IV. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG
1. Cơ cấu tổ chức của công Sunlife ty Việt Nam
1.2. Nhiệm vụvà chức năng của phòng ban Phòng ban Nhiệm vụ/ hức năng C
De La Sól/ Phát triển Kinh doanh
Xây dựng nội dung đào tạo và cung cấp các khóa đào tạo cho lực lượng Bán hàng của De La Sól, cả nhân viên mới gia nhập Sunlife và nhân viên toàn thời gian hiện tại, bao gồm cả kiến thức xã hội và kỹ năng sống, nghệ thuật, văn hóa, thời trang, lối sống, v.v.
• Đề xuất và thực hiện các biện pháp can thiệp để giúp lực lượng bán hàng của De La Sól tự tin hơn, toàn diện hơn vàxây dựng sự nghiệp vớicác giá trị.
• Đưa các giátrị cốt lõicủa OneSunlife vào nội dung đào tạo cho lực lượng bán hàng De La Sól.
• Xây dựng nhóm Cố vấn được tôn trọng nhất (MRA)
& Học viện Sáng sủa hơn vàtriển khai vào De La Sól
• Cộng tác với các bên liên quan để đưa lực lượng bán hàng của De La Sól trở nên bất khả chiến bại và gia tăng giá trị bên trong Cuộc sống rực rỡ.
• Xây dựng các đánh giá/ hoạt động định kỳ và để doanh số bán hàng được chứng nhận khả năng và sức khỏe.
• Nghiên cứu các phương pháp học tập tốt nhất và khả năng cập nhật không chỉ từ thị trường địa phương mà còn trên toàn cầu.
• Theo dõi tiến trình phát triển các kỹ năng sống, năng lực của nhân viên bán hàng và cung cấp cố vấn hoặc huấn luyện các cuộc trò chuyện.
• Báo cáo tiến độ và kết quả của tất cả các hoạt động huấn luyện/ đào tạo và các biên bản hội thoại và kế hoạch hành động cho nhóm quản lý De Sól. La Tham gia hoặc cung cấp dữ liệu đào tạo và thông tin chi tiết để hỗ trợ các dự án phát triển và gắn kết con người trong việc thực hiện các trọng tâm và định hướng kinh doanh của Sun Life.
Finance Accounting/
Tài
and Lập kế hoạch, hướng dẫn và phối hợp, đồng thời xử lý các quy
chính vàKế toán trình liên quan trong việc thực hiện Kiểm soát nội bộ SLF theo yêu cầu
Khuôn khổ và SLF Tiêu chuẩn ICFR, cũng như xem xét, cập nhật xác và thựcquy trình liên quan, tài liệu kiểm soát với chủ sở hữu quy trình về quy trình SOX / ICFR trong phạm vi mỗi năm.
• Thực hiện đánh giá trước khi đánh giá để cung cấp đầu vào thông tin chi tiết cho trưởng bộ phận. Tạo điều kiện, phối hợp, giám sát và
báo cáo về tình trạng kết thúc của các Vấn đề hoặc Phát hiện đang mở về Kiểm toán nội bộ (để tránh "quá hạn" hoặc "phía sau")
các vấn đề, tức là các vấn đề thiếu Ngày Hoàn thành Dự kiếnnhư đã nêu trong Báo cáo Kiểm toán Nội bộ).
• Liên hệ với Kiểm toán nội bộ, cơ quan quản lý và chủ sở hữu quy trình / kiểm soát chính về cuộc kiểm toán đang tiến hành và với tư cách là
Chuyên gia Kiểm soát nội bộ. Sắp xếp tài liệu và xuất trình cho kiểm toán viên khi có yêu cầu kiểm toán.
• Giám sát kiểm soát nội bộ đối với Báo cáo tài chính (IFCR) và thực hiện thử nghiệm kiểm soát tuân thủ U.S.
Phòng Quản trị rủi ro & Định phí
- Thẩm tra việc định phí của các sản phẩm bảo hiểm.
- Thẩm tra việc định phí chào mới hay tái tục đối với các hợp đồng bảo hiểm lớn và quan trọng.
- Kiểm soát việc tính toán các quỹ dự phòng nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với các ban để thu thập và chuẩn hóa số liệu nghiệp vụ, tài chính kế toán và đầu tư liên quan đến các sản phẩmbảo hiểm danh và mục đầu tư.
