CHUONG I: THUC TRẠNG HOAT DONG DAU TƯ PHÁT TRIEN TẠI
1.2.5 Công tác quan lý hoạt động đầu tư tại công ty cô phần thương mại miền
1.2.5.1. Các phòng ban tham gia công tác quản lý hoạt động dau tư phát triển
Bảng 1.5 nhiệm vụ quản lý hoạt động dau tư của các phòng ban
Các phòng ban Nhiệm vụ
Hội đồng quản trị Phê duyệt và điều chỉnh chủ trương đầu tư Ban tong giám đốc Dé ra phương hướng và chủ trương đầu tư
phòng kế hoạch- Dau tu [ Quản lý , tư van thiết kê, phát trién ý tưởng đâu tư
Phòng kế toán- tài chính Lập chứng từ về sự vận động của các tài sản trong
hoạt động đầu tư
Phòng tổ chức-Hành chính | Giải quyết công tác hành chính, lưu trữ tài liệu
Các ban quản lý dự án và | Nghiên cứu trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư và
đơn vị trực thuộc thực hiện dự án
Nguồn .Tác giả tự tổng hợp
Hoạt động đầu tư được coi là 1 trong những hoạt động quan trọng nhất của công ty, nó quyé tđịnh hướng đi của công ty trong mỗi giai đoạn cụ thé. Vì vay, dé
có thể đạt được hiệu quả trong công tác đầu tư cần có sự tham gia phối hợp thực
hiện một cách chặt chẽ của các phòng ban trong công ty.
Hội đồng quản trị: phê duyệt và điều chỉnh chủ trương cũng như phương hướng trong các dự án đầu tư.
Ban Tổng giám đốc: đề ra phương hướng và chủ trương trong các hoạt động đầu tu, vai tròcủa Ban Tổng giám đốc là rất quantrong trong công tác đầu tư. Chuẩn
bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của Công ty phục vụ hoạt động
quản lý dài hạn, hàng nămvà hàng tháng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh.
Phòng Ké hoach-Đẩu tu: Quản lý tư van thiết kế phát triển ý tưởng đầu tư, tham gia Hội đồng đấuthầu hoặc lựa chọn nhàthầu tư vấn của Công ty, lập tiễn độ, kế hoạch triển khaicác dự án; đề xuất ý tưởng, phân tích đề xuất, lựa chọn phương
án đầu tư, hợp tác đầu tư với các đối tác.Xây dựng phươngán đầu tư phát triển và là đầu mối thực hiệncác nghiệp vụ trong lĩnh vực: đầu tư tài chính, đầu tư xây dựng và
kinh doanh cơ sở hạ tầng. nhà ở. văn phòng...
Quách Hà Trang Kinh tế dau tư 54C
Chuyên đề thực tập 39 GVHD: TS. Trần Thị Mai Hương
Phòng Kế todn tài chính: Chịu tráchnhiệm ghi chép, phan ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có. lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong
công tác quản lý dự án.
Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm giải quyết công tác hành chính,
lưu trữ tài liệu.
Các Ban quản lý dự án và các đơn vị trực thuộc sẽ phối hợp trong các công tác nghiên cứu cơ hội đầu tư, nghiên cứu tiền khả thi, nghiên cứu khả thi, thực hiện
dự án...
