CHUONG 2: CHUONG 2: THUC TRANG QUY TRINH THUC HIEN NGHIEP
2.2. Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không thực tế tại Công ty TNHH Sản xuất
2.2.1. Bước 1: Nhận thông tin hàng lô hàng và kiểm tra chứng từ
Công ty DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY LIMITED (céng ty DESIGN) đã ký hợp đồng thuê dịch vụ lâu dải với Công ty Cát Tường Vy nên việc thỏa thuận dịch vụ rất đơn giản, đại diện của công ty sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking request) cho Công ty bảo về lô hàng muốn xuất khâu. Về thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng giao nhận đã có từ trước đó, nếu có thay đổi gi thì hai bên mới
14
phải thương lượng lại. Sau khi thỏa thuận các điều khoản của hợp đồng, Công ty Cát Tường Vy ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với Công ty DESIGN và gửi thông tin vận tải cho đại lý ở nước người đến.
Thông tin về lô hang:
— Nha xuat khau: DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY
LIMITED, 76 I Pham Viet Chanh Street, Ward 19, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam.
— Nha nhap khau: DREAM COMES ASIA CO.,LTD , 545-9 Kodaiin-Cho, Kamigyo-Ku, Kyoto, Japan
— Cảng bốc hàng: HỎ CHÍ MINH
— Cang dé hang: NARITA APT - TOKYO
— Cang dich: NARITA APT —- TOKYO
— Tên hàng hóa: Tấm góc băng gỗ tần bì xẻ bộ phận của ghế sofa, SOFA
CORNER C1 (Ash wood), 2513x150x30mm. Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ bộ
phận của ghế sofa, SOFA CORNER C2 (Ash wood ), 2513x150x30mm. Thanh inox dùng để làm kết cấu ốp trên trần nhà giữ lam gỗ, CAT WALK (inox), 9610x150x36.5mm
— §é lượng: 3 PCS
— Téng sé tién: 265.000 JPY
— Tổng trọng lượng cả bì: 47 KGS
— Ngày khởi hành dự kiến: 0/10/2020
Sau khi nhận được chứng từ thì nhân viên chứng từ của công ty sẽ tiễn hành kiêm tra chứng từ có trùng khớp với nhau hay không để sau đó làm thủ tục xuất khẩu lô hàng. Những chứng từ cần kiểm tra bao gồm: Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract), Hóa đơn thương mại (Invoice Commercial), Phiếu đóng gói hàng hóa (Pascking list),
Giấy phép khác (nếu có).
Sau khi kiểm tra chứng từ không có vấn đề nhân viên sẽ thực hiện các công việc tiếp theo.
2.2.2. Bước 2: Đặt booking (đặt chỗ)
Chủ hảng sẽ gửi thông tin yêu cầu đặt chỗ hàng hóa (booking note) cho nhân viên giao nhận, nhân viên sẽ căn cứ trên booking note của khách hàng và gửi booking note đến công ty FũD cụ thể là công ty MEKONG CARGO FREIGHT CO.,LTD.
15
Công ty điền thông tin trên mẫu có sẵn của công ty FũD để lấy booking. Sau đó công ty FũD sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho phòng giao nhận bằng cách gởi booking confirmation.
Booking confirmation này chứa đựng những thông tin cần thiết sau:
- S6 booking: NRT-1804
- Tén va s6 chuyén bay: Cl0782/300CT - Ngay hang di du kién (ETD): 30/10/2020 - Ngay hang dén du kién (ETA): 1/11/2020 - _ Trọng lượng hàng hóa: 47 KGS - Packages
- Cảng xếp hàng (port of loading): Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất, Việt Nam (SGN, VN).
