• Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ từ nhà cung cấp
Bộ phận Vận tải Quốc tế nhận thông tin về lô hàng cần book từ bộ phận Mua hàng và các chứng từ từ khách hàng (người xuất khẩu). Các chứng từ ban đầu trong 1 lô hàng nhập khẩu hàng lẻ bao:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO)
Sau khi tiếp nhận chứng từ, bộ phận Vận tải quốc tế và Bộ phận Chứng từ Xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra tính chính xác các thông tin trên chứng từ.
Một số thông tin trên chứng từ cần kiểm tra như sau:
- Hóa đơn thương mại: Số invoice, ngày invoice, số lượng hàng hóa, khối lượng, đơn giá, tổng giá trị...
1. Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ
từ nhà cung cấp
2. Tìm kiếm global FWD và
book vận đơn
3. Nhận giấy báo hàng đến và các chứng từ của lô hàng
4. Làm thủ tục hải quan 5. Lấy hàng tại
kho CFS 6. Giao hàng về nhà máy
VF theo đúng MRD
7. Nhận POD.
Hình 3.1: Quy trình chung nhập khẩu lô hàng lẻ
- Phiếu đóng gói hàng hóa: Số lượng hàng hóa, khối lượng, số khối,....
Ngoài kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên chứng từ, các bộ phận cũng sẽ kiểm tra thông tin trên các chứng từ xem có khớp nhau không? Nếu các thông tin trên chứng từ không khớp nhau cần báo ngay lại cho người xuất khẩu.
Đồng thời kiểm tra xem lô hàng có phải xin giấy phép nhập khẩu chuyên nghành, khai báo hoá chất, tiền chất, giấy phép nhập không.
• Bước 2: Tìm kiếm global FWD và book vận đơn
Tại bước này, bộ phận Vận tải quốc tế sẽ tìm kiếm báo giá từ các nhà cung cấp dịch vụ. Bộ phận Vận tải quốc tế sẽ gửi các thông tin để các nhà cung cấp dịch vụ và báo giá cũng như lịch trình phù hợp. Các thông tin cần cung cấp như sau:
- Địa chỉ của nhà cung cấp
- Số lượng hàng hóa , khối lượng, số khối,..
- Phương pháp vận chuyển hành hóa (ship mode) mong muốn: air, truck, sea,
…
- Ngày hàng về mong muốn - Incoterm của lô hàng
Sau khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp dịch vụ, bộ phận VTQT sẽ so sánh để tìm ra nhà cung cấp dịch vụ với giá thành và thời gian phù hợp nhất với yêu cầu của lô hàng.
Sau khi chọn được nhà cung cấp dịch vụ, bộ phận VTQT sẽ cung cấp thời gian/ địa điểm đến lấy hàng của người bán.
Sau khi lấy được hàng hóa, nhà cung cấp dịch vụ sẽ gửi vận đơn (Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận. Chứng từ này chứng mình hàng hóa đã được nhà cung cấp dịch vụ lấy hàng và xếp hàng tàu và có thể theo dõi được hàng hóa thông qua số vận đơn.
• Bước 3: Nhận giấy báo hàng đến và các chứng từ của lô hàng
Khi gần đến ngày tàu vào, Công ty Forwarder sẽ gửi thông báo hàng đến và toàn bộ chứng từ của lô hàng cho bộ phận VTQT và các bộ phận liên quan.
Các chứng từ của lô hàng gồm:
- HBL
- Lịch tàu cập cảng dự kiến.
- Tính chất kỹ thuật của hàng hóa: Hàng có thể xếp chồng lên nhau (stackable), hàng không xếp chồng (non- stackable – không được chồng các kiện khác lên).
- Hóa đơn Thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa kèm mail confirm của PIC bộ phận chứng từ xuất nhập khẩu
- Arrival Notice / Debit Note/ Đơn bảo hiểm - Ngày yêu cầu hàng về nhà máy.
Khi nhận được chứng từ đầy đủ của lô hàng, bộ phận thủ tục hải quan sẽ xác định loại hình tờ khai, xác định HS code, tên hàng hóa khai báo và các bược cần thiết để tiến hàng khai báo hàng hóa và nộp thuế để đưa hàng về nhà máy
Bước 4: Làm thủ tục hải quan
Căn cứ vào các chứng từ mà nhà cung cấp dịch vụ (global FWD) đã gửi, bộ phận Thủ tục Hải Quan và local FWD sẽ tiến hành khai hải quan và truyền tờ khai trên phần mềm Ecus.
Sau khi khai báo trên phần mềm Ecus, hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai:
- Luồng 1 (luồng xanh): Thông quan (miễn kiểm tra hồ sơ hải quan và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Luồng 2 (luồng vàng): Kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan.
- Luồng 3 (luồng đỏ): Kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi phân luồng tờ khai và số tiền thuế phải đóng (nếu có), bộ phận Thủ tục Hải Quan gửi yêu cầu nộp thuế cho bộ phận kế toán. Sau khi đóng thuế và hoàn thành thủ tục hải quan thì lấy mã vạch trên web của Hải quan Việt Nam
Bước 5: Lấy hàng tại kho CFS
Nhân viên hiện trường chuẩn bị bộ hồ sơ để làm thủ tục lấy hàng ở kho CFS. Bộ hồ sơ bao gồm: