CHƯƠNG II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
VI. Chức năng kiểm soát
1. Nguyên tắc kiểm soát của PETROLIMEX.
Nguyên tắc 1: Nguyên tắc đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả
Để đảm bảo mọi hoạt động theo chiến lược và hiệu quả, Petrolimex đã và đang triển khai các biện pháp toàn diện như nâng cao hiệu quả quản lý. Petrolimex đang không ngừng đầu tư vào các hệ thống quản lý thông tin hiện đại, giúp tự động hóa các quy trình, nâng cao độ chính xác và minh bạch trong quản lý. Việc thường xuyên rà
soát và cải tiến các quy trình làm việc giúp loại bỏ các khâu thừa, rút ngắn thời gian thực hiện và giảm thiểu sai sót.
PETROLIMEX đã thiết lập các kế hoạch 5 năm, trong đó xác định rõ mục tiêu kinh doanh, thị trường mục tiêu và các chỉ tiêu tài chính. Những kế hoạch này không chỉ hướng tới việc mở rộng thị trường mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh và chất lượng dịch vụ. Công ty đã tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá hiệu quả thực hiện các chỉ tiêu chiến lược. Điều này giúp điều chỉnh các hoạt động kịp thời và tối ưu hóa nguồn lực.
Nguyên tắc 2: Nguyên tắc đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng.
Petrolimex đã xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hiện đại, giúp cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các cấp quản lý và nhân viên. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin đến tay những người ra quyết định đúng lúc. Hệ thống đánh giá nhân sự dựa trên các tiêu chí rõ ràng và minh bạch. Các nhân viên được đánh giá dựa trên thành tích thực tế và sự đóng góp của họ, từ đó tạo ra một môi trường làm việc công bằng.
Mỗi cá nhân trong Petrolimex đều có những trách nhiệm cụ thể, được quy định rõ ràng trong các quy định của công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình và thực hiện đúng trách nhiệm.
Nguyên tắc 3: Nguyên tắc công khai, chính xác, hiện thực, khách quan.
PETROLIMEX thường xuyên phát hành các báo cáo tài chính và báo cáo thường niên công khai, cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động và kết quả kinh doanh.
Điều này không chỉ giúp tăng cường sự tin tưởng của cổ đông mà còn tạo điều kiện cho các bên liên quan theo dõi hoạt động của công ty. Công ty đã xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đảm bảo rằng tất cả thông tin được thu thập và báo cáo một cách chính xác và đáng tin cậy. Các kiểm toán nội bộ định kỳ giúp xác định và khắc phục kịp thời những vấn đề phát sinh.
Nguyên tắc 4: Nguyên tắc linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý.
Nhiều hoạt động đã được thực hiện để đảm bảo tính linh hoạt và đa dạng trong kiểm soát như đầu tư vào các hệ thống công nghệ thông tin hiện đại để quản lý dữ liệu và quy trình kiểm soát. Việc ứng dụng các phần mềm quản lý giúp tăng cường tính linh hoạt trong việc xử lý thông tin và điều chỉnh các tiêu chí kiểm soát khi cần thiết.
Để đa dạng hóa các phương pháp kiểm soát công ty đã áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ phân tích dữ liệu đến các cuộc khảo sát khách hàng, nhằm thu thập
thông tin đa dạng và toàn diện. Điều này giúp PETROLIMEX có cái nhìn tổng quát về hiệu quả hoạt động và nhu cầu thị trường.
2. Các quy trình kiểm soát tại PETROLIMEX.
2.1. Xác định các tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động. Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện theo các quy tắc sau đây:
- Tiêu chuẩn và mục tiêu
- Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên - Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp - Tiêu chuẩn và trách nhiệm - Xác định mức chuẩn
- Sử dụng các tiêu chuẩn định tính
Petrolimex đặt mục tiêu về thị phần xăng dầu, duy trì thị phần khoảng 40%
trong thị trường xăng dầu nội địa, củng cố vị thế dẫn đầu trên thị trường. Đảm bảo tất cả sản phẩm xăng dầu đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của Bộ Công Thương và các tiêu chuẩn quốc tế như ASTM. Thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa định kỳ tại các kho chứa và trạm phân phối để đảm bảo sản phẩm luôn đạt yêu cầu. Đặt mục tiêu giữ chi phí vận hành không vượt quá 5% tổng doanh thu.
Đặt mục tiêu đạt tỷ lệ hài lòng của khách hàng trên 90% thông qua khảo sát định kỳ. Cải thiện thời gian phục vụ khách hàng tại các trạm xăng, đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả.