- Phân tích, báo cáo tình hình kinh doanh và tìm giải pháp cho việc phát triển và kinh doanh hiệu quả các nghiệp vụ bảo hiểm.
- Lập báo cáo tài chính bảo hiểm theo chuẩn, lập kế hoạch kinh doanh dài hạn cho cácnghiệp vụ.
- Kiểm toán và kiểm soát nội bộ về quản trị rủi ro tài chính, rủi ro nghiệp vụ, rủi ro tái bảo hiểm, rủi ro hệ thống IT, đầu tư, và nhân lực.
Office Servies Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết tại, tài sản các chi nhánh Văn phòng Sun Life VN .
Tìm kiếm và phát triển thêm nhiều nguồn cung ứng khác cho công ty.
Liên hệ, đàm phán, trao đổi với các nhà cung ứng để tìm ra nguồn cung phù hợp với mức giá tốt nhất.
Giám sát chặt chẽ quy trình và chi phí thu mua vật liệu.
Lên kế hoạch thu mua và điều chỉnh cho phù hợp.
Lập báo cáo về chất lượng, số lượng, giá cả hàng hoá vàsố lượng tồn kho.
Nghiên cứu thị trường và các đối thủ cạnh tranh
Phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các phát sinh trong quá trình thu mua.
- Chịu trách nhiệm việc triển khai thuê văn phòng Sun Life ở tỉnh.
- Chịu trách nhiệm việc triển khai quản lý công tác vệ sinh, bảo vệcủa các Văn phòng Sun Life VN.
- Quản lýmạng lưới, xây dựng, sửa chữa văn phòng Sun Life.
Phòng nhân sự
• Cung cấp dịch vụ nhân sự cho nhân viên Sun Life, bao gồm: giới thiệu, quản lý hợp đồng lao động và
offboarding.
(Human Resources) • Cung cấp dịch vụ tư vấn nhân sự và đảm bảo tuân thủ pháp luật trong việc quản lý quan nhân viên. hệ
• Quản lý việc thực hiện dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự trong quản lý hợp đồng lao động, nghỉ phép quản lý và nhân sự.
Tư vấn soạn thảo và xuất bản tất cả các hướng dẫn, quy trình, sách hướng dẫn nhân sự... và chủ yếu hoạt động trong việc xem xét và sửa đổi
Nội quy làm việc, Thỏa thuận tập thể, chính sách kỷ luật,...
• Hoạt động như một nhà vô địch rủi ro cho bộ phận nhân sự bằng cách kết nối với Bộ phận rủi ro để thúc đẩy văn hóa rủi rotrên toàn bộ
Bộ phận nhân sự, đưa tư duy rủi ro cho các thành viên nhân sự vào hoạt động hàng ngày, báo cáo rủi ro đầy đủ và cácrủi ro khác .
• Chịu trách nhiệm cung cấpđầu vào cho kiến trúc, chiến lược quy và hoạch hệ thống nhân sự tổng thể.
• Thúc đẩy tính toàn vẹn dữ liệu trong HRIS và giữa các hệ thống; xây dựng các quy trình kiểm toán, nghiên cứu và giải quyết.
• Đảm bảo dữ liệu tuân theo nhu cầu tuân thủ và quản lý ánh xạ dữ liệu.
Đề xuất các sáng kiến hoặc giải pháp nhân sự mới để cải thiện/ nâng cao hiệu quả nhân sự cũng như chất lượng dịch vụ nhân sự.
Hỗ trợ thủ tục tuyển dụng.
• Phát hành Thư mời nhập học trong ngày nếu các tài liệu tuyển dụng hoàn tất.
• Làm việc chặt chẽ với HRBP/ TA để làm cho các tài liệu tuyển dụng được hoàn thành.
Hệ thống thông tin nhân sự – HRIS
• Duy trì tất cả cơ sở dữ liệu cập nhật của nhân viên/ nhà thầu bằng cách cập nhật và nhập dữ liệu vào bảng tính/ hệ thống với độ chính xác và đúng giờ.
• Thu thập và duy trì tài liệu nhân viên cần thiết và khôi phục trong cả bản cứng và bản mềm.
sao chép để lưu trữ và sử dụng trong tương lai.
• Cập nhật thay đổi tổ chức vào hệ thống nhân sự có liên quan, cấp quyền truy cập nếu được yêu cầu và khi được yêu cầu
thay đổi thông tin của nhân viên/ nhà thầu.
Quản lýhợp đồng lao động
• Đọc hiểu chính sách/ thực tiễn liên quan đến quản lý hợp đồng lao động.
• Theo dõi, nhắc nhở lãnh đạo nhân dân khi hết hạn hợp đồng lao động/thử việc.
• Ban hành hợp đồng lao động/ phụ lục/ Thư thông báo thử việc một cách chính xác và thực hiện theo quy định mốc thời gian.
• Theo dõi nhân viên, lãnh đạo nhân sự và các chức năng liên quan để làm thủ tục xuất cảnh theo quy định.
Quản lýbảo hiểm
- Chuẩn bị thanh toán và báo cáo bảo hiểm SHUI / nhóm hàng tháng với độ chính xác và kịp thời được tuân thủ
- Hành nghềvà pháp luật của công ty.
- Theo dõi yêu cầu bồi thường / lợi ích về SHUI / bảo hiểm nhóm.
- Theo dõi sổ SI, thẻ HI.
Công nghệ Thông tin/ Information Technology
Hiểu các yêu cầu kinh doanh sau đó tài liệu hóa thành các thông số kỹ thuật tương ứng; người dùng nghiên cứu yêu cầu, tiêu chí chấp nhận, đặc tả yêu cầu phần mềm và thiết kế.
• Hỗ trợ người dùng doanh nghiệp trong việc xác định các yêu cầu, đề xuất các giải pháp kinh doanh và hỗ trợ và điều chỉnh nỗ lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.
• Luôn cập nhật nhu cầu của khách hàng; sử dụng các phương pháp giao tiếp bằng văn bản chính thức và không chính thức (ví dụ: email, bản tin, bản trình bày PowerPoint, cập nhật điều hành, danh sách nhiệm vụ, cập nhật) để thông báo các cập nhật và phát hiện; và tạo điều kiện cho các cuộc họp dự án và Thuyết trình cho tất cả các loại khán giả đa dạng (ví dụ: quản lý cấp cao, Khách hàng, nhân viên kỹ thuật)
• Tham gia vào nhiều dự án bằng cách hoàn thành và cập nhật tài liệu dự án; quản lý.
phạm vi dự án; điều chỉnh lịch trình khi cần thiết; xác định mức độ ưu tiên hàng ngày; đảm bảo.
phân phối hiệu quả và đúng thời hạn các nhiệm vụ và các mốc quan trọng của dự án; tuân theo các con đường leo thang thích hợp; và quản lý mối quan hệ khách hàng và nhà cung cấp.
• Cung cấp và hỗ trợ việc thực hiện các giải pháp kinh doanh bằng cách xây dựng cácmối quan hệ và quan hệ đối tác với các bên liên quan chính; xác định
nhu cầu kinh doanh; xác định và thực hiện
các quy trình và thực hành cần thiết; giám sát tiến độ và kết quả; nhận biết vàviết hoa về các cơ hội cải tiến;
và thích ứng với nhu cầu cạnh tranh, thay đổi tổ chức và trách nhiệm mới.
• Phối hợp chặt chẽ với các nhà phát triển để thực hiện các yêu cầu, cung cấp cáchướng dẫn cần thiết cho người kiểm tra trong quá trình QA.
• Tham gia thiết kế, viết mã và các thành phần phần mềm kiểm thử đơn vị.
• Hỗ trợ nhóm DevOps xây dựng và triển khai ứng dụng.
• Hỗ trợ sửa chữa lỗi trong giai đoạn thử nghiệm.
• Xác định nguyên nhân gốcrễ của các vấn đề sản xuất vàhỗ trợ khắc phục.
• Quản lý việc phân phối các nhiệm vụ trong một tiến trình nhất định với các bản cập nhật được yêu cầu.