- Cảng giao hàng (port of delivery): Sân bay Quốc tế Narita,
Nhật Bản (NRT, JAPAN)
- Loại hàng hóa: Tấm góc bằng gỗ tần bì xẻ bộ phận của ghé sofa, SOFA
CORNER C1 (Ash wood), 2513x150x30mm. Tấm góc bằng gỗ tần bì xé bộ
phận của ghế sofa, SOFA CORNER C2 (Ash wood), 2513x150x30mm. Thanh inox dùng để làm kết cấu ốp trên trần nhà giữ lam gỗ, CAT WALK (inox), 9610x150x36.5mm.
- Gid cat mang (losing time): truéc 16h ngay 30/10/2020
¥ Luuy:
Closing time (hay con gọi là ngày cụt off) là thời gian hang van chuyén thuong yêu câu người giao hang phai hoan tat mọi thủ tục hải quan trước giờ quy định trên booking confirmation đề có thê xếp hàng lên tàu trước ngày tàu chạy. Nêu không kịp hàng sẽ khụng được bốc lờn chuyờn bay hay cũn ứọt là rớt hàng.
Sau khi hoàn thành booking confirmation công ty Cát Tường Vy sẽ liên hệ yêu cầu công ty DESIGN gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyên đúng tiến độ.
¢ Khai bao SI
SI (Shipping instruction) hay còn gọi là hướng dẫn làm hàng, đây là một tài liệu, chứng từ được cung cấp bởi chủ hàng tới hãng hàng không/công ty giao nhận vận tải FWD, bao gồm chỉ tiết thông tin vận chuyên hàng hóa của lô hàng đó. Mục đích của
16
VIỆC cung cấp SI chính xác là để quá trình thực hiện vận chuyền diễn ra đúng theo yêu cầu của chủ hàng hóa.
Những thông tin thể hiện trên SĨ:
Ngày booking: 29/10/2020 Số booking: NRT-1804
Tén nha xuat khau: DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES CO,.LTD Tén nha nhap khau: DREAM COMES ASIA CO., LTD
Tén va s6 chuyén bay: C10782
Tên hàng hóa: Tắm góc bằng gỗ tần bì xé bé phan cua ghé sofa, SOFA CORNER
C1 (Ash wood), 2513x150x30mm. Tam góc bằng gõ tần bì xẻ bộ phận của ghế
sofa, SOFA CORNER C2 (Ash wood), 2513x150x30mm. Thanh inox dùng dé làm kết cấu ốp trên trần nhà giữ lam g6, CAT WALK (inox), 9610x150x36.5mm.
Số lượng: 1— PKG
Trọng luong tinh: 47 KGS — 0.13 CBM
Cảng đi: Cảng hàng không Quốc tế Tân Sơn Nhất, Việt Nam (SGN, VN).
Cảng đến: Sân bay Quốc tế Narita, Nhật Bản (NRT, JAPAN).
Phương thức thanh toán: TT (trả trước) Lưu ý:
Các công ty Hãng hàng không/FWD sẽ yêu cầu chủ hàng gửi SI để làm AWB bản nháp. Sau đó, sẽ gửi bản nháp đó cho khách hàng check và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên Draft AWB đó.
Nếu gửi SI khi sau giờ cắt máng, nhà xuất khâu có thể bị phạt hoặc rớt hàng do
FWD khong thé phat hang AWB.
2.2.3. Bước 3: Đóng hàng và Vận chuyển hàng vào kho TCS
%% Đóng hàng
17
Sau khi nhân viên công Cát Tường Vy thông báo đã đặt chỗ cho chủ hàng sẽ yêu cầu chủ hàng đóng hàng theo yêu cầu của trên hướng dẫn làm hàng (SI) và đem hàng đến kho TCS trước giờ cat mang theo booking note.
Công ty Cát Tường Vy sẽ yêu cầu chủ hàng đóng gói kỹ và dán shippine mark trên bao bì, số lượng kiện, trọng lượng kiện cần chính xác.
s* Vận chuyền hàng vào kho TCS
Sau khi chủ hàng đem hàng hóa đến kho TCS nhân viên giao nhận sẽ đón và liên hệ để nhận hàng hóa chuyên vào kho đóng hàng tại địa chỉ: Kho TCS (49 Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình).