Các tiêu chuẩn và mục tiêu của PETROLIMEX không chỉ tập trung vào việc tăng trưởng doanh thu và thị phần, mà còn hướng đến cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ, quản lý chi phí hiệu quả, và tuân thủ các quy định về môi trường. Điều này giúp công ty phát triển bền vững và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
2.2. Đo lường kết quả hành động
- Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối với những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định
- Yêu cầu đối với đo lường kết quả: Hữu ích, Có độ tin cậy cao, Không lạc hậu, Tiết kiệm
- Các phương pháp đo lường kết quả:
• Quan sát các dữ kiện: Phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện
• Sử dụng các dấu hiệu báo trước: Phương pháp này được thực hiện dựa vào những triệu chứng báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc
• Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân: Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát
• Dự báo: Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện công việc
• Điều tra: Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan
Petrolimex thu thập và phân tích các số liệu thống kê từ báo cáo tài chính, doanh số bán hàng, chi phí vận hành và tỷ lệ hài lòng của khách hàng. Các chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Theo dõi doanh thu hàng tháng so với mục tiêu và phân tích sự biến động trong chi phí so với ngân sách.
Theo dõi các chỉ số như tỷ lệ tồn kho, mức tiêu thụ năng lượng, và phản hồi từ thị trường để phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn. Nếu tỷ lệ tồn kho tăng cao hơn mức trung bình, có thể dự đoán sự suy giảm trong doanh số bán hàng.
Lãnh đạo công ty thường xuyên đi thăm các trạm xăng, kho hàng và nhà máy để quan sát trực tiếp tình hình hoạt động, tiếp xúc với nhân viên và khách hàng. Qua các cuộc gặp gỡ, lãnh đạo có thể nắm bắt được tâm tư của nhân viên và phản hồi của khách hàng, từ đó có những điều chỉnh kịp thời.
Petrolimex sử dụng các mô hình dự báo để ước lượng doanh thu, chi phí và nhu cầu thị trường trong các quý tiếp theo. Dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng tiêu dùng, công ty có thể dự đoán nhu cầu xăng dầu trong các tháng cao điểm, từ đó chuẩn bị kế hoạch sản xuất và cung ứng.
Quy trình đo lường kết quả hành động của PETROLIMEX được thực hiện thông qua nhiều phương pháp khác nhau, nhằm đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy và kịp thời. Việc sử dụng dữ liệu định lượng, theo dõi dấu hiệu cảnh báo, tiếp xúc trực tiếp với nhân viên và khách hàng, cũng như thực hiện các khảo sát đều đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện sai lệch và nguy cơ có thể xảy ra, giúp công ty điều chỉnh chiến lược hiệu quả và duy trì hoạt động bền vững.
2.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát
- Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó
- Sau đó tiến hành thông báo :
+ Đối tượng thông báo: Các nhà quản trị cấp trên có liên quan; Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan; Đối tượng bị kiểm soát
+ Nội dung thông báo: Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc...; Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng; Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn.
+ Yêu cầu khi thông báo: Phải kịp thời; Phải đầy đủ; Phải chính xác; Phải đúng đối tượng.
Căn cứ vào các kết quả đo lường đã thực hiện (doanh thu, chi phí, tỷ lệ hài lòng của khách hàng,...), Petrolimex so sánh với các tiêu chuẩn đã được xác định trước đó.
Trong năm 2023, Petrolimex cũng đạt 273.979 tỷ đồng doanh thu hợp nhất, vượt 44% kế hoạch mà đại hội đồng cổ đông giao phó, lãi hợp nhất 3.947 tỷ đồng, vượt kế hoạch 22%.
Trình bày các số liệu cụ thể như doanh thu, lợi nhuận, chi phí so với tiêu chuẩn lên các nhà quản trị cấp trên, các bộ phận cơ quan chức năng liên quan. Việc so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn kiểm soát không chỉ giúp phát hiện sai lệch mà còn là cơ sở để đưa ra các quyết định điều chỉnh cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
2.4. Tiến hành điều chỉnh theo tiêu chuẩn - Các hoạt động điều chỉnh:
• Điều chỉnh mục tiêu dự kiến
• Điều chỉnh chương trình hành động
• Tiến hành những hành động dự phòng
• Không hành động gì cả
- Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh:
+ Phải nhanh chóng, kịp thời;
+ Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp;
+ Điều chỉnh phải hướng tới kết quả
Bước này cần thiết nếu có sự sai lệch của hoạt động và kết quả so với tiêu chuẩn và qua phân tích thấy rằng cần điều chỉnh. Theo kết quả điều tra được, các kế hoạch mục tiêu đề ra là hợp lý, việc thực hiện kế hoạch đề ra đạt được hiệu quả nên kế hoạch của công ty trong năm 2023 sẽ không có sự thay đổi đáng kể. Công ty vẫn sẽ tiếp tục thúc đẩy hoạt động kinh doanh, đặt ra các chỉ tiêu với mức độ tăng dần, đồng thời củng cố phát triển thêm một số dự án theo sự thay đổi của yếu tố ngoại cảnh.