Phòng Marketing Làm việc với CMO để chuẩn bị chiến lược tiếp thị kỹ thuật số và lộ trình nhằm thực hiện các mục tiêu tiếp thị kinh doanh. và
• Sở hữu và dẫn dắt chiến lược của nền tảng kỹ thuật số / di động, tiếp thị nội dung, trải nghiệm khách hàng và xã hội quảnlý phương tiện truyền thông.
• Đóng góp vào các cuộc họp cập nhật chiến lược tiếp thị kỹ thuật số và điều phối (theo yêu cầu) của công ty kỹ thuật số nhóm làm việc tiếp thị.
Tốiđa hóa lưu lượng truy cập và chuyểnđổi thông
qua các chương trình tiếp thị kỹ thuật số cốt lõi: Tìm kiếm có trả tiền, SEO, Email, Nhắm mụctiêu lại, phương tiện truyền thông xã hội với trọng tâm chuyên dụng theo danh mục thiết bị, đặc biệt là thiết bị di động.
• Quản lý lịch tiếp thị kỹ thuật số và các đối tác đại lý có liên quan để đảm bảo đạt được mục tiêu bán hàng.
Đề xuất và quản lý ngân sách marketing cho kế hoạch digital marketing liên quan đến KPI đặt trước.
• Phát triển các phân tích giúp quản lý báo cáo hàng tuần và hàng tháng và có thể biến dữ liệu thành thông tin chi tiết để liên tục nâng cao hiệu quả của các chiến dịch.
• Sở hữu và dẫn dắt việc triển khai tiếp thị nội dung trong việc tạo, quản lý và phân phối nội dung trên tất cả các kỹ thuật số.
• Làm việc với các chức năng kinh doanh khác để tạo tài sản kỹ thuật số với mục đích thúc đẩy giao dịch và doanh thu quảng cáo thông qua việc tối ưu hóa liên tục tất cả các điểm đến đích dựa trên thử nghiệm đang diễn rachương trình.
Thiết lập và chịu trách nhiệm về việc xem xét liên tục hiệu suất các dự án kỹ thuật số được giao và báo cáo lại cho CMO và các thành viên thích hợp khác trong nhóm.
• Cung cấp thông tin chi tiết liên tục trong bối cảnh kỹ thuật số và cóthểsử dụng thông tin chi tiết để phát
triển các sáng kiến mới và chiến lược phát triển năng lực kỹ thuật số và hồ sơ của SLVN &cuối cùng nâng cao nhận thức về thương hiệu.
Dịch vụ Khách hàng/
Client Service chăm sóc khách hàng
Xử lý các giao dịch hàng ngày một cách suôn sẻ bao gồm:
bộ ứng dụng mới, yêu cầu thay đổi chính sách, thu tiền mặt, khiếu nại… không có tỷ lệ lỗi hoặc đang chờ xử lý.
Bảo lãnh các yêu cầu xác nhận quyền sở hữu (yêu cầu nhỏ và yêu cầu chính), đảm bảo tất cả các yêu cầu xác nhận quyền sở hữu đều trong Thời hạn & Tình trạng và tài đủ liệu.
Đảm bảo tất cả các khoản thu sẽ được quản lý tốt mà không có sai sót bao gồm: phát hành, thu hồi, kiểm toán.
Theo dõi tất cả các trường hợp/ yêu cầu tồn đọng/ chưa được giải quyết/ được chuyển đến; phối hợp với đơn vị hỗ trợ back-end cho đến khi các trường hợp đóng lại dựa trên thời gian quay vòng.
Đại diện cho Sun Life Việt Nam, cán bộ CS đóng vai trò đại sứ để cung cấp dịch vụ tiêu chuẩn/ chuyên nghiệp dịch vụ cho tất cả khách hàng/ cố vấn đi bộ hoặc qua điện thoại.
Đảm bảo gửi tiền mặt vào ngân hàng hàng ngày và hoàn thành tất cả các báo cáo cần thiết hàng ngày cho hoạt động kinh doanh/ bán forc.
Đảm bảo chất lượng xử lý khiếu nại
• Sẽ đảm bảo tất cả các khiếu nại được ghi lại, điều tra đầy đủ, các vấn đề được giải quyết và phản hồi trong khung thời gian đã thỏa thuận. Giữ nhật ký khiếu nại của Khách hàng luôn được duy trì và cập nhật.
