Lập hồ sơ dự thâu “ - CAP NƯỚC VÀ CAC HM XÂY LAP C- 123docz.net

CAP NƯỚC VÀ CAC HM XÂY LAP CON LAI ( khu

3. Lập hồ sơ dự thâu “

B 5 . Phong Dự án 4. Nộp hé sơ du thâu và dự thâu

Phòng Dự án

5. Nhận kết quả đầu thâu

Ban Giám đốc chỉ đạo

s* Bước 1: Tìm kiêm, nghiên cứu thông tin du án

Bên cạnh năng lực về tài chính, kỹ thuật..., thông tin đóng một vai trò quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của công ty. Trong công tác tham dự thầu, một số

thông tin cần nắm bắt:

- — Về dự án xây lắp được đấu thầu (cu thể là qua hồ sơ mời thầu): quy mô, nguồn vốn gói thầu, CDT, các mốc thời gian trong quá trình đấu thầu...

- — Về các đối thủ cạnh tranh.

- _ Về tình hình thị trường nói chung.

Tại Công ty TNHH Xây dựng An Bình, công việc nắm bắt thông tin không chỉ thuộc về trách nhiệm chính của ban lãnh đạo công ty mà từ toàn thể cán bộ nhân viên. Thông tin được thu thập qua các nguồn như:

- Truyền thông đại chúng: báo, đài, ti vi, website...

- _ Qua các môi quan hệ với CDT, cơ quan quản lý nhà nước.

Thông tin về dự án sẽ được chuyển đến Phòng dự án để tổng hợp, nghiên cứu sơ bộ và trình lên ban giám đốc để đánh giá có tiếp tục tham gia quá trình dự thầu

hay không.

% Bước 2: Mua hồ sơ dự thầu hoặc chỉ định thầu

Sau khi quyết định tranh thầu, phòng dự án sẽ chuyền tờ trình cho phòng kế toán làm thủ tục chuyền tiền hoặc ứng tiền để mua trực tiếp hồ sơ dự thầu và xem xét các yêu cầu của bên mời thầu.

Trong trường hợp được chỉ định thầu, phòng dự án sẽ đại diện thực hiện đàm phán các nội dung trong hợp đồng với khách hàng.

* Bước 3: Lập h sơ dự thầu

HSDT là căn cứ để bên mời thầu lựa chọn nhà thầu. Một HSDT được chuẩn bị kỹ càng, thể hiện phù hợp năng lực tài chính và kỹ thuật quyết định rất lớn đến khả năng thắng thầu. Do vậy, tại công ty TNHH Xây dựng An Bình, công tác lập HSDT rất được coi trọng và thực hiện sát sao. Nhiệm vụ này được thực hiện bởi nhiều phòng ban và do các cán bộ chuyên môn tốt nhiều kinh nghiệm đảm nhận.

Công tác lập HSDT triển khai trên các căn cứ:

- Những yêu cầu về kinh nghiệm, năng lực tài chính kỹ thuật cũng như khối lượng mời thầu mà bên mời thầu đưa ra trong hồ sơ mời thầu.

- Nghiên cứu điều tra hiện trường, các nguồn cung cấp.. do các các bộ lập HSDT tìm hiểu.

- Các văn ban, nghị định, chính sách.. của Nhà nước liên quan đên công tác

đấu thâu.

Thành phần chuẩn bị HSDT bao gồm:

- Chịu trách nhiệm điều hành chung: Trưởng phòng Dự án.

- Phụ trách trực tiếp: Chuyên vién được phân công phụ trách của phòng Dự

án, chuyên viên này phải trực tiếp thực hiện và kiểm tra hạng mục, đơn giá chào

thầu.

- Các chuyên viên và đơn vị kết hợp bao gồm:

+ Phòng Dự án: Cam kết thương mại, bảo hành, cam kết điều khoản hợp đồng. cam kết dự thầu, tiến độ, hợp đồng chứng minh, phương án thi công, biện pháp an toàn vệ sinh môi trường và công nghiệp, hồ sơ kinh nghiệm, báo cáo tài chính, thư ủy quyền, các hợp đồng liên danh, thầu phụ, các bảo lãnh dự thầu. Chuẩn

bi in ấn tài liệu, các cam kết kỹ thuật, các giải pháp kỹ thuật.