1.2.5.2.Quy trình quản lý dự án đầu tư
Đối với hoạt động dau tư theo dự án: Công ty thành lập ban quản lý dự án bao gồm 1 giám đốc 1 phó giám đốc va bộ phận kế hoạch kỹ thuật và bộ phận kế
toán tài vụ
Ban quản lý được hình thành nhằm thực hiện nhiệm vụ do chủ đầu tư ( công ty) giao cho, sử dụng tư cách pháp nhân của chủ đầu tư dé tổ chức thực hiện dự án,
hoạt động theo quy chế do chủ đầu tư ban hành, chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật theo nhiệm vụ và quyền hạn được giao.Ban quản lý được thành lập nhằm đảm bảo cho dự án thực hiện đúng tiến độ, chất lượng và tiết kiệm chi phí
Công tác quản lý các dự án đầu tư phát triển tại công ty theo dự án được thực
hiện theo quy trình sau
Quách Hà Trang Kinh tế dau tư 54C
Chuyên đề thực tập 40 GVHD: TS. Trần Thị Mai Hương
Bảng 1.6 Quy trình quản lý hoạt động đầu tư theo dự án
Giám đốc, phó giám đốc
Bộ phận kế hoạch — Kỹ thuật
Bộ phận kế toán- Tài vụ |
Giam Doc
Tùy thuộc vào du án được giao Giám
đốc của ban quản lý dự án thực hiện
phân công công việc và nhiệm vụ cho bộ
phận kế hoạch kỹ thuật và kế toán tài vụ.
Phó giám đốc thực hiện giải quyết các
công việc khi giám đôc văng mặt
|
Lập tờ trình giám đốc nêu rõ phương thưc thức thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư cụ thé cho dự án.
|
Phê duyệt
Lập tổng dự toán gửi ban kế toán- Tài vụ
xem xét
Kiêm tra xác nhận bảng dự toán và trình giám đôc phê duyệt
Phê duyệt bang tổng dự toán|
Hoan tat thủ tục dé triển khai dự án.
Quách Hà Trang Kinh tế dau tu 54C
Chuyên đề thực tập 4] GVHD: TS. Tran Thi Mai Hương
Tham mưu ký kết hợp đồng với các đơn
vị thi công, tư vấn thiết kế, tư van giám sát với ban quản lý dự an.Tién hành triển
khai dự án
Bộ phận kế hoạch- Kỹ thuật
Nghiệm thu công trình và giải quyết các vấn đề còn tồn đọng và ban giao cho
tong giám đốc công ty Giám Đốc
Nguôn: Tác giả tự tổng hợp
Cụ thể quy trình quản lý được thể hiện rõ như sau:
a. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư:
Nghiên cứu cơ hội ĐT => Nghiên cứ tiền khả thi => Nghiên cứu khả thi=>
Lập dự án đầu tư
> Nghiên cứu cơ hội đầu tư
Việc đi đầu tư xây dựngvào những dự án sẽ đem lại lợi ích lớn cho công ty, với thời gian thu hồi vốn không lớn. các chi phí phát sinh nhỏ sẽ đem lại lợi nhuận và nguồn vốn đầu tư cho các dự án khác sớm. Nghiên cứu phát hiện cơ hội đầu tư có vai trò rất quan trọng trong việc tạo động lực ban đầu, định hướng cho đầu tư và có tính quyết định trong việc chớp lấy thời cơ để đầu tư SXKD.
Khi nhìn thấy coco hội đầu tư Ban Tổng giám đốc công ty sẽ thông nhất đề ra chủ trương và phương hướng dé dau tư. sau đó giao cho ban quản lý dự án chuẩn bị tài liệu và văn bản trình #ội đồng quán trị công ty phê duyệt chủ trương đầu tư.
Phòng Phòng ké hoạch-kỹ thuật lập tờ trình giám đốc quản lý dự án nêu rõ phương thức thực hiện,công tac chuẩn bị đầu tư cụ thể cho dự án.
> Nghiên cứu tiền khả thi
Quách Hà Trang Kinh tế đầu tu 54C
Chuyên dé thực tập 42 GVHD: TS. Trần Thị Mai Hương
Đầu tiên Cán bộ phòng Kế hoach- kỹ thuật sẽ di thăm dò thị trường hoặc làm việc cụ thể với các bên liên quan, xem xét nhu cầu thực sự của thị trường hoặc bên đối tác dé đưa ra đánh giá: Lấy ví dụ với công trình thực hiện 1 dự án văn phòng cho thuê thì cán bộ phòng Kế hoach- kỹ thuật sẽ xem xét với tình hình của khu vực thì đầu tư thực hiện bây giờ có phù hợp không, đáp ứng được nhu cầu thuê văn phòng của các đoanh nghiệp như thế nào...