Phòng
Bancassurance/Kênh Kinh doanh Liên kết với Ngân hàng
Nhiệm vụ quản lý bán hàng
- Hoạt động như một đầu mối liên hệ báo cáo cho các đơn vị hoặc khuvực kinh doanh được giao
- Cung cấp cácứng viên S / IS chất lượng cho đối tác - Chịu trách nhiệm sản xuất bán hàng chung và năng suất bán hàng của danh mục được giao.
- Chịu trách nhiệm giải quyết các khiếu nại của khách hàng nếu có thể hoặc là đầu mối liên hệ chính của bất kỳ khách hàng nào
phản hồi/ khiếu nại đối với công ty hoặc các đối tác kinh doanh
- Chủ động xem xét các lĩnh vực bị bỏ quên của nhóm và đưara các cải tiến cho phù hợp
- Thăm các đơn vị kinh doanh và gặp Trưởng phòng BU và đội ngũ kinh doanh thường xuyên
- Làm việc với S/ IS, ngân hàng và nhóm nội bộ để xóa tất cả các yêu cầu đang chờ phát hành chính sách
Quản lýmối quan hệ
- Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ tại các cấp BU ngân hàng để đảm bảo phát triển kết quả kinh doanh - Xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt với các bộ phận nội bộ
- Phối hợp chặt chẽ với nhân viên kinh doanh ngân hàng mọi vấn đề liên quan đến nghiệp vụ của doanh nghiệp được giao
các đơn vị.
Hoạt động đào tạo
- Chịu trách nhiệm đào tạo về sản phẩm, kỹ năng mềm và kỹ thuật chu trình bán hàng để cải thiện chất lượng và tính chuyên nghiệp của nhân viên bán hàng hoặc đội bán hàng ngân hàng.
- Chủ động tự học hỏi, cải tiến để đáp ứng yêu cầu công việc, giúp tiến bộ năng suất và hiệu quả nhân. cá
Lập kế hoạch vàchiến lược bán hàng
- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động khách hàng dựa trên BU để tạo giới thiệu và
khách hàng tiềm năng.
- Lập kế hoạch lịch hoạt động kinh doanh với Trưởng phòng BU vàđảm bảo thực hiện suôn . sẻ
- Giúp thúc đẩy sự phát triển kinh doanh hoặc các hoạt động khác do công ty phát động để cấp trên công nhận hiệu suất và thúc đẩy doanh số bán hàng.
- Hỗ trợ các sáng kiến ‘Thí điểm’ do Phòng Bancassurance thực hiện để khám phá các cơ hội mới của kinh doanh và giúp thúc đẩy các sáng kiến này để viết kinh doanh.
- Có thể tổ chức/ hội thảo bán hàng, thuyết trình nhóm, sự kiện khách hàng.
Distribution/ Các
Kênh Phân phối - Chịu trách nhiệm thiết kế chương trình đào tạo cho SM, AD, DT & GAD.
- Cung cấp các khóa đào tạo cho SM, AD, DT &
GAD.
- Phối hợp với bộ phận / nhóm khác để quản lý dữ liệu đào tạo và phát triển củaSM, AD, DT & GAD. - Tham gia các dự án của DTD / DTD Head để học các khóa học nâng cao và đào tạo lãnh đạo đại lý.
Actuarial and Strategy/ Định phí và Chiến lược
- Cung cấp bài tập Dự báo tài chính (Dự báo, Kế hoạch 5 năm, Lập kế hoạch ngân sách).
- Thực hiện báo cáo VNB / NB để phân tích khả năng sinh lời của các chính sách mới đã bán và so sánh với Kế hoạch/ Giá báo cáo.
- Phân tích diễn biến của VNB và hiểu rõ các động lực của nó.
- Theo dõi kinh nghiệm mới nổi liên quan đến giả định ước tính tốt nhất hàng tháng.
- Thực hiện nghiên cứu kinh nghiệm điều hành (bao gồm Tử vong, Bệnh tật, Chi phí và Mất thời gian) và Kinh nghiệm kinh tế (Thời hạn tài sản-nợ, Đường cong lợi nhuận) và đề xuất giả định cần thiết
những thay đổi.
- Cung cấp phân tích Nguồn thu nhập và có thể giải thích sự khác biệt trong thực tế sovới Kế hoạch.