và ngược lại;
- Dựa vào chi phi kiểm toán cho từng khoản mục: nếu khoản mục tốn nhiều chỉ phí để thu thập các bằng chứng kiểm toán thích hợp. KTV sẽ phân bổ mức sai sót có thê bỏ qua lớn hơn và ngược lại.
e Phân bồ mức trong yếu dựa trên hệ sO:
Các khoản mục lớn trong BCTC được KTV chia làm 3 nhóm gan với các hệ số như sau:
- Hệ số 1: Các khoản mục có rủi ro tiềm tàng, rui ro kiểm soát trung bình — cao, chi phí thu thập bang chứng kiểm toán thấp:
- He số 2: Các khoản mục có rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát thấp — trung bình, chi phí thu thập bằng chứng kiểm toán ở mức trung bình;
- Hệ số 3: Các khoản mục có rủi ro tiềm tang, rủi ro kiểm soát thấp, chi phí thu thập bằng chứng kiểm toán cao.
Sau khi đã xác định hệ số cho các khoản mục, KTV sử dụng công thức dưới đây dé tính toán mức trọng yếu phân bổ cho từng khoản mục. Đối với các khoản mục nhỏ nằm trong khoản mục lớn, KTV phân bổ mức trọng yếu theo tỷ trọng giá
trị của khoản mục đó trên tông thê của khoản mục.
Mức trọng yêu MP ,
„ _ : F (So dư khoản mục (1) phân bô cho (sô dư từng khoản mục , .
„ * hệ sô khoản mục (1) ) khoản mục (1) * Hệ sô tương ứng)
Công ty nên xây dựng những mức trọng yếu khác nhau với cùng một khoản mục. cụ thể là khoản mục Phải trả người bán ở các khách hàng hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, không chỉ dựa vào tỷ lệ cô định trên mức sai phạm trọng yếu được sử dụng cho tất cả các khách hàng. Ví dụ, ở doanh nghiệp dịch vụ có thể tăng hệ số
—— —_—_.--... nan
SV: Tran Thị Hải Yến Lop: KTDNA-K16
Khóa luận tot nghiệp 77 Học viện Ngân hàng
trọng yếu cho khoản mục Phải trả người bán; ở doanh nghiệp sản xuất thì giảm hệ số trọng yếu của khoản mục này và tăng hệ số trọng yếu cho khoản mục Hàng tồn kho. Một lưu ý nữa là, KTV thường phân bổ mức trọng yếu cho các nghiệp vụ có số tiền lớn mà thường bỏ sót đi các nghiệp vụ khác có giá trị nhỏ. Vì vậy, KTV cần
phải quan tâm tới các nghiệp vụ này vì khả năng chứa đựng những sai phạm trong
yếu ở đây vẫn có thé xảy ra, đặc biệt khi có ảnh hưởng dây chuyền tới nhiều khoản
mục khác.
3.2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán
> Ap dụng linh hoạt các kĩ thuật phân tích
Việc thực hiện thủ tục phân tích giúp tiết kiệm thời gian, chỉ phí và xác định hướng đi của các thử nghiệm chỉ tiết. Do đó, KTV cần phải nhận thức rõ tầm quan trọng của các thủ tục này để chủ động thực hiện một cách đầy đủ, nghiêm túc và
thường xuyên.
Tại VACO khi thực hiện các thủ tục phân tích KTV chủ yếu áp dụng ki thuật phân tích ngang, tuy nhiên kĩ thuật này không đem lại nhiều ý nghĩa vì chỉ cho thấy chiều hướng biến động của một chỉ tiêu. Vì vậy. KTV có thể sử dụng thêm phân tích dọc (phân tích tỷ suất) dé thay được mối tương quan giữa các chỉ tiêu với nhau, nhận biết được những biến động bất thường. Với khoản mục Phải trả người bán, KTV có thé áp dụng một số tỷ suất dưới đây trong quá trình phân tích:
Phải trả người bán Tong nợ ngăn han Ti suất phải trả người ban trên tông nợ ngăn han =
Tỉ suất này cao cho thấy khả năng khách hàng đang chịu áp lực thanh toán cao trong ngắn hạn, doanh nghiệp có thể đang khai thiếu khoản phải trả người bán.