Nhân viên giao nhận đến kho TCS cầm theo Giấy giới thiệu của công ty, phiếu đóng gói ..., nhân viên sẽ theo dõi, giám sát việc cân hàng thực tế tại kho TCS và ghi nhận lượng hàng hóa.
2.2.4. Bước 4: Cân hàng tại kho TCS
Khi xe tới, tài xế sẽ báo số xe, giấy tờ xe, chứng minh nhân dân cho cán bộ cổng TCS réi vào công.
Sau khi vào công thì việc cân hàng sẽ là phần của nhân viên của đại lý phát hành booking. Họ sẽ nhận hàng và điều xe để xuống hàng, kéo hàng vào khu vực cân đề cân trong luong hang (Gross Weight) la bao nhiêu. Khi lên bàn cân, họ sẽ đọc số bill để nhân viên kho nhập máy tiếp nhận cân hàng. Nhân viên giao nhận của công ty sẽ nhận lại 2 cải phiếu thông tin cân như số MBL, HBL, số kiện hang , s6 kgs...
Hàng hóa sau khi được cân xong thì nhân viên đại lý sẽ kéo hàng về khu tập kết hang cua hang bay cua minh cụ thé la TCS warehouse (théng tin trén booking confirmation). Sau đó tiến hành đo kích thước (dài x rộng x cao) đơn vị em, dán nhãn (talon) điền thông tin như sau: số MBL, số HBL, số kiện, nơi đi, nơi đến....vào các kiện.
Sau đó nhân viên giao nhận điền đầy đủ thông tin lên tờ khai gửi hàng, ký vào tờ cân và đóng tiền thương vụ cho cảng.
18
2.2.5. Bước 5: Thực hiện thủ tục hải quan
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập được như:
- Sales contract (Hợp đồng thương mại) - Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) - Packing Iist (Phiếu đóng gói)
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử
ôẴECUS5-VNACCS2018> để truyền số liệu lờn tờ khai qua mạng.
Losin Toth hi
CE Fe ff
(GONG TY TH DOLE VET MANS 95. ie NG, asin Thy, Phuờng Thảo Đền, Quận 2 VN)
E] Beum “Ế Thing tie (SY Citta Ha eu TNWế GAykchhếmg VỀ Pin hướng Ÿ: tang re
Hình 2.1. Giao diện phần mềm ECUS5 Bước 1: Khai báo thông tin chung
— _ Tên nhà xuất khẩu: DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES CO,.LTD
— _ Tên nhả nhập khẩu: DREAM COMES ASIA CO., LTD
19
a Gop) SnTk | TKN OTK Xe B0
7
Nắp sử dạng: 831303073 - Công Ty TNHH Desen And Chasliee Amsociden Ì CSDL SCL: 1ECUSEINACCS - Tần đăng rb: Root
Hình 2.2. Khai thông tin chung Bước 2: Khai thông tin container:_
Vì lô hàng này không đóng trong container nên phần khai thông tin container sẽ bỏ trống. Và khai tiếp thông tin danh sách hàng.
Bước 3: Khai thông tin “Danh sách hàng”
Dựa vào thông tin đơn hàng trong hợp đồng để khai báo chỉ tiết từng loại hàng được chất lên tàu.
Hinh 2.3. Khai đanh sách hàng
Sau khi điền đầy đủ thông tin thì bấm chọn “OK” % khai trước thông tin ® đăng ký tờ khai thành công, sau đó được cấp số tờ khai:
303551289110. Tiếp tục bấm chọn “OK” để khai chính thức, bấm chọn “YES” là đã khai báo thành công.
20
Kế tiếp Hải quan sẽ trả kết quả phân luồng. Lô hàng này, kết quả phân luồng là LUÔNG XANH (mã phân loại kiểm tra loại 1): được miễn kiểm tra giấy tờ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi khai bảo hải quan điện tử, nhân viên giao nhận sẽ đến gặp Hải quan để tiến hành làm thủ tục thông quan tại cảng cho hàng hóa.
Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên máy bay theo kế hoạch của hãng bay.
2.2.6. Bước 6: Thanh lý tờ khai
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát, nhân viên giao nhận mm lại một bộ gồm mã vạch đã qua khu vực giám sát + một tờ khai mỗi thứ hai bản và phiếu cân liên xanh có bấm phiếu thông tin của lô hàng để lại hải quan thanh lý tờ khai. Sau khi thanh lý xong sẽ được nhận lại mã vạch sẽ có đóng dấu hải quan củng với phiêu cân.
2.2.7. Bước 7: Nhận MAWB
Sau khi hoàn tất các khâu trên, nhân viên giao nhận sẽ đến gặp bộ phận chứng từ của hãng hàng không đến làm MAWB. Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ dựa vảo trọng
lượng hàng để phát hành HAWB để gửi cho chủ hàng một bản nháp đề họ kiểm tra vả
xác nhận lại các thông tin. Nếu không có vấn đề nhân viên sẽ phát hành HAWB bản gốc cho chủ hàng.
Ở vận đơn cần thê hiện những thông tin sau:
— Số MAWB: 297 34826750
— Số HAWB: MCF§GN200121
— Tên nhả xuất khẩu: DESIGN AND CREATIVE ASSOCIATES COMPANY
LIMITED
— ĐỊa chỉ: 76 I PHAM VIET CHANH STREET, WARD 19, BINH THANH DISTRICT, HO CHI MINH CITY, VIET NAM
— Tén nha nhap khau: DREAM COMES ASIA CO., LTD
— Ptachi: 545-9 KODAIIN-CHO, KAMIGYO-KU, KYOTO, JAPAN
— Nguoi chuyén cho: CHINA AIRLINES 21
— Sân bay đi: HOCHIMINH CITY
— Sân bay đến: NARITA, JAPAN
— Số chuyến bay/ngày tháng: CI0782/OCT.30
— Tén hang:
® SOFA CORNER e CAT WALK
— Thanh toan: FREIGHT PREPAID
— Trong long tong (gross weight): 47 KGS
— Trọng lượng tính cước hàng hóa (chargeable weight): 47
— Nguồn gốc và số lượng hàng hóa (kích thước hoặc khối lượng hàng hóa):
e®© Khối lượng hàng: 0.13 CBM
® Kích thước kiện hang: (100x38x34)
¢ Số kiện hàng: l PKG
Sau khi nhận được MAWB từ hãng vận chuyền nhan vién giao nhận sẽ nộp các khoản phí. Đây là những khoản chi phí được công ty Cát Tường Vy sẽ ứng ra để nộp trước cho hãng vận chuyến sau đó công ty sẽ thu lại của Công Ty DESIGN sau khi đã hoàn thành xong việc giao hàng xuất khẩu.
2.2.8. Bước 8: Hoàn thành hồ sơ và giao lại chứng từ cho khách hàng
Sau khi hoản tất các thủ tục cũng như các chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ gom bộ chứng từ để gửi lại cho chủ hàng và kèm theo thông báo nợ bao gồm các loại cước phí công ty Cát Tường Vy đã thanh toán trước và phí dịch vụ để yêu cầu công ty DESIGN thanh toán. Khi công ty DESIGN thanh toán nhân viên sẽ giao cho họ bộ chứng từ cho Công ty DESIGN. Bộ chứng từ bao gồm:
— Vận đơn đường hàng không (AWB)
— Hợp đồng thương mại
— Commercial Invoice
— Packing List
—_ Tờ khai hàng hóa xuất khẩu
22
2.2.9. Bước 9: Kết toán và lưu hồ sơ
Đây lây bước cuối cùng hoàn tất quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty Cát Tường Vy. Nhân viên chứng từ sẽ thực hiện việc trích xuất Shipping Request sau khi hoàn tất lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên tham gia trong suốt quá trình giao nhận để bộ phận kế toán tổng hợp và lưu hồ sơ.