Tiếp đó Phòng Kế hoạch-kỹ thuật sẽ tiến hành xác định vốn đầu tư dự án bao nhiêu, công trìnhcần xây dựng như thế nao, thiết bi cần mua ra sao, nhân lực phục vụ đầy đủ không? mức vốn và chỉ phí bỏ ra thế nào... Bước đầu xác định được hiệu
quả mà dự án mang lại.
> Nghiên cứu khả thi
Các cán bộ phòng Kế hoạch-kỹ thudtsé dé thực hiệnnghiên cứu khả thidé đưa ra những kết luận xác đáng về các vẫn déctia dự án bang số liệu đã được tính toán cần thận.chỉ tiết, các phương án kĩ thuật, tiến độ thi công trước khi quyết định đầu
tư chính thức.
- Dựa trên mục tiêu chiến lược phát triển của công ty cổ phần thương mại miền núi Thanh Hóa, tình hình năng lực hiện có của Tổng công ty dé nêu ra những căn cứ
cần thiết phải đầu tư.
- Lựa chọn hình thức đầu tư: Chủ yếulà hình thức đầu tư trực tiếp. đầu tư
nâng cao năng lực cạnh tranh.
- Phòng Kế hoạch-Kỹ thuật sẽ đưara phương án giải phóng mặt bang, trong đó bao gồm của những chi phí giải phóng mặt bằng đã được cán bộ kế toán tính toán.
Và cán bộ phòng Kế hoach- kỹ thuật sẽ lựa chọn phương án kỹ thuật tối ưu;
đưara những khảo sát địa hình, địa chất; bản vẽ thiết kế sơ bộ. các thiết bị cần sử dụng trong dự án. Các biệnpháp bảo hộ lao động, bảo về môi trường. an ninh cũng được tính toán can thận.
- Việc bố trí nhân sự sẽ được phòng Kế hoạch —kÿ thuật & phan công cụ thể.
- Phòng kế foán - tài vụ xác định rõ khả năng tài chính của Công ty, kết hợp với phòng kế hoạch — kỹ thuật phân tích hiệu quả mà dự án sẽ đem lại thông qua các
chỉ tiêu NPV, IRR, thời gian thu hồi vốn dé đưa ra số liệu chính xác.
Quách Hà Trang Kinh tế dau tư 54C
Chuyên đề thực tập 43 GVHD: TS. Tran Thi Mai Huong
Cuối giai đoạn nàyphòng Kế hoạch-kỹ thuật sẽ tổnghợp thành báo cáo nghiên
cứu khả thi trình giám đốc dự án sau đó giám đốc dự án trình để từ đó Ban Tổng giám đốc có căn cứ chỉ tiết xem đề phê duyệt báo cáo nghiên cứu tiền khả thi.
> Lập dự án đầu tư
Cuối cùng phòng kế hoach- kỹ thuật sẽ lập dự án đầu tư gửi giám đốc ban quản lý dự án phê duyệt sau đó giám đốc gửi tổng giám đốc và hội đồng quản trị phê duyệt có nên đưa ra quyết định đầu tư không và trình Hội đồng quản trị sẽ sẽ phê duyệt phương an đầu
b. Giai đoạn thực hiện dau tư
Công ty đã có một ban quản lý dự án dé thực hiện công cuộc đầu tư một cách hiệu quả. Đâylà giai đoạn quan trọng của một dựán xây dựng nên yêu cầu công việc của ban quản lý dự án nhiều hơn và gắn liền với dự án hơn. Cụ thé bao gồm:
> Chuẩn bị các thủ tục còn lại dé triển khai dự án
Thực hiện tư van thiết kế cho dự án: Do phòng kế hoạch- Kỹ thuật thực hiện, các cán bộ này sẽ cho thay những điểmmạnh và điểm yéutrong thiết ké và thi công dự án qua
đó phát huy điểm manhva hạn chế diémyéu của dự án trong thiết kế va thi công.