+ Phòng Hành chính: Cung cấp bản sao, công chứng, các bản đăng ký kinh

doanh, các giấy phép, văn bằng, hợp đồng chứng minh, đóng dau và gửi HSDT theo địa chỉ đã được cung cấp, nộp lại phòng Dự án theo thời gian quy định trong phiếu

giao VIỆC.

+ Phòng Kế toán: Cung cấp bản sao, công chứng Báo cáo kết quả hoạt động SXKD, báo cáo quyết toán thuế, chứng mình công ng,... theo yêu cầu cụ thé của

Hồ sơ mời thầu.

s* Bước 4: Nộp hô sơ dự thầu và dự thầu

HSDT sau khi được hoàn thành sẽ được chuyển đến cho giám đốc kiểm duyệt, đóng dấu niêm phong và nộp tại địa điểm và thời gian theo quy định của bên mời thâu.

Thông thường buổi mở thầu sẽ diễn ra ngay sau khi kết thúc thời điểm đóng thầu, nhằm giảm thiểu các chỉ phí gián tiếp cho cả bên mời thầu cũng như các nhà thầu. Thời gian thực hiện phụ thuộc vào số lượng các HSDT đã nộp. Đại diện nhà

thầu được chứng kiến công khai và ký xác nhận trong biên bản mở thầu gồm một số

thông tin chính vê gói thâu và nội dung các công việc mở thâu

% Bước 5: Nhận kết quả dau thầu

Sau khi kết thúc quá trình đánh giá HSDT, bên mời thầu sẽ lựa chọn ra được nhà thầu phù hợp với các tiêu chí nhất định và gửi thông báo. Nếu công ty trúng thầu thì sẽ đến bước thương thảo ký kết hợp đồng.

s* Bước 6: Thương thảo và ký kết hop đồng giao nhận thâu

Nếu nhận được thông tin trúng thầu hoặc thông tin khách hàng mời thương thảo hợp đồng, phòng dự án tiếp tục là đơn vị tiếp nhận xử lí hoặc đề xuất phương án xử lí các thông tin liên quan. Phòng dự án tiếp nhận bản thảo hợp đồng từ khách hàng hoặc soạn thảo bản dự thảo hợp đồng (khi được khách hàng yêu cầu).

Hợp đồng sẽ được đàm phán và hoàn thiện giữa bên mời thầu và công ty mà

đại diện thường là giám đốc hoặc trưởng phòng dự án. Sau khi hai bên đã thỏa

thuận thống nhất thì CĐT và công ty chính thức ký kết với nhau.

s* Bước 7: Đánh giá rut kinh nghiệm

Sau mỗi lần tham dự thầu, dù trúng hay trượt thì công ty đều tô chức các buổi họp tổng kết, đánh giá từ đó đưa ra những bài học cần thiết, cần phát huy điểm

gì và cần hạn chế điểm gì.

Quy trình tham dự thầu của công ty được xây dựng hợp lý, đầy đủ và có sự phối hợp nhịp nhàng chính xác giữa các phòng ban. Do đó các công việc được thực hiện chính xác, đúng thời hạn và đạt được hiệu quả cao nhất. Các công việc trong

lập HSDT được phòng dự án đảm nhiệm vai trò chính trong từng giai đoạn, bên

cạnh đó là sự phối hợp tham gia của phòng hành chính trong công việc đưa ra các thông tin chung (hồ sơ pháp nhân, các căn cứ pháp lý, hồ sơ năng lực của công ty);

phòng kế toán trong công việc tổng hợp xây thống kế các báo cáo tài chính của

công ty qua từng năm.

