CHUONG II: MOT SO GIẢI PHÁP NHAM HOÀN THIEN CÔNG TAC QUAN LÝ DU AN DAU TU TẠI BAN QUAN LY DỰ AN PHAT TRIEN
2.1. Phương hướng hoạt động của ban quan lý dự án đến năm 2020
2.1.1 Phương hướng hoạt động
Nhằm thực hiện tốt mục tiêu đã đề ra, đây nhanh tiến độ dự án, phương hướng hoạt động của ban quản lý dự án phát triển toàn diện kinh tế - xã hội thành phó Thanh Hóa trong thời gian tới là:
Hoàn thiện các thủ tục hành chính và pháp lý trong công tác đầu tư xây dựng dự án phát triển toàn diện kinh tế xã hội thành phó Thanh Hóa. Don giản hóa thủ tục hành chính, đây nhanh tiến độ xét duyệt, tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ nhiệm điều hành dự án (Ban QLDA) thực hiện công tác đầu tư.
Phát huy tinh than sử dụng tiết kiệm ngân sách được giao. Lập kế hoạch hợp ly các khoản thu chi, quản lý sát sao việc rót vốn đảm bảo nguồn vốn được sử dụng
hiệu quả.
Cải thiện tiến độ thực hiện các dự án mà trọng tâm hướng đến là rút ngắn thời gian chuẩn bị đầu tư.
Giải ngân đúng tiến độ tạo điều kiện cho các nhà thầu hoạt động với công suất cao nhất, nhanh chóng hoàn thành dự án.
Trong mọi điều kiện, chất lượng của dự án luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu.
Do các dự án có tầm quan trọng cao, vốn lớn, đầu tư để sử dụng lâu dài nên chất lượng của dự án phải được đảm bảo nhằm phục vụ đắc lực cho mục tiêu chiến lược nêu trong kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thanh Hóa là đưa thành phố Thanh Hóa trở thành đô thị loại I vào năm 2015, góp phần xây dựng một “xương sống” vững chắc gồm các thành phố trung gian đóng vai trò quan trọng trong vùng
cũng như trên phạm vi toàn quốc. Tác động dài hạn dự kiến của việc phát triển toàn
diện thành phố Thanh Hóa sẽ là tăng quy mô dân sé đô thi, giảm tỷ lệ dân nông thôn di cư tới Ha Nội và thành phố Hồ Chí Minh và tạo việc làm để giúp giảm nghèo đói. Dự án cũng nhằm xây dựng một mô hình phát triển đô thị hiệu quả và
được quản lý tốt, có thể áp dụng tại các thành phố quy mô vừa khác.
2.1.2 Phân tích SWOT
SWOT là một mô hình tiên tiến được áp dụng rộng rãi cho việc phân tích
thực lực của doanh nghiệp, đơn vị đặt trong mối quan hệ xã hội mang tính khách quan. Trên cơ sở phân tích điểm manh(Strong-S), điểm yếu(Weak-W), cơ
56
hội(Opportunity-O), thách thức(Threat-T), SWOT sẽ cho thấy rõ khả năng thực sự
cũng như vị trí của doanh nghiệp, đơn vị trong phạm vi ngành cũng như trong toàn
bộ nên kinh tế.
Trước khi đưa các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án đầu tư tại ban quản ly dự án, tôi xin nêu một số phân tích về thực trạng ban quản lý dự án trong công tác quản lý dự án đầu tư theo mô hình SWOT.
Bảng 2.1: Mô hình SWOT Ss
(Điểm mạnh — Nội lực của ban
quản lý dự án)
Ww
(Điểm yếu -Yếu kém của ban quản
lý dự án)
- Xây dựng quy trình quản lý chỉ tiết,
hệ thong tô chức chặt chẽ, có sự tham vấn cộng đồng.
- Đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, kinh nghiệm.
- Đội ngũ tư van, giám sát tuyên chọn
tir nước ngoài.
- Quy trình quan lý chi tiết ì nhưng
lại rườm rà.
