1. Giới thiệu chung về đơn vị thực tập và công việc sinh viên thực hiện trong thời gian thực tập
2.3. Đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản lý chuỗi cung ứng
Sau khi xem bản báo cáo cũng như đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty T NHH Thương mại Quốc tế và Xuất nhập khẩu Nhật Linh, em có đề xuất một số giải pháp sau:
Thứ nhất, hoàn thiện, nâng cao chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng Đối với những doanh nghiệp kinh doanh nói chung và những công ty chuyên cung cấp dịch vụ nói riêng thì phản hồi cũng như khâu chăm sóc khách hàng được quan tâm hàng đầu. Việc khách hàng có trải nhiệm tốt với dịch vụ Công ty cung cấp, có tin
tưởng và tiếp tục sử dụng dịch vụ của Công ty hay không đều phụ thuộc rất nhiều vào quá trình chăm sóc khách hàng của Công ty. Để làm tốt được điều đó Công ty cần :
Nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho quá trình giao nhận để khách hàng có những trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của Công ty, đa dạng hóa các dịch vụ để khách hàng có nhiều lựa chọn hơn phù hợp với nhu cầu của họ.
Không ngừng trau dồi, đào tạo nhân viên trong việc xử lý các tình huống phát sinh, khiếu nại của khách hàng để từ đó có những phương án giải quyết phù hợp, tránh mất lòng khách hàng.
Đảm bảo việc phân công công việc đối với các phòng ban hợp lý, tránh việc nhân viên bị quá tải dẫn đến hiệu quả làm việc không cao. Có những chính sách ưu đãi đối với khách hàng lâu năm của Công ty, phân cấp quản lí phù hợp trong giao nhận nhập khẩu với những khách hàng sử dụng dịch vụ chất lượng cao để phù hợp tiêu chuẩn quốc tế.
Biết lắng nghe, chia sẻ và đón nhận những góp ý của khách hàng để từ đó rút kinh nghiệm, hoàn thiện những khâu dịch vụ còn thiếu sót, phát huy tốt những dịch vụ nhận được phản hồi tốt từ khách hàng.
Thứ hai, giải pháp từ việc nghiên cứu và lựa chọn thị trường
Thị trường tiềm năng mà Công ty muốn hướng đến ngay từ ngày đầu mới thành lập là thị trường Trung Quốc nhưng trước diễn biến phức tạp của đại dịch Covid – 19 ảnh hưởng đến mọi hoạt động của đời sống, đặc biệt là làm suy giảm trầm trọng
hoạt động thương mại quốc tế Công ty cần tìm hiểu nghiêm túc về những thị trường mới. Trong khi tại Trung Quốc vẫn duy trì chính sách “zero Covid” khiến các cửa khẩu đều trong trạng thái ùn tắc vì phải tuân thủ các quy định phòng dịch của nước này. Thì ngược lại các thị trường lớn như Châu Âu, Châu Mỹ đã chuyển trạng thái thích nghi với Covid – 19 nên mọi hoạt động giao thương hàng hóa vẫn diễn ra bình thường. Chính vì vậy Công ty vẫn nên tìm hiểu và phát triển thêm các tuyến giao nhận mới tới những thị trường này để tránh những rủi ro khônng đáng có đặc biệt là trong thời kỳ khó khăn này.
Ngoài việc tập trung vào những mặt hàng như linh kiện điện tử, nguyên liệu sản xuất do các công ty khách hàng có nhu cầu giao nhận như hiện nay, công ty nên chú trọng thêm các sản phẩm thiết bị y tế, súng phun sương khử khuẩn. Nguyên nhân là do diễn biến phức tạp của đại dịch Covid – 19 cùng với sự gia tăng nhanh chóng của các ca nhiễm khiến nhu cầu xuất nhập khẩu thiết bị y tế từ các nước trên thế giới đang tăng
mạnh.
Thứ ba, giải pháp về nguồn nhân lực
Con người là yếu tố tiên quyết quyết định đến sự thành bại của mỗi doanh nghiệp, vì thế với đội ngũ nhân viên thiếu kinh nghiệm như hiện nay của Công ty, việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên, tạo tính tự tin, quyết đoán và xử lý mọi việc một cách độc lập là vô cùng quan trọng lúc này.
Đối với nhân viên thực hiện nghiệp vụ cần nắm vững lịch trình của các hãng tàu, xe đồng thời làm báo giá chính xác cho khách hàng để vừa thuận lợi cho khách hàng trong việc làm hàng vừa tránh được những sai sót trong quá trình lập vận đơn cũng như giao hàng.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, công ty nên tạo điều kiện ch o các nhân viên của mình được tham gia các khóa học ngoại ngữ, tin học văn phòng, luật pháp và đặc biệt là các khóa học về nghiệp vụ. Hiện nay nhân viên của công ty đã và đang được học các lớp nghiệp vụ thường niên do chính Giám Đốc của công ty giảng dạy.
Công ty luôn chú trọng đào tạo nguồn nhân lực trẻ bằng cách hướng dẫn, đào tạo sinh viên từ thực tập trở thành nhân viên chính thức, cốt lõi của công ty trong tương lai.
Đây vừa là cách trẻ hóa nguồn nhân lực đồng thời phát huy những nguồn lực sẵn có để xây dựng đội ngũ nhân viên có chất lượng, tính cam kết và gắn bó với công ty lâu dài.
Thứ tư, giải pháp về cơ sở vật chất
Công ty nên trang bị thêm một số máy móc, thiết bị thay thế những loại đã bị lạc hậu nhằm đảm bảo điều kiện cho nhân viên văn phòng có một môi trường làm việc tốt nhất, Công ty cũng nên mua sắm máy vi tính có tốc độ xử lý cao, kết nối mạng
internet mạnh để tránh tình trạng rớt mạng trong quá trình làm việc, trang bị điện thoại không dây để tiện liên lạc với các phòng ban cũng như cho nhân viên Sales trong công ty để liên hệ với khách hàng.
Trong thời kỳ khó khăn như hiện nay công ty nên duy trì cơ sở vật chất đã có sẵn, đến khi tình hình kinh doanh của Công ty phục hồi trở lại để thực hiện được mong muốn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của mình, Công ty nên tính toán đầu tư thêm về cơ sở vật chất phục vụ cho giao nhận nội địa trước để bổ trợ cho giao nhận hàng hóa nhập khẩu. Thông thường mỗi đơn hàng công ty tiến hành giao nhận không quá lớn, vì vậy Công ty TNHH Thương mại Quốc tế và Xuất nhập khẩu Nhật Linh nên đầu tư thêm xe tải từ những cỡ nhỏ trước để phục vụ những đơn
hàng thông thường và kết hợp với thuê ngoài một số dịch vụ giao nhận khi cần thiết.
Thứ năm, tăng cường liên kết với các đại lý trong và ngoài nước
Để nâng cao vị thế tại thị trường nội địa và vươn tầm ra thị trường quốc tế, bên cạnh việc nâng cao chất lượng dịch vụ thì việc tìm kiếm và mở rộng hệ thống đại lý, đặt văn phòng đại diện tại nước ngoài cũng là một trong những bước đi không thể thiếu. Công ty hiện chỉ có đại lý tại Trung Quốc, vậy nên để đáp ứng được với nhu cầu của thị trường Công ty cần nhanh chóng thiết lập mạng lưới đại lý ở nhiều nước khác hơn nữa. Đối với thị trường quen thuộc là Trung Quốc Công ty cần mở rộng hệ thống đại lý của mình hơn tại các cảng biển có lưu lượng hàng hóa lưu thông lớn, từ đó Công ty sẽ có nhiều lựa chọn hơn để có thể tìm được đại lý với giá cả cạnh tranh, chất lượng dịch vụ tốt, uy tín và có trách nhiệm nhất. Đối với các thị trường mới mà trong tương lai công ty muốn hướng tới, việc tìm kiếm đại lý ý bước đầu sẽ gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên Công ty có thể xác định một thị trường nhỏ trước sau đó nghiên cứu nhu cầu của khách hàng tại đó và tìm đại lý cho phù hợp.
Thứ sáu, một số kiến nghị với nhà nước
Nhà nước nên đầu tư nhiều hơn vào cơ sở hạ tầng cho các cảng, sân bay được đồng bộ và hiện đại. Với sự tăng trưởng kinh tế của Việt Nam như hiện nay, quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ diễn ra vô cùng mạnh mẽ, với cơ sở hạ tầng của các cảng, sân bay như hiện nay rất dễ dẫn đến tình trạng quá tải gây khó khăn cho doanh nghiệp . Do đó, việc cải tạo các sân bay, cảng có sẵn hay thi công các dự án đã được phê duyệt cần được thực hiện nhanh chóng đúng tiến độ và hiệu quả.
Hoàn thiện hệ thống chính sách và pháp luật liên quan đến hoạt động Logistics, giao nhận quốc tế, tiếp tục đẩy mạnh cải cách về thủ tục hành chính, thủ tục hải quan, đơn giản hóa các loại giấy tờ, khai trừ các loại giấy phép còn gây phiền hà, tránh những trùng lặp, chồng chéo trong quản lý của các bộ ngành nhằm tạo hành lang pháp lý và môi trường đầu tư kinh doanh thông thoáng, nâng cao hiệu quả ngành giao nhận hàng hóa quốc tế.
Nhà nước nên đưa những hình thức xử lý triệt để những hành vi tham nhũng, quan liêu gây khó khăn cho các doanh nghiệp vẫn tồn tại trong Hải quan.
Chính phủ cần có những chính sách ngoại giao tốt với những nước diễn ra hoạt động giao nhận quốc tế nhiều với Việt Nam nhằm xây dựng hệ thống thông tin về các doanh nghiệp nước ngoài, giúp doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng tìm hiểu, hợp tác
cũng như giải quyết khi có tranh chấp.
Học hỏi kinh nghiệm về Hải quan điện từ các nước trên thế giới đã thành công như Nhật Bản, Hoa Kỳ,... góp phần thúc đẩy quá trình thông quan hàng hóa, đơn giản hóa giấy tờ, thủ tục, tiết kiệm các nguồn lực.
Hiện nay, các công ty Logistics trên cả nước đang sử dụng hệ thống thông quan tự động VNACCS, nhưng theo phản hồi của các công ty thì hệ thống này hơi khó sử dụng và thường bị lỗi, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc, khách hàng không hài lòng.
Do đó, Nhà nước cần xem xét nâng cấp phần mềm này để có thể dễ dàng sử dụng hơn.
Cần nghiên cứu quy trình thủ tục hải quan hiện đại hơn để có những biện pháp đơn giản hóa thủ tục hải quan nhưng vẫn đảm bảo được sự quản lý của cơ quan hải quan.
Qua đó hỗ trợ các cơ quan Hải Quan và hoạt động giao nhận của công ty giảm bớt thời gian và chi phí khi thực hiện các thủ tục hải quan.
Cần có những biện pháp hạn chế các tiêu cực khi các doanh nghiệp tới cơ quan thuế. Đồng thời, đẩy mạnh công tác đầu tư và xúc tiến thương mại với nước ngoài, tổ chức thường xuyên các chương trình như hội chợ, triển lãm hàng hóa tạo điều kiện cho các doanh nghiệp quảng bá sản phẩm đồng thời thu hút hoạt động đầu tư nước ngoài.