2. Tình hình thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở CN công ty cổ phần sà
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng: TK 91 1 Xác định kết quả
2.2.2.3. Quy trình kế toán.
Cuối tháng sau khi đã chạy tổng hợp hàng hóa, tính giá trung bình cho hàng hóa xuất bán, kế toán vào phần hành kế toán tổng hợp, chạy tổng hợp số liệu kế toán và thực hiện các bút toán kết chuyển tự động đã được định khoản sẵn, cụ thể như sau: a. Nợ TK 511: 790 982 000 Có TK 911: 790 982 000 b. Nợ TK 911: 655 000 040 Có TK 632: 790 982 000 c. Nợ TK 911: 30 903 000 Có TK 642: 30 903 000 d. Nợ TK 911: 26 269 740 Có TK 821: 26 269 740
Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, dữ liệu sẽ được máy tự động chuyển vào sổ chi tiết tài khoản 911, kế toán xem báo cáo sổ chi tiết tài khoản này và chọn bút toán kết chuyển tự động cuối cùng đã được định khoản sẵn:
- Nếu kết quả bán hàng lãi: (Trong ví dụ này kết quả lãi) Nợ TK 911: 78 809 220
Có TK 421: 78 809 220
- Nếu kết quả bán hàng lỗ: Nợ TK 421
Có TK 911
Dữ liệu sau khi chạy các bút toán kết chuyển tự động sẽ được máy chuyển vào sổ cái TK 911, số cái tài khoản 421.
Biểu 19
Các tài khoản
TK 911 (Tháng 8/2010)
Đơn vị: Đồng
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
31/08 KC doanh thu thuần 511 790 982 000
31/08 KC giá vốn hàng bán 632 655 000 040 31/08 KC chi phí QLDN 642 30 903 000 31/08 KC chi phí thuế TNDN 821 26 269 740 31/08 Lợi nhuận từ H§ bán hàng 421 78 809 220 Cộng 790 982 000 790 982 000
Biểu 20:
sổ cái tài khoản 421
Tên đơn vị: CN Công ty Cổ phần Sài Gòn phụ tùng « tô
Địa chỉ: 460XD Dèng ĐA - HN Điện thoại:0437763584
sổ kế toán chi tiết
Tên tài khoản: Lãi năm nay Số hiệu: 421
Đơn vị: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK §¦ Số phát sinh Số dư
Số Ngày Nợ Có Nợ Có Tháng 08/10 Số dư đầu kỳ 84785400 31/08 K/c kết quả lãi KD - Lãi T08/ 2010 911 78809 220 421 78809 220 Cộng phát sinh Lãi
Biểu 21:
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH
STT Chỉ tiêu Mã Số năm nay
(1) (2) (3) (5)
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01
790,982,000
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02
-
3
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10=01-02) 10 790,982,000 4 Giá vốn hàng bán 11 655,000,040 5
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
(20=10-11) 20
135,981,960 6 Doanh thu hoạt động tài chính 21
-
7 Chi phí tài chính 22
-
- Trong đó: Chi phí lãi vay
23
-
8 Chi phí quản lý kinh doanh 24
30,903,000 9
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
(30=20+21-22-24) 30 105,078,960 10 Thu nhập khác 31 - 11 Chi phí khác 32 - 12 Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 -
(50=30+40)
105,078,960 14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51
26,269,740 15
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(60=50-51) 60
78,809,220
Chương 3.
một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1. nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và xác định kết quả tại CN công ty cổ phần sài gòn phụ tùng «t«
Mặc dù là một CN công ty Cổ phần mới thành lập,CN Công ty Cổ phÇnSµi Gòn Phụ tùng « tô đã và đang chứng tỏ được những bước đi đúng đắn của mình trên con đường phát triển, tuy còn gặp nhiều khó khăn như nền kinh tế thị trường luôn chứa ẩn những biến động và thách thức, cạnh tranh là quy luật tất yếu vì cạnh tranh là để sống và muốn sống được, phát triển được thì phải cạnh tranh. Lãnh đạo Công ty trong những năm qua đã liên tục đổi mới phương thức quản lý, lãnh đạo để phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế, vạch ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời góp phần đưa Công ty tiến những bước xa hơn trên con đường hội nhập vào thị trường.
Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn. Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế, Công ty đã hiểu được “Bán hàng là sức sống”, cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của Công ty đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng và xác định kết quả.
Là một Công ty thương mại, do vậy công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm đóng vai trò quan trọng. Làm sao để bán được nhiều hàng và lượng hàng tồn kho là thấp nhất, từ đó tăng vòng quay của vốn là vấn đề luôn được lãnh đạo Công ty xem xét và nghiên cứu. Bộ máy kế toán bán hàng nói chung và kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh nói riêng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu giúp giám đốc trong công tác kiểm tra, giám sát từng loại hàng hóa bán ra, hạn chế tới mức thấp nhất sự thất thoát hàng hóa, tính đúng đắn các khoản chi phí
phát sinh từ đó cung cấp những thông tin trung thực, đầy đủ về tình hình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh.
Cùng với sự phát triển của Công ty, trình độ quản lý của Công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng đến vấn đề khâu nhập xuất dự trữ hàng hóa một cách hợp lý, tiết kiệm chi phí, nhằm hạ giá thành tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ.
Kế toán hàng hóa ghi chép tình hình biến động hàng hóa được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hóa. Hệ thống kế toán hàng hóa ghi chép rõ ràng đầy đủ, chính xác và hợp lý, phân loại hàng hóa: Công ty đã lập được hệ thống mã số cho từng chủng loại hàng hóa để phòng kế toán và các phòng ban có thể sử dụng được thống nhất, tránh nhầm lẫn trong việc quản lý hàng hóa.
Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách khách hàng đến mua hàng và thanh toán ngay. Công ty còn có hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến hàng trước và thanh toán sau. Chính điều này đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm rất nặng nề, mặc dù nhờ quản lý trên máy và theo mã khách hàng, nhưng kế toán công ty vẫn phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi một số lượng tài sản khá lớn của mình vẫn còn đang trong quá trình thanh toán. Công ty đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp, từ mềm dẻo đến cứng rắn để thu hồi nợ. Các biện pháp đó phải đảm bảo cả hai nguyên tắc: Lợi ích của Công ty không bị vi phạm đồng thời không bị mất bạn hàng. Cơ chế bán hàng của Công ty là cơ chế mở, luôn coi “Khách hàng là thượng đế”. Do đó khách hàng đến mua hàng được phục vụ tận tình chu đáo.
Xuất phát từ đặc điểm công tác bán hàng,CN Công ty Cổ phần Sài Gòn phụ tùng « tô đã vận dụng linh hoạt lý luận kế toán vào thực tế , cùng với phần mềm kế toán “Fast” phản ánh chính xác doanh thu bán hàng. Nghiệp vụ bán hàng của Công ty xảy ra từng ngày, từng giờ nhưng Công ty đã làm tốt việc theo dõi tình hình thanh toán của từng hóa đơn. Đây là kết quả của quá trình làm việc cần cù sáng tạo và trách nhiệm của bộ phận kế toán.
Kế toán bán hàng ghi chép tình hình biến động hàng hóa được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hóa. Hệ thống kế toán hàng hóa ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác và hợp lý, phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu quả cao trong hạch toán hàng hóa.
Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu của Công ty đề ra: Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý rõ ràng, dễ hiểu.
Có thể điểm qua một số nét nổi bật trong công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty nh sau:
- CN Công ty Cổ phần Sài Gòn phụ tùng « tô hoạt động trong lĩnh vực mới phát triển và có nhiều khách hàng tiềm năng.
- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty sử dụng mọi hóa đơn, chứng từ theo đúng mẫu và hướng dẫn của Bộ tài chính. Bên cạnh đó, Công ty còn sử dụng một hệ thống danh mục chứng từ riêng do Công ty quy định và việc luân chuyển chứng từ được tổ chức hoàn toàn trên máy. Điều này rất thuận lợi cho kế toán trong việc xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời nhất cho các đối tượng cần sử dụng thông tin.
- Các sổ sách dùng trong quá trình hạch toán doanh số bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nhìn chung là rõ ràng, đầy đủ phản ánh được một cách chi tiết cho từng nhóm hàng.
- Trong kế toán hàng hóa: Hàng hóa nhập, xuất trong Công ty đều được cập nhật trên máy, khi có nghiệp vụ mua hàng hoặc bán hàng phát sinh máy sẽ tự động tính ra số tồn kho.
- Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ, sử dụng thành thạo máy vi tính, ham hiểu biết, nhiệt tình, say mê trong công việc.
Nói một cách tổng quát, công việc hạch toán kế toán của Công ty cũng như công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được thực hiện một cách đơn giản dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo công tác kế toán của Công ty.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm nêu trên, tổ chức kế toán của Công ty đang còn một số tồn tại cần xem xét:
Thứ nhất: Công ty có lập sổ chi tiết bán hàng cho từng loại hàng hóa nhưng sổ chi tiết bán hàng của Công ty lại bỏ đi mất cột phản ánh các khoản giảm trị doanh thu như thuế TT§B, doanh thu hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Công ty dùng biểu như vậy là không hợp lý và sẽ làm cho chỉ tiêu doanh thu thuần cũng như lãi gộp của tất cả các mặt hàng cũng như của từng mặt hàng không phản ánh đúng nội dung, sẽ không biết mặt hàng nào lỗ, mặt hàng nào lãi để từ đó có phương hướng, biện pháp kinh doanh đúng đắn, phù hợp với Công ty cũng như với thị trường.
Thứ hai: Về nội dung chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, Công ty mới chỉ xác định chi phí cho toàn doanh nghiệp mà không phân bổ cho từng hoạt động, do đó chưa tạo điều kiện để xác định kết quả cho từng hoạt động nên chưa thể xác định được thực lãi, thực lỗ của từng mặt hàng.
Thứ ba: Đối với các doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tư lệ khá cao và là một nguồn vốn vô cùng quan trọng, trong đó “phải thu khách hàng” là một loại vốn trong thanh toán cần phải được quản lý một cách chặt chẽ , nghiêm ngặt. Vì loại tài sản này rất dễ bị thất thoát. Các khoản phải thu của khách hàng là tương đối lớn, Công ty phải đòi nợ rất nhiều lần khách hàng mới thanh toán. Do vậy, Công ty phải lập dự phòng phải thu khó đòi, đồng thời Công ty cũng nên có các chính sách về các khoản chiết khấu trong thanh toán của khách hàng.
Thứ tư: Là một doanh nghiệp thương mại, nên các hoạt động bán hàng của Công ty thường xuyên đi đôi với hoạt động tài chính như: Liên doanh liên kết để làm thầu (Trong thời gian ngắn), trả lãi vay, nhận được các khoản hoa hồng ... Song các hoạt động này thường xảy ra trong thời gian ngắn hoặc số phát sinh
nhỏ, Công ty đã hạch toán và theo dõi trên tài khoản 635, 515, 711, 811 nhưng lại không có kế hoạch cơ thể cho những hoạt động này và phân bổ cho từng hoạt động cơ thể để xác định lãi lỗ của từng hoạt động mà chỉ tập hợp rồi đến cuối kỳ kế toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh.
2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của CN Công ty cổ phần sài gòn phụ tùng « tô
Thứ nhất: Trong việc theo dõi doanh thu bán hàng. Mặc dù công ty đã sử dụng sổ chi tiết bán hàng nhưng lại dùng biểu không hợp lý bỏ mất chỉ tiêu phản ánh các khoản giảm trị doanh thu. Nh vậy sẽ phản ánh sai nội dung của chỉ tiêu doanh thu thuần bán hàng. Thiết nghĩ công ty nên sử dụng sổ chi tiết bán hàng
nh biểu sau để có thể phản ánh đúng hơn chỉ tiêu doanh thu thuần của công ty: Thứ hai: Về chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng Công ty chưa phân bổ cho từng loại hàng hóa nhằm xác định lãi, lỗ của từng loại hàng hóa, ta có thể phân bổ theo nhiều tiêu thức, có thể là giá vốn của hàng đã bán ra: Hệ số phân bổ được tính nh sau:
Như vậy, ta thấy nếu phân bổ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp theo phương án trên Công ty sẽ xác định được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả và mặt hàng nào không hiệu quả để có kế hoạch kinh doanh đúng đắn.
Thứ ba: Đối với các doanh nghiệp thương mại, vốn lưu động chiếm một tư lệ khá cao và là một ngu«n vốn vô cùng quan trọng. Trên thực tế không phải lúc nào khách hàng mua hàng của công ty cũng trả tiền ngay, có nhiều trường hợp khách hàng ghi nhận nợ, thậm chí có khoản phải thu mà người nợ tiền khó
Công ty nên lập dự phòng cho các khoản này để đề phòng những tổn thất về các khoản thu khó đòi có thể xảy ra hạn chế những đột biến ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Dự kiến số nợ có khả năng không đòi được, được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.
Chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi Công ty thực hiện theo đúng nguyên tắc: Phải có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi như khách hàng bị phá sản, thiệt hại lớn về tài sản ... Nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, Công ty đã tiến hành đòi nợ nhiều lần mà vẫn không thu được nợ.
Mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định của chế độ tài chính được lập theo một trong hai phương pháp sau:
- Theo phương pháp ước tính đối với số nợ phải thu khó đòi:
- Theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu:
- Để phản ánh tình hình biến động của các khoản phải thu khó đòi, kế toán sử dụng tài khoản 139 - “Dự phòng phải thu khó đòi”.
Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ:
- Các khoản nợ phải thu đòi không thu được phải xử lý xóa sổ.
- Hoàn nhập số chênh lệch về dự phòng phải thu khó đòi đã lập không sử dụng còn lại đến cuối niên độ kế toán lớn hơn số phải trích lập dự phòng cho niên độ sau.
Bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí kinh doanh. Số dư Bên Có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.