Phải trả người bán Tông giá trị hàng mua
Tỉ suất phải trả người bán trên tổng giá trị hàng mua:
Thông qua việc tính toán tỉ suất này KTV có thé phát hiện những bat thường, ví dụ: tổng giá trị hàng mua lớn trong khi khoản phải trả người bán nhỏ. Khi đó KTV cần tiến hành phỏng vấn kế toán để tìm hiểu nguyên nhân vì có khả năng khoản phải trả người bán đang bị ghi nhận thấp hơn số thực tế.
Doanh sô mua hàng thường niên Bình quân các khoản phải trả
Số vòng quay nợ phải trả =
SV: Tran Thị Hải Vến Lóp: KTDNA-K16
Trong đó:
Doanh số mua hàng thường niên = Giá vốn hàng bán + Hàng tồn kho cuối kỳ - Hàng tồn kho đầu kỳ
Phải trả bình quận = (Các khoản phải trả năm trước + Các khoản phải trả năm
nay)/2 :
365
So vòng quay nợ phải tra
Số ngày bình quân vòng quay các khoản phải tra =
Số vòng quay các khoản phải trả năm nay nhỏ hơn năm trước chứng tỏ doanh nghiệp chiếm dụng vốn và thanh toán chậm hơn năm trước; hoặc doanh nghiệp có uy tín trong quan hệ thanh toán với nhà cung cấp. Chỉ số này quá nhỏ thể hiện doanh nghiệp đang tiềm ân rủi ro về thanh khoản, ảnh hưởng đến khả năng hoạt
động liên tục của doanh nghiệp trong tương lai.
Kết quả tính toán từ phương pháp phân tích tỷ suất có thể được KTV sử dụng để so sánh với con số trung bình của ngành. Hiện nay những thống kê về các chỉ
tiêu của ngành và các doanh nghiệp khác trong ngành tại Việt Nam còn chưa được
công bồ rộng rãi, gây khó khăn trong thực hiện thủ tục này một cách triệt dé. Tuy nhiên, KTV nên sử dụng những thông tin này nếu có nhăm đạt được hiệu quả cao nhất cho quá trình phân tích.
> Két hợp nhiều phương pháp chọn mẫu
Bên cạnh việc sử dụng phương pháp chọn mẫu phi thống kê, KTV cần tăng cường áp dụng phương pháp chọn mẫu thống kê trong kiểm tra chỉ tiết. Trong chọn mẫu đại diện thống kê. các phần tử mẫu được lựa chọn một cách ngẫu nhiên và việc đánh giá kết quả mẫu được thực hiện trên cơ sở lý thuyết xác suất thống kê, do vậy có thể áp dụng phổ biến đối với những tổng thể mẫu không xác định được rủi ro trước. Áp dụng các kỹ thuật chọn mẫu thống kê sẽ khắc phục được những nhược điểm của chọn mẫu phi thống kê, đảm bảo tính đại diện của mẫu chọn và đem lại kết quả chọn mẫu đáng tin cậy.
Mặt khác, Công ty cần tăng cường sử dụng phần mềm máy tính trong công việc chọn mẫu và đánh giá mẫu. Cụ thể hơn, Công ty có thé ap dung ki thuat chon mau CMA khi tién hanh chon mau kiém tra chi tiét. Kỹ thuật chon mẫu CMA (chọn
SV: Tran Thị Hải Yến Lóp: KTDNA-K16
Khóa luận tốt nghiệp 79 Học viện Ngân hang
O_O
mau theo giá tri tién té lũy kế) là một kỹ thuật chọn mẫu thống kê, có thể thực hiện thủ công hoặc thực hiện trên máy tính. Theo kỹ thuật này, tất cả các phần tử đều có khả năng được chọn như nhau, do trong kỹ thuật CMA sử dụng một bước nhảy có định làm điểm xuất phát ngẫu nhiên. Bước nhảy là khoảng cách giữa hai điểm được
chọn và được ký hiệu là J. Ta có:
_ MPR
Trong đó: R là chỉ số độ tin cậy. R có thể có giá trị tối đa là 3, giá trị càng cao
thể hiện mức độ rủi ro của doanh nghiệp càng lớn.
Quy trình chọn mẫu bằng kỹ thuật CMA diễn ra như sau: