Chương 3: Giới thiệu về Công ty Cổ phần thương mại và tiếp vận Nam Dương
3.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý
Hình 3.2.1 : Sơ đồ tổ chức công ty Nam Dương JSC.
3.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
a, Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị của công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty. Hội đồng quản trị thường xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty.
b, Tổng Giám đốc: do chủ tịch hội đồng quản trị tổng công ty quyết định bổ nhiệm. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân trong mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị của công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của công ty.
c, Bộ phận nhân sự: là bộ phận tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ lao động, tiền lương trong hoạt động kinh doanh khai thác. Quản lý khai thác, sử dụng lực lượng lao động của công ty theo pháp luật (Bộ luật lao động) phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm của công ty. Phòng có nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ công nhân viên trong công ty đáp ứng yêu cầu công việc.
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về mặt bố trí lao động trên khối phòng ban, chi nhánh và đội tàu sao cho phù hợp.
+ Lập kế hoạch lao động, tiền lương cho phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm.
+ Thống kê lao động hàng tháng, hành quý, hành năm. Quản lý sử dụng quỹ lương, áp dụng các chính sách, sử dụng có hiệu quả đòn bẩy kinh tế của tiền lương nhằm kích thích sản xuất.
Xây dựng các định mức lao động.
+ Chịu trách nhiệm triển khai thực hiện, giải quyết yêu cầu nghiệp vụ theo chức năng nhiệm vụ, những quy định theo chế độ chính sách Nhà nước, nội quy, quy chế của công ty đối với người lao động.
+ Có kế hoạch phân loại lao động để quản lý, sử dụng có hiệu quả. Thực hiện tốt công tác bảo hiểm xã hội đối với người lao động.
d, Bộ phận khai thác, thuyền viên:
Nhân viên khai thác sẽ thực hiện các công việc liên quan đến khâu hậu cần trong vận chuyển.
Tùy vào mỗi lĩnh vực khai thác vận tải hoặc đơn vị khác nhau mà nhân viên khai thác sẽ đảm nhận những công việc khác nhau, công việc của nhân viên khai thác cơ bản được khái quát như sau:
+ Lập kế hoạch khai thác vận tải sao cho đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa, giảm thiểu được chi phí khai thác
+ Kiểm tra luồng phân phối, đôn đốc các bên liên quan để hoạt động động khai thác đạt tiến độ và hiệu quả
+ Theo dõi toàn bộ quá trình khai thác cho tới khi hàng hóa từ nơi sản xuất đến điểm tiêu thụ + Giải quyết kịp thời khi có các sự cố phát sinh
+ Phân tích hiệu quả hoạt động khai thác và báo cáo cho cấp trên
Thuyền viên có trách nhiệm thực hiện các hoạt động:
+ Chấp hành pháp luật Việt Nam, các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
+ Chấp hành kỷ luật lao động, thực hiện đầy đủ phạm vi trách nhiệm theo chức danh trong khi làm việc, chấp hành nghiêm chỉnh mệnh lệnh của thuyền trưởng và người chỉ huy trực tiếp, thực hiện đầy đủ thủ tục giao nhận ca, ghi chép nhật kí đầy đủ, rõ ràng
+ Hướng dẫn hành khách cách sử dụng các thiết bị chữa cháy, dụng cụ cứu sinh, cứu đắm và thoát hiểm. Phòng ngừa ô nhiễm môi trường, thu gom, lưu trữ và chuyển chất thải đến nơi tiếp nhận để xử lý theo quy định
+ Chỉ rời phương tiện khi được phép của người chỉ huy cao nhất trên phương tiện hoặc chủ phương tiện
+ Các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật
e, Bộ phận kế toán: là bộ phận tham mưu cho Tổng giám đốc về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán trong toàn công ty. Quản lý kiểm soát các thủ tục thanh toán việc hạch toán để giúp công ty thực hiện các chỉ tiêu về tài chính. Bộ phận có nhiệm vụ như sau:
+ Tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng tài chính vật tư, tiền vốn, đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh về tự chủ về tài chính. Phân tích đánh giá hoạt động tài chính trong khai thác đội tàu, tìm ra biện pháp nhằm đạt được hiệu quả kinh tế
+ Đề xuất ra những biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời những sai lệch trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính
f, Bộ phận kinh doanh: là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Tổng giám đốc quản lý khai thác đội tàu có hiệu quả. Bộ phận có nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Tổ chức khai thác kinh doanh đội tàu, khai thác nguồn hàng, chỉ đạo đôn đốc hệ thống đại lý trong và ngoài nước nhằm thực hiện tốt kế hoạch sản xuất của công ty
+ Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về pháp lý của hợp đồng đã ký, kết quả kinh doanh khai thác và hoạt động điều tàu
+ Phối kết với bộ phận kế toán theo dõi chặt chẽ các khoản thu cước phí trong và ngoài nước cũng như các chi phí khác của đội tàu
+ Theo dõi về thông tin liên lạc với đội tàu kể cả với các trung tâm thông tin điện tử về thời tiết khí tượng phục vụ cho đội tàu
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng – hàng quý – hàng năm. Thống kê báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch theo quy định của công ty
g, Bộ phận chứng từ: một số công việc nhân viên chứng từ đảm nhiệm:
+ Thực hiện chuẩn bị các chứng từ hoặc hồ sơ có liên quan đến hàng hóa như các mẫu kiểm định, làm C/O
+ Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, các đối tác, đơn vị cung cấp, vận chuyển khi cần thiết + Liên hệ với các nhà cung cấp, hãng tàu, khách hàng để sắp xếp lịch vận chuyển theo dõi tiến độ công việc
+ Soạn thảo các loại hợp đồng như hợp đồng kho bãi, hợp đồng thuê container, các loại hóa đơn thương mại, Packing list, PO,...
+ Thực hiện làm các House Bill, Texlex Release khi cần thiết.
+ Kiểm soát các loại chi phí như vận chuyển container, phí vệ sinh,...
+ Thực hiện các thanh toán quốc tế, chuẩn bị các chứng từ liên quan đến thanh toán quốc tế + Quản lý, phân loại, lưu trữ các chứng từ
+ Theo dõi quá trình vận chuyển giao hàng, nhận hàng, giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến các chứng từ giao, nhận, thông quan hoặc những vấn đề khác
+ Liên hệ trực tiếp với các đại lý, đối tác ở nước ngoài 3.3 Các lĩnh vực hoạt động chính và năng lực vận chuyển
3.3.1 Các lĩnh vực hoạt động chính a. Vận tải thủy nội địa
- Chuyển tải - Dịch vụ tàu chuyến b. Logistics:
- Dịch vụ thông quan hàng hóa - Giao nhận và bảo quản hàng hóa - Dịch vụ Door to Door c. Vận tải đường bộ:
- Vận chuyển đường dài 3.3.2 Chất lượng dịch vụ
- Đảm bảo vận chuyển an toàn các hàng hóa và bàn giao cho khác hàng - Vận chuyển, giao nhận đáp ứng theo quy trình
- Đội ngũ thuyền viên, nhân viên dày dặn kinh nghiệm có chứng chỉ chuyên môn và được đào tạo bài bản
- Tất cả các phương tiện đều được kiểm tra bảo trì đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển - Mọi phương tiện được trang bị hệ thống định vị giúp tra cứu quá trình vận chuyển
3.3.3 Năng lực vận chuyển a. Vận tải thủy nội địa:
- Đội sà lan đăng kiểm S1-SB với trọng tải mỗi phương tiện từ 1000-2500T - Đội ngũ thuyền viên dày dặn kinh nghiệm
- Các mặt hàng vận chuyển bao gồm: Container, siêu trường siêu trọng, hàng rời, ...
b. Vận tải đường bộ:
- Công ty có đội xe lớn nhiều chủng loại, trọng tải từ 21T - 30T - Hàng hóa luôn được an toàn trong quá trình vận chuyển
- Đội ngũ lái xe được huấn luyện chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm
- Các xe được trang bị hệ thống GPS tiên tiến, đảm bảo thời gian giao hàng nhanh và chính xác.