CAP NƯỚC VÀ CAC HM XÂY LAP CON LAI ( khu
CHUONG 2. GIAI PHAP HOAN THIEN CONG TAC THAM DU THAU
2.3. Một số giải pháp hoàn thiện công tác tham dự thầu của công ty
2.3.1 Nhóm giải pháp nâng cao năng lực của công ty: máy móc thiết bị, nhân lực,
tài chính, uy tín cua công ty
a. Nâng cao chất lượng nguôn nhân lực
Đối với mỗi doanh nghiệp thì yếu tố con người luôn là một phần quan trọng.
Một ban lãnh đạo giỏi không chỉ là tuyển dụng được những người năng lực nhất mà còn tao ra được cơ chế dé phát huy tối đa nguồn nhân lực đấy. Tại Công ty TNHH Xây dựng An Bình công tác quản lý, phát triển nguồn nhân lực luôn đòi hỏi những chiến lược chính sách phù hợp. Tuy nhiên, nhìn chung để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho các hoạt động nói chung và công tác tham dự thầu nói riêng thì
có một số giải pháp sau:
Hoàn thiện kỹ năng, chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, chuyên viên về kinh tế
tài chính, pháp luật thông qua các hình thức:
- Tổ chức các đợt tập huấn nghiệp vụ định kỳ về kinh tế - tài chính, pháp luật cũng như các thủ tục về thi công, an toàn vệ sinh lao động, các thủ tục đầu tư cơ bản dé giúp đội ngũ cán bộ chủ động trong công việc. Bên cạnh đó, công ty có thé áp
dụng hình thức gửi cán bộ đi học tại các khóa đào tạo liên quan. Công ty nên áp
dụng những chính sách tạo điều kiện hỗ trợ tối đa cho cán bộ, nhân viên học tập.
- Chú trọng đầu tư đào tạo các kỹ năng khác như kỹ năng quản lý, tin học văn học, ngoại ngữ cho các cán bộ tham gia công tác đấu thầu nhằm mục đích nâng cao khả năng trực tiếp tham gia dự thầu những công trình có vốn đầu tư nước ngoài
và các công trình phức tạp công nghệ cao.
Xây dựng cơ chế khen thưởng xứng đáng nhằm giữ chân những nhân viên giỏi, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Tuy nhiên cần chú ý gắn quyền lợi đi kèm với chế độ thưởng phạt, nội quy rõ ràng để nhân viên nâng
64
cao ý thức trách nhiệm nghề nghiêp của họ.
Chú trọng xây dựng văn hóa công ty, chăm lo đời sống tinh thần cho cán bộ
công nhân viên:
- Phát động các phong trào về công việc lẫn giải trí: các cuộc thi nội bộ liên quan đến tay nghề, các giải thé thao, văn nghệ...
- Áp dụng những chế độ quan tâm đặc biệt đến cá nhân trong công ty trong những trường hợp đặc biệt như sinh nhật, cưới hỏi, ốm đau,
- Xây dựng một nhóm nhỏ chuyên phụ trách khảo sát, nắm bắt tình hình tâm lý của nhân viên công ty, sẵn sàng hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn về mặt tâm lý.
Đưa ra những chính sách cụ thể trong công tác tuyển dụng:
- Đối với nhóm cán bộ, kỹ sư: mỗi phòng ban cần đưa ra những yêu cầu tiêu chí riêng để đảm bảo tìm kiếm được những cá nhân có năng lực, trách nhiệm. Đồng
thời nên có những giáo trình riêng phù hợp với từng mảng giúp cho các nhân viên mới nhanh thích nghi với công việc.
- Đối với nhóm công nhân kỹ thuật, cần thiết phải tạo được đội ngũ lao động sản xuất thường xuyên, lâu dài, giản sự phụ thuộc vào lực lượng lao động thời vụ.
Kết nối với các trường day nghề, trường trung cấp trong ngành và địa phương nơi thi công dé có san sàng huy động được nguồn nhân công.
Hoàn thiện cơ chế pháp lý nội bộ, nâng cao năng lực nghiệp vụ của các phòng ban chuyên môn cũng như năng lực điều hành phối hợp trong toàn công ty.
Để thực hiện được các giải pháp trên thì công ty cần chủ động bố trí kế hoạch tài chinh phù hợp để phục vụ cho công tác phát triển nguồn nhân lực. Song song là thực hiện nghiên cứu, khảo sát và lên kế hoạch kỹ càng nhằm tránh lãng phí.
b. Nâng cao năng lực máy thiết bị
Nguồn nhân lực dẫu có tốt nhưng nếu không đi kèm với sự hỗ trợ của công nghệ máy móc thiết bị thì hiệu quả công việc sẽ không cao. Đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng, có rất nhiều hạng mục bắt buộc yêu cầu các loại thiết bị hiện đại. Vì vậy
công tác nâng cao năng lực máy móc thiết bị của công ty là hết sức cần thiết.
e Pau tư mua sắm máy móc trang thiết bị:
Xây dựng kế hoạch đầu tư mua sắm máy móc trang thiết bị hợp lý với nhu
65
cầu và khả năng tài chính của công ty. Nắm bắt được chiều hướng và mức độ cạnh tranh trên thị trường dé đưa ra được chiến lược cụ thể hợp lý. Ưu tiên các loại máy móc thiết bị chuyên dụng hiện đại, đồng bộ từ đó tạo ra những lợi thế về khoa học kỹ thuật so với các đối thủ. Đồng thời liên tục kiểm tra các máy móc thiết bị hiện có dé lên kế hoạch sửa chữa, nâng cấp và giảm các chỉ phí vận hành của máy móc cũ.
Thanh lý các loại máy móc lạc hậu, không còn đáp ứng được yêu cầu cạnh tranh
của công ty.
e Sw dụng và quản lý máy móc thiết bị hiệu quả:
- Lựa chọn phương án thi công xây dựng tối ưu, có kế hoạch phân phối máy móc hợp lý theo tiến độ thi công, theo các địa điểm xây dựng và mặt bằng, có sự
điều phối hợp lý máy móc thiết bị giữa các công trường khi cần thiết.
- Xây dựng lịch trình sử dụng máy móc thiết bị phù hợp, vừa giảm thời gian máy chờ, vừa dam bảo máy móc sử dụng vừa công suất, không bi quá tải, dan đến
nhanh hỏng hóc.
- Thiết lập hệ thống bảo quản và quản lý máy móc nhằm tối ưu công suất
hoạt động máy móc, tránh dé các yếu tố bên ngoài tác động xấu lên máy móc thiết
bị. Thực hiện bảo dưỡng duy tu định kỳ, đánh giá lại tài sản thường xuyên. Liên tục
rà soát lại hệ thong máy móc đã đó, lên kế hoạch xử lý nhằm tối thiểu hóa chỉ phi.
Đến kỳ bảo đưỡng thì phải dừng lại để sửa chữa, không được chạy theo kế hoạch
sản lượng.
- Phân cấp quản lý sử dụng máy móc thiết bị, chia nhỏ và cụ thể hóa trách
nhiệm sử dụng và bảo quản máy móc về từng đơn vị, hạn chế tình trạng bỏ bê tài
sản chung. Xây dựng cơ chế phạt đối với các đơn vị không bảo quản, sử dụng máy
móc thiết bị trái quy định.
- Đào tao nâng cao tay nghé cho đội ngũ công nhân điều khiển máy móc thiết
bị.
e Liên danh, liên kết với các nhà thầu khác để cho thuê lại hoặc đi thuê máy móc thiết bị.
Tuy nhiên trong trường hợp này để giảm thiểu rủi ro công ty cần phải nghiên cứu
kỹ lưỡng một số khía cạnh:
+ Tính hiện đại: thể hiện qua công nghệ áp dụng, công suất, mức tiêu hao, thời
66
gian sử dụng..
+ Tính đồng bộ
+ Khả năng đổi mới máy móc
Tương tự như giải pháp về nhân công, điều kiện để thực hiện là công ty phải có kế hoạch tài chính phù hợp để phục vụ cho công tác đầu tư máy móc thiết bị. Quan trọng nhất là đội ngũ kỹ sư cần đủ trình độ, am hiểu về công nghệ, máy móc hiện đại, thông qua đào tạo hoặc tuyển dụng.
c. Nâng cao năng lực tài chính
Tài chính luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Trong đấu thầu thì năng lực tài chính là điều kiện đầu tiên quyết định nhà thầu có đủ tiêu chuẩn dé tham gia dự thầu hay không. Đồng thời tài chính còn là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến tiến độ, chất lượng công trình v à hiệu quả sản xuất của nhà thầu khi trúng thầu.Với Công ty TNHH Xây dựng An Bình, mặc dù đã có tài chính vững vàng nhưng công ty vẫn gặp khó khăn trong việc CĐT quyết toán vốn
chậm trễ dẫn đến nợ đọng, thất thoát và lãng phí vốn. Dé ứng phó cũng như đối mặt với những tình huống xấu nhất, công ty cần thực hiện tốt một số giải pháp:
e© Mở rộng thu hút vốn: Tăng cường tối đa các kênh huy động vốn từ ngân hàng, nguồn nội bộ doanh nghiệp hoặc liên doanh liên kết.
- Vay vốn ngân hàng là phương thức huy động truyền thống và không thể thiếu được đối với doanh nghiệp. Đề sử dụng tối đa nguồn vốn này, công ty cần tiếp tục thiết lập các mối quan hệ bền vững tốt đẹp với các ngân hàng bằng uy tín và
năng lực hoạt động của mình.
- Vốn nội bộ là nguồn vốn được huy động từ chính cán bộ công nhân viên.
Đây là một phương thức vừa an toàn vừa tăng sự gắn bó nhân viê với công ty.
- Liên đoanh liên kết cũng là môt giải pháp đáng chú ý, không chỉ giúp huy động thêm nguồn vốn cho hoạt động mà còn tạo điều kiện để các doanh nghiệp trao đổi, học hỏi lẫn nhau.
e Nâng cao hiệu quả sử dung von:
- Thực hiện biện pháo thi công hợp lý, bảo đảm tiến độ, hạn chế tối đa các trường hợp kéo dai thời gian thi công, không dé phát sinh chi phí.
67
- Hạn chế rơi vào trường hợp bị chiếm dụng vốn từ NDT. Thu hồi chậm vốn
làm hạn chế khả năng đáp ứng vốn cho các công trình đang thi công, gây ảnh hưởng xấu đến công tác dự thầu khác. Do vậy ngay từ đầu công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng, xây dựng các phương án dự phòng, kế hoạch thu nợ cụ thể.
- Có kế hoạch theo đõi, thanh lý vật tư thiết bi máy móc cũ, giảm lượng vốn lưu
động, tăng thêm vốn đầu tư.
- Tổ chức SXKD hợp ly , lựa chọn hình thức hoạt động linh hoạt, giảm chi phi
di chuyén, su dung tối da lực lượng, vật liệu xây dựng tại công trình và tính đến phương thức thuê máy móc thiết bị thi công khi chỉ phí di chuyển máy móc thiết bị
thi công tự có của doanh nghiệp quá lớn....
e Sử dụng các biện pháp tài chính linh hoạt và sẵn sàng phương án dự phòng:
Khi thi công nhiều gói thầu, tránh tình trạng công trình thừa vốn công trình thiếu vốn làm giảm hiệu qủa sử dụng vốn, nên sử dụng tài chính một cách linh hoạt.
Ví dụ có thể dùng tiền tạm ứng công trình để giảm dư nợ quá hạn và vay vốn dé làm các công trình mới. Quan đó giúp giảm đáng ké chi phí cho vốn vay. Đồng thời công ty cần chuẩn bị các phương án dự phòng chuẩn bị khi tất cả trường hợp xac nhất đồng thời xảy ra.
2.3.2 Nhóm giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị
trường
a. Đẩy mạnh công tác thu thập xử lý thông tin, khảo sát hiện trường trong hoạt động đấu thâu xây lắp.
Thông tin là tài sản. Nếu công ty càng có nhiều thông tin thì càng có nhiều cơ hội. Ngược lại nếu chậm trễ trong thu thập thông tin công ty có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội quý báu hoặc ít lợi thế cạnh tranh hơn so với đối thủ. Trong đấu thầu thầu có những thông tin quan trọng như: đặc điểm, vị trí, giao thông, nhà cung ứng, thời
gian...
e Xây dựng hệ thống lưu trữ - xử lý thông tin:
Công ty nên xây đựng một hệ thống lưu trữ trên máy tính các dit liệu về các đối thủ, tình hình thị trường nguyên vật liệu, tin tức đấu thầu... Có thé coi như đây là một kho thư viện thực tế phục vụ cho công tác tham dự thầu, được đóng góp bởi tất cả các nhân viên trong công ty. Tuy nhiên nhằm đảm bảo tính bảo mật cần thiết
68
thì khả năng truy cập sẽ được điều chỉnh theo từng nhóm đối tượng khác nhau.
Khi đã có một hệ thống tương đối đầy đi thì việc theo dõi, nghiên cứu thông
tin trở nên dễ dàng và giảm thiéu các chi phí gián tiếp trong công tác tham dự thầu.
e Nang cao năng lực tìm kiếm, xử lý thông tin và tính chủ động cho đội ngũ
cán bộ thông tin.
Dé xây dựng và duy trì hoạt động của hệ thống thông tin ở trên thì cần thiết phải có sự tham gia của con người, mà trong trường hợp này là tập thé cán bộ nhân viên tại công ty. Ban lãnh đạo nên tổ chức các chương trình tập huấn nội bộ hướng dẫn cũng như nâng cao năng lực xử lý thông tin; qua đó khuyến khích tính chủ động
trong việc sử dụng cung cấp thông tin.
e Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc tiếp nhận thu thập
thông tin, đảm bảo thông tin được xử lý kịp thời chính xác.
b. Hoàn thiện công tác Marketing
Để khai thác được tiềm năng của công ty cũng như thị trường thì cần chú trọng đến công tác Marketing. Qua đấy công ty sẽ nắm bắt được tình hình vĩ mô, cung cầu, đối thủ, khách hàng.. và đề ra những chiến lược kế hoạch kinh doanh hiệu
quả.
e Thành lập môt bộ phận chuyên trách:
Hiện tại, Công ty TNHH Xây dựng An Bình chưa có một phòng ban chuyên
phụ trách về thị trường cũng như các hoạt động Marketing khác. Trách nhiệm cho công tác marketing thường được phân chia không thống nhất. Hơn nữa các phòng ban khác đều không có chuyên môn sâu trong lĩnh vực này dẫn đến hiệu quả công việc không tốt. Thành lập một phòng ban chuyên trách riêng không chỉ nâng cao năng lực đánh giá và ứng phó với thị trường mà còn giảm bớt gánh nặng và hỗ trợ
tích cực cho các phòng ban còn lại.
e Chiến lược quảng bá thương hiệu:
Thương hiệu công ty là một loại tài sản vô hình. Đặc biệt trong quá trình dự
thầu, công ty có thương hiệu tốt sẽ củng cố độ tin cậy đối với CDT. Công ty nên có một số chiến dịch quảng bá hình ảnh công ty thông qua các phương tiện thông tin
đại chúng như báo chí, tivi, website riêng...
69
Đặc biệt, ban lãnh đạo công ty cần lưu ý đến việc duy trì , củng cố các mối quan hệ với khách hàng hàng, tô chức tín dụng cơ quan nhà nước... Sự hợp tác với
các nhà cung cấp lớn giúp công ty sẽ có nguồn nguyên vật liệu ổn định, với các tổ
chức tín dụng giúp vững vàng năng lực tài chính và giữ mối quan hệ tốt đẹp với CDT là cách thức duy trì hình ảnh thương hiệu lâu dai nhất.
© Chién lược phân khúc thị trường:
Hiện nay trên thị trường xây lắp đang có rất nhiều các doanh nghiệp xây dựng hoạt động và cạnh tranh. Vì thế Công ty TNHH Xây dựng An Bình nên cân nhắc phân loại thị trường xây dựng thành nhiều thị trường nhỏ theo một đặc điểm nào đó đề công ty tập trung chiếm lĩnh.
- Theo tính chất công trình: Thị trường xây dựng dân dụng, công nghiệp, các
công trình giao thông-thủy lợi...
- Theo khu vực địa lý: Thị trường ngoài nước, trong nước, khu vực miên bắc, miên trung, miên nam, tỉnh nhà...
- Theo quy mô nguồn vốn: Thị trường công trình lớn, thị trường các công
trình vừa và nhỏ.
e Chiến lược nâng cao khả năng cạnh tranh bằng liên danh liên kết:
Với một số gói thầu nguồn vốn lớn, yêu cầu cao, công ty nên liên đanh liên kết với các đơn vị khác nhằm tạo đủ sức mạnh đề cạnh tranh với một số nhà thầu lớn hơn hoặc nhà thầu của nước ngoài. Bên cạnh đó việc liên kết sẽ giúp cho công ty có thé học hỏi thêm kinh nghiệm từ phía đối tác.
2.3.3 Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thâu
Một bộ HSDT hoàn thiện cả về mặt nội dung và hình thức là yếu tố quan trọng nâng cao khả năng thắng thầu của công ty. HSDT phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu của bên mời thầu, thé hiện rõ năng lực, kinh nghiệm, năng lực tài chính, kỹ
thuật của Công ty. Phải chú trọng khai thác các điểm mạnh của Công ty để nổi bật
hơn so với các đối thủ khác.
Khi xác định sẽ tham gia gói thầu, phải lên phương án tổ chức thi công, tài
chính hợp lý. Đảm bảo Công ty có đủ năng lực tham gia gói thầu.
Công tác đo bóc lập dự toán phải được chú trọng, đưa ra giá dự thầu hợp lý,
70
có kha năng cạnh tranh với các đối thủ khác nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận cho công ty. Khi cần thiết phải cân đối lại giá dự thầu, chuẩn bị thư giảm giá nếu thấy cần thiết.
Hình thức của một bộ HSDT chất lượng là phải sắp xếp các văn bản giấy tờ
trong bộ hồ sơ và trình bày các thông tin cần thiết một cách đầy đủ, chính xác,khoa học, thuận lợi cho công tác chấm HSDT.
HSDT phải trình bày đầy đủ các nội dung theo yêu cầu của HSMT.
Một bộ HSDT có sự tham gia của rất nhiều phòng ban, bộ phận. Yêu cầu sự
phối hợp giữa các bộ phận phải thật chặt chẽ. Bộ máy dự thầu phải đồng bộ và
chuyên môn hóa, phải phân công công việc rõ ràng, tránh chông chéo.
Đồng thời cán bộ tham gia công tác soạn thảo HSDT phải có năng lực
chuyên môn, kinh nghiệm.
Dé nâng cao năng lực chuyên môn của cán bộ soạn thảo HSDT, Công ty thường xuyên tô chức các buôi đào tạo nội bộ cũng như cử nhân viên đi đào tạo chuyên sâu ở các khóa học bên ngoài. Công tác tuyên dụng cán bộ tham gia soạn
thảo HSDT cũng phải chú trọng đến kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn sâu.
Công tác soạn thảo hồ sơ dự thầu của Công ty phải ngày càng được chuẩn hóa, tuân thủ đúng quy trình dự thầu theo ISO mà công ty đã lập ra.
Qua phân tích thực trạng công tác tham dự thầu của Công ty TNHH Xây
dựng An Bình, hầu hết các công trình mà công ty không trúng thầu đều là do giá dự thầu cao hơn so với các nhà thầu khác. Do đó, công ty nên tập trung vào nhóm giải pháp làm hạ giá dự thầu của mỗi gói thầu. Cụ thể:
- Nhóm chi phí vật liệu: Để hạ chỉ phí vật liệu sử dụng cho một dự án thì công ty cần giảm giá thành nguyên vật liệu đầu vào thông qua việc tạo mối quan hệ lâu dài, bền vững với các nhà cung cấp để có được những chính sách đãi ngộ, chiết khấu. Đồng thời tìm kiếm trên thị trường, so sánh giá thành các nguyên vật liệu
giữa các nhà cung cap đê tìm kiêm nguồn cung cap thâp hơn.
- Nhóm chi phí nhân công: Dé hạ chi phí nhân công thì công ty cần thực hiện các chính sách tuyển chọn kĩ lưỡng nguồn nhân lực thực sự có năng lực, các công nhân thực hiện dự án cần được bồ trí và sắp xếp hợp lý theo tiến độ thi công công
trình ránh các tường hợp dư thừa lao động. Cùng với sự phát triển của máy móc