1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty
Công ty áp dụng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, là bộ phận quản lý quan trọng không thể tách rời của công ty.Toàn bộ hoạt động liên quan đến vấn đề kinh tế, thu thập, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của công ty. Đồng thời các số liệu kế toán phải được xử lý theo đối tượng và nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Kế toán giá thành
SCĐ nợ
Kế toán Kế toán Kế toán mua bán
hàng Kế toán tiền lương
thu thuế chi
Kế Kế
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
Hình 2. Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán công ty
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, vì toàn bộ các công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán . Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công
2
tác thống kê trong toàn công ty .Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều do kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo
1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phần hành kế toán tại công ty
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng do Giám Đốc quyết định, bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc thực hiện trách nhiệm được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
- Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã được Giám Đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng trong từng tháng, từng quý, từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo Giám Đốc công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng, triển khai công việc đã được phân công cụ thể cho từng người.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng kế toán (trên cơ sở đó phân công người chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc).
- Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định.
- Kiểm tra việc ghi chép sổ sách, hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chế độ quy định.
- Kiểm tra các số liệu và lập chứng từ kết chuyển chi phí, giá vốn, doanh thu.
Kế toán tổng hợp
Tổng hợp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán của doanh nghiệp theo chế độ quy định hiện hành, kiểm tra rà soát các nghiệp vụ phát sinh; hạch toán doanh thu chi phí, thuế GTGT, công nợ, khấu hao TSCĐ, lập báo cáo thuế, quyết toán thuế; lập báo cáo tài chính theo quý, nửa năm, cả năm, thống kê và tổng hợp dữ liệu kế toán khi có yêu cầu; giải trình số liệu, cung cấp hồ sơ, số liệu cho kiểm toán, cơ quan thuế, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu; lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định công ty.
Kế toán thu chi
Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của công ty, theo dõi các giao dịch qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng, thuế và các khoản trích nộp khác.
-Lập các chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ về trích lương, BHXH, BHYT, KPCĐ.
2
- Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu.
- Theo dõi và thực hiện báo cáo tình hình công nợ nội bộ và thanh toán tạm ứng nội bộ.
- Liên hệ với ngân hàng để giao nhận các chứng từ của ngân hàng (giấy báo nợ, giấy báo có) kịp thời.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành.
- Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.
- Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
- Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Lưu hồ sơ quyết toán, hồ sơ của trưởng phòng kế toán.
- In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế toán khi có yêu cầu.
- Theo dõi các đơn đặt hàng, từng hợp đồng kinh tế, cập nhật giá cả trên thị trường để báo cáo với giám đốc.
- Kết hợp với kho để ghi nhận những đợt giao hàng và nhắc nhở kho xử lý kịp thời những đơn đặt hàng hạn chế tình trạng chậm trễ.
Kế toán thuế:
Thu thập các hóa đơn chứng từ đầu ra/ đầu vào làm căn cứ kê khai thuế hàng tháng/quý/quyết toán thuế cuối năm: Báo cáo thuế GTGT, TNDN, Thuế TNCN, Tình hình sử dụng hóa đơn. Lập báo cáo tài chính cuối năm.
Kế toán tiền lương
Tính lương và trả lương theo Qui định của công ty dựa trên bảng chấm công , Hợp đồng lao động.
Kế toán mua bán hàng
Thực hiện công tác thu mua hàng hóa làm các thủ tục để mua hàng, tính toán giá xuất nhập kho khi có đơn hàng tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế theo dõi hàng hóa cho đến khi giao hàng cho khách hàng, tiếp nhận thu thập, tổng hợp các chứng từ hóa đơn, theo dõi công nợ.
Kế toán công nợ
Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng. Nhắc nhở khách hàng khi đến đợt thanh toán. Cuối tháng báo cáo những khoản phải thu khó đòi và nhắc nhở với giám đốc những khoản nợ đến hạn trả.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định.
- Hỗ trợ với kế toán ngân hàng để giải quyết những lệnh chi gấp vào buổi chiều trong ngày.
Thủ kho
2
- Phụ trách việc xuất nhập hàng hóa trong kho;Kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện nhập/ xuất kho; Lên kế hoạch quản lý hàng hóa, phối hợp với nhân công bố trí, sắp xếp hàng hóa tại kho.
- Trực tiếp kiểm, đếm, giao nhận hóa đươn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định; phối hợp với kế toán tổng hợp đối chiếu phát sinh hàng ngày; thực hiện kiểm, đếm, phân loại, ghi chép hàng hóa khi kiểm kê.
Kế toán kho,TSCĐ
-Quản lý hàng hoá trong kho, theo dõi từng đợt hàng, kiểm tra hàng hoá theo đúng số lượng trên phiếu giao hàng và sắp xếp thứ tự để dễ dàng di chuyển.
-Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá, in phiếu nhập kho và phiếu xuất kho tương ứng với từng đợt hàng.
-Nghiêm ngặt trong việc giao nhận hàng hoá để giảm tối thiểu vấn đề thiệt hại do vận chuyển hàng.
-Thường xuyên họp nội bộ kho, phê bình những việc không hay và đề ra những giải pháp cải thiện tình hình nêu trên. Lắng nghe nguyện vọng của nhân viên trong kho, báo cáo lên cấp trên để giải quyết những bức xúc đã ghi nhận trong buổi họp.
1.4.3 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ hàng ngày , bước đầu tiên là ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Vào
2
thời điểm cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung .
1.4.4 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Kỳ kế toán năm : Bắt đầu từ ngày 1tháng 1và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 .
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ) .
Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC- Chế độ kế toán áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Bao gồm TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình. Tài sản cố định theo nguyên giá và khấu hao lũy kế.Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp: đường thẳng.
Phương pháp áp dụng thuế: phương pháp khấu trừ.
Các giao dịch bằng ngoại tệ được quy đổi ra VND thực tế tại ngày phát hành theo tỷ giá hối đoái do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc.
Các phương pháp kế toán cơ bản
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Tính giá xuất hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.