- Một số sự chồng chéo hoặc lặp lại
nhiệm vụ trong quá trình xử lý, đấu
thầu và hoàn thiện hồ sơ thông qua
ban QLDA, PIU2 và các cơ quan ban ngành tỉnh Thanh Hóa.
- Thiếu kinh nghiệm khi quản lý dự
án được tài trợ vốn từ hai tổ chức
khác nhau.
O
(Cơ hội — Thuận lợi của ban quan lý dự án)
T
(Thách thức - Khó khăn của ban quản lý dự án)
- Dự án mang tính phù hợp với
chương trình chiến lược quốc gia của ADB đặt ưu tiên hàng đầu cho phát triển đô thị bền vững.
- Tiềm năng của dự án về du lịch,
công nghiệp, nông nghiệp rất lớn.
- Các cán bộ quản lý hệ thống cấp
nước và XLNT đều có thể tiếp cận
vào mạng lưới “hỗ trợ lẫn nhau” với
những cán bộ quản lý tại các công ty
- Sự chồng chéo về trách nhiệm giữa
PIU, các phó giám đốc PPMU, CMC và thậm chí cả PSC là một vấn đề cụ
thể trong suốt thời gian thực hiện dự
án.
- Hệ thông phân mêm mới, nên việc sử dụng sẽ gặp khó khăn do chưa
quen.
- Các nhà máy xử lý nước thải tại hai
57
cấp nước khác. bệnh viện có nguy cơ không được sự
- Thuận lợi trong việc thực hiện đầu quan tâm chú ý của ban lãnh đạo tư: như đối với một số dự án không | bệnh viện. Các nhà máy sẽ phải chịu phải thực hiện việc đền bù và giải | các chi phí bổ sung.
phóng mặt bằng.
s* Điểm mạnh của ban quản lý dự án:*,
Ban quan lý đã xây dựng được quy trình quan lý dy án đầu tư rất chỉ tiết,
hướng dẫn cụ thể các công việc quản lý một dự án đầu tư, xây dựng hệ thống tổ
chức quản lý chặt chẽ, có sự phối kết hợp đồng bộ. tổ chức tham vấn cộng đồng, làm tăng tính khách quan cho dự án dau tu .
Ban quản lý có một đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực và dày dặn trong quản
ly, có tư vấn giám sát được tuyên chọn từ nước ngoài. đội ngũ nhân lực được tuyển dụng có chất lượng cao.
Được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo tỉnh, thành phó, vị trí chủ chốt giám
đốc ban do phó chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa kiêm nhiệm và phó giám đốc ban do phó chủ tịch UBND thành phố Thanh Hóa đảm nhiệm. Ngoài ra còn sự giúp đỡ
nhiệt tình của các ban ngành khác.
s* Điểm yếu van còn tồn tại ở ban quản lý dự án:
Các quy trình quản lý đầu tư mặc dù chỉ tiết cụ thể nhưng lại quá rườm rà, thiếu tính khoa học nên không phát huy hết khả năng sáng tạo của cán bộ quản
lý trong thực tiễn quản lý dự án.
Một số sự chồng chéo hoặc lặp lại nhiệm vụ trong quá trình xử lý, đấu thầu và hoàn thiện hồ sơ thông qua ban QLDA, PIU2 va các cơ quan ban ngành tỉnh Thanh Hóa, ví dụ như công tác phê duyệt hồ sơ thiết kế và hồ sơ thầu đối với hợp
phan 2 phải thông qua từ PIU2, tới ban QLDA, tới sở xây dựng hoặc đơn vi có liên
quan.
Ban quản lý dự án vẫn chưa xây dựng được đội ngũ cán bộ có đủ năng lực để
làm công tác dau thầu lựa chọn chủ đầu tư các dự án.
Việc năm bắt thông tin, nghiên cứu công tác chuẩn bị đầu tư của các dự án còn chậm, tổ chức triển khai các dự án còn lúng túng do thiếu kinh nghiệm khi quản lý dự án được tài trợ vốn từ hai tổ chức khác nhau.
ô+ Cơ hội và những điờu kiện thuận lợi của ban quản lý dự ỏn:+,
58
Tính phù hợp của dự án: Theo chiến lược và lộ trình của ADB đối với lĩnh vực đô thị (2010) đã đề xuất phát triển các thành phó và thị xã thứ cấp trở thành trung tâm kinh tế khu vực nhằm thúc đây phát triển cân bằng khu vực và tăng cường mối liên kết nông thôn — thành thi, bao gồm ưu tiên nâng cấp và mở rộng cơ sở hạ tầng đô thị như cấp nước, vệ sinh môi trường. xử lý nước thải, quản lý chất thải rắn,
được hỗ trợ bởi các quy định thê chế rõ ràng và xây dựng năng lực địa phương cần thiết. Bởi vay, dự án mang tính phù hợp với chương trình chiến lược quốc gia của ADB đặt ưu tiên hàng đầu cho phát triển đô thị bền vững và phát triển cân bằng khu
vực.
Tiềm năng của dự án rất lớn ví dụ như du lịch, công nghiệp, nông nghiệp nhờ có nguồn tài nguyên thiên nhiên phong phú và các di sản văn hóa da dang, các nhu cầu về co sở hạ tang, thành phố đòi hỏi nhiều sự đầu tư tổng thé về co sở hạ tang nhằm đem lại lợi ích thiết thực nhất từ những thay đổi quan trọng trong khu vực trong vòng 15 năm tới để hướng đến xây dựng một thành phố đáng sống.
Các cán bộ quản lý hệ thống cấp nước và XLNT đều có thể tiếp cận vào
mạng lưới “hỗ trợ lẫn nhau” với những cán bộ quản lý tại các công ty cấp nước khác nơi cũng có thiết bị tương tự và có thé hỗ trợ giải quyết van đề khi có hỏng hóc. Tiếp cận với các đại lý trong nước của các thiết bị được lắp đặt (đặc biệt là các thiết bị nhập khâu từ nước ngoài) sẽ giúp tránh được việc phải chờ đợi trong thời
gian đài khi thiết bị gặp phải trục trặc lớn.
Ban quản lý dự án từng bước xây dựng và khăng định được mình trong quá trình thực hiện các dự án đầu tư và được người dân tin tưởng..
Ban quản lý dự án cũng gặp một số thuận lợi trong việc thực hiện đầu tư như đối với một số dự án Ban quản lý đã không phải thực hiện việc đền bù và giải phóng mặt bằng, việc xin giấy phép xây dựng hay là xin giao đất và cho thuê đất.
s* Những thách thức và khó khăn đối với ban quản lý dự án:
Sự chồng chéo về trách nhiệm giữa PIU, các phó giám đốc PPMU, CMC và
thậm chí cả PSC là một van dé cụ thé trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Các nhà cung cấp thiết bị đã cung cấp số tay vận hành và bảo trì của các loại thiết bị khác nhau được lắp đặt. Tuy nhiên, một vài quan ngại về hoạt động lâu dài của hệ thống điều khiển giám sát và thu thập đữ liệu SCADA tại hệ thống XLNT và tuyến cống bao (mặc dù việc sử dụng phần mềm khi vận hành tuyến cống bao hay trạm XLNT là không cần thiết). Đây là hệ thống phần mềm mới. nên việc sử dụng
59
sẽ gặp khó khăn do chưa quen, sẽ mất thời gian tìm kiếm các đơn vị hỗ trợ địa phương vì có thể không đủ khả năng xử lý.
Cung cấp đầy đủ nguồn cấp nước sạch là một ưu tiên xã hội lớn của các cấp ban ngành của tỉnh, do đó khó có thể từ chối việc phải trợ cấp thỏa đáng cho công ty cấp nước Thanh Hóa dé hoạt động các trang thiết bi. Hơn nữa XLNT sẽ liên quan đến các chỉ phí gia tăng phát sinh cho Công ty môi trường đô thị vốn đang phụ thuộc chủ yếu vào nguồn trợ cấp.
Các nhà máy xử lý nước thải tại hai bệnh viện có nguy cơ không được sự quan
tâm chú ý của ban lãnh đạo bệnh viện. Các nhà máy sẽ phải chịu các chi phí bổ sung mặc dù không lớn. Theo mặc định, nhà máy sẽ tiếp tục duy trì các hoạt động như một loại bễ tự hoại.
Những phân tích trên theo mô hình SWOT có thể giúp thấy rõ những điểm mạnh , điểm yếu, cơ hội, thách thức mà ban quản lý dự án đang gặp phải trong việc quản trị điều hành công tác quản lý dự án đầu tư. Trên cơ sở phương hướng hoạt động của ban quản lý dự án và những phân tích trên, tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm phát huy tối đa những điểm mạnh , tận dụng cơ hội cho sự phát triển của BQLDA, mặt khác cũng khắc phục được một số yếu kém và khó khăn giúp
BQLDA vững bước đi lên.
2.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án
2.2.1 Các giải pháp nâng cao hiệu qua quan lý theo giai đoạn
2.2.1.1 Giải pháp đối với công tác chuẩn bị dau tư e_ Chuẩn bị kỹ lưỡng cho công tác lập kế hoạch:
Vì công tác lập kế hoạch dự án giữ vai trò vô cùng quan trọng trong công tác
quản lý dự án. Một dự án thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào công tác
lập kế hoạch, kế hoạch dự án là cơ sở đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án. Là căn cứ dé dự toán tổng ngân sách cũng như chi phí cho từng công việc của dự án, là cơ sở dé các nhà quan lý dy án điều phối nguồn lực và quản lý theo đúng tiến độ các công việc dự án, giảm thiểu độ rủi ro không thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn nhân lực và những hiện tượng tiêu cực, và kế hoạch dự án cũng là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiễn trình thực hiện dự án về mặt thời gian, chi phí, chất lượng...
e_ Chuẩn bị tốt công tác đấu thầu:
60
Phải thực hiện đúng quy trình, làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư, thiết kế dự toán, xây dựng giá chuan dé làm căn cứ tổ chức đấu thầu một cách hiệu quả. Đồng thời chấn chỉnh lại các tổ chức tư nhân nhận thầu xây lắp, cung ứng vật tư thiết bị, các tổ chức tư vấn nhằm đảm bảo khả năng tham gia đấu thầu của các nhà thầu phù
hợp với năng lực và kỹ thuật và tài chính của mình.
Đối với công tác chỉ định thầu, cần thực hiện lập thiết kế kỹ thuật và tong dự toán thật chính xác, sau đó lựa chọn những nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm và uy tín dé thực hiện thi công dự án. Tránh trường hợp chỉ định các nhà thầu không đủ năng lực mà do quen biết hoặc qua hình thức hối lộ để được làm chủ thầu.
Tăng cường công tác thanh tra, giám sát chặt chẽ công tác đấu thầu đồng thời xử phạt thật nghiêm minh đối với các tổ chức, cá nhân có hoạt động sai trái với quy định của Nhà nước trong quy chế đầu tư và xây dựng.
e Coi trọng công tác đánh giá dự án:
Vì đây chính là quá trình phân tích một cách hệ thống và khách quan các kết quả, mức độ hiệu quả và các tác động, mối liên hệ của dự án trên cơ sở các mục tiêu đặt ra. Đánh giá dự án sẽ cho phép đánh giá lại tính cần thiết của dự án. xác định lại tính khả thi, hiện thực của dự án, đánh giá tính hợp lý hợp pháp của dự án nhằm làm
rõ thực trạng diễn biến của dự án, những điểm mạnh, điểm yếu những sai lệch, mức
độ rủi ro của dự án trên cơ sở đó có biện pháp quản lý phù hợp, xem xét tính khoa
học hợp lý của các phương pháp được áp dụng trong việc xây dựng và triển khai dự
án.
2.2.1.2 Giải pháp đối với công tác thực hiện dau tư
Các hoạt động tái định cư và đền bù cần phải được ưu tiên giải quyết nhanh chóng đối với các dy án trong tương lai.