1.3.3 Công tác lập hô sơ dự thầu của công ty

Để đảm bảo tiến bộ và chất lượng của một bộ HSDT, Công ty đã phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng, ban và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Trong công tác lập HSDT, công ty đã xây dựng nhiệm vụ công việc cần

triển khai cho các phòng ban theo bảng dưới đây:

Bang 13: Phân phối công việc trong công tác lập HSDT

STT | Công việc Nội dung chỉ tiết Phòng chịu Phòng

cần thực trách nhiệm ban hỗ

hiện chính trợ

1 | Chuẩn bị hồ | - Thông tin chung về nhà | Phòng Dự án Phòng

sơ năng lực, | thầu Hành

hộ sơ pháp lý |_ Năng lực tài chính, máy chính

móc, thiết bị

- Hồ sơ các dự án tương

tự đã thực hiện

bị các |. Sơ đồ tổ chức hiện Dự án

phương an thi trường va bồ trí nhân lực

công - Danh mục các máy móc

thiết bị sử dụng

- Thuyết minh biên pháp

thi công

- An toàn lao động

- Bảng phân tích đơn giá | Phòng Kỹ thuật

vật tư

4 | Kếtthúc - Duyét hé so Phong Du an Ban giám

- Dong gói và nộp HSDT déc

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp trong quá trình thực tập)

s* Công tác chuẩn bị lập HSDT

Phòng Dự án sẽ đảm nhiệm vai trò chính trong công tác chuẩn bị lập HSDT.

- Nghiên cứu HSMT: Sau khi mua được HSMT của bên mời thầu hoặc bên CĐT, phòng sẽ tổ chức họp bàn, nghiên cứu các van dé trong HSMT như:

+ Nghiên cứu tông quan về gói thầu: tính chất, quy mô, phạm vi, hình thức

giao thầu của dự án công trình.

+ Nghiên cứu các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng.

+ Tập hợp và tìm kiếm các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau dé phục vụ cho công tác lập HSDT như tài liệu về khí tượng thủy văn, điều kiện tự nhiên nơi

xây dựng công trình.

- Điều tra khảo sát hiện trường: điều kiện cung ứng vật tư (điều kiện vận

chuyền), nguôn cung câp điện nước, giao thông vận tải,...

- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: đối thủ cạnh tranh của công ty là các doanh nghiệp có cùng ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng dân dụng, giao thông...

Việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh sẽ giúp công ty đưa ra được những kế hoạch, chiến lược từ đó cơ hội thắng thầu của công ty sẽ nhiều hơn.

s* Thuc hiện lập HSDT

Sau công tác chuẩn bị lập HSDT, Phòng dự án sẽ tiến hành phân chia các đầu công việc cần thực hiện trong HSDT cho các cán bộ trong phòng và phoois hợp với các phòng ban khác để hoàn thiện HSDT.

Nội dung HSDT của Công ty TNHH Xây dựng An Bình:

Phần 1: Mở đầu

- Đơn dự thầu: Đơn dự thầu được làm theo mẫu đã có trong HSMT hoặc theo mẫu của công ty, trong đơn dự thầu ghi rõ giá dự thầu và chữ ký đóng dấu đại diện nhà mời. Đi kèm theo đơn dự thầu có bảng phụ lục về một số điều kiện chính của hợp đồng như: số tiền đảm bảo hợp đồng, thời hạn thông báo về việc khởi công, độ

đài thời gian hoàn thành công trình.

- Bảo lãnh dự thầu: Phòng dự án sẽ phối hợp với phòng tài chính kế toán để làm giấy bảo lãnh dự thầu của ngân hàng, cụ thé công ty sé sử dụng giấy bảo lãnh của ngân hàng BIDV - chi nhánh Bắc Ninh là chủ yếu. Giấy bảo lãnh này sẽ có ghi

iá trị bảo lãnh là 10% giá trị hợp đồng và ngân hàng sẽ cam kết bảo đảm cung cấp

tin dụng và các dich vụ theo cam kết trong giấy bảo lãnh.

- Các giấy tờ chứng mình tư cách pháp nhân và giấy phép HDKD.

Phần 2: Năng lực nhà thầu

- Thông tin chung về nhà thầu: Tên nhà thầu, nơi nhà thầu đăng ký kinh doanh, hoạt động, năm thành lập, địa chỉ và người đại diện hợp pháp, quyết định về việc cô phan háo công ty, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, sơ đồ tổ chức và bảng nhân sự chủ chốt của công ty. Để đảm bảo về mặt thời gian và chất lương, những thông tin trên đã được giao cho phòng hành chính tổng hợp tất cả và lưu trữ vào một file riêng. Khi tham gia dự thầu thì phần này sẽ được photo lại và trở thành

một mục trong HSDT.

- Thông tin tài chính: Số liệu tài chính của 2 năm hoặc 3 năm gần nhất: thể hiện trong bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp... do Phòng Kế toán cung cấp.

Bang: Cac chỉ tiêu trình bay trong mục Thông tin tài chính:

STT Chỉ tiêu Năm Năm Năm

1 | Tổng tài sản

2 | Tổng nợ phải trả

3 | Tài sản ngăn hạn

4 | Tổng nợ ngắn hạn

5 Doanh thu

6 | Lợi nhuận trước thuế 7 | Lợi nhuận sau thuế

8 | Vốn chủ sở hữu

9 | Các khoản đầu tư tài chính dài hạn

- Doanh thu bình quân hang năm từ hoạt động xây dựng

- Bản giải trình về lý do không trúng thầu của những lần dự thầu trước trong

những năm gần đây.

- Năng lực nhân sự của nhà thầu: thé hiện thông qua bang thống kê nguồn nhân lực và trình độ nhân lực dé đảm bảo thực hiện gói thầu.

- Năng lực thiết bị của nhà thầu: công ty sẽ phải liệt kê các loại máy móc hiện có, nước sản xuất và các thông số kĩ thuật để chứng minh khả năng máy móc có thé thực hiện được gói thầu.

Bảng: Mẫu kê khai thiết bị thi công của công ty

STT Mã hiệu | Năm sản | Công suất | Số lượng Tình Sở hữu

xuất trạng (tự có- đi

thuê)

- Hồ sơ kinh nghiệm của nhà thầu: thể hiện ở danh sách các hợp đồng tương tự đã thực hiện. Đây là môt phần rất quan trọng, phản ánh khách quan và rõ ràng nhất về năng lực của nhà thầu, thông qua các tài liệu như:

+ Tổng số năm kinh nghiệm của công ty tỏng thực hiện các hoạt động xây

lắp.z

+ Danh sách các dự án xây lắp do công ty thực hiện (các dự án chủ yếu).

Bảng: Mẫu danh mục các dự án đã và đang thi công

Tên dự án Giá trị hợp Thời han hop dong Chủ dau tu

dong Ngày khởi Ngày hoàn công thành

+ Các bản sao hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện.

Thông tin về từng hợp đồng. mỗi hợp đồng cần đảm bảo các thông tin sau

đây:

Bang: Mẫu hợp đồng tương tự do nhà thầu thực hiện Tên và số hợp đồng

Ngày ký hợp đồng

Ngày hoàn thành

Giá hợp đồng

Nhà thầu độc lập

Tên dự án

Tên chủ đầu tư

Địa chỉ:

Điện thoai/Fax:

E-mail:

Mô tả tinh chất tương tự:

1. Loại, cấp công trình 2. VỀ giá trị

3. Về quy mô thực hiện

4. Về độ phức tập và điều

kiện thi công

5. Các đặc tính khác

+ Một số hình ảnh thi công thực tế.

+ Các loại bằng khen, chứng nhận thành tích.

Phần 3: Đề xuất giải pháp thi công

Trong phan này công ty sẽ trình bày các tài liệu:

Thuyết minh biện pháp tô chức thi công - Mô tả chung về công trình

+ Trình bày khái quát chung công trình: tên công trình, vị trí và đặc điểm

công trình

+ Tiêu chuẩn áp dụng của các công tác: công tác trắc địa trong xây dựng công trình, công tác thi công đất, nền móng, kết cấu bê tông và bê tông cốt thép, kết cau gạch đá, công tác hoàn thiện và nghiệm thu.

+ Vật liệu sử dụng vào công trình: Tất cả vật liệu, thiết bị sử dụng vào công trình của nhà thầu sẽ là mới 100%. Chủng loại vật liệu theo hồ sơ mời thầu. Chỉ dùng những vật liệu không có hoặc theo yếu cầu phải thay thế của công việc.

Nhung tat cả vật liệu này phải được CDT phê duyệt trước khi sử dụng thi công.