Bên cạnh đó là phối hợp với giám đốc dự án xem xét kiểm tra các thông số dự án một cách thường xuyên và liên tục đồng thời cùng ban giám đốc dự án có các
phương pháp xử lý kip thời.
> Quản lý quá trinhthi công xây lắp công trình:
Sau khi tiếp nhận bàn giao mặt bằng dự án trong quá trình thực hiện dự án các
cán bộ trong ban quản lý dựán sẽ thực hiệncác công việc: Giám sát các hạng mục
côngtrình của dự án trong quá trình thực hiện có theo kế hoạch đã định hay không;
phối hợp với đội ngũ tư vấn giám sát thực hiện giám sát công trình nhằm thực hiện các khâu của dự án không sai khác nhiều với kế hoạch và các công trình đuợc thực hiện đúng nhất; Theo dõi chất lượng của dự an, khối lượng và tiến độ thi công công
trình, chi phí an toàn và vệ sinh môi trường thi công của dự án; nghiệm thu các hạng mục nhỏ trong công trình
> Nghiệm thu, bàn giao công trình
Việc nghiệm thu công việc, nghiệm thu công trình do giám đốc dự án thực
Quách Hà Trang Kinh tế đầu tư 54C
Chuyên đề thực tập 44 GVHD: TS. Trần Thị Mai Hương
hiện. Sau đó bàn giao cho ban tổng giám đốc giả iquyết được những vấn đề còn tồn
đọng. Những thiếu sót sẽ được sửa chữa và bổ sung một cách kịp thời. Quá trình vận hành thử dự án cũng giúp kiểm định chất lượng dự án. Dự án hoặc giai đoạn
được nghiệm thu khi đã cơ bản hoàn thành các công việc, đảm bảo an toán, khả
năng vận hành bình thường với các yêu cầu thiết kế sẽ được đem bàn giao và đưa
vào sử dụng.
> Quyết toán vốn đầu tư
Phòng kế hoach- kỹ thuật phải tập hợpvà lưu giữ tấtcả hồ sơ liên quan đến dự án: Sau khi hoàn thành dự án. giao lại toàn bộ hồ sơ cho Phòng /ổ chức - hành
chính. Những khoanchi phí phat sinh làm tang chi phí của toàn bộ dự án. Ban quan
lý dự án là bộ phận chịu trách nhiệm và làm chủ trì tiến hành thanh quyết toán với
chủ đầu tư. Việc phê duyệt quyết toán hoàn thành dự án cuối cùng sẽ được cơ quan có thâm quyền quyết định.
C.Kiém tra, đánh giá hoạt động đâu tu.
Sau khi vận hành khai thác kết quả đầu tư công tác kiểm tra. đánh giá được thực hiện ở giai đoạn cuối cùng của chu kỳ dự án để đưa ra kết luận về công tác đầu tư. Các dự án tại công ty là các dự án đầu tư xây dựng cơ ban, mua sắm máy móc.
thiết bị tồn tại suốt thời gian hoạt động của công ty do đó khâu kiểm tra đánh giá dự
án phải tiền hành hàng năm.
Đối với những dự án đầu tư xây dựng cơ bản việc kiểm tra, đánh giá chỉ tiết được thực hiện thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện dự án với các hạng mục công việc nhỏ. Vào giai đoạn cuối cùng của chu kỳ dự án các cán bộ kiểm tra thuộc phòng Kế Hoach- Kỹ thuật sẽ xem dự án có thành công trong việc duy trì mục tiêu đặt ra hay không? Nếu không thì do nguyên nhân cụ thể nào? Khâu thiết kế hoặc quá trình thực hiện dự án sẽ được hoàn thiện như thế nào?. Kết quả đánh giá, cán bộ
đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu, thành công và thất bại của hoạt động đầu tư.
Sau đó tổng hợp. báo cáo trình Tổng giám đốc xem xét.
Đối với những dự án mua máy móc thiết bị thì công tác kiểm tra lại càng quan trọng máy móc sau khi mua về sẽ được cán bộ kỹ thuật tiến hành chạy thử nghiệm thu để kiểm tra tính ôn định, phát hiện sai sót...để có thé điều chỉnh kịp thời. Sau khi được kiểm tra kĩ lưỡng máy móc được đưa vào sử dụng 1 cách nhanh chóng dé
Quách Hà Trang Kinh tế dau tư 54C
Chuyên đề thực tập 45 GVHD: TS. Tran Thị Mai Hương
có thể phát huy ngay tác dụng.
Đối với hoạt động đầu tư không phân theo dự án
Bảng 1.7 Quy trình Quản lý hoạt động dau tw không theo dự an
Phát hiện .nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư
| |Lập kế hoạch đầu tư gửi phòng kế toán
tài chính
|
Kiểm tra xác nhận kế hoạch dau tư và
| Tổng giám đốc |
Faodg Ke tesa dung trình ban tống giám đốc công ty
|
Kiểm tra sự phù hợp của kế hoạch đầu
Tổng giám độc tư và ra quyết định phê duyệt
Hoàn tat thủ tục để thực hiện kế hoạch|
Nghiệm thu kết quả dau tư và giải quyết|
Phòng kề hoạch dau tư
Ban tổng giám đốc
đầu tư
các vân đê còn tôn đọng
Nguôn :Tác giả tự tổng hợp
Quách Hà Trang Kinh tế dau tư 54C
Chuyên đề thực tập 46 GVHD: TS. Tran Thị Mai Hương
Đối với các hoạt động đầu tư phát triển không theo dự án như hoạt động đầu
tư phát triển nguồn nhân lực và hoạt động đàu tư trong lĩnh vực marketing công ty
có quy trình quản lý riêng và đơn giản hơn những hoạt động đầu tư theo dự án. Sau
đây là quy trình quản lý cụ thể
> Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Khi phát hiện ra sự cần thiết phải đầu tư tổng giám đốc sẽ giao cho phòng kế hoạch đầu tư tìm phương thức, phân chia nội dung dau tư và chi phí ...và lập thành bản kế hoạch đầu tư gửi phòng kế toán tài chính xem xét và phê duyệt. Sau khi phòng kế toán tài chính kiểm tra thấy sự phù hợp trong nội dung và chỉ phí đầu tư
sẽ tiếp tục gửi tổng giám đốc kiểm tra tính hợp lý và tính khả thi của kế hoạch đầu
tư va ra quyết định chỉnh sửa kế hoạch hoặc phê duyệt kế hoạch đầu tư.
> Giai đoạn thực hiện đầu tư
Sau khi bản kế hoạch đầu tư được phê duyệt tổng giám đốc sẽ giao lại cho phòng kế hoạch đầu tư chuẩn bị thực hiện kế hoạch đầu tư.Phòng kế hoạch đầu tư tiếp tục giải quyết các thủ tục còn liên quan với bên phối hợp thực hiện. thống nhất địa điểm cho hoạt động đầu tư và cùng với các phòng ban như tài chính kế toán cung cấp tài chính và các phòng ban có liên quan điều chuyền lao động đề thực hiện kế hoạch đầu tư .Sau một thời gian hoạt động đầu tư phòng kế hoạch đầu tư sẽ phối hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra xem xét các vấn đề còn vướng mắc và
giải quyết một cách kịp thời
> Kiểm tra, đánh giá hoạt động đầu tư
Kết thúc hoạt động đầu tư :Phong kế hoạch đầu tư va các phòng ban có liên quan tông hợp lại kết quả và hiệu quả mà hoạt động đầu tư đã mang lại trình tổng giám đốc xem xét. Sau đó gửi phòng tổ chức- Hành chính lưu giữ hồ sơ
1.3.Đánh giá thực trạng
1.3.1.Kết quả, hiệu quả hoạt động đầu tư phát triển tại Công ty Cô phần thương mại miền núi Thanh Hóa
1.3.1.1.Két quả của hoạt động đầu tư phát triển
> Tài sản có định huy động
Quách Hà Trang Kinh tế dau tu 54C