3.2. Quy trình nhập khẩu lô hàng lẻ chi tiết
3.2.1. Quy trình nhập khẩu
Hình 3.2: Quy trình nhập khẩu lô hàng lẻ chi tiết 1. Tiếp nhận thông tin lô
hàng và kiểm tra chứng từ từ nhà cung cấp
2. Tìm kiếm global FWD và
book vận đơn
3. Nhận giấy báo hàng đến và các chứng từ của lô hàng
4. Làm thủ tục hải quan 5. Lấy hàng tại
kho CFS 6. Giao hàng về nhà máy
VF theo đúng MRD
7. Nhận POD.
• Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ từ nhà cung cấp
Bộ phận Vận tải Quốc tế nhận thông tin về lô hàng cần book từ bộ phận Mua hàng và các chứng từ từ khách hàng (người xuất khẩu). Các chứng từ ban đầu trong 1 lô hàng nhập khẩu hàng lẻ bao:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO)
Sau khi tiếp nhận chứng từ, bộ phận Vận tải quốc tế và Bộ phận Chứng từ Xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra tính chính xác các thông tin trên chứng từ.
Một số thông tin trên chứng từ cần kiểm tra như sau:
- Hóa đơn thương mại: Số invoice, ngày invoice, số lượng hàng hóa, khối lượng, đơn giá, tổng giá trị...
- Phiếu đóng gói hàng hóa: Số lượng hàng hóa, khối lượng, số khối,....
Ngoài kiểm tra tính chính xác của các thông tin trên chứng từ, các bộ phận cũng sẽ kiểm tra thông tin trên các chứng từ xem có khớp nhau không? Nếu các thông tin trên chứng từ không khớp nhau cần báo ngay lại cho người xuất khẩu.
Đồng thời kiểm tra xem lô hàng có phải xin giấy phép nhập khẩu chuyên nghành, khai báo hoá chất, tiền chất, giấy phép nhập không.
Lô hàng này gồm các mặt hàng nhập khẩu không cần giấy phép nhập khẩu, không cần khai báo hóa chất, tiền chất.
Hình 3.3: Xác nhận hóa đơn và packing list hợp lệ qua mail
Hình 3.4: Xác nhận CO form E hợp lệ qua mail
• Bước 2: Tìm kiếm global FWD và book vận đơn
Tại bước này, bộ phận Vận tải quốc tế sẽ tìm kiếm báo giá từ các nhà cung cấp dịch vụ. Bộ phận Vận tải quốc tế sẽ gửi các thông tin để các nhà cung cấp dịch vụ và báo giá cũng như lịch trình phù hợp. Các thông tin cần cung cấp như sau:
- Địa chỉ của nhà cung cấp
- Số lượng hàng hóa , khối lượng, số khối,..
- Phương pháp vận chuyển hành hóa (ship mode) mong muốn: air, truck, sea,
…
- Ngày hàng về mong muốn - Incoterm của lô hàng
Sau khi nhận được báo giá từ các nhà cung cấp dịch vụ, bộ phận VTQT sẽ so sánh để tìm ra nhà cung cấp dịch vụ với giá thành và thời gian phù hợp nhất với yêu cầu của lô hàng.
Sau khi chọn được nhà cung cấp dịch vụ, bộ phận VTQT sẽ cung cấp thời gian/ địa điểm đến lấy hàng của người bán.
Ở lô hàng này, sau khi nhận được yêu cầu, bộ phận VTQT đã sử dụng dịch vụ của BEE Logistic để pickup hàng hóa từ nhà cung cấp và giao hàng về nhà máy cho Vinfast.
Hình 3.5: Yêu cầu pickup hàng hóa được gửi đến bộ phận VTQT
Hình 3.6: Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển xác nhận yêu cầu
Sau khi lấy được hàng hóa, nhà cung cấp dịch vụ sẽ gửi vận đơn (Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hoá đã được xếp lên tàu hoặc sau khi nhận. Chứng từ này chứng mình hàng hóa đã được nhà cung cấp dịch vụ lấy hàng và xếp hàng tàu và có thể theo dõi được hàng hóa thông qua số vận đơn.
Hình 3.7: Nhà cung cấp dịch vụ gửi lại lịch tàu
Hình 3.8: Vận đơn của lô hàng
Vận đơn hàng hóa xác nhận tàu chạy ngày 14 tháng 3 năm 2024, chậm hơn 1 ngày so với ngày dự kiến tàu chạy trước đó là 13 tháng 3.
Sau khi tàu chạy, người Chuyên chở BEE LOGISTICS sẽ gửi dự kiến hàng đến, thời gian cập cảng và các chứng từ cần thiết của lô hàng để tiến hành khai báo hải quan ngay khi tàu cập cảng.
Hình 3.9: Nhà cung cấp dịch vụ gửi thông báo lô hàng Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Sau khi nhận đủ các chứng từ cần thiết, Bộ phận Thủ tục Hải Quan sẽ tiến hành khai báo Hải quan và nộp thuế cho lô hàng.
Chuẩn bị các chứng từ để khai hải quan gồm:
- Hóa đơn thương mại (Invoice) - Vận đơn đường biển (Bill of Lading) - Giấy báo hàng đến (AN)
Xác định HS code của các mã hàng trong lô hàng dựa theo biểu thuế 2024 và CO của lô hàng để khai báo và tính thuế của lô hàng.
Lô hàng này có 4 mã hàng với HS code và biểu thuế như bảng dưới:
STT Bill Invoice Tên hàng Mã hàng hóa Số lượng
(PCS) HS code Import tax
Import tax theo ACFTA
Mã loại hình tờ khai 1 SDSE24030595 GD240304-1 Dây đai an toàn ghế sau, bên
trái (Mã HS: 98493412 - 0%) BIN73140005AA 1780 87082100 20% 0% A43
2 SDSE24030595 GD240304-1
Chốt dây đai an toàn ghế sau, bên trái, bằng thép, (bộ phận của dây đai an toàn) (Mã HS:
98493418 - 0%)
BIN73140006AA 1750 87082920 20%
0%
(-ID, PH, CN)
A43
3 SDSE24030595 GD240304-1
Chốt dây đai an toàn ghế sau, bên phải, bằng thép (bộ phận của dây đai an toàn) (Mã HS:
98493418 - 0%)
BIN73140007AA 1780 87082920 20%
0%
(-ID, PH, CN)
A43
4 SDSE24030595 GD240304-1 Dây đai an toàn ghế sau, bên
phải (Mã HS: 98493412 - 0 %)BIN73140008AA 1792 87082100 20% 0% A43 5 SDSE24030595 GD240304-1 Miếng che ốc bắt vít dây đai
ghế trước, chất liệu nhựa BIN73140010AA 2500 39269099 12%
0%
(-KH, ID, MM, PH)
A12
Theo biểu thuế, lô hàng này gồm 5 mã hàng, chia làm 3 nhóm HS code chính, dựa vào Biểu Thuế Nhập Khẩu Ưu Đãi Đặc Biệt Của Việt Nam để thực hiện Hiệp Định Thương Mại Hàng Hóa Asean - Trung Quốc Giai Đoạn 2022 – 2027 (ACFTA) và chương trình ưu đãi thuế chỉ áp dụng đối với các linh kiện ô tô được sử dụng để sản xuất, lắp ráp cho nhóm xe đã đăng ký tham gia Chương trình ưu đãi thuế CNHT ô tô thuộc các mã hàng quy định tại nhóm 98.49 và thuộc loại trong nước chưa sản xuất được, lô hàng này có 4 mã hàng được khai trong tờ khai A43- Nhập khẩu hàng hóa thuộc Chương trình ưu đãi thuế, 1 mã hàng khai loại hình tờ khai A12 - Nhập kinh doanh sản xuất. Tuy lô hàng này có chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhưng dựa vào biểu thuế 2024, có 2 mã hàng không được hưởng ưu đãi thuế theo nghị định 157/2017/NĐ-CP
Hình 3.10: Biểu thuế xuất nhập khẩu 2024
Sau khi xác định được HS Code và dựa vào các chứng từ đã có, sử dụng các phần mềm: ECUS5/VNACCS, ECUSsign, ECUStool để khai và truyền tờ khai hải quan điện tử. Các bước khai báo như sau:
Vào phần mềm ECUS5/VNACCS tiến hành chọn doanh nghiệp cần khai báo hải quan điện tử hàng nhập. Với những doanh nghiệp khai báo lần đầu cần đăng kí thông tin doanh nghiệp: Mã XNK, Tên DN, Địa chỉ, Điện thoại/ Fax.
Hình 3.11: Giao diện phần mềm Ecus
Tiến hành khai thông tin bắt buộc trên các tab: Thông tin chung, Thông tin chung 2 và danh sách hàng. Các thông tin cần điền như sau:
- Tab thông tin chung:
Mã loại hình: A12 - Nhập kinh doanh sản xuất, A43- Nhập khẩu hàng hóa thuộc Chương trình ưu đãi thuế
Cơ quan hải quan: 03PA – Chi cục hải quan đầu tư gia công.
Mã hiệu phương thức vận chuyển: : 2 - Đường biển (Container).
Mã bộ phận xử lý tờ khai: 01 – Đội thủ tục hàng hóa nhập.
Thông tin của người nhập khẩu, người ủy thác nhập khẩu và người xuất khẩu.
Số vận đơn: SDSE24030595.
Ngày vận đơn: 14/03/2024
Số lượng: 15 PP
Tổng trọng lượng hàng: 5.007,06 KGM
Địa điểm lưu kho: KHO CFS CFS CT PTSC DINH VU.
Địa điểm dỡ hàng: VNDVN– CANG NAM DINH VU
Phương tiện vận chuyển: CONSCIENCE/2410S.
- Tab thông tin chung 2:
Phân loại hình thức hóa đơn: Hóa đơn thương mại.
Số hóa đơn: GD240304-1.
Mã phân loại giá hóa đơn: A - giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền.
- Tab danh sách hàng:
Ở tab này cần khai báo lần lượt thông tin của từng mặt hàng. Các thông tin bao gồm:
Tên hàng
Số lượng
Mã HS
Đơn vị tính
Đơn giá
Trị giá
Các mã biểu thuế tương ứng
Sau khi điền xong các thông tin trên tờ khai thì tiến hành truyền tờ khai (khai báo chính thức tờ khai) và lấy kết quả phân luồng. Theo kết quả phân luồng từ hệ thống cả 2 tờ khai của lô hàng để có kết quả phân luồng là luồng 2.
Số tờ khai của lô hàng này là
- Tờ khai A43: 106148711540_ Luồng vàng - Tờ khai A12: 106148591030_Luồng vàng
Vì tờ khai phân luồng 2 (luồng vàng) nên cần đính kèm hóa đơn thương mại và vận đơn lên hệ thống V5 đồng thời chuẩn bị bộ chứng từ để nhân viên hiện trường đi làm thủ tục thông quan cho hàng hóa. Bộ chứng từ bao gồm:
- Tờ khai phân luồng - Invoice
- Bill of Lading - Danh sách hàng
Nhân viên chứng từ sẽ mang bộ chứng từ trên đến chi cục hải quan Đầu tư gia công (Số 22 Điện Biên Phủ, Hải Phòng) để nộp bộ hồ sơ hải quan.
Tại chi cục hải quan đầu tư gia công, nhân viên hiện trường sẽ đặt bộ hồ sơ hải quan vào khay tiếp nhận hồ sơ của chi cục hải quan. Các cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ mà doanh nghiệp nộp cũng như các chứng từ mà doanh nghiệp đính kèm lên V5.
KMG thông báo giá trị thuế phải nộp cho khách hàng để khách hàng đóng thuế. Sau khi nhận thông tin khách đã thực hiện đóng thuế xong, lên trang web Hải Quan Việt Nam để kiểm tra xem số tiền đóng thuế của lô hàng đã được tiếp nhận chưa.
Hình 3.12: Kiểm tra tiếp nhận thuế trên trang web của Hải quan Việt Nam
Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hồ sơ hải quan và tờ khai được thông quan thì tiến hành lấy mã vạch trên web của Hải quan Việt Nam.