+ Nguồn nhân lực thi công: Công ty luôn coi yếu tố con người là yếu tố quyết định sự thành công của việc thực hiện hạng mục công trình nên phòng dự án sẽ căn cứ vào yêu cầu của gói thầu và sắp xếp bồ trí lực lượng quản lý và cán bộ kỹ

thuật có trình độ cao, giàu kinh nghiệm.

- Sơ đồ tô chức hiện trường và bồ trí nhân lực thi công.

- Đề xuất nhân sự chủ chốt: trình bày lý lịch chuyên môn, kinh nghiệm chuyên môn (các văn bằng, chứng chỉ...)

- Danh sách các vật liệu chính sẽ sử dụng Biện pháp thi công

- Cơ sở lập biện pháp thi công: Dé lập biện pháp thi công phòng dự án sẽ căn

cứ vào các cơ Sở sau:

+ TBMT của bên mời thầu, CDT kèm theo HSMT thi công.

+ Điều lệ quản lý chất lượng công tình theo quyết định 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng.

+ Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/03/2015 của Chính phủ về quản lý chỉ phí đầu tư xây dựng công trình.

+ Các tiêu chuẩn kĩ thuật TCVN

+ Điêu kiện và năng lực nhà thâu - Biện pháp thi công chung:

+ Thuyết minh về điều kiện cơ sở hạ tầng như điện nước, đường xá giao

thông mà quá trình thi công xây dựng công trình có thé sử dung được.

+ Công tác chuẩn bị mặt bằng: Công tác này được thực hiện ngay sau khi có quyết định trúng thầu và được lệnh khởi công và bao gồm GPMB và làm các công tác chuẩn bị. Việc GPMB là một phan việc rất quan trọng trong phạm vi gói thầu vì vậy điều cần phải quan tâm khi tiếp nhận mặt bằng từ CĐT phải đồng thời bàn giao mạng lưới cọc mốc, tọa độ công trình xác định các hạng mục cần giữ lại, các hạng mục liên quan khi tiến hành đào móng công trình, thỏa thuận và thống nhất cùng

CĐT kế hoạch thi công với hạng mục cụ thể...

+ Công tác vệ sinh môi trường: Đảm bảo giữ gìn vệ sinh chung cho công

trường và khu vực xung quanh và tuân thủ các quy định quản lý của nhà nước.

+ Bồ trí tổng mặt bằng thi công: Tổng mặt bằng thi công bao gồm: Nhà xưởng, kho bãi, lán trại công nhân và văn phòng công trường... Để thuận tiện cho việc thi công công ty bố trí xưởng gia công cốt pha, cốt thép, kho xi măng... được

bố trí tập trung trong khu vực nhà thầu quản lý.

+ Số lượng chủng loại máy móc, thiết bị sẽ đưa vào thi công ở từng hạng mục công trình, cách bố trí các máy móc thiết bị này trong từng giai đoạn.

- Biện pháp đảm bảo tiến bộ thi công: Phòng dự án sẽ căn cứ vào yêu cầu tiến độ xây dựng công trình ma CDT dé ra dé lựa chọn phương án thi công tối ưu đạt tiến độ nhanh nhất bằng các biện pháp: lập tổng tiễn độ thi công chi tiết tuần, tháng; phân công bồ trí nhân lực, sử dụng thiết bị máy móc hợp lý và có sự phối

hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.

- Biện pháp đảm bảo chất lượng: Với nhiều năm thi công các công trình xây dựng, công ty đã có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý chất lượng từng công trình. Với các công trình công ty lập riêng bộ phận kỹ sư chuyên kiểm tra, giám sát toàn bộ quá trình thi công và lập biểu báo cáo các công việc phục vụ cho công tác

quản lý chất lượng.

- Biện pháp đảm bảo an toàn gồm có:

+ Biện pháp đảm bảo an toàn lao động + Biện pháp phòng cháy chữa cháy

+ Biện pháp an toàn cho máy móc thiết bị

+ Biện pháp đảm bảo vệ sinh môi trường

+ Biện pháp đảm bảo an toàn giao thông

+ Biện pháp đảm bảo an toàn ngoài công trường

Phần 4: Dự toán dự thầu