Do đặc điểm kinh doanh là một đơn vị Xây lắp, tiến hành thi công nhiều công trình và hạng mục khác nhau. Yêu cầu của Công ty đặt ra là phải xây dựng mối quan hệ với nhiều đối tác, đó chính là những nhà cung ứng vật tư, những trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hơn nữa giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cung ứng vật tư khi có yêu cầu về xây dựng tránh tình trạng đang thi công thiếu vật tư phải ngừng xây dựng. Mỗi nhà cung cấp đều được theo dõi riêng và mở sổ chi tiết cho từng người, để kịp thời cho việc thanh toán các khoản nợ đến hạn trả, tạo uy tín đối với nhà cung cấp và để tránh tình trạng mất cân bằng trong thanh toán.
+ Tài khoản sử dụng: Tk 331 ( chi tiết cho từng người bán ).
+ Chứng từ kế toán: Giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi, Hoá đơn GTGT, Phiếu Nhập kho…
+ Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán.
+ Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái Tk 331 và Sổ Nhật ký chung. Sơ đồ 2.8. Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Các chứng từ gồm có: - Hoá đơn mua hàng - Phiếu chi
- Phiếu thu - Uỷ nhiệm chi
- Các chứng từ khác..
Sổ chi tiết với người bán Bảng tổng hợp chi
tiết Tk 331 Sổ kế toán tổng
Đối chiếu
Phương pháp hạch toán:
Căn cứ vào các chứng từ như: Hoá đơn GTGT, Phiếu chi… Kế toán thanh toán mở Sổ chi tiết theo từng người bán.
Đối với những người bán có mối quan hệ thường xuyên thì theo dõi riêng trên 1 tờ sổ chi tiết.
Đối với những người bán ít có quan hệ với Công ty thì theo dõi chung trên 1 tờ Sổ chi tiết.
Đến cuối tháng Kế toán vào Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người mua và người bán.
Cuối kỳ Kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu giữa Sổ tổng hợp và Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán để kiểm tra.
Sơ đồ 2.9. Hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ ban đầu, Kế toán thanh toán vào Sổ chi tiết Tk 331 để tiện theo dõi các khách hàng và ghi vào Sổ nhật ký chung các nghiệp vụ liên quan đến phần hành kế toán của mình. Từ Nhật ký chung kế toán tiến hành ghi Sổ cái Tk 331.
Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp
chi tiết Sổ cái Tk 331
Bảng cân đối sơ phát sinh
Báo cáo tài chính
Cuối kỳ Kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu số khớp đúng Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ cái để vào Bảng cân đối số phát sinh.
Cuối năm Kế toán tổng hợp dựa vào Bảng cân đối phát sinh tiến hành lập Báo cáo tài chính.