Hình 3.13: Lấy mã vạch trên trang web của Hải quan Việt Nam Bước 4: Lấy hàng tại kho CFS
Trước khi thông báo cho nhân viên hiện trường đến kho CFS lấy hàng, nhân viên chứng từ nên vào trang web “Cảng vụ Hải Phòng” để kiểm tra thời gian tàu cập cảng, thông thường đối với hàng lẻ sau 24 giờ tàu cập cảng thì lấy được hàng. 24 giờ là thời gian ước tính để kho CFS làm thủ tục hải quan, kéo container về kho và khai thác hàng khỏi container. Để chắc chắn, nhân viên chứng từ có thể gọi điện đến kho CFS kể kiểm tra lại rằng hàng đã được khai thác xong và có thể lấy hàng ra khỏi kho được hay chưa.
Nhân viên chứng từ làm Biên bản giao hàng và chuẩn bị bộ chứng từ cho nhân viên hiện trường đi lấy hàng tại kho CFS GLC, bao gồm:
- Lệnh giao hàng: 2 bản - Tờ khai thông quan: 2 bản - Mã vạch: 1 bản
Bên cạnh đó, nhân viên chứng từ cũng sẽ liên hệ với bộ phận điều xe của KMG để thông báo về kế hoạch lấy hàng cho khách. Do lô hàng nặng gần 5 tấn nên sẽ sử dụng xe 5 tạ để vận chuyển cho lô hàng này.
Nhân viên hiện trường sẽ mang bộ hồ sơ trên đến kho CFS GLC để làm thủ tục lấy hàng.
Nhân viên hiện trường đến phòng hải quan giám sát ở kho CFS GLC để làm thủ tục ký giám sát hải quan. Tại phòng này nhân viên hiện trường sẽ xuất trình tờ khai thông quan (2 bản) và mã vạch (1 bản). Hải quan giám sát sẽ tiến hành bắn mã vạch tờ khai sau đó ký, đóng dấu lên tờ in mã vạch và trả lại cho nhân viên hiện trường.
Sau đó nhân viên hiện trường mang theo tờ in mã vạch mà hải quan giám sát đã ký, đóng dấu đến phòng thương vụ của kho CFS GLC để tiến hành đổi lệnh. Tại đây nhân viên hiện trường sẽ xuất trình các chứng từ sau:
- Giấy giới thiệu của công ty Vinfast.
- Lệnh giao hàng.
- Bản in mã vạch tờ khai hải quan giám sát đã ký, đóng dấu.
Sau khi xuất trình các chứng từ trên, nhân viên hiện trường sẽ cung cấp các thông tin như tên, mã số thuế người nhập khẩu để nhân viên kho thực hiện lên hóa đơn. Sau khi có hóa đơn, nhân viện hiện trường sẽ kiểm tra các thông tin trên hóa đơn, nếu các thông tin là chính xác thì tiến hành đóng tiền ở quầy thu ngân. Các khoản phí cần thanh toán ở kho gồm:
1.Phí giao nhận 75.000/bill 1 bill VAT 8%
2. Phí bốp xếp 240.000/CBM 16,71 CBM VAT 8%
Sau khi thanh toán xong, nhân viên hiện trường sẽ nhận được Phiếu xuất kho và mang phiếu này xuống kho để nhận hàng. Khi nhận hàng cần kiểm tra cẩn thận số kiện, tem mác dán trên các kiện cũng như tình trạng của hàng hóa.
Khi thấy hàng đã đủ số kiện, các thông tin dán trên các kiện là chính xác thì
nhân viên hiện trường nhận hàng từ kho CFS, bàn giao hàng và biên bản giao hàng cho lái xe để trả về kho mà khách yêu cầu.
Lái xe giao hàng về kho mà khách yêu cầu (Khu kinh tế Đình Vũ – Cát Hải).
• Bước 5: Giao hàng về nhà máy VF theo đúng MRD
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và nhận hàng từ kho CFS, lái xe giao hàng về kho mà khách yêu cầu và chuyển hàng về kho cho khách hàng (tại Khu Kinh tế Đình Vũ - Cát Hải, đảo Cát Hải). khách hàng sẽ xác nhận và ký nhận đã nhận hàng vào Biên bản giao hàng, cho khách giữ 1 bản và lái xe mang 1 bản về chuyển cho bộ phận hiện trường làm thanh toán.
• Bước 6: Nhận POD.
Khách hàng sẽ xác nhận và ký nhận đã nhận hàng vào Biên bản giao hàng, cho khách giữ 1 bản và lái xe mang 1 bản.