Đối với công tác thu hồi đất, cần phải lưu ý rằng nguồn kinh phí và kế hoạch thiết lập cho dự án có thể chưa thỏa đáng. Các yêu cầu ngân sách cho chỉ phí đất đai và thời gian để thu hồi đất nên được xem xét, cân nhắc dé điều chỉnh ngân sách và khung thời gian cần thiết cho công tác thu hồi đất, cũng như thiết lập một lộ
trình giải quyết các vấn đề đất đai sớm. Sự theo dõi, hỗ trợ thêm nữa cũng là cần thiết dé xử lý các van đề được xem là đã giải quyết, tuy nhiên sau đó lại quay trở lại vì nhiều lý do.
61
Trong quá trình thi công xây lắp công trình cần cung cấp đầy đủ các vật liệu cần thiết cho dự án, khuyến khích và tạo điều kiện cho đơn vị thi công áp dụng công nghệ mới, quy trình và phương pháp thi công tiên tiến.
Xây dựng cơ chế:
+ Cần tăng cường hiệu lực quản lý về điều kiện hành nghề của tư vấn giám sát, quy định, kiểm tra, giám sát của cục giám định và quản lý chất lượng công trình. Nghiên cứu có thêm chế tài mạnh mẽ hơn nữa để các chủ đầu tư thực hiện nghiêm túc công tác giám sát đánh giá đầu tư, gắn báo cáo với giám sát tại chỗ. Báo cáo giám sát đầu tư phải thực chất đi sâu vào phân tích nguyên nhân của các vướng mắc, tránh tình trạng báo cáo hình thức, đối phó cho qua chuyện.
Công tác quản lý giám sát quá trình triển khai thực hiện dự án đòi hỏi được thực hiện một cách thường xuyên và theo dõi sát sao bằng các công cụ quản lý hiệu quả nhằm phục vụ cho việc quản lý tiến độ thời gian đảm bảo theo yêu cầu kế
hoạch, giữ cho chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt va phát hiện kip thời
những tình huống bat thường xảy ra và đề xuất biện pháp giải quyết.
2.2.1.3 Giải pháp đối với công tác vận hành các kết quả dau tư
Trong giai đoạn nghiệm thu hiệu chỉnh bàn giao công trình đơn vi thi công
và cơ quan tư vấn thiết kế phải trực tiếp làm công tác nghiệm thu khối lượng và chất
lượng từng hạng mục công trình, từng công việc phải hoàn thành phải có biên bản
nghiệm thu và phải được chủ nhiệm dự án phê duyệt mới làm công việc tiếp theo.
Đến giai đoạn vận hành công trình thì không thuộc thâm quyền quản lý của ban nữa, tuy nhiên ban vẫn phải tiến hành các công việc bảo hành công trình trong một thời gian cụ thể, phản ánh đầy đủ kịp thời trung thực, khách quan các nội
dung giám sát, đánh giá đầu tu, đề xuất kiến nghị kịp thời cụ thé và có tính khả thi.
Trên cơ sở kết quả của việc đánh giá dự án, cán bộ quản lý dự án sẽ rút ra
được những kinh nghiệm, bài học quý giá và đề xuất được các biện pháp hữu hiệu
cho công tác quản lý những dự án sau.
2.2.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý theo các lĩnh vực của dự án
Dé thuận lợi cho việc quản lý người ta thường quản lý các dự án theo từng nội dung của dự án. Ba nội dung quản lý dự án chủ yếu là: quản lý tiến độ thời gian dự an, chất lượng và chi phí dự án. Mặc dù ban quản lý đã xây dựng các quy trình quản lý từng nội dung trên một cách khá cụ thể nhưng vẫn còn nhiều bất cập. tồn tại. Do vậy để nâng cao hiệu quả quản lý dự án đầu tư trước hết công ty phải có các
giải pháp cụ thê nâng cao hiệu quả quản lý các nội dung cơ bản của dự án như sau: